SI1311475438

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN

PADA PT AEROFOOD INDONESIA

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475438
NAMA	: RATNA HERLINA WATI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475438
Nama	: Ratna Herlina Wati
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2017

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah M.Akt., M.kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475438
Nama	: Ratna Herlina Wati

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, januari 2017

Pembimbing I			Pembimbing II
(Arief Saptono S.Pt MM)			(Himawan, M.kom)
NID : 14006			NID : 12002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475438
Nama	: Ratna Herlina Wati

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2017

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

NIM	: 1311475438
Nama	: Ratna Herlina Wati
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2017

(Ratna Herlina Wati)

NIM : 1311475438

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

PT Aerofood Indonesia divisi Inflight Catering unit Cengkareng merupakan salah satu perusahaan penyedia jasa airline catering bertaraf internasional. Dengan adanya standar yang diterapkan dalam perusahaan, maka diperlukan adanya karyawan memiliki kualitas kompetensi dan juga kemampuan softskill yang baik, agar perusahaan dapat terus berkembang, maju dan dapat bersaing di era globalisasi. Mengenai hal tersebut, proses seleksi dan perekrutan calon karyawan merupakan salah satu upaya atau bagian dari perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas. Dimana proses seleksi dan perekrutan bukan hal yang mudah, karena untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kepribadian yang baik dan berkualitas memerlukan prosedur perekrutan yang ketat dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Kesulitan lainnya yang sering terjadi dalam perekrutan adalah proses pemasangan iklan lowongan pekerjaan yang membutuhkan biaya yang cukup mahal, waktu ujian, proses administrasi dan delay decision. Dimana unntuk menganalisa berbagai macam masalah tersebut, digunakanlah metode analisa SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunity, Threath) dan Prototype.Untuk mengurangi atau menghindari hal-hal tersebut maka dibutuhkan model sistem perekrutan yang lebih baik. Perusahaan menginginkan adanya sistem yang baru agar dapat membantu meringankan tugas Human Capital dalam proses perekrutan calon karyawan. Sistem baru yang diusulkan adalah sistem online rekrutmen berbasis website, dimana hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu para staf HC terutama dalam hal penyusunan data berkas lamaran, data CV dan juga dokumen-dokumen pendukung lainnya agar menjadi lebih teratur, rapih dan juga disertai dengan adanya data statistik pelamar. Selain itu para pelamar atau pencari kerja juga dapat terbantu dalam hal pencarian infromasi pekerjaan pada PT Aerofood dan dapat mempermudah serta mempersingkat proses lamaran pekerjaan yaitu dengan tahapan awal ujian test online.

Kata Kunci: Seleksi, Rekrutmen, Karyawan , Analisa SWOT

ABSTRACT

PT Aerofood Indonesia Inflight Catering division in Cengkareng unit is one of the airline catering services with international quality. With the standard that is applied within the company, it would need for their employees to have good quality soft skill and also good competency, so the company can continue to grow, advance and be able to compete in the era of globalization. Regarding to this situation, the process of selection and recruitment of prospective employees is a part for the company to get a better qualified employee. Where the selection and recruitment process is not easy, because to get employees who have a good personality and quality requires strict recruitment procedures and takes quite a long time. Other difficulties often occur in recruitment is the process of job postings that require significant financial cost, time of examination, the administration process and delay decisions. Where the analyze a wide variety of these problems, the method is used the SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threat) and Prototype. For reduce or avoid the things that it takes the model a better recruitment system. Companies want the new system to help ease the task of Human Capital in the process of recruitment of prospective employees. The proposed new system is an online system of recruitment based website, where the results of this study are expected to help the staff of HC, especially in terms of data preparation application file, the data CV and supporting documents other in order to become more organized, neat and well accompanied by their statistical data of applicants. In addition, the applicants or job seekers can also aided in the searching the information for jobs that available at PT Aerofood and can simplify and shorten the process of job application is with the early stages of online test exam.

Key: Selection, Recruitment, Employee , SWOT Analysis

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunianya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyalesaikan laporan skripsi ini dengan baik. Adapun judul laporan skripsi ini adalah “Perancangan Sistem Informasi Seleksi dan Perekrutan Calon Karyawan pada PT Aerofood Indonesia”. ”.

Tujuan peneliti menulis laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan program Strata Satu (S1) yaitu pada Jurusan Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, penulis melakukan beberapa metode seperti penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan Laporan Skripsi ini. Pada kesempatan ini juga peneliti ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu peneliti dalam penulisan laporan Skripsi, antara lain : Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Laporan :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja (STMIK)
2. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja (AMIK)
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4. Bapak Arief Saptono, S.Pt, MM. Selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada peneliti sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Himawan, M.kom. Selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan banyak masukan,motivasi sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Ibu Iryani Safitri, S.IA selaku pembimbing di PT Aerofood IndonesiaACS (Aerowisata Catering Service) Bandara Soeakarno-Hatta yang telah membantu penelitian dalam mengumpulkan data-data dan menyetujui implementasi program online rekrutmen yang dibuat untuk perusahaan.
7. Dosen dan Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada peneliti.
8. Kedua orangtua, saudara dan keluarga yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan kepada penulis dalam menyelesaikanSkripsi ini.
9. Kepada sahabat-sahabat yang selalu memberikan masukan dan motivasi kepada peneliti.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.

Akhir kata, Semoga Allah SWT memberikan balasan rahmat kepada semua pihak yang telah membantu peneliti dalam pembuatan laporan Skripsi ini. Demikian peneliti sampaikan dengan harapan semoga laporan Skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak, khususnya pada Perguruan Tinggi Raharja dan PT Aerofood Indonesia-ACS (Aerowisata Catering Service) Bandara Soeakarno-Hatta

	Tangerang, 16 Januari 2017
	Ratna Herlina Wati
	NIM. 1311475438

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Calon karyawan yang berkualitas sangat dibutuhkan disetiap perusahaan untuk menunjang perkembangan dan kemajuan sebuah perusahaan, PT Aerofood Indonesia yang telah menerapkan HC (Human Capital) di perusahaan harus lebih selektif dalam memilih para calon karyawan. Jika sebuah perusahaan salah dalam melakukan pemilihan karyawan dapat menyebabkan perusahaan rugi dalam hal waktu, biaya, dan tenaga. Hal ini dikarenakan proses perekrutan calon karyawan membutuhkan waktu dan biaya yang cukup banyak.

Setiap perusahaan tak jarang memasang iklan lowongan pekerjaan untuk mencari calon karyawan baru. Seperti di PT Aerofood Indonesia yang memiliki tiga cara pengiklanan lowongan pekerjaan yaitu, pemasangan iklan lowongan untuk kandidat internal dengan cara memasang iklan lowongan dimading perusahaan, untuk kandidat external pemasangan iklan dilakukan di website perusahaan dan iklan lowongan kerja online. Pemasangan iklan seperti ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit, calon karyawan yang melihat lowongan pekerjaan yang diiklankan, untuk mendapatkan posisi yang dibutuhkan di perusahaan tersebut harus datang keperusahaan untuk mengikuti proses melamar serta melakukan tiga tahap interview, serangkaian test dan wawancara.

Calon karyawan yang lolos dalam seleksi pertama akan lanjut ketahap test (baik lisan maupun tertulis). Test dalam bentuk lisan maupun tertulis merupakan salah satu cara yang digunakan untuk menyeleksi calon karyawan di setiap perusahaan. Test tertulis, test lisan, psikotest dan wawancara sebagai bagian dari proses perekrutan oleh pihak HC dan user memerlukan banyak hal yang harus diperhatikan dengan teliti oleh calon karyawan maupun HC diperusahaan tersebut. Tidak hanya itu, penggunaan media kertas yang dibutuhkan pun akan meningkat, Hal ini akan berdampak pada lingkungan dan juga penumpukan kertas yang sangat banyak sehingga menimbulkan terjadinya pemborosan penggunaan kertas dan juga menambah ruang penyimpanan untuk berkas-berkas tersebut. Proses perekrutan dan seleksi calon karyawan belum tercatat secara baik dan dilakukan secara manual yaitu dengan menyeleksi satu per satu berkas calon karyawan yang memakan waktu yang relatif lebih lama.

Proses tahapan wawancara yang diterapkan memerlukan penyusunan jadwal wawancara, penyesuaian antara calon karyawan satu dengan calon karyawan yang lain, sehingga membuat pihak perusahaan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama untuk hasil keputusan terhadap calon karyawan yang diterima, hal ini akan membuat para calon karyawan menunggu lebih lama untuk kepastian status calon karyawan. Pihak HC yang telah mengeluarkan keputusan perekrutan karyawan harus melakukan pemindahan pencatatan serta rekap dari data-data calon karyawan yang bersumber dari dokumen kertas ke perangkat lunak (software) yaitu menggunakan Microsoft Excel.

Masalah lain yang juga perlu diperhatikan adalah data calon karyawan baru atau sebelumnya dan karyawan yang sudah bekerja diperusahaan tersebut. Arsip data yang banyak dari setiap tahunnya memerlukan tempat atau ruang penyimpanan, filing cabinet yang tersedia kurang menampung semua berkas yang ada, pemindahan berkas data tersebut akan selalu terjadi dari setiap tahunnya. Penyimpanan berkas-berkas dilakukan dengan cara scanning data hal tersebut belum sepenuhnya membantu dalam pencarian data-data karyawan.

Sistem usulan yang akan dibangun untuk mengurangi masalah yang telah dijelaskan diatas, diharapkan dapat membantu pemrosesan seleksi dan perekrutan calon karyawan. Sistem baru tersebut adalah sistem terkomputerisasi, dimana penggunaan sistem rekrutmen secara online dapat membantu para staf HC dalam hal penyusunan data berkas lamaran, data cv, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya agar lebih teratur dan rapih. Proses pengolahan dimana proses penyeleksian dan perekrutan calon karyawan yang di lakukan secara terkomputerisasi ini, dapat menentukan hasil test dengan baik dan akurat. Sehingga keputusan perekrutan calon karyawan yang diperoleh dapat menghemat waktu, biaya dengan hasil yang berkualitas.

Data statistik calon karyawan baru dan sebelumnya serta karyawan yang sudah bekerja akan tersimpan di dalam database, data tersebut akan mempermudah dalam pencarian data karyawan dalam membantu disetiap proses penyeleksian , dan perekrutan calon karyawan yang sedang berjalan. Perusahaan dapat menentukan jumlah perbandingan kualitas calon karwan baru dengan calon karyawan sebelumnya. sehingga dapat memberikan hasil perekrutan karyawan yang berkualitas dan menjadi lebih optimal.

PT Aerofood Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam jasa makanan (catering) untuk penerbangan, perusahaan tersebut masih mengalami kendala penyeleksian dan perekrutan calon karyawan seperti yang telah peneliti jelaskan di paragraf-paragraf sebelumnya. Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Seleksi Dan Perekrutan Calon Karyawan Pada PT Aerofood Indonesia”

Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan pada sub bab latar belakang, maka dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut :

1. 1. Bagaimanakah teknik atau cara yang digunakan dalam hal proses klasifikasi penyeleksian dan perekrutan karyawan, sehingga dapat memilih SDM yang berkualitas dan tepat untuk mengisi posisi yang ada diperusahaan ?.

2. 2. Bagaimana model sistem yang diusulkan agar dapat menghemat waktu terutama dalam hal proses pemilihan calon karyawan ?.

3. 3. Bagaimana proses sistem yang baru untuk mempermudah pihak HC melakukan perekrutan karyawan baru dan mengetahui jumlah ataupun data para pelamar yang masuk, berapa jumlah pelamar yang diterima kerja ?.

4. 4. Bagaimana menentukan perbandingan kualitas dari setiap calon karyawan yang melamar diperusahaan ?.

Ruang Lingkup Penelitian

Untuk memfokuskan penelitian pada pokok permasalahan yang ada, maka peneliti membuat batasan permasalahan. Yaitu mengenai batasan masalah yang akan dibahas dan yang tidak akan dibahas pada penulisan dan penelitian skripsi ini. Berikut ini adalah poin-poin yang akan menjadi batasan masalah :

1. 1. Proses seleksi untuk calon karyawan tetap.

2. 2. Proses penerimaan untuk calon karyawan tetap.

3. 3. Penilaian secara online, hasil test di website ini hanya merupakan salah satu indikator yang digunakan untuk proses seleksi karyawan untuk ketahap selanjutnya (test user).

4. 4. Hasil test online yang akan ditampilkan dalam halaman website di akun masing-masing secara langsung kepada calon karyawan.

5. 5. Perbandingan statistik calon karyawan yang dilihat dari pengalaman kerja diposisi tersebut, serta tingkat pendidikan (kualifikasi pelamar).

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan adalah poin-poin yang hendak dicapai atau dituju. Tujuan penelitian harus dinyatakan secara eksplisit, sejalan, dan selaras dengan rumusan masalah penelitian. Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. 1. Membuat sistem seleksi dan perekrutan karyawan secara online pada PT Aerofood Indonesia.

2. 2. Merancang dan mengimplementasikan sistem seleksi dan perekrutan calon karyawan secara online pada PT Aerofood Indonesia yang dapat menghasilkan informasi yang lebih mudah diakses oleh bagian HC.

3. 3. Penilaian test calon karyawan secara online dapat dilakukan apabila calon karyawan sudah melakukan test.

4. Melihat aspek penilaian secara objektif dalam hal perbandingan statistik calon karyawan sebelumnya, calon karyawan yang baru dan karyawan yang sudah bekerja pada PT Aerofood Indonesia.

</ol>

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang dihasilkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. 1. Memberikan kemudahan pada bagian HC (Human Capital) untuk mendapatkan data-data calon karyawan melalui media online, tanpa harus mencari calon karyawan melalui telepon ataupun media lainnya.

2. 2. Memudahkan HC dalam hal menyeleksi dan merekrut calon karyawan agar lebih cepat dengan hasil yang lebih berkualitas.

3. 3. Memberikan kemudahan kepada calon karyawan dalam proses melamar dan untuk mengetahui hasil test secara online, tanpa perlu menunggu lebih lama konfirmasi dari pihak perusahaan melalui via telepon atau e-mail.

Metode Penelitian

Peneliti melakukan beberapa metode pengumpulan data, diantaranya :

1. Wawancara

   Peneliti melakukan wawancara kepada narasumber yang bernama Ibu Iryani Safitri yang menjabat sebagai HC Planning and Management Perfomance System (Head Recruitment and Selection) di bagian HC (Human Capital) pada PT Aerofood Indonesia, peneliti melakukan tanya jawab seputar objek penelitian yang sedang dijalankan, guna mendapatkan informasi yang relevan dan akurat untuk laporan dan pembuatan sistem usulan yang baru untuk perekrutan dan seleksi calon karyawan.

2. Observasi

   Melalui metode ini peneliti melakukan observasi secara langsung selama 1 bulan dimulai dari bulan Oktober sampai dengan November 2016 di PT Aerofood Indonesia pada bagian Human Capital. Observasi yang dilakukan untuk melihat langsung proses yang sedang berjalan. Metode ini dilakukan untuk mencari dan mendapatkan sumber-sumber kajian, data-data atau informasi yang akan digunakan sebagai acuan dalam melakukan perancangan, pembuatan serta penyusunan laporan dan landasan teori yang mendukung.

3. Studi Pustaka

   Metode studi pustaka ini digunakan untuk melengkapi data-data pendukung yang bersumber dari data primer dan sekunder, mencari referensi dari beberapa literature bersumber dari jurnal, internet, laporan skripsi yang berkaitan dengan judul penelitian dan landasan teori yang mendukung.

Metode Analisa

Pada metode ini peneliti menganalisa suatu sistem yang sudah ada, menggunakan metode analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats. Adapun alasan dan tujuan dari penggunaan metode analisa SWOT. Penerapan SWOT pada suatu perusahaan bertujuan untuk memberikan suatu panduan agar perusahaan menjadi lebih fokus kepada kebijakan strategis manajemen perusahaan, sehingga dengan penempatan analisa SWOT dapat dijadikan sebagai perbandingan pemikiran dari berbagai sudut pandang, baik dari segi kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang mungkin bisa terjadi di masa-masa yang akan datang.

Metode Perancangan

Pada metode ini peneliti melakukan pengembangan berdasarkan hasil analisa yang telah didapat berisi dengan merancang sistem yang diusulkan yang peneliti gambarkan melalui UML (Unified Modelling Language), seperti Activity Diagram, Sequence Diagram, Use Case Diagram dan Class Diagram.

Metode Prototype

Untuk mempermudah sebuah pembuatan desain website, maka perlu dilakukan proses perancangan desain untuk tampilan dari website tersebut. Maka peneliti memilih metode prototype untuk sebuah model desain rancangan website seleksi dan perekrutan calon karyawan.

Metode Testing

Metode testing yang peneliti gunakan adalah Black Box Testing, metode ini berguna dalam proses pengujian sistem usulan yang baru yaitu sistem perekrutan dan seleksi calon karyawan secara online. Metode ini menekankan kepada pengujian fungsional yang berada dalam sebuah sistem, untuk menemukan sebuah kesalahan fungsional dalam sebuah sistem, seperti kesalahan tampilan luar (interface), fungsi-fungsi yang error, kesalahan output dan kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal dan kesalahan performa.

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dan memperjelas dalam pembahasan masalah, peneliti menyusun laporan Skripsi menjadi beberapa sub-bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan secara umum tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan , manfaat penelitian, ruang lingkup dan metodologi penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data, analisa, metode analisa sistem, perancangan dan testing serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori umum, teori-teori khusus tentang topik penelitian, literature review sebagai acuan penulisan laporan dan pembuatan sistem usulan. Metode-metode yang dijadikan sebagai acuan dalam menentukan langkah-langkah penyelesaian masalah sampai dengan pengolahan data.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisikan struktur organisasi perusahaan PT Aerofood Indonesia, tugas dan tanggung jawab setiap departement, analisa masukan, analisa proses, anallisa keluaran, analisa sistem yang sedang berjalan, konfigurasi sistem dan penggambaran proses bisnis dalam bentuk gambar ilustrasi dan elisitasi dari tahap satu, dua, tiga sampai final elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisikan tentang sistem usulan yang digambarkan menggunakan UML, prototype sebagai model desain rancangan program, spesifikasi database, tampilan output program, pengujian sistem, schedule penelitian, dan biaya penelitian (hibah).

BAB V PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari hasil riset dan penelitian secara keseluruhan dan saran untuk pengembangan di masa yang akan datang sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik lagi dari sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Definisi Data

Menurut Suprihadi dkk dalam Jurnal CCIT (2013: 310). . “Data merupakan sekumpulan keterangan atau bukti mengenai sesuatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri, belum di organisasikan belum diolah atau di proses”.

Definisi Sistem

Menurut Nasaruddin dkk dalam Jurnal CCIT . “Sistem merupakan suatu kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan dan memiliki ketergantungan satu sama lain, sistem dapat dikatakan berjalan jika komponen-komponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan”.

Definisi Informasi dan Sistem Informasi

Menurut Tantra (2012:1) . “informasi dapat diartikan sebagai pemrosesan input yang terorganisir, memiliki arti, dan berguna bagi orang yang menerimanya. Informasi memiliki beberapa karakteristik, yaitu dapat diandalkan (reliable), relevan, memiliki keterkaitan dengan waktu (timely), lengkap, dapat dipahami dan diverifikasi dan sistem infromasi merupakan sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menganalisis, menyimpan dan menyebarkan informasi tujuan yang spesifik”.

Transformasi Data Kedalam Informasi

Transformasi data akan menjadi informasi jika data-data itu diproses dengan berbagai langkah sesuai dengan kebutuhannya. Dari informasi yang diperoleh jika sekiranya informasi yang dihasilkan masih kurang sesuai dengan keinginannya, maka data yang diinput atau diproses perlu dilakukan pembenahan lagi. Atau mungkin informasi itu dianggap sebagai data dan diproses lagi dengan proses yang lain disitulah dibutuhkan feedback untuk memberikan yang berkualitas. (Rohmat Taufiq,2013:16-17).

Definisi Analisa Sistem

Menurut Aisyah di dalam Jurnal CCIT Vol.4 No.2 (2011:203). “Analisa sistem atau analisis sistem adalah langkah-langkah analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem dan apa saja kekurangannya”.

Tahap Analisa Sistem

Menurut Henderi dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No.3 (2011:332). “Tahap analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya, dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Siti Aisyah dkk dalam Jurnal CCIT (2011:203). “perancangan sistem (desain sistem) merupakan tahap selanjutnya setelah anallisa sistem. Setelah mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan bagaimana membentuk sistem tersebut”.

Unified Modelling Language (UML)

Menurut Lis Suryadi dalam semnasIF (2012:45). “Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang, mendokumentasikan sistem piranti lunak, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis objek (Object Oriented Programming). dengan menggunakan UML maka dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun”.

Tujuan Unified Modelling Language (UML) adalah sebagai berikut:

1. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif.
2. Untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum.
3. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa pemograman dan proses rekayasa.
4. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam bahasa pemodelan.

Diagram UML

Ada bangunan dasar atau biasa disebut diagram-diagram dari UML. Muh. Zufri Halim (2013:16) .

1. Use Case Diagram

Use Case diagram merupakan diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna (actor). Secara grafis menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa pengguana mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem.

2. Activity Diagram

Activity Diagram yaitu memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas dalam suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan sebuah flowchartkarena kita dapat memodelkan sebuah alur kerja dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari satu aktivitas ke keadaan sesaat (state). Juga sangat berguna ketika ingin menggambarkan perilaku paralel atau menjelaskan bagaimana perilaku dalam berbagai use case berinteraksi.

3. Sequence Diagram

Sequence diagram mendokumentasikan komunikasi atau interaksi antar kelas-kelas. Diagram ini menunjukkan sejumlah obyek dan message (pesan) yang diletakkan diantara obyek-obyek didalam use case. Perlu diingat bahwa di dalam diagram ini, kelas-kelas dan actor-actor diletakkan dibagian atas diagram dengan urutan dari kiri ke kanan dengan garis lifeline yang diletakkan secara vertikal terhadap kelas dan actor.

4. Class Diagram

Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang akan menghasilkan sebuah obyek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi obyek. Class menggambarkan keadaan atribut atau properti dari suatu sistem dan juga menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi). Sebuah Class memiliki tiga area pokok, yaitu :

1. Nama, merupakan nama dari sebuah kelas.
2. Atribut, merupakan properti dari sebuah kelas, atribut melambangkan batas nilai yang mungkin ada pada obyek dari class.
3. Operasi, adalah fungsi yang bisa dilakukan oleh sebuah class atau yang dapat dilakukan oleh class lain terhadap sebuah class.

Teori Khusus

Definisi HC (Human Capital)

1. Menurut Sharma dalam International Journal of Marketing (2013)"Bahwa aset pengetahuan hanyalah bagian faktor intangibleatau berwujud dan terlihat yang berkontribusi pada kinerja seseorang. Istilah Human Capital juga sering dipertukarkan dengan istilah intellectual capital, walaupun secara definisi keduanya tidak sama”

2. Menurut Marko dalam Net Journal of Social Science (2013)"Sumber daya intelektual dan modal intelektual hanya bisa menjadi keunggulan kompetitif ketika manajemen mengakui pentingnya pengalaman individu, juga ketika pengetahuan seorang individu memiliki pengaruh positif pada perkembangan saat ini dan masa depan dalam organisasi”.”

Perbedaan antara HRD (Human Resources Development) dengan HC (Human Capital) adalah,HRD melakukan pengelolaan sumber daya manusia yang terdiri dari berbagai kegiatan, Perencanaan SDM (Sumber Daya Manusia), mengembangkan SDM (Sumber Daya Manusia) dan HRD Mempertahankan dan membantu perusahaan untuk menuju goal, visi, misi.

Dalam penerapan HRD banyak variabel yang berpengaruh terhadap kinerja, misalnya aktualisasi diri dan penghargaan.Sedangkan Human Capital dalam organisasi berupaya untuk mengelola dan mengembangkan kemampuan manusia untuk mencapai tingkat signifikan yang lebih tinggi secara kinerjanya untuk menciptakan nilai melalui orang.Berikut adalah sepuluh nilai-nilainya:

1. Pald well (kesesuaian honor);
2. Mentored (dibimbing);
3. Challenged (tertantang);
4. Promoted (dipromosikan);
5. Involved (terlibat);
6. Appreciated (dihargai);
7. Valued (bernilai);
8. On a mission (upaya mencapai target);
9. Empowered (diberdayakan);
10. Trusted (dipercaya).

Definisi Rekrutmen

Menurut Meiastoko dalam Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol. 6 (2013:3). “Recruitment merupakan serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian”.

Setiap perusahaan tidak terlepas dari proses merekrut karyawan untuk mengisi posisi yang kosong di bagian atau department yang sedang membutuhkan. Hal tersebut memerlukan pencarian orang-orang yang dapat memenuhi persyaratan untuk mengisi posisi yang kosong. Proses perekrutan orang-orang untuk mengisi kekosongan di suatu perusahaan disebut dengan rekrutmen.

Tujuan Rekrutmen

Dari definisi rekrutmen pada sub-bab sebelumnya, adapun tujuan dari dilakukannya proses rekrutmen oleh pihak perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja atau karyawan yang memenuhi syarat.
2. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan.
3. Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja.
4. Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan.
5. Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja

Model Sistem Rekrutmen

Calon tenaga kerja yang akan direkrut dapat diambil dari dalam organisasi (internal) maupun dari luar organisasi (eksternal). Dibawah ini adalah sumber-sumber rekrutmen yang terdiri dari :

1. Perekrutan dari dalam perusahaan (internal) : Proses perekrutan dari dalam organisasi biasanya dikarenakan adanya promosijabatan, rotasi karyawan, pengkaryaan karyawan kembali, dan kelompok pekerjasementara (temporer), dan pensiun.
2. Perekrutan dari luar perusahaan (eksternal) : Metode perekrutan karyawan dengan sumber dari luar perusahaan, dapat dilakukan melaluiiklan di media massa (radio, TV, koran, internet), open house, dan menyewa konsultanperekrutan.

Kedua metode tersebutdigunakan untuk merekrut karyawan di PT Aerofood Indonesia, akan tetapi perekrutan internal lebih sering terjadi jika ada nya promosi jabatan dan rotasi karyawan. Sedangkan perekrutan external lebih diutamakan kepada pencarian karyawan baru yang akan mengisi jabatan yang kosong dan level non manager ( Contoh Staff Marketing dan Cheff ).

Definisi Online Rekrutmen

Menurut Nuran dalam European Journal of Business and Management (2013:11).. “ online rekrutmen sebagai sarana pemasangan iklan lowongan pekerjaan melalui internet dan sumber-sumber lain dari informasi tentang pekerjaan online. Online rekrutmen juga dikenal sebagai E-rekrutmen, adalah praktek di mana teknologi online digunakan terutama website sebagai sarana menilai, wawancara, dan mempekerjakan karyawan

Proses Seleksi Karyawan

Menurut Pujadi dalam Jurnal CCIT Vol.4 No.2 (2011:188).Memilih kandidat yang mampu untuk memilih prospek dan berkorespondensi dengan beberapa cara :

1. Memeriksa dokumen aplikasi dan dokumen yang harus dilampirkan dalam surat permohonan.
2. Wawancara terlebih dahulu untuk memeriksa kebenaran dokumen pelamar kerja.
3. Tes diagnostik, keterampilan, kesehatan, dapat dilakukan oleh perusahaan.
4. Menyelidiki latar belakang dari sumber lain di tempat kerja sebelumya.

Proses perekrutan atau penerimaan dan seleksi calon karyawan dimulai dengan adanya perencanaan sumber daya manusia (SDM) atau permintaan dari pengguna dan diakhiri dengan diangkatnya seseorang sebagai karyawan. Berikut adalah contoh alur gambar proses seleksi dan perekrutan calon karyawan secara manual dan online.

Contoh kedua alur rekrutmen diatas dapat terlihat perbandingan bagi perusahaan dan calon pelamar. Perbandingan tidak hanya terlihat dari proses seleksi dan perekrutannya saja akan tetapi ada beberapa issue lainnya sebagai berikut:

Definisi Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

Menurut Edelhauser dan Eduard, 2012."Sistem informasi manajemen sumber daya manusia mengacu pada sistem dan proses yang ditempatkan pada pertemuan antara sistem informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dan manajemen sumber daya manusia (SDM)."

Menurut Joy dkk dalam Global Journal of Human Resource Management (2015:23)."Mempekerjakan seseorang yang salah atau gagal dalam mengantisipasi fluktuasi, dapat menambah kebutuhan dan biaya yang cukup banyak, hal tesebut seharusnya dimasukan kedalam perencanaan sumber daya manusia (SDM). Hal ini juga agar perusahaan dapat membangun dan mempertahankan keunggulan kompetitif dan staf yang tepat adalah suatu hal yang penting "

Kegunaan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Edelhauser dan Eduard, 2012.Terdapat beberapa sistem informasi sumber daya manusia yang dapat digunakan untuk menangani pengaturan sumber daya manusia, yaitu SIVECO. SIVECO memiliki beberapa fitur yang dapat digunakan (Siveco Documentation):

1. Seleksi dan rekrutmen calon karyawan baru dimana semua melibatkan proses manajerial yang terjadi.
2. Pengawasan terhadap pengukuran kesehatan dan keselamatan kerja.
3. Melakukan pencatatan terhadap pelatihan professional yang telah diikuti oleh karyawan dan pengembangan karyawan ke level training yang lebih tinggi.
4. Melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan baik secara kuantitatif dan kualitatif, melakukan sentralisasi evaluasi kinerja karyawan.
5. Pelaporan secara statistik data karyawan dan segala indikator yang terlibat didalamnya.

Definisi Karwan

Menurut Juniar Sofyanti (2014:35)."Karyawan adalah penjual jasa (pikiran dan tenaganya) dan mendapat kompensasi yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu. Dalam hal ini, karyawan wajib dan terikat untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan dan berhak memperoleh kompensasi sesuai dengan perjanjian”.

Definisi Karwan Tetap

Menurut Kusdi rahardjo dkk dalam Jurnal Administrasi Bisnis (2014:4)."Karyawan tetap merupakan karyawan yang bekerja diperusahaan dengan terikat perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT), menjadi karyawan tetap dengan dibuktikan adanya surat keputusan (SK pengangkatan) maka dia tidak dapat diturunkan menjadi karyawan kontrak. Ketentuan yang berlaku untuk karyawan tetap adalah sebagai berikut:

1. Hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan tetap dituangkan dalam Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
2. Jika terjadi pemutusan hubungan kerja bukan karena pelanggaran berat atau karyawan mengundurkan diri, maka karyawan tetap mendapatkan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja (bagi karyawan yang bekerja minimal tiga tahun dan uang penggantian hak sesuai UU yang berlaku.
3. Karyawan tetap yang di-PHK dimana karyawan tersebut telah memenuhi syarat dan ketentuan tertentu, maka berhak mendapatkan pesangon sesuai dengan ketentuan yang ada dalam perusahaan.

Test Psikologi

Menurut Fitriani (2012:190)."Tes psikologi merupakan sebuah instrumen untuk mengukur kemampuan psikologi terhadap suatu subyek”. Test psikologi digunakan dalam memahami suatu objek, yaitu:

1. Manusia dengan segala sikap dan tingkah lakunya masih menggunakan metode lama.
2. Test psikologi masih menggunakan lembaran-lembaran questioner yang diberikan objek terkait, dan objek akan diminta untuk menjawab pertanyaan.
3. Pertanyaan yang ada kemudian dikumpulkan dan akan dihitung, yang kemudian hasilnya akan ditarik sebuah kesimpulan dari hasil pengerjaan.

Menurut Nur’aeni (2012:22).Jenis tes psikologi sangat beragam dengan fungsi dan kegunaan yang berbeda. Berdasarkan aspek yang diukur dari tes:

1. Tes Intelligence Quotient (IQ);
2. Tes Bakat;
3. Tes Kepribadian;
4. Tes Prestasi;
5. Tes Minat.

Tes yang digunakan dalam perusahaan PT Aerofood Indonesia dalam proses seleksi dan perekrutan calon karyawannya adalah dengan menggunakan model tes IQ dan juga model psikotes atau tes kepribadian. Dibawah ini adalah contoh kedua tes yang digunakan:

1. Tes IQ : Tes IQ digunakan untuk menjelaskan sifat pikiran yang mencakup sejumlah kemampuan, seperti kemampuan menalar, merencanakan, memecahkan masalah, berpikir abstrak, memahami gagasan, menggunakan bahasa, dan belajar. Kecerdasan erat kaitannya dengan kemampuan kognitif yang dimiliki oleh individu, kecerdasan terdiri dari IQ (Kecerdasan Intelektual), EQ (Kecerdasan Emosional) dan SQ (Kecerdasan Spiritual).
2. Tes Kepribadian : Tes Kepribadian digunakan untuk mengetahui perbedaan sifat kepribadian seseorang, dan kepribadian itu sendiri bersifat individual, yang berarti tidak seorang pun yang memiliki kepribadian yang sama diantara satu dengan yang lainnya. Tes-tes kepribadian melibatkan stimulus terstandardisasi yang ditujukan untuk memancing dan menganalisa perbedaan reaksi individu.

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Dian Kurniati, Ratna Herlina Wati, Siti Nurhayati, Taufan jherico