Pengguna:Wahyu Prasetyo
PERANCANGAN APLIKASI BARANG CACAT DALAM UPAYA TERTIB ADMINISTRASI PADA HYPERMARKET GUNA MENINGKATKAN KEPUASAN PELANGGAN
Wahyu Prasetyo 1 Mahasiswa Pasca Sarjana MTI Perguruan Tinggi Raharja Email : [email protected]
ABSTRAKSI: Barang cacat merupakan produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar kualitas yang sudah ditentukan. Standar kualitas yang baik menurut konsumen adalah produk tersebut dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan mereka. Akan tetap saat ini banyak produk yang diperjual-belikan di pasar mempunyai standar kualitas yang kurang baik. Banyak produsen hanya sekedar memproduksi dengan jumlah massal tetapi tidak memperhatikan kualitas produk yang dihasilkannya. Hal inilah yang menyebabkan banyak terjadinya retur barang apabila barang yang diterima oleh konsumen tidak sesuai dengan standar kualitas mereka. Sistem penginputan barang cacat sangat diperlukan agar proses tertib administrasi diperusahaan bisa dianalisa setiap harinya Kata Kunci: Barang Cacat, Kualitas, Administrasi
ABSTRACT :
Damage goods is a product that is produced does not comply with the specified quality standards . Good quality standards according to the consumer is that the product can be used in accordance with their needs . However , many products are not currently traded on the market have a good quality standard . Many manufacturers simply produce in mass quantities but do not pay attention to the quality of the resulting product . This is why a lot of the return of goods if the goods are received by the consumer is not in accordance with their quality standards . Recording of damage goods by system is necessary for the orderly administration of the company can be analyzed every day
Keyword: Damage goods, Quality, Administration
PENDAHULUAN
Indonesia memiliki potensi yang sangat besar bagi pasar ritel. Dengan jumlah penduduk keempat terbesar di dunia setelah Cina, Amerika dan India, tidak heran jika banyak peritel asing mengincar pasar ritel di Indonesia. Format ritel modern yang berkembang cepat di Indonesia adalah hypermarket, supermarket, minimarket atau convenience store, department store, dan specialty store.Pentingnya loyalitas pelanggan dalam bisnis ritel tidak diragukan lagi. Peritel sangat mengharapkan dapat mempertahankan pelanggannya dalam jangka panjang, bahkan jika mungkin untuk selamanya. Usaha ini akan mendatangkan sukses besar dalam jangka panjang. Menurut Hallowell (1996; dalam Darsono, 2005), pelanggan yang loyal mempunyai kecenderungan lebih rendah untuk melakukan switching (berpindah merek) dan menjadi strong word of mouth. Dharmmesta (1999) menyatakan bahwa kunci keunggulan bersaing dalam situasi yang penuh persaingan adalah kemampuan perusahaan dalam meningkatkan kesetiaan pelanggan. Kesetiaan pelanggan akan menjadi kunci sukses, tidak hanya dalam jangka pendek tetapi keunggulan bersaing yang berkelanjutan. Hal ini karena kesetiaan pelanggan memiliki nilai strategik bagi perusahaan. Perusahaan berlomba-lomba untuk meningkatkan loyalitas pelanggan, untuk meningkatkan keuntungan. Kenyataan menunjukkan bahwa suksesnya IBM, Coca Cola, Singapore Airlines, dan sejumlah produk merek lain tidak terlepas dari ikatan yang kuat dari pelanggannya, yaitu kesetiaan (Suryani, 1998) Tidak semua barang yang beredar di pasar memiliki kualitas yang prima. Ada saja barang-barang yang dipasarkan ala kadarnya, bahkan tidak memenuhi standar-standar yang telah digariskan. Oleh karena itu sebagai pembeli yang pintar harus punya kesadaran untuk selalu meneliti sebelum membeli agar tidak menyesal dikemudian hari. Menurut Salam (2008) suatu produk yang dikatakan cacat apabila tidak dapat memenuhi tujuan pembuatannya, baik karena kesengajaan, atau kealpaan dalam proses produksinya maupun disebabkan hal-hal lain yang terjadi dalam peredarannya, atau tidak menyediakan syarat-syarat keamanan bagi manusia atau harta benda mereka dalam penggunaannya, sebagai layaknya diharapkan orang. Salah satu strategi yang dipakai oleh perusahaan dalam rangka memuaskan pelanggan sering disebut “Customer Satisfaction”. Dalam hal ini perusahaan akan berusaha memberikan kepuasan bagi para pelanggannya dalam hal menjaga kualitas produk yang dipasarkan. Untuk mendapatkan sebuah produk yang berkualitas, maka setiap barang akan benar – benar disajikan melalui proses sortir dari pihak quality (pass quality). Tentu saja pelanggan akan merasa terpenuhi kebutuhannya secara maksimal karena barang yang diinginkan, bisa dia dapatkan dengan kualitas barang yang bagus.
PERMASALAHAN
Dalam hal pemisahan barang, baik barang bagus ataupun rusak akan mempengaruhi nilai keuntungan sebuah usaha. Jika barang – barang yang rusak lebih besar maka perusahaan tidak akan mendapatkan keuntungan yang besar. Dalam hal ini selain kontrol barang masuk harus terseleksi, maka pencatatan nilai kerusakan yang timbul akibat barang dengan kualitas burukpun harus diperhitungkan dengan baik.
Masalah yang terdapat dalam pencatatan administrasi barang cacat lebih banyak dipengaruhi oleh karena kurangnya disiplin karyawan dalam proses pencatatan / manual (human error), ketidakpedulian terhadap suatu produk dan kurang pahamnya karyawan terhadap dampak dari tidak tertib administrasi yang bisa mengakibatkan angka kehilangan (unknown shrinkage) lebih besar. Untuk itu perlu adanya suatu program aplikasi yang dapat mendukung kegiatan penghitungan barang cacat yang penggunaanya lebih mudah dan akurat.
Penghitungan yang dilakukan sebelumnya dilakukan secara manual, user akan menginput jenis barang cacat, kemudian mencatatnya secara manual. Hal ini masih sering terjadi salah input jenis barang dan pencatatan masih banyak adjustment sehingga angka pasti nilai kerusakan barang tidak didapatkan secara tepat dan proses penghitungan memerlukan waktu yang cukup lama.
LITERATURE REVIEW
Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai cara meningkatkan kepuasan pelanggan (Customer Satisfaction) salah satunya dengan menjaga kualitas barang yang dijual dan dalam upaya proses tertib administrasi Beberapa Literature Review tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penelitian yang dilakukan oleh Oliver (dalam Huriyati, 2005) mengungkapkan loyalitas pelanggan sebagai komitmen pelanggan bertahan secara mendalam untuk berlangganan kembali atau melakukan pembelian ulang produk/jasa secara konsisten di masa yang akan datang, meskipun pengaruh situasi dan usaha-usaha pemasaran mempunyai potensi untuk menyebabkan perubahan perilaku. Reicheld dan Schefter (2000, dalam Yang dan Peterson, 2004) mengatakan bahwa loyalitas pelanggan merupakan salah satu penggerak utama keberhasilan dalam suatu bisnis. Bila konsumen sudah loyal, mereka akan mengesampingkan sensitivitas terhadap harga yang mahal, menyebarkan berita postif dari mulut ke mulut terhadap orang lain. akibatnya loyalitas pelanggan dapat menjadi sumber utama pertumbuhan berkelanjutan dan membuat aset perusahaan semakin kuat.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Yang dan Peterson (2004) dengan menggunakan analisis Structural Equation Modelling (SEM), diperoleh bahwa persepsi nilai pelanggan, kepuasan konsumen, nilai kepercayaan, komitmen psikologis, membership, reputasi merek sangat berpengaruh positif terhadap loyalitas konsumen.
3. Menurut Kotler (2010: 37) kepuasan konsumen adalah dilihat dari sejauh mana kinerja suatu produk yang dirasakan cocok dengan harapan pembeli sehingga dapat menimbulkan perasaan senang atau kecewa pada seorang pembeli. Kemudian meurut Westbrook & Reilly (dalam Tjiptono, 2005: 86) mengemukakan bahwa kepuasan konsumen merupakan respon emosional terhadap pengalaman yang berkaitan dengan produk atau jasa yang dibeli. Engel et al (1994) mengatakan bahwa kepuasan adalah evaluasi paska konsumsi untuk memilih beberapa alternatif dalam rangka memenuhi harapan. Band (dalam Nasution, 2005) mengatakan bahwa kepuasan tercapai ketika kualitas memenuhi dan melebihi harapan, keinginan dan kebutuhan konsumen. Sebaliknya, bila kualitas tidak memenuhi dan melebihi harapan, keinginan dan kebutuhan konsumen maka kepuasan tidak tercapai. Konsumen yang tidak puas terhadap barang atau jasa yang dikonsumsinya akan mencari perusahaan lain yang mampu menyediakan kebutuhannya.
4. Sistem informasi menurut Tata Sutarbi [2005], adalah : “Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Komponen sistem informasi adalah sebagai berikut : a. Hardware (perangkat keras), terdiri dari komputer, printer, monitor, dll b. Software (perangkat lunak) c. Data, merupakan komponen dasar informasi d. Manusia (user) e. Prosedur, seperti buku penyusun operasional dan elektronik.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Palmer (1995 ) menyatakan bahwa, barcode adalah cara yang berbeda nomor encoding dan huruf dengan menggunakan kombinasi bar dan ruang dari berbagai lebar . Ini hanyalah cara lain untuk memasukkan data ke dalam komputer . Sebuah barcode tidak berisi data deskriptif . Ini adalah nomor referensi yang menggunakan komputer untuk mencari sebuah catatan terkait yang berisi data deskriptif dan informasi penting lainnya
Dari lima literature review yang ada, telah banyak penelitian mengenai proses meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan product barang yang berkualitas. Disamping itu juga ada pembahasan mengenai manfaat pendataan barang dari proses ordering, receiving, storing dan selling. Namun dapat disimpulkan pula bahwa belum ada peneliti yang secara khusus membahas mengenai perancangan aplikasi pencatatan barang cacat di Hypermarket yang digunakan sebagai media informasi dan publikasi jurnal secara digital.
PEMECAHAN MASALAH
Berdasarkan observasi, sistem pencatatan barang cacat di Hypermarket ini sudah cukup bagus, alur kerjanya sudah bagus, hanya saja kekurangannya yaitu prosesnya masih dicatat manual kemudian input disistem, potensi untuk human error nya pun sangat tinggi. Sejalan dengan kemajuan dan perkembangan teknologi serta pengembangan sumberdaya yang ada di Hypermarket Serpong ini memerlukan sistem yang benar-benar handal dan dapat berfungsi semaksimal mungkin untuk memberikan informasi serta memenuhi kebutuhan tersebut.
Oleh karena itu berdasarkan analisa dari segi kekurangan serta kebutuhan saat ini, maka pada dasarnya mengatasi berbagai masalah diatas, diperlukan proses yang cepat dan efisien dalam mengakses seluruh data yang banyak dan tidak teratur dalam media penyimpanannya, solusinya adalah menggunakan sistem barcode sebaiknya diterapkan sehingga sistem tersebut memberikan informasi yang akurat dan up to date sesuai dengan harga jual hari ini sehingga didapatkan angka kehilangan (shrinkage) akurat yang dijadikan acuan untuk perhitungan margin atau keuntungan perusahaan.
Berikut ini beberapa kontrol yang digunakan untuk membantu memperoleh / sortir barang dari mulai barang masuk hingga barang siap untuk dipasarkan
A. Kontrol Poin Pengadaan Barang Hal hal yang mempengaruhi orderan secara umum sbb : • Periode order ( Harian, mingguan dan bulanan ) • Kondisi seasonal ( hari libur, hari raya agama, festival ) • Kapasitas Penyimpanan • Historical sales • Formula Orderan
B. Kontrol Poin Penerimaan Produk
1. Kedatangan mobil supplier
Memastikan mobi supplier datang dalam keadaan standar, refrigator box , tertutup rapat tersegel dan sesuai dengan berita acara serah terima barang dan mencocokan suhu yang tertera di mobil supplier dan dengan menggunakan alat pengukur suhu ( termometer gun ) Suhu standar untuk buah +2°C s/d + 4 °C
2. Pengecekan Produk Memastikan peletakan produk sesuai dengan standar yaitu harus berjarak 20 cm dari atap dan 8 cm dari dinding untuk memastikan sirkulasi udara berjalan dengan baik.
3 Pengecekan Kualitas • Buah & Sayur Import (Box Packaging) : dilakukan secara random yaitu 10% dari total pengiriman per item. • Buah & Sayur Lokal (Plastic Container): dilakukan secara menyeluruh per itemnya.
4.Pengecekan Kuantitas
Menghitung jumlah colly dang mengkalikan dengan inner dari masing masing box.
C. Kontrol Poin Area Gudang
1. Distribusi Produk Ke Gudang Setelah dilakukan pengecekan, produk Fresh segera di tarik ke gudang ( coldroom ) dengan waktu max 20 menit.
2. Penempatan Produk Fresh Dalam Cold Room
3. Penyusunan produk di dalam gudang coldroom harus memperhatikan sebegai berikut : a. Label Store Receiving Date , harus tertempel, penempatan harus didepan untuk memudahkan dalam pencarian. b. Penyusunan tinggi barang sesuai dengan standar per itemnya c. Peletakan produk harus diatas palet plastik dengan jarak : • Dinding ; 8 – 10 cm • Atap ; 20 cm d. FIFO-First In First Out, barang dengan receive date lebih awal dipindahkan ke tumpukan depan atau tumpukan atas agar terdisplay lebih dulu.
4. Proses Fifo-First In First Out
D. KONTROL POIN AREA PENJUALAN
1. Cek kualitas di chiller showcase
2. Cek Suhu Chiller Showcase Cek Suhu standart adalah 6 – 8 °C dan dilakukan 4 kali setiap hari.
3. Cek Kualitas Di Area Green Bin / Brown Bin Cek Kualitas sortir dilakukan 4 kali dalam sehari yaitu pada jam :
- 06.00
- 11.00
- 14.00
- 17.00
Mengisi Form Cek List QC sebagai dokumentasi telah dilakukan cek kualitas dan Divisi Manager Fresh dan Store Manager harus cek Form QC dan fisik area setelah jam 11.00
• Produk hasil sortir dimasukkan ke dalam plastik . • 1 kantung plastik untuk 1 produk • Lakukan pemisahan antara produk yang akan dibuang dan yang akan diproses • Setelah itu produk ditimbang, lalu hasil timbangan diprint • Hasil timbangan ditempelkan di masing-masing kantong plastik
IMPLEMENTASI
Implementasi prototipe sistem penginputan barang cacat ini menggunakan Microsoft Excel dengan menggunakan basis data MySQL server. Aplikasi tersebut dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi, tetapi untuk implementasi dan pengujian dilakukan sepenuhnya pada perangkat keras PC ( personal computer ) dengan sistem operasi Microsoft Windows XP secara client server.
Implementasi Perangkat Lunak Untuk implementasi perangkat lunak sistem penginputan barang cacat ini digunakan xamppwin32-1.7.4, Microsoft Excel 2007, dan MySQL (5.0.51) dan apache web server. Xampp dipilih sebagai perangkat lunak pengembangan karena menyediakan fasilitas yang memadai untuk membuat perangkat lunak yang berbasis web dan juga menyediakan web server yaitu Apache web server, database server yaitu Mysql server.
Implementasi Perangkat Keras Perangkat Keras yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan minimal yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
• Rekomendasi minimum menggunakan prosessor intel Pentium IV 2.2 Ghz. • HDD 80 GB, sebagai tempat penyimpanan data. • Memori (RAM) minimal adalah 512 MB. • Mouse, Keyboard, monitor
Implementasi Basis Data Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan bahasa SQL, dimana perangkat lunak yang digunakan adalah MySQL. Implementasi basis datanya dalam bahasa SQL adalah sebagai berikut : Dim objdata As New PH.Data Dim dbdata As New ADODB.Recordset Dim i As Integer Dim csql As String Function GETDSN() As String GETDSN = “PHBASE” End Function Private Sub CommandButton1_Click() csql = ” Select a.plu,a.sku,a.nama,a.retail,a.price weight,a.weight qty,a.inner,a.status,a.store,a.person” csql = csql & ” from lb_ri a where a.tgl='” & Format(dtgl.Value, “YYYY-MM-DD”) & “‘ input by a.tgl” Set dbdata = objdata.Sql(GETDSN, csql) If dbdata.RecordCount > 0 Then i = 8 While Not dbdata.EOF If (dbdata!Jumlah) > 0 Then Cells(i, 1) = (dbdata!Inputdate) Cells(i, 2) = (dbdata!PLU) Cells(i, 3) = (dbdata!SKU) Cells(i, 4) = (dbdata!Nama) Cells(i, 5) = (dbdata!Retail) Cells(i, 6) = (dbdata!Priceweight) Cells(i, 7) = (dbdata!Weightqty) Cells(i, 8) = (dbdata!Price) i = i + 1 End If dbdata.MoveNext Wend MsgBox ” Proses import data selesai ” Exit Sub Else MsgBox ” Data Empty” Exit Sub End If End Sub Private Sub CommandButton2_Click() objdata.CloseConnection GETDSN csql = ” Select Select a.plu,a.sku,a.nama,a.retail,a.price weight,a.weight qty,a.inner,a.status,a.store,a.person” csql = csql & ” from lb_ri a where a.tgl='” & Format(dtgl.Value, “YYYY-MM-DD”) & “‘ input by a.tgl” Set dbdata = objdata.Sql(GETDSN, csql) If dbdata.RecordCount > 0 Then i = 6 While Not dbdata.EOF Cells(i, 1) = “” Cells(i, 2) = “” Cells(i, 3) = “” Cells(i, 4) = “” Cells(i, 5) = “” Cells(i, 6) = “” Cells(i, 7) = “” i = i + 1 dbdata.MoveNext Wend End If End Sub
Implementasi Antar Muka Jalankan PHXL_Lite.xlsb
- menggunakan Office Excel 2007 dan Access 2007
- Security Warning Macros di enabled
Setting Toko Klik Tombol Form Damage Pada Menu Utama klik tik mark sebelah kotak store, untuk menampilkan Tab menu lainnya Pada Tab StoreInfo Isi Kode Toko : 329 Nama Toko : HPM Plaza Mulia Samarinda Region : Region 7 IP Server : 172.24.36.11 klik Update
Tampilan Form Tab StoreInfo Isi informasi toko yang diperlukan, seperti contoh :
Update Data Source
Mengisi dan memperbaharui sumber data dari RMSWS dan Data UPC alphaPOS Silakan pilih Tab DataSource
Update Data Source UPC Offline - mengupload data UPC lalu mengimport ke table access,
file dump UPC terlah ditarik sebelumnya menjadi textfile
Online - mengimport data UPC ke table access,
data UPC ditarik secara query online dari PC Server
UPC Offline methode
Minta bantuan Team Supporting ( EDP ) untuk menjalankan execute script file qry_upc_all.sql dan hasilnya file upcs_all.txt Load file upcs_all.txt di Group Upate UPC ikuti petunjuk yang ada Setelah data UPC tercopy di sheet UPC, lakukan Import data ke Access table.Tunggu beberapa saat sampai semua record terimport.
Klik Yes untuk konfirmasi Query UPC Proses Input Damage Pada Form Utama, Tab Transaction
Proses input damage pada versi ini hanya satu kotak input, yang meliputi
- Label barcode timbangan 18 digit - Label UPC Ean / Sourcemark pada kemasan produk - Label Shelving 18 digit - Input manual SKU 8 digit - Input manual PLU 4 digit
Hasil lookup data inputan tampil detail informasi hasil dari inputan label barcode. pada proses selanjutnya untuk memposting hasil inputan ke table access Report Rekapitulasi hasil input Pada Tab Report
Produk yang sudah discan/dinput diverifikasi oleh petugas security kemudian dimasukkan ke kantong sampah dan dihancurkan.
Penurunan fresh shrinkage shrink by value Dengan pencatatan yang lebih detail terhadap produk dapat menyelesaikan unknown shrinkage dan memberikan kontribusi yang lebih baik pada shrinkage berikutnya
KESIMPULAN
Perhitungan barang cacat sangat mempengaruhi angka kehilangan (shrinkage) dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasi yang tepat sehingga bisa diperoleh angka perhitungan yang akurat. Hal ini bisa dilakukan dengan hal – hal berikut : 1. Sistem kontrol yang konsisten, baik dari awal barang masuk sampai dengan barang di display 2. Sistem FIFO berjalan dengan benar 3. Penghitungan angka barang cacat cepat dan akurat dengan metode barcode 4. Tingkat Kepuasan pelanggan lebih meningkat sehingga keuntungan perusahaan meningkat
DAFTAR PUSTAKA
Soetam, Rizky, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya, Surabaya.
Sutabri, Tata .2005. Sistem Informasi Manajemen.2005. PT. ELex Media Komputindo. Jakarta.
Jogiyanto, MBA,Ph.D. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta
Wikipedia Bahasa Indonesia. “Microsoft Excel.” http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel (diakses tanggal 08 Juni 2015)
Karnadi dan Devi S, (2012), Tingkatan Kinerja Excel 2007-2010 Anda dengan VBA Excel, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo
Sianipar, Pandopotan. 2010. Cara Mudah Menggunakan Microsoft Excel 2010. Surabaya : Elex media komputindo
Besterfield, Dale H. 1979. Quality Control Fifth Edition. New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Gaspersz, Vincent. 2001. Metode Analisis Untuk Peningkatan Kualitas. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Tapiero, Charles S. 2006. “Consumers risk and quality control in a collaborative supply chain”. European Journal of Operational Research 182 (2007) 683–694.
Rangkuti, Freddy. 2003. Measuring Customer Satisfaction (Teknik Mengukur dan Strategi Meningkarkan Kepuasan Pelanggan). Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
