SI1111468894
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR
KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2014/2015
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR
KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: SISTEM INFORMASI
|
Konsentrasi |
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Mei 2015
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
Ir. Untung Rahardja, M.T.I |
Nur Azizah,M.Akt,M.Kom
| ||||
NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI
KABUPATEN
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manejemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Mei 2015
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(
M.Roihan, M.T) || || || (ilamsyah, M.kom)
| |||
NID : 02007 |
NID : 14019
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI
KABUPATEN
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manjemen
Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Penguji :
Tangerang, Mei 2015
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI
KABUPATEN
Disusun Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Mei 2015
NIM : 1111468894
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Berkembangnya teknologi informasi khususnya di negarayang berkembang membuat informasi yang dibutuhkan semakin mudah untukdidapatkan, hal ini dapat dilihat dari meningkatnya dan berkembangnya kebutuhanmasyarakat, perusahaan dan juga instansi pemerintahan dalam mendapatkan datadan informasi . seperti halnya pada kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang merupakan salah satu instansi pemerintahan dalam menjalankan rodapemerintahannya membutuhkan sistem informasi yang telah terkomputerisasi denganbaik. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang yang dapat menangani pengolahan dan penyampaian informasi mengenaidata-data surat masuk dan surat keluar. Proses pendataan surat masuk dan suratkeluar yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara-cara manual sepertipencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku besar atau bukuagenda, sistem pendataan yang masih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencariandata surat yang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukandikemudian hari dan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat.Berdasarkan hal tersebut maka peneliti ingin mengusulkan penelitian denganjudul Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkannantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapat memberikankemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas bagian umum padakhususnya dalalm melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, pengolahan surat, Kecamatan Sukadiri.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukurAlhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkanrahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikanSkripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana.
Adapun judul penulisan Laporan Srkripsi ini yang diambil adalah “
Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang”. </i> Tujuan penulisanLaporan Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus di tempuh oleh mahasiswasebelum lulus dalam jenjang Sarjana jurusan Sistem Informasi pada PerguruanTinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukungLaporan Skripsi ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semuapihak, maka penulisan Laporan Skripsi ini tidak akan berjalan dengan lancar.Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yangtelah membantu dalam penyelesaian Laporan Skripsi ini, antara lain :
1. | Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku ketua STMIK Raharja. |
2. | Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja. |
3. | Nur Azizah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi. |
4. | M.roihan, S.Kom,selaku dosen pembimbing I yang telah membantu memberikan kritik, saran waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan Skripsi ini. |
5. | Ilamsyah, M.Kom,selaku dosen pembimbing II yang telah membantumemberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan Skripsi ini. |
6. | Bapak Camat yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini. |
7. | Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis. |
8. | Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis. |
9. | Rekan-rekan teman seperjuangan () yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi ini. |
10. | Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis. |
11. | Seluruh Mahasiswa dan Mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang tidak bisa disebutkan satu persatu. |
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Skripsi ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Skripsi ini sangat penulis harapkan.
Akhir kata penulis berharap Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari, Amien ya robbal alamien.
Tangerang, Mei 2015
( Asep Awaludin )
NIM: 1111468894
</div>
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
[[]]
[[]]
[[]]
[[]]
[[]]
[[]]
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II
- 3 Teori Khusus
- 4 BAB III
- 4.1 Gambaran Umum Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang
- 4.2 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
- 4.3 analisis sistem berjalanan
- 4.4 Konfigurasi Sistem Yang Berjalan
- 4.5 Alternatif Masalah Yang Di hadapi
- 4.6 User Requirement
- 5 BAB IV
- 6 BAB V
- 7 DAFTAR PUSTAKA
- 8 DAFTAR LAMPIRAN
BAB I
Latar Belakang
Pada era sekarang ini kemajuan zaman yang disertaidengan laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, menggugahpara pelaku dunia untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai saranapengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis.
Komputer adalah alat yang digunakan untuk mengolahdata dan informasi. Sistem informasi berbasis komputer terdiri dari serangkaiankomponen-komponen antara lain : perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software)dan manusia (brainware).Komponen-komponen ini saling berkoordinasi sehingga menghasilkan datainformasi. Informasi ini digunakan sebagai dasar dalam mengambilkeputuan-keputusan lebih terarah.
Salah satu sektor kehidupan manusia yang palingbanyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yangberorientasi pemerintahan maupun nonpemerintahan. Pemanfaatan ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukunguntuk meningkatkan kinerja, maupun lebih dari merupakan sarana utama untukmemenangkan persaingan yang semakin kompetitif.
Namun padasaat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan proses pengelolaan data suratmenyuratnya masih menggunakan sistem data manual dalam pengerjaannya. Salahsatunya pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang yang hingga saat inimasih menggunakan sistem manual dalam proses arsip yang meliputi pendataan surat masukdan surat keluar.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar padaKantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang saat ini masih berjalan secaramanual, sehingga menyebabkan proses pendataan atau pencarian surat masuk maupunsurat keluar menjadi lambat. Seiring denganperkembangan teknologi dan informasi, dengan adanya sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi akan lebih memudahkanpegawai dalam melakukan kegiatan pengelolaan data surat.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluarmerupakan salah satu usaha untuk membantu dan mempermudah pegawai dalammelakukan pengelolaan data surat, sehingga dapat lebih efektif dan efisien.Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka penulis mengambil judulpenelitian “Perancangan Sistem InformasiSurat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang”.
Rumusan Masalah
Berdasarkanlatar belakang masalah pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang dan hasil observasi yang dilakukan olehpenulis mengangkatberbagai masalah yang ada dalam Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang diantaranya :
-
Bagaimanaproses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan SukadiriKabupaten Tangerang yang sedang berjalansaat ini ?
-
Apakah proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanandata yang efisien sehingga tidakakan terjadi kehilangandata ?
-
Bagaimanamembuat system pendataan surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dansurat keluar pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapuntujuan dari penelitian ini :
Tujuan Operasional
a.Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang.
b.Dapat mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem suratmenyurat yang berjalan saat ini.
c.Untuk mengetahui data surat masuk dan surat keluaryang disajikan dalam bentuk laporan untuk diserahkan ke Kantor Arsip Daerah.Tujuan Fungsional
Agartersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehinggadata-data tersebut dapat disimpan dengan baik.Tujuan Individual
a.Untuk mendapatkan gelar sarjana.
b.Untuk menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatan sebuah sistemberjalan pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, sehingga penulis melakukan penelitian untukmenyelesaikan Skripsi.
Manfaat Penelitian
Sedangkan manfaat yang diinginkan penulis dalam penulisan ini adalah
-
Manfaat Operasional
Mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataansurat masuk dan surat keluar, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik. -
Manfaat Fungsional
a. Hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat dimaanfaatkan dandigunakan oleh Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang sebagai bahan referensi dasar untuk mengoptimalkan sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yang sudah berjalan.
b. Terciptanya hasil pendataan yang baik, efektif dan efisien. -
Manfaat Individual
Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai sistempendataan surat masuk dan surat keluar yang terdapat di kantor Kecamatansukadiri Kabupaten Tangerang dan dapat dijadikakan referensi pada penelitianselanjutnya.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam laporan inimengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang, yang dalam hal ini penulis membatasi permasalahanyang akan dibahas yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluarsampai dengan pembuatan laporan.
Metode Penelitian
Jenis Penelitian
Jenispenelitian yang penulis gunakan adalah metode deskripsi yaitu metode penelitianyang membahas, mengumpulkan dan menyajikan serta menganalisa data yangmemberikan gambaran yang cukup jelas atas permasalahan yang dibahas.
Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data di lapangan penulis memperoleh data tersebut denganmetode-metode antara lain :
- Metode Observasi (Observation Research)
-
MetodeWawancara (Interview)
Wawancara dilakukan untuk menggali informasi yang berkaitan dengan sistem pendataan.
-
Metode Studi Pustaka (Library Research)
Studi pustaka adalah metode untuk mendapatkaninformasi dan data dari beberapa sumber (literatur)atau buku yang diperlukan untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan sistembaru yang di usulkan.
Penulis melakukan pengamatan, untuk memperoleh informasi yangdibutuhkan oleh penulis.
Metode Analisa
Pada penelitian ini digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object OrientedAnalysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisisdilakukan terhadap hasil tahapan pengumplan data dengan wawancara, observasi,dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akandikembangkan. Pada proses analisis, teknik analisis yang dilakukanadalah :
-
Analisa Pengguna
Dilakukan analisis terhadapuser-user yang akan menggunakan aplikasi dan juga fungsi-fungsi apa saja yang bisa didapatkan oleh masing-masing user.
Analisis kebutuhan Fungsional - Analisis perilaku sistem
Pada tahapan ini, dilakukan analisisperilaku sistem yang dikembangkan dan dimodelkan dengan Activity Diagramdan Sequence Diagram. Activity Diagram untuk memodelkan proses usecase yang berjalan di dalam sistem, sedangkan sequence diagram untukmemodelkan pengiriman pesan (message) antar object dankronologinya. - Analisis
sistem berjalan saat ini.
Pemodelan kebutuhan fungsional untukmenggambarkan fungsi sistem dan pengguna yang terlibat serta fungsi- fungsi apasaja yang bisa didapatkan oleh masing-masing pengguna dimodelkan dengan UseCase Diagram.
Metode Perancangan
Dalam Skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalahprogram Visual Paradigmfor UML Enterprise Edition Ver. 6.4 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, SequenceDiagram, Dan Class Diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis “objekoriented”, dalam hal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan MacromediaDreamweaver CS6 sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagaidatabase.
Metode Testing
Dalam skripsi inimetode pengujian yang digunakan yaitu BlackboxTesting. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan padakeperluan software. Karena itu ujicoba Blackbox Testing menggunakanpengembangan software untuk membuathimpunan kondisi input yang akanmelatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukankesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atauhilang, kesalahan interface,kesalahan dalam struktur data atau akses databaseeksternal, ksalahan performa, kesalahan inisialisasi,dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab inimerupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah,tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematikapenulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi beberapa definisi yang sesuai denganpenelitian dan beberapa literature reviewyang berhubungan dengan penelitian.
BAB III Pembahasan
Pada bab ini berisikan analisaorganisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi,penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisasystem saat ini, permasalahan yangdihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. ini, permasalahan yang dihadapi,serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV Rancangan Sistem Yang Di Usulkan
Padabab ini merupakan penjabaran hasil rancanagan yang diusulkan, yang menerangkantentang : usulan system yang akandigambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML(Unified Modelling Language), rancangan basis data, rancanganprogram yang dibuat, rancangan prototypeyang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yangdiusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasisistem, serta estimasi biaya yangberisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalamperusahaan atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
Padabab ini merupakan bab penutup berisikan kesimpulan dari hasil analisapenelitian dan saran yang dapat penulis berikan agar permasalahan-permasalahnyang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik dari hasil laporan Skripsi ini
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
1.Definisi Sistem
[1]menarik kesimpulan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalahsekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsibersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Norman L. Enger dalam bukunya menyatakan,suatu sistem dapat terdiri dari atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan gunamencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi, Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen ataukomponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yangsaling berinteraksi untuk mencapai sautu tujuan tertentu”. [2]
Menurut Lili Tanti dalam JurnalCCIT Vol.3 No.2 (2010:208),[3] “Analisa secara umum merupakan tahap dari daurhidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuanuntuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan”.
Karakteristik Sistem
Menurut (Tata Sutabri, 2012:17)[4],suatu sistem mempunyai karakteristik tersendiri diantaranya Komponen (component), Batas sistem (boundary), Lingkungan luar (environment), Penghubung (interface), Masukan (input), Keluaran (output), Pengolahan (processing), Sasaran atau tujuan (goal), Strategi (strategy) antara lain:
- Komponen Sistem (component), yaitu kumpulan subsistem-subsistem yang saling berinteraksi atau dengan yanglainnya serta melakukan kerja sama antar subsistem tersebut. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yangsaling berinteraksi, yang artinya yang saling bekerja sama membentuk satukesatuan. Komponen tersebut dapat berupasuatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yangmenjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu sistem secara keseluruhan. Suatusistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan “SupraSistem”.
- Batasan Sistem (boundary) yaitu ruang lingkup sistem, merupakan suatu daerah yang membatasi antarakomponen atau subsistem yang lain, yang membatasi suatu sistem dengan sistemlain atau sistem yang berasal dari lingkungan luarnya.
- Lingkungan Luar Sistem (environment) yaitu lingkungan luar dari suatu sistem apapun diluar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat merugikansistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dandengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luaryang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggukelangsungan hidup dari sistem tersebut.
- Penghubung Sistem (interface), merupakan suatu media yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan yanglainnnya sehingga antar subsistem dapat saling bekerja sama. Melalui penghubungini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistemyang lainnya.
- Masukan Sistem (input),yaitu sesuatu yang berasal dari subsistem yang digunakan sebagai data masukanyang selanjutnya dimasukan dalam suatu sistem agar dapat menghasilkan suatukeluaran yang berguna (diinginkan). Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistemtersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untukmenghasilkan keluaran.
- Keluaran Sistem (output), adalah hasil proses dari suatu masukan yang telah dilakukan proses di dalamnya sehingga menghasilkansebuah informasi yang berguna untuk setiap tingkatan yang ada. Keluaran dapatmerupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada Supra Sistem.
- Pengolahan Sistem (processing),yaitu suatu proses yang akan merubah suatu masukan menjadi suatu keluaran.Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadikeluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengelola data transaksimenjadi laporan yang dibutuhkan oleh semua pihak manajemen.
- Sasaran (objective)atau tujuan (goal), suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan, kalausistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak ada. Suatu sistem dikatakanberhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh padamasukan dan keluaran yang dihasilkan.
- Strategi (strategy), merupakan cara-cara yang digunakan dari mulai adanya input, pemrosesan hingga akhirnya terbentuk output, dan untukmencapai sasaran yang diinginkan diperlukan suatu strategi agar sasarantersebut dapat tercapai.
Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa karakteristikSistem adalah kumpulan dari sub-subsistem yang mempunyai suatu tujuan (goal), dimana untuk mencapai tujuantersebut harus memiliki strategy yaitu dengan masukan sistem (input), proses(processing) dan keluaran sistem (output) yang objective.
Kualifikasi Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:22)[5], sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudutpandang, di antaranya :
- Sistemabstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalahsistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antaramanusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secarafisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, si merupakan contoh human machine sistem karenamenyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
- Sistemdeterministik dan sistem probabilistik
Sistem yang beroperasidengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputeradalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkanprogram-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifatprobabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikarena mengandung unsur probabilistik.
- Sistemterbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutupmerupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkunganluarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan oleh lingkunganluarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistemlainnya.
Konsep Dasar Data dan Informasi
Definisi Data
Menurut Sutarman (2012:3) [6]“Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataantersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupaangka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.
Meurut John J. Longkutoy dalam Tata Sutabri (2012:2)[7] “Data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari faktayang mengandung arti yang di hubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol yangmenunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain.
Menurut Mc Leod dalam bukunya Yakub (Yakub, 2012:5)[8] “Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks,citra, audio, dan video.
- Teks,
adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidaktergantung pada masing masing itemsecara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain. - Data
yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yangmenyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang. - Citra
(image), adalah data dalam bentukgambar, citra dapat berupa, grafik, foto, dan tanda tangan. - Audio,
adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suarabinatang, detak jantung, dan lain-lain. - Video,
adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suaramisalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.
Bentuk Data
Menurut Yakub (2012:5)[9], data dapat dibentuk menjadi 5, antara lain sebagai berikut:</div>
- Teks
Teks adalah sederatanhuruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung padamasing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, danlain-lain.
- Data yang terformat
Datayang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yangmenyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
- <Citra (Image)
Citra atau Image adalahdata dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dantanda tangan.
- Audio
Audio adalah data dalambentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detakjantung, dan lain-lain.</p>
Video adalah data dalam bentukgambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian danaktivitas-aktivitas dalam bentuk film.
Meta Data
Menurut Adi Nugrohoyang dikutip dari Yakub (2012:6)[10], “meta data adalah data yang menjelaskantentang data lainnya”.
Hiraki Data
- Elemen Data
Elemen data adalahsatuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yangbermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut. - Record
Record adalah gabungansejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basisdata relasional adalah baris atau tupel. - FileFile adalah kumpulan recordsejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilahlain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, danrelasi.
Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam dalamtubuh suatu organisasi. Sehingga informasi merupakan salah satu bentuk sumberdaya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manajer untukmengendalikan perusahaan untuk mencapai tujuan.
MenurutTata Sutabri (2012:29)[11], ”Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan ataudiinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
Menurut Maemunah dkk dalam jurnal CCIT (Maemunah dkk,2012:284)[12], “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yanglebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatukeputusan”. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan datadalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berati bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)yang nyata (fact) yang digunakanuntuk pengambilan keputusan.
MenurutPrahasta dalam Endah dan Eny (2013:14-12)[13], “Informasi adalah data yang diolahmenjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi para penerimanya”.
Menurut Mc Leod yang dikutip dariYakub (2012:8)[14], “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebihberguna bagi penerimanya”.
Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarikkesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentukyang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saatini atau mendukung sumber informasi.
Kualitas Informasi
Menurut (Mardi 2011:13)[15],kualitas dari informasi(quality ofinformation) ditentukan oleh beberapa hal, diantaranya :
- Relevan (relevancy), dalam hal ini informasi yang diterimaharus memberikan manfaat bagi pemiliknya.
- Akurat (accurate), yaitu berarti informasi harus bebas darikesalahan – kesalahan dan memenuhi syarat-syarat berikut :
- Completennes
- Correctness
- security
- Tepat waktu (timelines), informasi harus diberikan pada waktu yang tepat.
- Ekonomis (economy), informasi harus memiliki nilai ekonomi pada saat diberikan.
- Efisien (efficiency), informasi harus efisien dalam memperolehnya.
- Dapat dipercaya (reliability), informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya.
Berdasarkan pengertian Kualitas Informasi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kualitas informasi dapat dikatakanberkualitas apabila informasi tersebut dapat bermanfaat (relevan), tepat waktu, ekonomis efisien dan dapat dipercaya.
Nilai Informasi
Menurut (Gordon B. Davisdalam Sutarman, 2012:14)[16], Nilai Informasi dikatakan sempurna apabila perbedaanantara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimalmenggunakan informasi yang sempurnadapat dinyatakan dengan jelas. :
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang Sepuluh (10) sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut
- Kemudahan Dalam Memperoleh
Informasi memperoleh nilaiyang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yangpenting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. - Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi yang tidak lengkap menjaditidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. - Ketelitian (Accurancy)
Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasimenjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahanpengambilan keputusan. - Kecocokan dengan pengguna (Relevance)
Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasiberharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhanpenggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk mengambil keputusan. - Ketepatan Waktu
Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasiberharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karenatidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. - Kejelasan (Clarity)
Informasi yang jelas akanmeningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan formatinformasi. - Fleksibelitas/Keluwesannya
Nilai informasi semakin sempurna apabilamemiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh paramanajer / pimpinan pada saat pengambilan keputusan. - Dapat Dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabilainformasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.Kebenaran informasi bergantung pada validitas dan sumber yang indah. - Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakinsempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguanadanya kesalahan informasi. - Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan harusnya dapat diukur agar dapatmencapai nilai yang sempurna. Berdasarkan penjelasan nilai informasi diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa suatu informasi dapat bernilai baik apabilainformasi tersebut dapat memberikan informasi yang dapat dibuktikan dan mudahuntuk didapatkan, dimengerti serta tidak menimbulkan keraguan adanya kesalahaninformasi.
Mutu Informasi
Menurut (Gordon B. Davis dalam Sutarman, 2012:14)[17],kesalahan informasi adalah antara laindisebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
- Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
- Tidak dapat mengikutiprosedur pengolahan yang benar.
- Hilang/tidak terolahnyasebagian data.
- Pemeriksaan/pencatatandata yang salah.
- Dokumen induk yangsalah.
- Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal : kesalahan program aplikasi computer yang digunakan).
-
Kesalahan yang dilakukansecara sengaja.
Penyebab kesalahantersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut : - Kontrol sistem untukmenemukan kesalahan.
- Pemeriksaan internal dan eksternal.
- Penambahan batas ketelitian data.
- Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yangmungkin terjadi.
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwainformasi dikatakan bermutu apabila tidak ada kesalahan dalam pengolahan datamisalnya hilang data, kesalahan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja.
Konsep Dasar Analisis Sistem
Definisi Analisis Sistem
Menurut (McLeod dalamyakub, 2012:8), Analisis sistem adalah penelitian terhadap sistem yang telahada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaharui sistemyang telah ada tersebut.
Menurut ( Jurnal CCITLili Tanti, 2009:6), “Analisa secara umum merupakan tahap pertama dari daur hidup perangakatlunak”.
Dari definisi diatasmaka ditarik kesimpulan bahwa Analisis Sistem adalah suatu tahap pertama dari sebuah penelitian untuk dapatmerancang sebuah sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada agardapat diperbaharui.
Tahap-Tahap Analisis Sistem
Menurut (Tata Sutabri, 2011:60),Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karenakesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahapselanjutnya.
Di dalam tahap analisissistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analissistem, diantaranya:
- Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang
dilakukan diantaranya :
a. Mengidentifikasipenyebab masalah
b. Mengidentifikasi titikkeputusan
c. Mengidentifikasi personil-personilkunci
- Understand,yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan
menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang dilakukandiantaranya :
a. Menentukan jenis danobjek penelitian
b. Merencanakan jadwalpenelitian
c. Mengatur jadwalwawancara.
d. Mengatur jadwalobservasi.
e. Membuat agendawawancara.
f. Mengumpulkan hasilpenelitian. - Analyze, yaitu melakukan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan
diantaranya :
a. Menganalisis kelemahansistem, kebutuhan sistem yang meliputi hardware, software dan brainware.
b. Menganalisis kebutuhaninformasi bagi manajemen (pemakai) - Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut
diantaranya :
c. Meminta persetujuankepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
a. Sebagai laporan bahwaproses analisis telah selesai dilakukan.
b. Meluruskankesalahn-kesalahan mengenai apa yang telah ditentukan dalam proses analisisyang tidak sesuai menurut manajemen.
Dari definisi diatasdapat disimpulkan bahwa tahap-tahap sistem sangat penting karena apabila jikasatu tahapan terjadi kesalahan maka tidak dapat melanjutkan ke tahapanselanjutnya.
Teori Khusus
Konsep dasar pendataan surat
Definisi Pendataan
Pendataan adalahkegiatan untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai program pendataan suratmasuk dan surat keluar pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang. Pendataan surat masukdan surat keluar pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang bertujuan untukmemberikan kemudahan kepada parapegawainya untuk memperoleh informasi dan kegiatan-kegiatanyang menyeluruh lengkap dan akurat.
Tujuan Pendataan
Tujuandari pendataan adalah untuk memperoleh data yang akurat mengenai catatan surat masuk dan surat keluarpadaKantor Kecamatan SukadiriKabupaten Tangerang, data tersebut digunakan untuk :
- Pecatatan secara akurat dan detail tentangmasuk dan keluarnya surat dilingkunganKantor Kecamatan SukadiriKabupaten Tangerang.
- Langkah awal untuk menindak lanjutisebuah kebijakan.
Pengertian Surat
Menurut Barthos (2013:36), “surat adalah alat komunikasi tertulisyang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk untukmenyampaikan warta”.
Jadi berdasarkan definisidiatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untukberkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmiagar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.
Fungsi Surat
Berikut ini beberapa fungsi surat menurut Barthos (2013:36), adalahsebagai berikut:
- Wakil dari pengirim ataupenulis.
- Bahan pembukti.
- Pedoman dalam mengambiltindakan lebih lanjut.
- Alat pengukur kegiatanorganisasi.
- Sarana memperpendek jarak
Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)
Definisi Unified Modelling Language (UML)
1. [18]Menurut (Widodo, 2011:6),UnifiedModeling Language (UML) adalah bahasa permodelan standar yang memiliki sintak dansemantik.
2. [19]Menurut (Heriawati, 2011:10),bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa Unified Modeling Language (UML)menyediakan Sembilan diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapadiagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagramperwaktuan digabung menjadi diagram interaksi.
3. [20]Menurut (Nugroho, 2010:6), UnifiedModeling Language (UML) adalah ‘bahasa’ permodelan untuk sistem atauperangkat yang berparadigma ‘berorientasi objek’. Permodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untukpenyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehinggalebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkan beberapa pendapat yangdikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified ModelingLanguage (UML) adalah bahasapermodelan yang berorientasi objek yang menyediakan sembilan diagram untukmenggambarkan sebuah sistem yang akan dirancang maupun menganalisa sistem yangberjalan dengan UML tersebut.
Langkah-langkah Penggunaan Unified Modeling Language (UML)
[21]langkah-langkah dalam penggunaan Unified Modeling Language (UML)sebagai berikut :
1. Buatlah daftar business process dari level tertinggiuntuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use case untuktiap business process untuk mendefinisikan dengan tepatfungsionalitas yang harus disediakan oleh sistem. Kemudian perhalus use case diagram dam lengkapidengan requirement, constraints dancatatan-catatan lain.
3. Buatlah deployment diagram secara kasar untukmendefinisikan arsitektur fisik sistem.
4. Definisikan requirement lainyang juga harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use casediagram, mulailah membuat activity diagram.
6. Definisikan objek-objeklevel atas (package atau domain) dan buatlah sequence dan/atau collaboration diagramuntuk tiap alur pekerjaan. Jika sebuah use case memilikikemungkinan alur normal dan error, buatlah satu diagram untukmasing-masing alur.
7. Buatlah rancangan userinterface model yang menyediakanantar muka bagi pengguna untuk menjalankan scenariouse case.
8. Berdasarkan model-modelyang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domaindipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut danmetodenya. Akan tetapi lebih baik jika setiap class dibuat unittest untuk menguji fungsionalitas class dan interaksidengan class lain.
9. Setelah classdiagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokan class menjadikomponen-komponen. Karena itu buatlah componentdiagram pada tahap ini. Juga, definisikan tes integrasi untuk setiapkomponen menyakinkan ia berinteraksi dengan baik.
10. Perhalus deployment diagramyang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement pirantilunak, sistem operasi, jaringan, dan sebagainya. Petakan komponen kedalam node.
11. Mulailah membangunsistem. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan :
a. Pendekatan usecase,dengan meng-assign setiap use case kepada timpengembang tertentu untuk mengembangkan unit code yang lengkapdengan tes.
b. Pendekatan komponen, yaitu meng-assign setiap komponenkepada tim pengembang tertentu.
12. Lakukan uji modul danuji integrasi serta perbaiki model beserta codenya. Model harusselalu sesuai dengan code yang aktual.
13. Piranti lunak siapdirilis.
Model Unified Modeling Language (UML)
Menurut (Widodo, 2011:10),beberapa literature menyebutkan bahwa UnifiedModeling Language (UML) menyediakan sembilan jenis diagram, yang lainmenyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagramkomunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi.Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitustatis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain :
1. Diagram kelas ( Class Diagram)
Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas,antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram iniumum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifatstatis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.
2. Diagram paket (Package Diagram)
Bersifat statis, diagramini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagramkomponen.
3. Diagram use case (Usecase Diagram)
Bersifat statis, diagramini memperlihatkan himpunan use casedan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangatpenting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yangdibutuhkan serta diharapkan pengguna.
4. Diagram interaksi dan sequence (Sequence Diagram)
Bersifat dinamis, diagramurutan adalah interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam waktutertentu.
5. Diagram komunikasi (communicationDiagram)
Bersifat dinamis,diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasistruktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.
6. Diagram Statechart (Statechart Diagram)
Bersifat dinamis,diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian sertaaktivitas.
7. Diagram aktivitas (Activity Diagram)
Bersifat dinamis, diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan
aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem danmemberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
8. Diagram komponen (Component Diagram)
Bersifat statis, diagram komponen ini memperlihatkan organisasi sertaketergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah adasebelumnya.
9. Diagram deployment (Deployment Diagram)
Bersifat statis, diagram
ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (tun time).Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang adadidalamnya.
Berdasarkan definisi diagram diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tidak harus dengan kesembilan diagram tersebut untuk menggambarkan suatu sistem,contohnya dengan entity diagram, flowchart dan sebagainya
Konsep Dasar Database
Pengertian Database
(Stephens dan Plew,2013:337) “Database adalah kumpulan datanya, sedangkan programpengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untukmembaca data, menghapus data dan melaporkan data dalam database”. “Database (basis data) merupakan kumpulandata yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan denganadanya field/kolom kunci dari tiapfile/tabel yang ada.”Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakansatu kumpulan entitas yang seragam. Satu record(umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalamsatu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun Struktur Databaseadalah: File/Table.
Dari pengertian di atasdapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu:
- bersifat data oriented dan bukan program oriented.
- Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
- Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
- Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
- Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
Konsep Dasar Web
Pengertian Web
Menurut (Sidik, 2012:1), Web adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakaian dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yangdisediakan dalam dokumen web yangditampilkan dalam browser web.
Menurut (Kustianingsih,2012:113), Web adalah layanan yang didapat oleh pemakaian komputer yang terhubung ke internet.
Sifat-Sifat Web
Dalam perkembangannya, telnologi informasi menunjukkan banyaknyakemajuan begitu pesat salah satunya adalah berkembangnya website dengan banyaknya ragam fitur dan fungsi yang dimiliki saatini. Pengelompokan macam-macam web cenderung lebih mengarah kepada fungsi,sifat-sifat dan bahasa pemrograman terkait yang digunakan. Menurut (Rahmat Hidayat,2010:3), Jenis-jenis web berdasarkan sifat atau style-nyasebagai berikut:
1. Web Dinamis
Merupakan sebuah website yang menyediakan contentatau isi-isi yang selalu berubah-ubah setiap saat. Bahasa pemrogaman yangdigunakan antara lain PHP, ASP, NET dan memanfaatkan database MySql.
2. Website Statis
Merupakan website yang content nya sangatjarang diubah. Bahasa pemrogaman yang digunakan adalah HTML dan belummemanfaatkan database. Misalnya web profile organisasi danlain-lain.
Fungsi Web
Menurut (RahmatHidayati 2010:4), Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:
1. Personal Website
Website yang berisiinformasi pribadi seseorang.
2. Commercial Website
Website yangdimiliki sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.
3. Goverment Bisnis
Website yangdimiliki instansi pemerintah, pendidikan, yang bertujuan untuk memberikanpelayanan kepada pengguna.
4. Non-Profit Organization Website
Dimiliki oleh organisasiyang bersifat non- profit atau tidak bersifat bisnis.
Web Browser
Menurut (Jarot Setyaji,2010:296), “webbrowser atau sering juga disebut internet broswer yang berfungsisebagai jembatan bagi pengguna komputer dalam menjelajah dunia maya”. Internet Browser merupakansebuah aplikasi atau software yang digunakan untuk mengolah data yang ditransfer dari world wide web (www) ke komputer dan menampilkannya secaravisual agar mudah dimengerti oleh sebuah pengguna internet. Berikut merupakan bagian dari webbrowser yaitu :
1. Status Bar
Kotakbagian dibawah jendela browser menampilkanberbagai jenis informasi sesuai dengan apa yang dilakukan oleh pengguna.Sebagian besar menunjukan kecepatanbeban dan URL dari alamat sesuai dengan pointer.
2. Address Bar
Merupakankotak bagian atas jendela browser,menampilkan seluruh alamat situs web atauURL.
3. Title Bar
Bar judul pada bagian palingatas jendela browser. Menginformasikanjudul halaman web.
4. Toolbar Icon
Toolbar atau icon jendelabrowser pada bagian kanan atasjendela browser dibawah title bar. Pada bagian ini akan terlihattombol “back”, “home”, “refresh” danlain sebagainya.
5. Display Window
Merupakan ruang kerja browser, berupa frame menampilkan halaman website.
6. Scroll Bar
Merupakan pointer untuk menarik halaman web menuju bagian paling bawah.
Appache
(Rulianto Kurniawan, 2010:9), Apache web serveratau server HTTP Apache adalah server web yang dapat dijalankan di banyaksistem operasi seperti Linux, Unix, Microsoft Windows dan Novell Netware sertaplatform lainnya yang berguna untukmelayani dan mengfungsikan situs web. Apache merupakan perangkat lunak sumberterbuka (open source) yang dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiridari pengembangan-pengembangan dibawah naungan Apache Software Foundation. Webserver inilah nantinya yang akan digunakan untuk belajar bahasa pemrogramanPHP.
Pengertian Website
Menurut
(Siti Aisyah, dkk, 2012:112) “ Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diamatau gerak, data animasi, suara, video,dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yangmembentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masingdibungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).
Aplikasi yang dapatdigunakan untuk membangun sebuah web www.ilmukomputer.com mendefinisikan tentangaplikasi yang dapat digunakan untuk membangun sebuah web adalah sebagai berikut:
1. HTML
a. Menurut (Sidik danHusni, 2012:9), HTML adalah file teks murni yang dapat dibuatdengan editor teks sembarang, dokumen ini dikenal sebagai web page, dokumen html, merupakandokumen yang disajikan dalam browser websurfer.
b. (Menurut Sitorus, 2012:7),HTML adalah bahasa pemrogaman dasar yang dipakai untuk menampilkan informasipada halaman web.
2. PHP Hypertext Preprocessor
a. Pengertian PHP
Definisi MySQL
Menurut (WahjuT.Saputro, 2010:1), My Structure QueryLanguage adalah salah satu databasemanagement system (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti oracle, MS SQL, POSTAGRE, dan lainnya. MySQL berfungsi untuk mengolahdatabase menggunakan bahasa SQL. MySQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis.Pemrogaman PHP juga sangat mendukung/ supportdengan database Mysql.
Adobe Dreamweaver CS5
Menurut (Sigit, 2010:1), Dreamweaver adalah sebuah HTML Editor Profesional untuk mendesign web secara visual danmengelola situs atau halaman web.
Menurut Puspitasari (2011:9), Dreamweaver CS5 adalah salah satu HTML editor profesional yang berfungsiuntuk mendesign web secara visual danmengelola situs halaman web.
Konsep Dasar Elisitasi
Definisi Elisitasi
(Hidayati, 2011 : 15) Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem yang baru yang
diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untukdieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melaluitiga tahap yaitu sebagai berikut:
1.Elisitasi tahap I
Menurut (Guritno,Sudaryono dan Untung Rahardja, 2010:302), Berisi seluruh rancangan system baruyang diusulkan oleh pihak manajemen terkai melalui proses wawancara.
2.Elisitasi tahap II
(Hidayati, 2011 : 24) Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap Iberdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antararancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancanganyang disanggupi untuk dieksekusi.
a. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnyarequirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuatsistem baru.
b. D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirementtersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirementtersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebihperfect.
c. I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirementtersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dariluar sistem.
3.Elisitasi tahap III
(Hidayati, 2011 : 24)“Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahapII dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE”.
a.T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalamsistem yang diusulkan.
b.O artinya Operasional, maksudnya bagaimanatata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
c.E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebutdi dalam sistem.
Metode TOE tersebutdibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :
1.High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2.Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan
4. Final Draft Elisitasi
Pengujian Blackbox Testing
Definisi Pengujian atau Testing
Menurut Simarmata (2010:301) dalam Nina Rahayu (2014:41)[22]“pengujian adalah proseseksekusi suatu program untuk menentukan kesalahan”.
Menurut Rizky (2011:237) dalam Nina Rahayu (2014:41)[23] “testing adalah sebuah proses sebagaisiklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasa perangkat lunak secaraterintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak serta memenuhikebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal”.
Definisi Blackbox Testing
Menurut Rizky (2011:264) dalam Nina Rahayu (2014:42)[24], blackbox testing adalah tipetesting yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerjainternalnya.Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknyasebuah “kotak hitam”yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagianluar.
Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenistesting ini antara lain:
a.Anggota tim testertidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidangpemrograman.
b.Kesalahan dariperangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yangberasal dari pengguna.
c.Hasil dari blackbox testing dapat memperjelaskankontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkatlunak.
d.Proses testing dapatdilakukan lebih cepat dibandingankan whitebox testing.
Literature Review
Definisi Literature Review
Menurut Semiawan(2010:104)[25], “Literature review adalahbahan yang tertulis berupa buku, jurnal yang membahas tentang topik yang hendakditeliti.” Tinjauan pustaka membantu peniliti untuk melihat ide-ide, pendapat,dan kritik tentang topik tersebut yang sebelum dibangun dan dianalisis olehpara ilmuwan sebelumnya. Pentingnya tinjauan pustaka untuk melihat danmenganalisa nilai tambah penelitian ini dibandingkan denganpenelitian-penelitian sebelumnya.
Manfaat Literature review
- Dapatmeningkatkan pemahaman kita akan penelitian yang akan dikerjakan.
- Mampumemberikan pengaruh yang signifikan dalam penelitian.
- Dapatmenambah kompetensi kita akan subjek terkait.
Tujuan Literature Riview
Menurut Yuniarti (2012:3), studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan landasan teoritisyang berguna sebagai tolak ukur dalam membahas dan menganalisa data sertamengambil kesimpulan dan saran dalam analisis laporan keuangan tertentu.
Terdapat beberapa penelitian yang memliki kolerasi yang searah dengan penelitian yangakan dibahas dalam tugas akhir ini antara lain:
- Penelitianyang dilakukan oleh Asri Oktania Purwandhani (2013). Penelitian ini berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat KeluarPada Kantor Imigrasi Kelas I Tangerang Berbasis Web”. Dalam laporannyapenulis memaparkannya masalah yang terjadi adalah pada penginputan datapegawai, penginputan data surat masuk dan penginputan data surat keluar padakantor imigrasi kelas I Tangerang masih kurang maksimal, karena belum memakaiaplikasi program surat masuk dan surat keluar.
- Penelitian yang dilakukan oleh Nur Yuliani (2013). Penelitian ini berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Keluar Masuk Surat PadaSekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan Berbasis WEB”. Metode penelitianyang digunakan yaitu metode waterfall, metode ini terdiri dari Communication,Planning, Modelling, Construction, dan Deployment. Aplikasi ini dibuat karenatidak adanya aplikasi khusus yang digunakan di kantor sekretariat daerah kotaTangerang Selatan untuk mengolah data keluar masuknya surat. Aplikasi yangdibuat berupa web dan diharapkan dapat menunjang kegiatan admin dan pegawaidalam mengelola surat agar lebih baik.
- Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Marup (2010). Penelitian ini berjudul ”Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Terpadu Pada FTI”. Dalamlaporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah sangat rentan dengankehilangan arsif surat masuk keluar dan menghabat usaha untuk pencarian data.Maka dari itu penulis suatu sistem utuk mengola surat supaya informasi terkandungdi dalamnya dapat di gunakan lebih baik di lingkungan tata usaha FTI.
- Penelitianyang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011). Penelitian ini berjudul ”Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk SuratKeluar Di Polteknik Pos Indonesia”. Dalam laporan penulis menerapkanmasalah yang terjadi adalah pengasesaan data masih bersifat manual, pendataandan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk katalog sederhanayang bisa hilang dan rusak pemberkasan surat belum memiliki aplikasipendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian surat membutuhkan waktu yang sangat lama.
- Penelitianyang dilakukan oleh Luqman (2012). Penelitian ini berjudul ”Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat KeluarPada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan” Dalam laporn penulismerupakan masalah yang terjadi Prosedur yang di terapkan pada manajemen suratmasuk dan surat keluar mulai dari penerimaan,pembuatan penerimaan, pedekumtasian,hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional, dokumentasi suratmasuk dan keluar hanya berupa penulisan dibuku besar sedangkan pada saatpengarsipan surat hanya mengunakan dokumen hardcopy.
- Penelitianyang dilakukan oleh Fenti Andriyani (2013). “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada MediaCetak Tabloid Tipikor Berbasis Web”. Pada penelitian ini, penulis menerapkan sistem pendataansurat masuk dan surat keluar yang telah terkomputerisasi, maka dapatmempermudah pegawai dalam melakukan pendataan, pencarian hingga pembuatanlaporan, sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif danefisien.
BAB III
Gambaran Umum Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang
Kantor Kecamatan Sukadiri merupakan salahsatu Kantor Kecamatan diwilayah Kabupaten Tangerang yang berada diwilayahPantura yang memiliki luas wilayah 2.414.665 Ha. Wilayah Kecamatan Sukadiiri memiliki 8 (Delapan) Kelurahan, terdiri dari 41 RW dan 166 RT. Adapunnama-nama Kelurahan yang ada diwilayah Kecamatan Sukadiri adalah sebagaiberikut :
- Kelurahan Sukadiri.
- Kelurahan Pekayon.
- Kelurahan Gintung.
- Kelurahan Kosambi.
- Kelurahan Rawakidang.
- Kelurahan Karang Serang.
- Kelurahan Mekar Kondang.
- Kelurahan Buaran Jati.
Kantor Camat Sukadiri memiliki 45 orangpegawai terdiri dari 1 orang Camat, 1 orang Sekretaris Camat, 5 orang KepalaSeksi, 2 orang Kepala Sub Bagian, 15 orang staff pelaksana, 7 orang Sekretaris Desa dan 14 orang Magang.
sejarah singkat
Kantor Kecamatan Sukadiri berdiri pada tahun2001 tepatnya diresmikan pada tanggal 17 Januari 2001 dan diresmikan oleh BapakH. Agus Djumari Bupati Tangerang pada waktu itu. Kecamatan Sukadiri merupakanpemekaran dari Kecamatan Mauk, Kecamatan Sukadiri tidak jauh berbeda denganKecamatan diwilayah Pantura lainnya, terutama apabila ditinjau dari segi sosialbudaya. Namun demikian, yang paling menonjol dan membedakan dengan wilayahlainnya adalah perkembangan Ekonomi khususnya di bidang pertanian danperikanan.
Keadaan tersebut, menjadikan KecamatanSukadiri khususnya di Pantura dalam hal perkembangan Ekonomi terutama dibidangpertanian perikanan agak meningkat, karena wilayah Kecamatan Sukadiriberbatasan langsung dengan Laut Jawa sehingga akses pemasaran hasil perikanandapat lebih mudah dilakukan.
Adapun batas-batas wilayah Kecamatan Sukadirisebagai berikut:
- Sebelah Timur berbatasan dengan KecamatanPakuhaji.
- SebelahBarat berbatasan dengan Kecamatan Mauk.
- SebelahUtara berbatasan dengan Kecamatan Laut Jawa.
- SebelahSelatan berbatasan dengan Kecamatan Sepatan dan Rajeg.
Struktur Organisasi
Wewenang Dan Tanggung Jawab
camat
1. Bertugas merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan pemerintahan kelurahan sesuai dengan tugas, fungsi dan tata kerja kelurahan dan mempunyai fungsi :
- pelaksanaan kegiatan pemerintahan, ekonomi, kesra kepegawaian, umum dan keuangan.
- pelaksanaan pemberdayaan dan pelayanan masyarakat, penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.
- pelaksanaan pemeliharaan sarana dan fasilitas pelayanan umum, serta pembinaan lembaga kemasyarakatan.
2. Sekretaris Lurah
- Bertugas merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan pemerintahan kelurahan sesuai dengan tugas, fungsi dan tata kerja kelurahan dan mempunyai fungsi
- menyusun program anggaran, mengawasi dan megkordinir pelaksanaan tupoksi.
- monitoring, evaluasi, dan pengendalian kegiatan.
3. Kasi Pemerintahan
- Membantu Lurah dalam melaksanakan pembinaan di bidang kependudukan, catsip, dan tenaga kerja, transmigrasi dan trantib
- pelaksanaan pengadministrasian kelahiran, kematian dan perkawinan serta penertiban surat pindah.
- rekomendasi KTP, KK, Domisili, ketentraman dan ketertiban.
- pendataan warga asing dan kelompok usaha keluarga.
- fasilitas pengawasan dan penyusunan pelangaran kependudukan
4. Kasi Ekonomi Pembangunan (Ekbang)
- Bertugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan bidang tata ruang, pertanahan, bina marga pengairan, industri perdagangan, koperasi dan usaha kecil.
- melaporkan kerusakan jalan dan jembatan, mengasasi kondisi jalan dan jembatan.
- pendataan inventaris trigasi, rencana pengadaan tanah.
- menginformasi mengenai tata ruang
5. Kasi Kesejahteraan Sosial (Kesos)
- Bertugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasaan kesehatan, pendidikan, kebersihan budaya, agama, olahraga dan pemuda
- pelaksanaan koordinasi pelayanan kesehatan, pelaporan gizi buruk, kejadian luar biasa penyakit menular.
- pelaksanaan program kesehatan ibu dan anak, gizi dan usia lanjut, kemandirian hidup sehat, dan posyandu
- pelaksanaan penyuluhan tentang kesehatan masyarakat.
6. Kasi Ketentraman Ketertiban (Trantib)
- bertugas merencanakan, melaksanakan, pembinaan dan koordinasi serta pelayanan di bidan keamanan dan ketertiban
- meningkatkan pelaksanaan dan pengawasan keamanan serta ketertiban lingkungan.
Visi dan Misi Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang
Visi
Visi Kecamatan Sukadiriyang merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berupacita dan citra yang diinginkan oleh Instansi Pemerintah, dengan mengacu padabatasan tersebut serta pertimbangan kondisi obyektif seluruh daya dan komitmenuntuk meraih masa depan yang lebih baik, maka visi kecamatan sukadiriditetapakan sebagai berikut :
- Masyarakat Kecamatan Sukadiri adalahkelompok orang dengan segala aspek kehidupannya yang meliputi sikap, polapikir, perilaku dalam sosial budaya,agama, politik, ekonomi, hukum dan iptekyang memanfaatkan sumberdaya yang merupakan warga Kecamatan Sukadiri.
- Mandiri, adalah bahwa setiapmasyarakat mampu mengatasi permasalahan dan hidup bertanggung jawab dengantidak ada ketergantungan pada pihak lain.
- Maju adalah suatu gambarantentang kondisi kehidupan masyarakat yang memiliki pola pikir dan tindakanrasional berorientasi pada masa depan.
- Sejahtera adalah gambarantentang kondisi kehidupan masyarakat yang mengarah kekeadaan yang lebih baikdan dapat memenuhi kebutuhan dasar hidupnya secara wajar.
Misi
Misi KecamatanSukadiri yang merupakan suatu yang harus di laksanakan oleh instansi pemerintahsesuai visi yang telah ditetapkan agar tujuan organisasi dapat tercapai danberhasil dengan baik. Hal-hal yang harus dicapai organisasi Kecamatan Sukadiridi masa datang, mencerminkan tentang segala sesuatu untuk mencapai visi dariKecamatan Sukadiri. Sesuai dengan kesepakatan seluruh jajaran organisasiKecamatan Sukadiri, maka di tetapka misi sebagai berikut:
- Memafasilitasi peningkatanproduktivitas pertanian.
- Memafasilatas peningkatan
- Meningkatkan kinerja pemerintahumum.
- Memafasilitas peningkatan kualitas infrastruktur wilayah.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Yang Berjalan
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, surat keluar, serta pembuatanlaporan.
- Prosedur Surat yang Masuk
Surat yang masuk diterima oleh bagian umum, kemudianbagian umum mencatat surat yang masuk di buku agenda, setelah itu mencatatanyadikartu penerus disposisi. Setelah dicatatdi kartu penerus disposisi, bagian umum mendistribusikan surat ke penerima surat. - Prosedur Surat Keluar
Bagian umum membuat surat keluar, kemudian memberikan kepada Sekretaris untukmemperoleh persetujuan. Jika tidak disetujui oleh Sekretaris, makasurat yang dibuat dikembalikan ke bagian umum untuk diperbaharui, dan jika disetujui oleh Sekretaris, maka bagian umumharus mencatatnya di buku agenda. Setelah dicatat dibuku agenda, bagian umummenyerahkan surat keluar yang telah disetujui oleh Sekretaris ke bagian pengirimsurat untuk mengirimkan surat tersebut. - Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan SuratKeluar
Bagian umum membuat laporan kegiatan kearsipan surat masuk dan surat keluar kemudian diserahkan kepada Camat.
Rancangan Prosedur Yang Berjalan
Untuk menganalisasistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan prosesyang berjalan saat ini, sebagai berikut :
Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
Usecase Diagram Pendataan surat masuk
Usecase Diagram Pendataan surat keluar
Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat keluaryang berjalan digambarkan dengan use case,yang memiliki kegiatan sebagai berikut :
- 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataansurat keluar
- 4 actor di antaranya : Bagian umum,Sekretaris, Pengirim suarat dan Camat.
- 1 extend : surat diterima dan surat dikembalikan.
- 5 Use case diantaranya : membuat surat keluar, cek surat keluar, mencatat di buku agenda, menyerahkan surat keluar untuk di kirim, membuat laporan suratkeluar, menyerahkan laporan surat keluar.
Activity Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
Secara grafisdigunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnismaupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untukmemodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi,dan memodelkan hasil dari action tersebut.
Activity Diagram Pendataan surat masuk
- 1 Intial Node, objek yang diawali.
- 7Action Statedari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
- 2 Final Node, objek yang di akhiri.
- 3 vertical swimelane.
Activity Diagram Pendataan surat keluar
- 1 IntialNode, objek yang diawali
- 12 Action State dari sistem yang mencerminkaneksekusi dari suatu aksi.
- 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
- 2 Final Node, objek yang di akhiri.
- 4 vertical Swimelane
sequence Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
sequence Diagram Pendataan Surat Masuk
- 3 actor yang melakukan kegiatan: Bagian Umum, PenerimaSurat, Camat.
- 4 Lifeline yang dilakukan: Surat masuk, Buku agenda, Kartu penerus disposisi, Laporan surat masuk.
- 8 Message diantaranya: Menerima surat masuk,mencatat di bukuagenda, mencatat di kartu penerusdisposisi, mendistribusikan surat masuk, menerima surat, membuat laporan, menyerahkan laporan, menerimalaporan.
sequence Diagram Pendataan Surat keluar
- 4 actor yang melakukan kegiatan: Bagian umum, Sekretaris, Pengirim surat dan Camat.
- . 4 Lifeline yangdilakukan: Surat keluar, Buku agenda, Mengirim surat, Laporansurat keluar. .
- 13 Messagediantaranya: membuat suratkeluar, memberikan surat, menerima surat, cek surat, Acc surat,mengembalikan surat yang telah di acc, menerima surat yang telah di acc, mencatatdi buku agenda, menyerahkan surat, menerima surat, membuat laporan, menyerahkanlaporan, menerima laporan.
analisis sistem berjalanan
metode analisi sistem
Metode analisa sistem yang di gunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalanterdiri dari use case, activity dan sequence diagram.
Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
analisa masukan
Analisa masukan adalahanalisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atauinformasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dankemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.
Nama Masukan : Surat Masuk dan Surat Keluar
Fungsi :Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar
Sumber : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada surat yang masuk dan surat yang keluar
Keterangan : Surat masuk dan surat keluar
analisa proses
Analisa proses adalah analisaatau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respekbalik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.Ketika ada surat yang masukmaka bagian umum mencatat di buku agenda dan di kartu penerus disposisi, kemudianmenyerahkan surat ke penerima surat, kemudian membuat laporan dan menyerahkan ke Camat dan ketika ada perintah untukmembuat surat keluar bagian umummembuat surat keluar, kemudian menyerahkan ke Sekretaris untuk di setujui,setelah di setujui kemudian mencatatnyadi buku agenda,setelah dicatat bukuagenda, bagian umum menyerahkansurat ke pengirim surat, setelah itu bagian umum membuatlaporan untuk di serahkan ke Camat.
Nama Proses : Pendataan surat masuk dan surat keluar
Masukan : Form pendataan surat masukdan surat keluar
Keluaran : Laporan pendataan suratmasuk dan surat keluar
Ringkasan proses : Proses ini menginput pendataan surat masuk dan surat keluar dari bukuagenda</br>
Adapun penjelasan lebih rinci mengenaiAnalisa proses yang sedangberjalan digambarkan denganmenggunakan Unified Modeling Language(UML).
analisa keluar
Analisakeluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil darikeseluruhan proses yang terjadi darimulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahandata yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yangada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap. Meliputi :
- Laporanpendataan surat masuk Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yangdikumpulkan selama satu bulan
- Laporan pendataan surat keluar Berupa laporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan
Konfigurasi Sistem Yang Berjalan
Spesifikasi Hardware
- Processor: Intel(R) Core(TM) i3-2310M
- Monitor: SVGA 15”
- Mouse: Optical
- Keyboard: PS/2
- RAM: 2 GB
- Harddisk : 500 GB”
- Printer: Canon
Spesifikasi Software
- Microsoft Office 2007
- Adobe Dreamweaver
- Notepad++
- Google Chrome
- Adobe Photoshop
- Edraw Max
- Xampp
Hak Akses (Brainware)
- staff
- Admin
Berdasarkananalisa yang dilakukan peneliti, masalah yang dihadapi pada sistem yangberjalan adalah:
- Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan pada Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang masih bersifat manual, sehingga membutuhkan waktuyang lama dalam mengolah data.
- Penyimpanandata-datanya masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidakadanya tempat penyimpanan data yang baik dan terintegrasi.
- Membutuhkanwaktu yang lama dalam pembuatan laporan pendataan surat masuk dan surat keluar,sehingga dibutuhkan suatu aplikasi yang terkomputerisasi.
Alternatif Masalah Yang Di hadapi
Dalam hal inipenulis mengusulkan sebuah alternatif pemecahan masalah yang bertujuan untukmengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalandengan membangun suatu sistem informasi yang dihasilkan lebih efektif , efisiendan akurat, diantaranya :
- Mendesign suatu sistem dengan dengan menggunakanUnified Modelling Language (UML) yang berbasis OOAD (Object Oriented Analysis Design) sehinggasistem yang baru akan berjalan lebih optimal. Membuataplikasi pengolahan pendataansurat masuk dan surat keluaryang mudah dioperasikandengan cepat yang mudah di akses oleh bagian umum yang mempunyai tempatpenyimpanan data sehingga data-data yang ada tidak akan hilang.
- ↑ Menurut Tata Sutabri (2012:16)
- ↑ [TataSutabri 2012:17]
- ↑ [Lili Tanti dalam JurnalCCIT Vol.3 No.2]
- ↑ Kesalahan pengutipan: Tag
<ref>
tidak sah; tidak ditemukan teks untuk ref bernamaSutabri_Tata.2C2012:17
- ↑ Tata Sutabri (2012:22)
- ↑ Sutarman (2012:3)
- ↑ Tata Sutabri (2012:2)
- ↑ Mc Leod dalam bukunya Yakub (Yakub, 2012:5)
- ↑ 9,0 9,1 Yakub (2012:5)
- ↑ Adi Nugrohoyang dikutip dari Yakub (2012:6)
- ↑ Tata Sutabri (2012:29)
- ↑ Menurut Maemunah dkk dalam jurnal CCIT
- ↑ MenurutPrahasta dalam Endah dan Eny (2013:14-12)
- ↑ Yakub (2012:8)
- ↑ Menurut (Mardi 2011:13
- ↑ Menurut (Gordon B. Davisdalam Sutarman, 2012:14)
- ↑ Gordon B. Davis dalam Sutarman, 2012:14)
- ↑ Menurut (Widodo, 2011:6),
- ↑ Menurut (Heriawati, 2011:10),
- ↑ Menurut (Nugroho, 2010:6),
- ↑ Menurut (Henderi, 2010:6),
- ↑ Kesalahan pengutipan: Tag
<ref>
tidak sah; tidak ditemukan teks untuk ref bernamaSimarmata_.282010:301.29_dalam_Nina_Rahayu_.282014:41.29.
- ↑ Kesalahan pengutipan: Tag
<ref>
tidak sah; tidak ditemukan teks untuk ref bernamaRizky_.282011:237.29_dalam_Nina_Rahayu..282014:41.29
- ↑ Kesalahan pengutipan: Tag
<ref>
tidak sah; tidak ditemukan teks untuk ref bernamaMenurut_Rizky_.282011:264.29_dalam_Nina_Rahayu_.282014:42.29
- ↑ Menurut Semiawan(2010:104)
User Requirement
Elisitasi Tahap I
Elisitasi tahap I disusunberdasarkan hasil wawancara dengan teknisi. Berikut dilampirkan DiagramElisitasi Tahap I:
Tabel elisitas 3.6.1
Elisitasi Tahap II
Elisitasi TahapII dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasi melaluimetode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsiInessential (I) dan harus dieliminasi:
Tabel elisitas 3.6.2
Keterangan :
M (Mandatory) = Penting
D (Desirable) = Tidak terlalu penting
I (Inessential) = Tidak
Elisitasi Tahap III
Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas,dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali denganmenggunakan metode TOE dengan opsi HML.Berikut adalah requirementtersebut
Tabel 3.6.3 Elisitas III
Final Draft Elisitasi
Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut saya lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.