APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

TANGERANG

2017/2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Oleh :

Tangerang, 17 Juli 2018

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM DIGITALISASI ARSIP

KECAMATAN PAMULANG KOTA

TANGERANG SELATAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 17 Juli 2018

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan yang berjalan masih semi komputerisasi terutama pada hal pengelolaan arsip sampai pada proses pembuatan laporan yang mengakibatkan kurang efektif dan efisien. Sehingga diperlukan aplikasi sistem digitalisasi arsip untuk memanajemen arsip secara cepat tepat dan akurat yang memiliki keterkaitan pada keseluruhan data pada Kecamatan Pamulang. Penulisan laporan ini bertujuan untuk mempermudah pengelola dalam melakukan manajemen arsip sebagai penunjang dalam menentukan aktif atau tidaknya data serta mengurangi human error pada proses pencarian data di Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan. Untuk mendapatkan data dan informasi peneliti melakukan kegiatan observasi dan wawancara serta mencari studi pustaka yang memiliki keterkaitan dengan penelitian. Peneliti dalam melakukan analisa sistem menggunakan metode SWOT yang digunakan untuk mengetahui keadaan pada sistem yang sedang berjalan atau yang dibangun dengan melakukan pengukuran pada setiap tindakan. Peneliti menggunakan Unified Modelling Language dengan fokus pada usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Dalam merancang aplikasi digitalisasi arsip peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP, Framework CodeIgniter, XAMPP, Sublime Text, Google Chrome, Sistem Operasi Windows, dan Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition. Hasil dari analisa yang dilakukan oleh peneliti pada Kecamatan Pamulang yaitu dapat memberikan peningkatan pada efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip pada Kecamatan Pamulang dengan data yang valid terhadap data fisik.

Kata Kunci: Data, Arsip, Digitalisasi, Sistem

ABSTRACT

The archival digitalization system in Pamulang Sub-district of South Tangerang City is still semi-computerized, especially on things that can produce an effective and efficient process. Required required required required digital digital digital digital having has has overall overall overall overall Overall overall overall Entry This report aims to facilitate the management in determining whether the data and reduce human error in data search process in Pamulang District South Tangerang City. To obtain data and information about research and interviews and to look for literature studies that have relevance to the research. Researchers in performing system analysis using the SWOT method used to determine the state of the system that is running or built by taking measurements on each action. Researchers use Unified Modeling Language with focus on usecase diagrams, activity diagrams, sequence diagrams and class diagrams. Application digitization using PHP, CodeIgniter Framework, XAMPP, Sublime Text, Google Chrome, Windows Operating System, and Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition. The results of the analysis conducted by researchers in Pamulang District that can provide very accurate results of data in the District Pamulang with valid data on physical data.

Keywords : Data, Archive, Digitization, System

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan nikmat hidup, sehat dan memberikan seribu jalan sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Skripsi dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul laporan Skripsi ini yaitu “Aplikasi Sistem Digitalisasi Arsip Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan”.

Penulisan laporan Skripsi ini bertujuan sebagai salah satu syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, penulis memperoleh data dan informasi berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak-pihak terkait pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan serta studi pustaka dari berbagai sumber yang mendukung penulisan laporan ini.

Dalam penyusunan laporan Skripsi ini penulis menyadari jika tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari semua pihak, laporan skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Kritik dan saran yang membangun, yang penulis harapkan sebagai acuan untuk dapat berkarya lebih baik lagi.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian dari pembaca. Semoga Allah SWT memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan serta menjadi referensi bagi mahasiswa-mahasiswi yang akan melakukan penelitian.

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Eliaitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Elisitasi

Tabel 4.1 Perbedaan prosedur antara sistem berjalan dengan sistem usulan

Tabel 4.2 Spesifikasi Basis Data Admin

Tabel 4.3 Spesifikasi Basis Data Arsip

Tabel 4.4 Spesifikasi Basis Data Dokumen

Tabel 4.5 Spesifikasi Basis Data Tmberkas

Tabel 4.6 Spesifikasi Basis Data Trperizinan

Tabel 4.7 Daftar Pengujian Black Box Testing

Tabel 4.8 Pengujian Login Sistem Digitalisasi Arsip

Tabel 4.9 Pengujian Input Data Arsip

Tabel 4.10 Pengujian Input Detail Data Arsip

Tabel 4.11 Pengujian Input Data User

Tabel 4.12 Implementasi Hasil Analisa

Tabel 4.13 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Tabel 4.14 Daftar Estimasi Biaya

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

Gambar 2.2 Pengelompokkan Diagram UML

Gambar 2.3 Matriks Analisa SWOT

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kecamatan Pamulang Tahun 2017

Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.3 Sequence Diagram Pengarsipan Dokumen dan Pelaporan Dokumen

Gambar 3.4 Sequence Diagram Pencarian Dokumen

Gambar 3.5 Activity Diagram Pengarsipan dan Pelaporan Dokumen

Gambar 3.6 Activity Diagram Pencarian Dokumen

Gambar 4.1 Usecase Diagram yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Digitalisasi Arsip

Gambar 4.5 Prototipe Login

Gambar 4.6 Prototipe Beranda

Gambar 4.7 Prototipe Data Master Jenis Arsip

Gambar 4.8 Prototipe Data Master Jenis Dokumen

Gambar 4.9 Prototipe Tambah Data Jenis Arsip

Gambar 4.10 Prototipe Tambah Data Jenis Dokumen

Gambar 4.11 Prototipe Transaksi Buat Arsip

Gambar 4.12 Prototipe Tambah Data Arsip

Gambar 4.13 Prototipe Upload Berkas

Gambar 4.14 Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Tanggal

Gambar 4.15 Prototipe Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

Gambar 4.16 Prototipe Konfigurasi User

Gambar 4.17 Prototipe Tambah Pengguna

Gambar 4.18 Tampilan Login

Gambar 4.19 Tampilan Beranda

Gambar 4.20 Tampilan Data Master Jenis Arsip

Gambar 4.21 Tampilan Data Master Jenis Dokumen

Gambar 4.22 Tampilan Tambah Data Jenis Arsip

Gambar 4.23 Tampilan Tambah Data Jenis Dokumen

Gambar 4.24 Tampilan Transaksi Buat Arsip

Gambar 4.25 Tampilan Tambah Data Arsip

Gambar 4.26 Tampilan Upload Berkas

Gambar 4.27 Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Tanggal

Gambar 4.28 Tampilan Laporan Arsip dengan Filter Jenis Arsip

Gambar 4.29 Tampilan Konfigurasi User

Gambar 4.30 Tampilan Tambah Pengguna

1. Daftar Simbol Usecase Diagram

2. Daftar Simbol Activity Diagram

3. Daftar Simbol Sequence Diagram

4. Daftar Simbol Class Diagram

Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat berkembang pesat yang berdampak pada keseluruhan aktivitas atau kinerja pada setiap lini. Perkembangan pada teknologi informasi diiringi pula dengan adanya kebutuhan terhadap teknologi untuk mempermudah penyampaian informasi secara akurat, cepat dan relevan. Saat ini setiap aspek pada lingkup kerja juga membutuhkan adanya aplikasi atau sistem yang dapat mempermudah seseorang dalam melakukan pekerjaan.

Teknologi informasi yang berupa sistem atau aplikasi dapat di implementasikan hampir pada keseluruhan lingkup kerja dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja. Seperti halnya pada Kantor Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan khususnya pada bagian pengarsipan membutuhkan adanya sistem yang dapat melakukan penyimpanan terhadap arsip secara digital dengan tujuan dapat mempermudah pencarian data dan kemudahan akses untuk bagian lain yang membutuhkan data arsip tersebut. Kebutuhan akan adanya sistem atau aplikasi didasari oleh keadaan sistem yang berjalan pada Kantor Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan yang masih semi komputerisasi.

Pada Kantor Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan sistem pengarsipan data yang berjalan masih semi komputerisasi dalam melakukan penyimpanan, dan pendataan arsip yang menggunakan aplikasi Microsoft Office pada komputer dan menggunakan perangkat luar berupa flashdisk atau hard disk eksternal sebagai media penyimpanan. Bahkan untuk media penyimpanan arsip dalam bentuk fisiknya menggunakan file box (bindex) yang kurang efisien dan efektif ketika melakukan pencarian terhadap data arsip yang dicari. Terkadang data yang tercantum dalam file box dengan yang terdapat dapat dalam dokumen Microsoft Office berbeda atau tidak terstruktur. Hal ini mengakibatkan informasi yang diberikan tidak akurat.

Pada dasarnya seluruh kegiatan pengarsipan baik yang sudah tersistem, semi komputerisasi atau manualisasi akan berjalan dengan baik bila alur kinerjanya sesuai dengan aturan dan terstruktur. Namun alangkah lebih baik bila dilakukan dengan sistem yang dapat mengontrol seluruh kegiatan pengarsipan data atau surat-surat. Berdasarkan permasalahan yang terjadi dan hasil analisa diperlukan aplikasi sistem, maka penulis mengambil judul “Aplikasi Sistem Digitalisasi Arsip Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan”.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat diambil beberapa rumusan masalah yaitu :

Ruang lingkup pembahasan dalam penelitian ini adalah proses pada pengarsipan data yang terdigitalisasi pada sistem yang dapat mempermudah pencarian data. Berikut ini beberapa ruang lingkup dari sistem digitalisasi arsip pada Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan :

Contributors

Beni Hendriawan