PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN

PADA PT AEROFOOD INDONESIA

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI DAN

PEREKRUTAN CALON KARYAWAN PADA

PT AEROFOOD INDONESIA

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2017

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

PT Aerofood Indonesia divisi Inflight Catering unit Cengkareng merupakan salah satu perusahaan penyedia jasa airline catering bertaraf internasional. Dengan adanya standar yang diterapkan dalam perusahaan, maka diperlukan adanya karyawan memiliki kualitas kompetensi dan juga kemampuan softskill yang baik, agar perusahaan dapat terus berkembang, maju dan dapat bersaing di era globalisasi. Mengenai hal tersebut, proses seleksi dan perekrutan calon karyawan merupakan salah satu upaya atau bagian dari perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas. Dimana proses seleksi dan perekrutan bukan hal yang mudah, karena untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kepribadian yang baik dan berkualitas memerlukan prosedur perekrutan yang ketat dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Kesulitan lainnya yang sering terjadi dalam perekrutan adalah proses pemasangan iklan lowongan pekerjaan yang membutuhkan biaya yang cukup mahal, waktu ujian, proses administrasi dan delay decision. Dimana unntuk menganalisa berbagai macam masalah tersebut, digunakanlah metode analisa SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunity, Threath) dan Prototype.Untuk mengurangi atau menghindari hal-hal tersebut maka dibutuhkan model sistem perekrutan yang lebih baik. Perusahaan menginginkan adanya sistem yang baru agar dapat membantu meringankan tugas Human Capital dalam proses perekrutan calon karyawan. Sistem baru yang diusulkan adalah sistem online rekrutmen berbasis website, dimana hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu para staf HC terutama dalam hal penyusunan data berkas lamaran, data CV dan juga dokumen-dokumen pendukung lainnya agar menjadi lebih teratur, rapih dan juga disertai dengan adanya data statistik pelamar. Selain itu para pelamar atau pencari kerja juga dapat terbantu dalam hal pencarian infromasi pekerjaan pada PT Aerofood dan dapat mempermudah serta mempersingkat proses lamaran pekerjaan yaitu dengan tahapan awal ujian test online.

Kata Kunci: Seleksi, Rekrutmen, Karyawan , Analisa SWOT

ABSTRACT

PT Aerofood Indonesia Inflight Catering division in Cengkareng unit is one of the airline catering services with international quality. With the standard that is applied within the company, it would need for their employees to have good quality soft skill and also good competency, so the company can continue to grow, advance and be able to compete in the era of globalization. Regarding to this situation, the process of selection and recruitment of prospective employees is a part for the company to get a better qualified employee. Where the selection and recruitment process is not easy, because to get employees who have a good personality and quality requires strict recruitment procedures and takes quite a long time. Other difficulties often occur in recruitment is the process of job postings that require significant financial cost, time of examination, the administration process and delay decisions. Where the analyze a wide variety of these problems, the method is used the SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threat) and Prototype. For reduce or avoid the things that it takes the model a better recruitment system. Companies want the new system to help ease the task of Human Capital in the process of recruitment of prospective employees. The proposed new system is an online system of recruitment based website, where the results of this study are expected to help the staff of HC, especially in terms of data preparation application file, the data CV and supporting documents other in order to become more organized, neat and well accompanied by their statistical data of applicants. In addition, the applicants or job seekers can also aided in the searching the information for jobs that available at PT Aerofood and can simplify and shorten the process of job application is with the early stages of online test exam.

Key: Selection, Recruitment, Employee , SWOT Analysis

Segala puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunianya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyalesaikan laporan skripsi ini dengan baik. Adapun judul laporan skripsi ini adalah “Perancangan Sistem Informasi Seleksi dan Perekrutan Calon Karyawan pada PT Aerofood Indonesia”. ”.

Tujuan peneliti menulis laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan program Strata Satu (S1) yaitu pada Jurusan Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, penulis melakukan beberapa metode seperti penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan Laporan Skripsi ini. Pada kesempatan ini juga peneliti ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu peneliti dalam penulisan laporan Skripsi, antara lain : Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Laporan :

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.

Akhir kata, Semoga Allah SWT memberikan balasan rahmat kepada semua pihak yang telah membantu peneliti dalam pembuatan laporan Skripsi ini. Demikian peneliti sampaikan dengan harapan semoga laporan Skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak, khususnya pada Perguruan Tinggi Raharja dan PT Aerofood Indonesia-ACS (Aerowisata Catering Service) Bandara Soeakarno-Hatta

Calon karyawan yang berkualitas sangat dibutuhkan disetiap perusahaan untuk menunjang perkembangan dan kemajuan sebuah perusahaan, PT Aerofood Indonesia yang telah menerapkan HC (Human Capital) di perusahaan harus lebih selektif dalam memilih para calon karyawan. Jika sebuah perusahaan salah dalam melakukan pemilihan karyawan dapat menyebabkan perusahaan rugi dalam hal waktu, biaya, dan tenaga. Hal ini dikarenakan proses perekrutan calon karyawan membutuhkan waktu dan biaya yang cukup banyak.

Setiap perusahaan tak jarang memasang iklan lowongan pekerjaan untuk mencari calon karyawan baru. Seperti di PT Aerofood Indonesia yang memiliki tiga cara pengiklanan lowongan pekerjaan yaitu, pemasangan iklan lowongan untuk kandidat internal dengan cara memasang iklan lowongan dimading perusahaan, untuk kandidat external pemasangan iklan dilakukan di website perusahaan dan iklan lowongan kerja online. Pemasangan iklan seperti ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit, calon karyawan yang melihat lowongan pekerjaan yang diiklankan, untuk mendapatkan posisi yang dibutuhkan di perusahaan tersebut harus datang keperusahaan untuk mengikuti proses melamar serta melakukan tiga tahap interview, serangkaian test dan wawancara.

Calon karyawan yang lolos dalam seleksi pertama akan lanjut ketahap test (baik lisan maupun tertulis). Test dalam bentuk lisan maupun tertulis merupakan salah satu cara yang digunakan untuk menyeleksi calon karyawan di setiap perusahaan. Test tertulis, test lisan, psikotest dan wawancara sebagai bagian dari proses perekrutan oleh pihak HC dan user memerlukan banyak hal yang harus diperhatikan dengan teliti oleh calon karyawan maupun HC diperusahaan tersebut. Tidak hanya itu, penggunaan media kertas yang dibutuhkan pun akan meningkat, Hal ini akan berdampak pada lingkungan dan juga penumpukan kertas yang sangat banyak sehingga menimbulkan terjadinya pemborosan penggunaan kertas dan juga menambah ruang penyimpanan untuk berkas-berkas tersebut. Proses perekrutan dan seleksi calon karyawan belum tercatat secara baik dan dilakukan secara manual yaitu dengan menyeleksi satu per satu berkas calon karyawan yang memakan waktu yang relatif lebih lama.

Proses tahapan wawancara yang diterapkan memerlukan penyusunan jadwal wawancara, penyesuaian antara calon karyawan satu dengan calon karyawan yang lain, sehingga membuat pihak perusahaan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama untuk hasil keputusan terhadap calon karyawan yang diterima, hal ini akan membuat para calon karyawan menunggu lebih lama untuk kepastian status calon karyawan. Pihak HC yang telah mengeluarkan keputusan perekrutan karyawan harus melakukan pemindahan pencatatan serta rekap dari data-data calon karyawan yang bersumber dari dokumen kertas ke perangkat lunak (software) yaitu menggunakan Microsoft Excel.

Masalah lain yang juga perlu diperhatikan adalah data calon karyawan baru atau sebelumnya dan karyawan yang sudah bekerja diperusahaan tersebut. Arsip data yang banyak dari setiap tahunnya memerlukan tempat atau ruang penyimpanan, filing cabinet yang tersedia kurang menampung semua berkas yang ada, pemindahan berkas data tersebut akan selalu terjadi dari setiap tahunnya. Penyimpanan berkas-berkas dilakukan dengan cara scanning data hal tersebut belum sepenuhnya membantu dalam pencarian data-data karyawan.

Sistem usulan yang akan dibangun untuk mengurangi masalah yang telah dijelaskan diatas, diharapkan dapat membantu pemrosesan seleksi dan perekrutan calon karyawan. Sistem baru tersebut adalah sistem terkomputerisasi, dimana penggunaan sistem rekrutmen secara online dapat membantu para staf HC dalam hal penyusunan data berkas lamaran, data cv, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya agar lebih teratur dan rapih. Proses pengolahan dimana proses penyeleksian dan perekrutan calon karyawan yang di lakukan secara terkomputerisasi ini, dapat menentukan hasil test dengan baik dan akurat. Sehingga keputusan perekrutan calon karyawan yang diperoleh dapat menghemat waktu, biaya dengan hasil yang berkualitas.

Data statistik calon karyawan baru dan sebelumnya serta karyawan yang sudah bekerja akan tersimpan di dalam database, data tersebut akan mempermudah dalam pencarian data karyawan dalam membantu disetiap proses penyeleksian , dan perekrutan calon karyawan yang sedang berjalan. Perusahaan dapat menentukan jumlah perbandingan kualitas calon karwan baru dengan calon karyawan sebelumnya. sehingga dapat memberikan hasil perekrutan karyawan yang berkualitas dan menjadi lebih optimal.

PT Aerofood Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam jasa makanan (catering) untuk penerbangan, perusahaan tersebut masih mengalami kendala penyeleksian dan perekrutan calon karyawan seperti yang telah peneliti jelaskan di paragraf-paragraf sebelumnya. Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Seleksi Dan Perekrutan Calon Karyawan Pada PT Aerofood Indonesia”

Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan pada sub bab latar belakang, maka dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut :

Untuk memfokuskan penelitian pada pokok permasalahan yang ada, maka peneliti membuat batasan permasalahan. Yaitu mengenai batasan masalah yang akan dibahas dan yang tidak akan dibahas pada penulisan dan penelitian skripsi ini. Berikut ini adalah poin-poin yang akan menjadi batasan masalah :

Tujuan adalah poin-poin yang hendak dicapai atau dituju. Tujuan penelitian harus dinyatakan secara eksplisit, sejalan, dan selaras dengan rumusan masalah penelitian. Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

Adapun manfaat yang dihasilkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

Peneliti melakukan beberapa metode pengumpulan data, diantaranya :

Untuk mempermudah dan memperjelas dalam pembahasan masalah, peneliti menyusun laporan Skripsi menjadi beberapa sub-bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan secara umum tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan , manfaat penelitian, ruang lingkup dan metodologi penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data, analisa, metode analisa sistem, perancangan dan testing serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori umum, teori-teori khusus tentang topik penelitian, literature review sebagai acuan penulisan laporan dan pembuatan sistem usulan. Metode-metode yang dijadikan sebagai acuan dalam menentukan langkah-langkah penyelesaian masalah sampai dengan pengolahan data.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisikan struktur organisasi perusahaan PT Aerofood Indonesia, tugas dan tanggung jawab setiap departement, analisa masukan, analisa proses, anallisa keluaran, analisa sistem yang sedang berjalan, konfigurasi sistem dan penggambaran proses bisnis dalam bentuk gambar ilustrasi dan elisitasi dari tahap satu, dua, tiga sampai final elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisikan tentang sistem usulan yang digambarkan menggunakan UML, prototype sebagai model desain rancangan program, spesifikasi database, tampilan output program, pengujian sistem, schedule penelitian, dan biaya penelitian (hibah).

BAB V PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari hasil riset dan penelitian secara keseluruhan dan saran untuk pengembangan di masa yang akan datang sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik lagi dari sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

Menurut Suprihadi dkk dalam Jurnal CCIT (2013: 310). “Data merupakan sekumpulan keterangan atau bukti mengenai sesuatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri, belum di organisasikan belum diolah atau di proses”.

Nasaruddin dalam Jurnal CCIT Vol.6 No.2, 2013:226-227). “Sistem merupakan suatu kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan dan memiliki ketergantungan satu sama lain, sistem dapat dikatakan berjalan jika komponen-komponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan”.

Menurut Tantra (2012:1), “informasi dapat diartikan sebagai pemrosesan input yang terorganisir, memiliki arti, dan berguna bagi orang yang menerimanya. Informasi memiliki beberapa karakteristik, yaitu dapat diandalkan (reliable), relevan, memiliki keterkaitan dengan waktu (timely), lengkap, dapat dipahami dan diverifikasi. Menurut Nugroho dan Adi (2011:128). “Sistem infromasi merupakan sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menganalisis, menyimpan dan menyebarkan informasi tujuan yang spesifik”.

Contributors

Dian Kurniati, Ratna Herlina Wati, Siti Nurhayati, Taufan jherico