PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

OLEH:

1222473921 Reza zulian pramana

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

TANGERANG

(2015/2016)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh:

Disahkan Oleh :

Tangerang, 23 Juni 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2015/2016

Disetujui Penguji :

Tangerang, 29 September 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Sejalan dengan kemajuan zaman dengan disertai laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, komputer tidak hanya digunakan sebagai alat pemrosesan data tetapi juga berfungsi sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis. Saat ini sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar yang di terapkan pada kantor kecamatan rajeg kabupaten tangerang masih belum menggunakan sistem terkomputerisasi. Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan menggunakan buku besar yang masih memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pemasukan data. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala-kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal maupun eksternal dan dengan Metode PIECES yang dapat menganalisis dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah menganalisis secara keseluruhan penulis mengusulkan sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar berbasis web yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukan data serta mengolah data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Oleh karena itu, dengan adanya sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar berbasis ini di harapkan akan menjadi lebih baik serta semua data yang diolah tersimpan lebih terjamin dan terpelihara, selain itu dapat menghemat waktu dalam kinerjanya, karena sistem komputer dapat melakukan pekerjaan yang cepat, tepat, akurat, dan data yang dihasilkan adalah data yang benar-benar valid.

Kata Kunci: Pengarsipan Data, Surat Masuk, Surat Keluar

ABSTRACT

In line with the progress the days of with accompanied growth rate the science and technology at rapidly, the computer does not only used as an instrument data processing but also function as a means of data processing information quickly, right, and systematic.Now the system for data a letter in and a letter out in apply the office kecamatan rajeg tangerang still still not use computerized system.In data processing a letter in and a letter out on sub-district office rajeg still have some disadvantages of them, in file recording a letter in and a letter out still have to be in note and dibukukan use the ledger that it is still possible error flags in of entering the file. Based on problems above then the researcher analyze the constraints that have been exists with the method of analysis training to see in terms of factors internal and external and with the methods pieces that able to analyze of out-of-date systems to the new system .Having analyzed overall writer proposed system for data a letter in and a letter out web-based that serves as the data storage .And therefore this the new system can reduce a mistake while admit data and process data being fast and the reports that produced in accordance with the data that is. Hence , with the system for data a letter in and a letter out based in expect it to be be better and all the data process is be more secured their shells , in addition are saving the time in its performance , because of the system a computer can do the work which fast , right , accurate , and data generated is the data is valid .

Keywords: inbox, outgoing mail, data processing.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’aalamin.

Segala puji bagi Allah SWT juga junjungan kita Rasulullah SAW yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan laporan Skripsi yang berjudul .“PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG KABUPATEN TANGERANG”.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer Raharja Tangerang. Dalam penyusunan laporan Skripsi penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan dari setiap pihak, maka Skripsi ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu.

Penulis berharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa khususnya. Dan semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perbandingan dalam periode selanjutnya dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar besarnya kepada:

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku selaku Ketua STMIK RAHARJA.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang AkademikSTMIK Raharja.
3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.
4. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu , pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam menganalisis laporan Skripsi ini.
5. Bapak Ilamsyah, M.Kom, sebagai dosen Pembimbing II yang telah membantu, membimbing dan membina dalam pembuatan laporan Skripsi ini.
6. Para Dosen STMIK Raharja yang telah banyak membantu dan membimbing serta memberikan ilmu pengethuanya kepada penulis selama perkuliahan.
7. Bapak Ahmad Yoni.S.IP sebagai stakeholder yang telah membantu dalam memberikan data-data dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi.
8. Kepada Orang Tua yang selama ini telah setia memberikan dorongan semangat, perhatian, dan doa.
9. Rekan-rekan grup upin-ipin (Achmad Khoirul Padli, Aditya Giyantono, Agus Gunawan, Andreas Persadaan Haloho, Bagus An Arif, Diar Eka Purnama, Diki Arif Rahman, Dona Listyanto, Dewa Made Cahyadi Yudistira, Jaka Prima Maulana, Nur Irfan).

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menyadari masih terdapat kekurangan-kekurangan serta kelemahan-kelemahan, untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik dari seluruh pihak untuk menyempurnakan penyusunan laporan ini. Semoga Allah SWT. senantiasa menyertai langkah kita semua dalam meraih cita-cita menuju kesuksesan, Amin.

BAB I

Latar Belakang

Sejalan dengan kemajuan zaman dengan disertai laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, mengubah para pelaku dunia untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis.

Kebutuhan akan suatu sistem informasi terkomputerisasi pada zaman sekarang ini mencakup kesegala bidang. Perkembangan dunia teknologi informasi memungkinkan setiap individu maupun instansi dan perusahaan mengaktualkan dirinya untuk berkembang dengan kondisi yang ada. Salah satu sektor kehidupan manusia yang paling banyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran baik perkantoran yang berorientasi pemerintahan maupun non-pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja, maupun lebih dari merupakan sarana utama untuk memenangkan persaingan yang semakin kompetitif.

Dengan adanya sistem terkomputerisasi yang baik, maka kegiatan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang dapat dikatakan masih kurang efektif dan efisien. Semua proses masih belum menggunakan sistem komputerisasi, diantaranya dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan di buku besar, sering mengalami kesulitan dalam pencarian data-data lama dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data-data tersebut, selain itu adanya masalah yang di hadapi dalam membuat laporan surat masuk dan surat keluar, Mudah hilang dan rusaknya dokumen, serta membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas penulis mengambil judul penelitian “PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG KABUPATEN TANGERANG”.

Perumusan Masalah

Pada Sistem Informasi Pengolahan Data Suarat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang sering kali menghadapi permasalahan, berdasarkan latar belakang diatas, mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang saat ini?
2. Apakah proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanan data yang efisien sehingga tidak akan terjadi kehilangan data?
3. Sistem seperti apakah yang dapat menjadi solusi masalah-masalah dalam penginputan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dalam laporan ini mengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang, yang dalam hal ini penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian diatas meliputi, diantara lain:

1. Mengetahui bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Kantor Kecamatan Rajeg.
2. Mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendatan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang.
3. Membangun sebuah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang lebih optimal pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang..

Manfaat Penelitian

1. Menganalisa permasalahan dan kendala-kendala yang ada..
2. Mempermudah Pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan keluar, sehingga proses tersebut dapat terkontrol dengan baik.
3. Menambah pengetahuan bagi penulis serta mengimplementasikan dan pengembangan kemampuan yang dimiliki.

Metode Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Skripsi, peneliti menggunakan beberapa metode yang digunakan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai berikut :

Metode Pengamatan (Observation)

Melakukan tinjauan langsung ke Kantor Kecamatan Rajeg, untuk mengamati sistem yang berjalan saat ini, guna mendapatkan data secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan untuk menulis laporan Skripsi.

Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan bagian Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang khusus menangani pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang sebagai sumber data dan informasi. Metode ini dilakukan bertujuan untuk memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya, saat melakukan pengamatan secara langsung.

Metode Studi Kepustakaan

Selain melakukan observasi penulis juga melakukan pencarian data dengan cara studi pustaka dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dari beberapa sumber (Literature) seperti buku, internet, jurnal dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi.

Metode Analisa

Analisis merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal di dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Analisis sistem yang digunakan penulis penelitian ini adalah teknik SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengolahan dan pengembangan sistem. Selain itu teknik analisis lainnya adalah PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency), dengan melakukan Analisis PIECES akan didapatkan masalah utama dan dapat melakukan peningkatan dari sistem yang lama.

Metode Perancangan

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode rancangan berorientasi objek dengan beberapa tahapan pembuatan 4 (empat) macam diagram UML (Unified Modelling Language) melalui tahapan pembuatan dengan menggunakan : Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. dengan menggunakan Visual Paradigm 10.0 kemudian pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum dalam elisitasi. Bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan menggunakan Mysql.

Metode Pengujian

Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran yang diteliti pada laporan ini pada setiap bab, adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut :

DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka ini berisi studi pustaka yang digunakan sebagai referensi untuk menyusun laporan ini.

LAMPIRAN
Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran-lampiran yang melengkapi laporan sebagai lampiran.

BAB II

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Sebuah sistem yang tepat guna akan memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahaan dalam pencapaian sasaran serta tujuan perusahaan. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:

Menurut Sutarman (2012:13)^[1], “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

Yakub (2012:1)^[2], “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.

Menurut Tata Sutabri (2012:16)^[3], menarik kesimpulan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut tentang pengertian secara umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, seperti sistem pernapasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yang terdiri dari hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antara unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Seperti sistem pernapasan kita bertujuan menyediakan oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita bertujuan menyediakan oksigen dan tersebut yang berupa hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dan darah bekerjasama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, sistem pernafasan kita merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh, contoh sistem satuan adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, dan sistem pertahanan tubuh.

Menurut Lili Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2 (2010:208),^[4], sistem didefinisikan, “Analisa secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau sub sistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20)^[3], “Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran”.

Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components)
   Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
2. Batasan Sistem (Boundary)
   Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
   Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.
5. Masukkan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan ”data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Pengolahan Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Saran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Taufiq (2013:22)^[5], “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.” Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

1. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem yang berinteraksi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.
4. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana dalan jurnal CCIT (2010:197)^[6], “pada metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain". Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:.

1. Analisa Sistem
   Melakukan analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, apa saja kekurangannya.
2. Spesifikasi Sistem
   Melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.
3. Perancangan
   Yaitu tahapan untuk melakukan perancangan suatu aplikasi, terdapat tiga tahapan perancangan, yaitu: perancangan interface, perancangan isi, dan perancangan program.
4. Testing
   Setelah sistem berhasil dirancang, langkah selanjutnya adalah pengujian untuk melihat apakah sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan. Dalam tahap ini, juga dilakukan penyesuaian-penyesuaian akhir.
5. Implementasi
   Pada tahap ini, program yang telah diuji secara offline kemudian diimplementasikan online dan dipublis secara resmi.
6. Perawatan
   Langkah terakhir dari SDLC yaitu maintenance dimana pada tahap ini sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan.

Tahapan Perancangan Sistem

Perancangan sistem (design system) merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

Menurut Humisar Hasugian (2012:2)^[7], “Desain atau perancangan adalah tahapan dimana dimulai analisa mengenai bentuk input sistem, rancangan database, output sistem dan skema alur kerja program”.

Menurut Siti Aisyah dkk dalam Jurnal CCIT Vol. 4 (2011:203)^[6], mendefinisikan bahwa, Dalam metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode SDLC yang dikenal dengan nama “System Development Life Cycle”. (SDLC) merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain.

Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut :

1. Perancangan Sistem
   Dalam tahapan perencanaan sistem ini dijelaskan bagaimana langkah-langkah dalam perancangan aplikasi.
2. Analisa Sistem
   Melakukan analisa sisem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem apa saja kekurangannya.
3. Perancangan
   Tahapan untuk melakukan perancangan aplikasi, terdapat 3 (tiga) tahapan perancangan, yaitu : Perancangan Interface, Perancangan isi, dan Perancangan program.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Situmorang (2010:1)^[8], “ Data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap. Diketahui artinya yang sudah terjadi merupakan fakta (bukti). Data dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau personal”.

Menurut Sutarman (2012:3) ^[1], “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angkaangka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

Menurut Tata Sutabri (2012:1) ^[3], “sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu di dalam dunia bisnis”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta dari sesuatu, kejadian, aktifitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan berupa angka, tulisan, gambar, suara ataupun tokoh namun belum diorganisasikan dalam bentuk yang dapat dimengerti.

Klasifikasi Data

Menurut Tata Sutabri (2012:1) ^[3], “data itu sendiri dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat, dan sumber”. Mengenai penjelasan klasifikasi data tersebut akan diurai dibawah ini.

1. Klasifikasi data menurut jenis data, yaitu:
   • Data Hitung (Enumeration atau Counting Data) adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data hitung adalah presentase dari suatu jumlah tertentu. Mencatat jumlah mahasiswa dalam suatu kelas atau presentase dari mahasiswa/i dalam kelas akan menghasilkan suatu data hitung.
   • Data Ukur (Measurement Data) adalah data yang menunjukan ukuran mengenai nilai sesuatu. Angka tertentu atau huruf tertentu yang diberikan oleh seorang dosen kepada seorang mahasiswa setelah memeriksa hasil tentamennya merupakan data ukur. Angka yang ditunjukan alat barometer atau thermometer adalah hasil proses pengukuran.
2. Klasifikasi data menurut sifat data, yaitu:
   • Data kuantitatif (quantitative data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. Jika jumlah universitas negeri di indonesia dibagi dalam 2 golongan maka ada golongan pertama yang jumlah mahasiswanya lebih dari 5000 orang dan golongan yang lain kurang dari 5000 orang. Ini merupakan penggolongan kuantitatif.
   • Data kualitatif (qualitative data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat tertentu. Penggolongan fakultas-fakultas pada universitas negeri menjadi fakultas exacta dan fakultas non-exacta merupakan pemisahan menurut sifatnya. penggolongan mahasiswa pada fakultas yang menggunakan sistem kredit kedalam penilaian studi dengan grade A, B, C, D didasarkan pada pemisah sifat-sifat kualitatifnya.
3. Klasifikasi data menurut sumber data, yaitu:
   • Data internal (internal data) adalah data yang asli, artinya data sebagai hasil observasi yang dilakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain.
   • Data eksternal (external data) adalah data hasil observasi orang lain. Seseorang boleh saja menggunakan data untuk suatu keperluan, meskipun data tersebut hasil kerja orang lain.

Pengolahan Data

Menurut Tata Sutabri (2012:1) ^[3], "Data merupakan bagian mentah untuk diolah yang hasilnya kemudian menjadi informasi. Dengan kata lain, data yang telah diperoleh harus diukur dan nilai baik dan buruk, berguna atau tidak dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai. Pengolahan data terdiri dari kegiatan-kegiatan penyimpanan data dan penanganan data". untuk lebih jelasnya akan diuraikan seperti dibawah ini.

1. Penyimpanan data (data storage)
   

   Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filing), pencarian (searcing), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. file dapat berbentuk map, ordner, disket, tape, hard disk, dan lain sebagainya. Sebelum disimpan, suatu data diberi kode menurut jenis kepentingannya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah mencarinya. Pengkodean memegang peranan penting. Kode yang salah dapat mengakibatkan data yang masuk kedalam file juga salah yang selanjutnya akan mengakibatkan kesulitan dalam mencari data tersebut apabila diperlukan. jadi, file diartikan sebagai suatu susunan data yang terbentuk dari sejumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha.

   Sistem yang umum dalam penyimpanan data (faling) ialah bedasarkan lembaga, perorangan, produksi, atau lain-lainnya, tergantung dari sifat organisasi yang bersangkutan. kadang-kadang dijumpai kesulitan apabila menghadapi suatu data dalam bentuk surat misalnya, yang menyangkut ketiga klasifikasi tadi. Untuk memperoleh kemudahan dalam pencarian data (searching) di dalam file maka file dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

   • File induk

   File induk ini berisi data-data permanent yang biasanya hanya dibentuk satu kali saja dan kemudian digunakan untuk pengolahan data selanjutnya.

   • File transaksi
   File transaksi berisi data-data temporer untuk suatu periode atau untuk suatu bidang kegiatan atau suatu periode yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.
2. Penanganan data (data handling)
   

   Penanganan data meliputi berbagai kegiatan seperti: pemeriksaan, perbandingan, pemilihan, peringkasan, dan penggunaan. Pemeriksaan data mencakup pengecekan data yang muncul pada berbagai daftar yang berkaitan atau yang datang dari berbagai sumber, untuk mengetahui berbagai sumber dan untuk mengetahui perbedaan atau ketidaksesuaian, pemeriksaan ini dilakukan dengan kegiatan pemeliharaan file (file maintenance).

   Pemilihan atau sorting dalam rangka kegiatan penanganan data mencakup peraturan kedalam suatu urutan yang teratur, misalnya daftar pegawai menurut pangkatnya, dari pangkat yang tertinggi sampai yang terendah atau daftar pelanggan dengan menyusun namanya menurut abjad dan lain sebagainya. Peringkasan merupakan kegiatan lain dalam penanganan data. Ini mencakup pilihan, misalnya daftar pegawai yang telah mengabdikan dirinya kepada organisasi/perusahaan lebih dari 10 tahun atau daftar pelanggan yang memesan beberapa hasil produksi sekaligus dan lain-lain.

   Pengguna data (data manipulation) merupakan kegiatan untuk menghasilkan informasi. Kegiatan ini meliputi komplikasi tabel-tabel, statistik, ramalan mengenai perkembangan, dan lain sebagainya. Tujuan manipulasi ini adalah menyajikan informasi yang memadai mengenai apa yang terjadi pada waktu yang lampau guna menunjang manajemen, terutama membantu menyelidiki alternatif kegiatan mendatang.

Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5)^[2], data dapat dibentuk menjadi 5 (lima), antara lain sebagai berikut:

1. Teks
   Teks adalah sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.
2. Data yang Terformat
   Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
3. Citra (Image)
   Citra atau Image adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.
4. Audio
   Audio adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
5. Video
   Video adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Hirarki

Menurut Yakub (2012:5)^[2], Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

1. Elemen Data
   Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.
2. Record
   Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.
3. File
   File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi.

Definisi Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)^[1], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

Menurut Tata Sutabri (2012:29)^[3], “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya".

Menurut Maimunah, dkk dalam jurnal CCIT Vol. 5 No. 3 (2012:284)^[9], ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yanglebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)^[1], Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
2. Untuk mendapatkan pengalaman.
3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
4. Untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.
5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:41)^[3], kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Akurat (accurate)
   Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Pada Waktunya (timeline)
   Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (relevance)
   Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang berbeda.

Fungsi Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:31)^[3], Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mengkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

Siklus Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:33)^[3], data diolah menjadi suatu model informasi, kemudian si penerima akan menangkap informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan. Tindakan si penerima menjadi sebuah data baru. Data tersebut akan ditangkap sebagai input dan diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu silkus. Siklus inilah yang disebut “Siklus Informasi” (information Cycle).

Konsep Dasar Analisa dan Implementasi Sistem

Definisi Analisa Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:220)^[3],“tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322) ^[10],Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.

Tahapan Analisa Sistem

Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322)^[10],“Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Tahapan Implementasi Sistem

Menurut Murad (2013:52) ^[11],"Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”.

Menurut Nasution (2012:118) ^[12],“Implementasi atau pengujian adalah tahapan di mana software yang telah selesai dikembangkan dilakukan pengujian dengan metode black box agar semua komponen sistem apakah sesuai dengan analisis kebutuhan pada awal perancangan”.

"Menurut Sutabri (2012:229)^[3],setelah sistem dianalisis dan dirancang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
2. Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

Konsep Dasar SWOT

Definis SWOT

Gambar 2.1. SWOT Analysis

Menurut Rangkuti (2011:199) ^[13],“Penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan external. Faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal strengths dan weakness serta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis. Analisa SWOT membandingkan antara faktor external peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses)”.

Menurut Siti Ainiyah (2015:252) ^[14],SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.

Menurut pendapat yang dikemukakan di atas, maka dapat disimpulkan analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.

1. Tujuan Analisi SWOT
   

   Menurut Rangkuti (2011:197)^[13],“Tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor external peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.

   Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari matriks SWOT digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan :

   • S-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
   • W-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
   • S-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
   • W-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.
2. Manfaat Analisis SWOT
   

   Menurut Siti Ainiyah (2015:289)^[14],Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, Manfaatnya adalah :

   • Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.
   • Untuk membuat rekomendasi.
   • Informasi lebih akurat.
   • Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).
   • Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.

Konsep Dasar PIECES

Definisi PIECES

Menurut James Wetherbe (2012) ^[15],“PIECES adalah untuk mengoreksi atau memperbaiki sistem informasi bagi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Berikut ini daftar identifikasi masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi”.

1. Performance
   Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses berkas yang masuk kepada organisasi dibutuhkan berapa orang jam? Kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kerja. Waktu respon penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respon ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian dalam proses transaksi-transaksi sebelumnya.
2. Information
   Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi yang relevan - 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi bagaimanapun bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan pada situasi saat tentang kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam jumlah, informasi maupun dalam hal macam informasinya. Terlalu banyak informasi (kelebihan informasi) yang dimaksud terlalu banyak informasi disini adalah banyaknya informasi yang berserakan belum terkumpul, belum terformat, dan masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan dengan masalah yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk memilih dan memilih informasi yang relevan. Informasi tidak dalam format yang berguna adalah bahwa informasi sudah tersedia, hanya saja bentuk dan format nya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembaca informasi tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan memanfaatkan informasi tersebut. Informasi tidak akurat – adalah bahwa informasi tersebut tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, beserta dengan penyebab-penyebab nya tidak akurat. Informasi sulit diproduksi adalah bahwa informasi tersebut tidak mudah dalam proses produksinya diantaranya data yang tidak lengkap baik dalam jumlah maupun macamnya. Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya - adalah bahwa informasi tersebut datang tidak pada waktu yang tepat, baik dalam hal waktu datang nya ataupun situasi yang terjadi ketika informasi tersebut datang.
3. Economics
   Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak sumber Biaya terlalu tinggi Secara umum keuntungan- keuntungan yang didapat ketika menerapkan sistem informasi, selain yang tersebut di bawah ini masih ada lagi keuntungan–keuntungan yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasikan. Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan teknologi informasi atau sistem informasi dalam menjalankan proses bisnis nya.
4. Control
   Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlihat lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat sehingga sistem jadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu keamanan dan kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
5. Efficiency
   Dimana data yang berlebihan di inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak akan efisien dalam penggunaan sumber daya. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memori, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
6. Service
   Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Rincian kelemahan layanan data sistem telah teridentifikasi dibawah ini, berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi : Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru yang tidak umum Sistem tidak terkompatible dengan sistem yang lain.

Teori Khusus

Pengertian Arsip

Menurut Donni Juni Priansa (2013:157)^[16],Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas.

Pengertian Arsip

Menurut Barthos (2013:36)^[17],“surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”

1. Surat Masuk
   

   Menurut Barthos (2013:38)^[17],“surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”. Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

2. Surat Keluar
   

   Menurut Barthos (2013:38)^[17],“surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas. Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

1. Definisi UML (Unified Modeling Language)
   

   Menurut Adi Nugroho (2011:6)^[18],“UML” (Unified Modeling Language) adalah ‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan yang kompleks sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

   Menurut Widodo dan Herlawati (2011:6)^[19],“UML singkatan dari Unified Modeling Language yang berarti bahasa pemodelan standar”.

   Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan UML adalah bahasa yang digunakan untuk pemodelan dari sistem perangkat lunak.

2. Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)
   
   1. Use Case
      

   Menurut Murad (2013:57),^[11],“Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

   Menurut Triandini (2012:18)^[20],langkah-langkah membuat diagram use case:.

   a. Mengidentifikasi aktor. Perhatikan bahwa aktor sebenarnya adalah peran yang dimainkan oleh pengguna. Alih-alih menyusun daftar

   aktor sebagai Bob, Maria, atau Tuan Hendricks, sebaiknya identifikasi peran spesifik yang dimainkan oleh orang-orang tersebut.

   Ingatlah orang yang sama mungkin memainkan berbagai peran karena ia menggunakan sistem. Sistem lain juga dapat menjadi aktor dari

   sistem.

   b. Setelah peran aktor teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh peran-peran tersebut

   dalam penggunaan sistem. Tujuan tersebut merupakan tugas yang dilakukan oleh aktor untuk mencapai beberapa fungsi bisnis yang

   memberikan nilai tambah bagi bisnis.

   2. Activity Diagram
   

   Menurut Murad (2013:53),^[11],“Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

   Menurut Vidia (2013:20)^[21],“Activity diagram dibuat berdasarkan aliran dasar dan aliran alternatif pada skenario use case diagram. Pada activity diagram digambarkan interaksi antara aktor pada use case diagram dengan sistem”.

   3. Sequence Diagram
   

   Menurut Vidia (2013:21),^[21],”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya”.

   Menurut Wijayanto (2013:35),^[22],”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan sequence diagram yang menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut”.

   4. State Chart Diagram
   

   Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem, memuat state, transisi, event, dan aktifitas. Diagram ini terutama penting untuk memperlihatkan sifat dinamis dari antarmuka, kelas, kolaborasi dan terutama penting pada pemodelan sistem-sistem yang reaktif.

   5. Class Diagram
   

   Menurut Wijayanto (2013:33),^[22],“Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.

   Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

3. Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language)
   

   Menurut Adi Nugroho (2010:16),^[18],langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) diantaranya sebagai berikut :

   Langkah-Langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language) :

   a. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
   

   b. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem,

   kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatanlain.
   

   c. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
   

   d. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
   

   e. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
   

   f. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan / atau collaboration untuk tiap alur pekerjaan, jika

   sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.
   

   g. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
   

   h. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki 'class lengkap

   dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit testuntuk menguji fungsionalitas class dan interaksi

   dengan class lain.
   

   i. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah

   component diagram pada tahap ini. Kemudiam juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan

   baik.
   

   j. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan

   sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.
   

   k. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan :
   

   1. Pendekatan use case dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode

   yang lengkap dengan test.
   

   2. Pendekatan komponen yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.
   

3. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki modelbeserta code-nya. Model harus selalu sesuai dengan yang aktual.


4. Perangkat lunak siap dirilis.


4. Bangunan Dasar Metodologi UML (Unified Modeling Language)
   

   Menurut Adi Nugroho (2010:117),^[18],bangunan dasar metodologi UML menggunakan dua bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu:

   a. Sesuatu (things)
   Ada 4 (empat) things dalam Unified Modeling Language (UML),yaitu:

   1. Structural things
   Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

DAFTAR PUSTAKA

1. ↑ ^{1,0 1,1 1,2 1,3} Sutarman. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara.
2. ↑ ^{2,0 2,1 2,2} Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”,Yogyakarta: Graha Ilmu.
3. ↑ ^{3,00 3,01 3,02 3,03 3,04 3,05 3,06 3,07 3,08 3,09 3,10} Sutabri Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta : Andi Ofsett.
4. ↑ Tanti Lili. 2010. “Pengembangan Perangkat Ajar Berbantuan Komputer Untuk Mempelajari Tata Bahasa Inggris”. Jurnal CCIT Vol.3 No.2 Januari 2010 Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja
5. ↑ Taufiq, Rohman. 2013. “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Yogyakarta: Graha Ilmu.
6. ↑ ^{6,0 6,1} Aisyah Siti dan Nawang Kalbuana. 2011. “Perancangan Aplikasi Akademik Teknologi Mobile Menggunakan J2ME”. Journal CCIT Vol-4 No. 2-Januari 2011.,Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
7. ↑ Humisar Hasugian dan Ahmad Nur Shidiq .2012. “Rancang Bangun Sistem Informasi Industri Kreatif Bidang Penyewaan Sarana Olah Raga”. Jakarta .
8. ↑ Situmorang. 2010. “Buku Analisis Data”. Medan: Katalog Dalam Terbitan (KDT).
9. ↑ Murad, Dina Fitria, Nia Kusniawati dan Agus Asyanto. 2013. “Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1-September 2013.
10. ↑ ^{10,0 10,1} Henderi, dkk. 2011. “Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics”.Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011. Vol. 7, No. 1-September 2013.
11. ↑ ^{11,0 11,1 11,2} Murad, Dina Fitria, Nia Kusniawati dan Agus Asyanto. 2013. “Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1-September 2013.
12. ↑ Nasution, Ruslan Efendi. 2012. “Implementation Sms Gateway In TheDevelopment Web Based Information System Schedule Seminar Thesis”. Lampung: Unila.
13. ↑ ^{13,0 13,1} Rangkuti. Freddy. 2011. “Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko. SWOT Balanced Scorecard”. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
14. ↑ ^{14,0 14,1} Ainiyah, Siti. 2015. “Perancangan Sistem Informasi Sebagai Sarana Pembayaran Perlengkapan Sekolah Pada Koperasi SMAN 6 Tangerang”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
15. ↑ Wetherbe, James.2012. buku Systems Analysis and Design : Traditional, Best Practices 4th.
16. ↑ Donni Juni Priansa, 2013. “Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan Profesional”;. Bandung: alfabeta.
17. ↑ ^{17,0 17,1 17,2} Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.
18. ↑ ^{18,0 18,1 18,2} Nugroho, Adi. 2010. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Object”. Bandung: Institut Teknologi Bandung.
19. ↑ Widodo, Prabowo Pudjo. 2011. “Menggunakan UML”. Bandung: Institut Teknologi Bandung.
20. ↑ Triandini. Evi dan Suardika. I Gede. 2012. “Step by Step Desain Proyek Menggunakan UML”. Yogyakarta: Andi Ofsett.
21. ↑ ^{21,0 21,1} Vidia, Dhanada dan Anuttama. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya Dengan Metode Berorientasi Objek”. Surabaya: Universitas Airlangga.
22. ↑ ^{22,0 22,1} Wijayanto, Tegar. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Barang Dengan Metode Berorientasi Objek Di U.D. Aneka Jaya Surabaya”. Surabaya: Universitas Airlangga.

Contributors

Jaka Prima Maulana, Reza zulian pramana