PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB

KOTA TANGERANG

SKRIPSI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

(2015/2016)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh:

Disahkan Oleh:

Tangerang, 23 Juni 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB

KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh:

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan SISTEM INFORMASI

Konsentrasi SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disetujui Oleh:

Tangerang, 23 Juni 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB

KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh:

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan SISTEM INFORMASI

Konsentrasi SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Tahun Akademik 2015/2016

Disetujui Penguji:

Tangerang, Januari 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh:

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2016

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Sistem Informasi dan Teknologi pada zaman saat ini telah dipergunakan dalam berbagai bidang. Dalam setiap organisasi Instansi Perkantoran sangat membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu dalam pekerjaan dari setiap rangkaian organisasi tersebut, yang bisa membuat pekerjaan menjadi cepat, dan efisien. Sebuah komputer mampu memegang peran penting dalam pengolahan data serta dapat menyelesaikan masalah yang kecilo maupun masalah yang komplek. Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang sering kali mengalami masalah dalam pendataan sistem surat masuk dan surat keluar sehingga membuat kinerja menjadi sedikit lebih mengulang waktu dan tidak efisien. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan Ms.Excel dan manual sehingga sistem tersebut belum dapat membantu dalam sistem pekerjaan pendataan surat masuk dan surat keluar karna tidak optimal. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar dikarenakan masih adanya kesalahan atau pengulangan data saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Membuat suatu sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik dan dapat dipergunakan dengan nyaman, maka dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data yang baik sehingga saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar tidak membutuhkan waktu yang lama. Dari beberapa masalah yang ada di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru yang dapat membatu kinerja saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi semua sistem tersebut mempunyai fungsi untuk tempat penyimpanan data. Sehingga dapat diharapkan dengan adanya sistem yang baru dapat membantu dalam pengolahan data dengan cepat sehingga pengarsipan tidak memakan waktu yang lama dan pengarsipan yang dihasilkan menjadi lebih baik dan keamanan lebih kuat. Sistem saat ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan admin dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik.

Kata kunci : Sistem, Informasi, Surat Masuk, Surat Keluar.

ABSTRACT

Information Systems and Technology in the current era has been used in various fields. In any organization Office Agencies urgently need a system that can help in the work of each set of the organization, which can make the job quickly and efficiently. A computer is able to play an important role in data processing and can solve problems that kecilo and complex problem. The UN Office and BPHTB Kota Tangerang often run into problems in the data collection system of incoming and outgoing mail so as to make a repeat performance becomes a little more time and inefficient. The current system is still using manual Ms.Excel and so the system is not able to assist in the data collection system of incoming and outgoing mail because we are not optimal. Reports generated at this time has not been accurate in archiving incoming and outgoing mail is still due to error or repetition of data when archiving incoming and outgoing mail. Creating a data collection system incoming and outgoing mail is good and can be used comfortably, it needed a system that has a good data storage so that when archiving incoming and outgoing mail does not require a long time. From some of the problems that exist above the researchers propose a new system that can petrify performance when archiving incoming and outgoing mail application using all of these systems have a function for data storage. So it can be expected that with the new system can help in processing data quickly so that archiving does not take a long time and archiving produced better and stronger security. The current system is expected to further support the admin in processing incoming and outgoing mail for the better.

Keywords: System, Information, Inbox, Outgoing Mail.

Bismilahirrahmanirrahim,

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan nikmat hidup dan sehat serta senantiasa melimpahkan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir Skripsi ini dengan baik dan benar.

Adapun yang menjadi judul dalam penyusunan Skripsi ini adalah “Rancangan Sistem Informasi Manajemen E-Document Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang”. Penulis telah berusaha untuk melakukan dengan sebaik-baiknya namun diyakini masih terdapat kekurangan. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca dengan melengkapi dan menyempurnakan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini.

Selama melakukan Tugas Akhir (Skripsi) ini banyak bimbingan dan dukungan yang diberikan berbagai pihak, sebagai Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada :

Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini penulis menyadari masih banyak kekurangan karena keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Maka dari itu kritik dan saran demi perbaikan dimasa depan.

Teknologi informasi dan komunikasi di era globalisasi ini semakin pesat dan semakin canggih, dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat semua lembaga atau lembaga instansi perusahaan akan membutuhkan teknologi yang terkomputerisasi untuk mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan agar tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu yang terpakai, secara akurat dan efisien.

Komputer merupakan suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya. Baik software maupun hardware agar dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai banyak kegunaan yang dapat dimanfaatkan untuk mendeteksi kesalahan data yang diolah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga mengurangi banyaknya waktu yang terbuang sia-sia saat melakukan pekerjaan.

Menurut undang-undang ayat 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah yang diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan dalam bidang pemberdayaan, dan peran serta masyarakat dalam melakukan peran serta undang-undang tersebut yang ada dalam Peraturan Daerah Kota Tangerang, Kantor PBB Kota Tangerang sebagai salah satu instansi pemerintahan memiliki volume yang cukup tinggi dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sistem surat masuk dan surat keluar merupakan suatu upaya untuk membantu dalam mendapatkan sebuah informasi dan mempermudah pegawai dalam melakukan pengolahan dan mengarsipkan data surat masuk atau surat keluar. Berdasarkan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor PBB Kota Tangerang yang dilakukan oleh bagian instansi masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar harus dimasukan dalam Microsoft Excel, hal ini mengakibatkan dalam pencarian surat atau pengarsipan surat menjadi lambat yang sehingga saat pengarsipan nomer surat keluar sering terjadinya nomor ganda sehingga harus merombak ulang nomor surat ditanggal sebelumnya, saat adanya surat masuk harus melalui proses disposisi Ketua Dinas yang akan diperoses oleh bagian umum untuk melakukan pencatatan ulang ke dalam komputer untuk diteruskan kepada tujuan sebenarnya. Selain itu pendataannya dilakukan dengan konvensional menggunakan suatu program aplikasi spread sheet sederhana, sedangkan kegiatan surat menyurat itu pekerjaan yang penting di Kantor PBB Kota Tangerang. Dengan demikian diperlukannya suatu sistem yang dapat membantu kegiatan dalam pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga dapat dilakukan dengan baik dan benar.

Sehingga sangat dibutuhkan sistem komputerisasi sebagai alat pengolahan data yang dapat meningkatkan produktifitas pegawai sehingga dapat di capai efesiensi tenaga dan waktu dalam pengolahan data.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis menjadikan permasalahan ini sebagai objek penelitian Skripsi dengan Judul “Rancangan Sistem Informasi Manajemen E-Document Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang”

Berdasarkan uraian latar belakang di atas dan pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, maka rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut  :

Agar dalam pembuatan yang lebih terarah dan berjalan dengan sangat baik maka diperlukan sebuah ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup penelitian ini mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan membuat laporan tahunan.

Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah nyang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian . adanya tujuan dilakukannya penelitian untuk menentukan sebuah arah pada penelitian. Tujuan merinci apa saja yang harus diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai dengan sesuai tujuan, adapun tujuan penelitian ini, antara lain :

Adapun Manfaat dari penelitian ini antara lain :

Berikut metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Skripsi menggunakan metode sebagai berikut :

Metode yang digunakan adalah metode dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari lapangan yang lebih tepatnya objek tempat penelitian untuk mendapatkan data yang relevan. oleh karena itu penulis dalam pembuatan laporan Skripsi menggunakan metode sebagai berikut :

Metode Observasi (pengamatan langsung) penulis melakukan tersebut untuk mendapatkan data dan hasil dengan cara mengamati langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap data-data apa saja yang diperlukan oleh Kantor PBB Kota Tangerang.

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara langsung dengan metode tanya jawab kepada beberapa narasumber seperti pegawai terpenting di Kantor PBB Kota Tangerang secara langsung agar memperoleh data yang lebih detail. Penulis juga melakukan wawancara langsung kepada pegawai /staff bagian pengarsipan surat masuk dan surat keluar biasanya yang berjalan saat ini, apa saja kekurangan dari saat pendataan surat masuk dan surat keluar pegawai, bagaimana solusi untuk memperbaiki sistem tersebut serta melakukan perkuat data sebelumnya saat pengamatan secara langsung.

Metode ini melakukan proses studi pustaka dengan melihat refrensi pendukung dengan dokumen-dokumen yang diperlukan. Menganalisa data yang didapatkan berupa dokumen yang digunakan dalam proses dan mengolah sebuah data untuk menjadi data yang lebih akurat sebagai sumber informasi yang cepat dan tepat. Sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang akan datang jika terdapat permasalahan yang sama.

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle), yang merupakan suatu keseluruhan dari sebuah peroses perubahan sistem dapat berupa perubahan sistem, metode ini memiliki 5 tahapan, yaitu :

Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, eperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Didalam tahapan ini juga dapat dilakakukan langkah-langkah berupa : Mendefinisikan masalah, Menentukan tujuan sistem, mengindentifikasi kendala-kendala sistem dan studi kelayakan.

Pada metode ini penulis menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) dan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Analisis SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk melakukan melihat suatu kondisi pada Kantor PBB Kota Tangerang baik secara internal maupun secara eksternal yang kemudian akan dijadikan sebuah indikator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan acaman terhadap Kantor PBB Kota Tangerang, sehingga dapat membuat terbentuknya penyampaian informasi secara efektif dan efisien. Untuk mengetahui sebuah masalah maka dari itu dilakukan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini biasanya dapat dilihat beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan sebuah masalah utama, tetapi hanya sebuah gejala dari masalah utama. Tahapan analisis ini merupakan tahap penelitian yang sistem berjalan dengan tujuan merancang sebuah sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat batu UML (Unifed Modelling Language) dengan Software visual paradigm yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan sebuah grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasikan dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu :

Metode ini adalah tahapan desain yaitu menentukan prosesan data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan Software Visual Paradigma yaitu Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Sebuah perose desain ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat akan diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus kepada sebuah : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, presentasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) procedural, dengan pembuatan database yang digunakan adalah sebuah program aplikasi XAMPP 1.7.1 yang sudah mencakup Apache, PHP dan MySQL. Sebagai sebuah aplikasi browsing yang dipakai penulis menggunakan Google Chrome. Tahapan ini akan menghasilkan sebuah dokumen yang disbut Software Requirement. Dokumen ini lah yang akan digunakan progremer untuk melakukan sebuah aktivitas dalam sebuah pembuatan sistemnya. Konfigurasi sistem dan menyampaikan usulan implementasi.

Pada metode testing dan implementasi ini, penulis mengajukan pengujian menggunakan Blackbox Testing berusaha untuk menemukan sebuah kesalahan dalam beberapa kategori, diantara fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, keslahan dalam struktur data atau akses database eksternal, dan kesalahan dalam performa. Oleh karena itu, penulis menggunakan sebuah metode pengujian Blackbox Testing sehingga dapat diketahui apakah sistem dapat diharapkan oleh stakeholder. Tahap implementasi adalah tahapan dimana rancangan sebuah sistem yang dibentuk menjadi satu kode (program) yang siap untuk dioprasikan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Setelah melakukan metode implementasi terhadap sistem baru, maka tahapan berikutnya yang diperlukan dilakukan adalah pemakaian penggunaan audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Untuk mempermudah dalam memahami lebih jelas tentang penulisan sebuah penelitian ini, maka penulis mengelompokkan materi penulisan menjadi lima bab yang masing-masing saling berkaitan satu sama lainnya. Sehingga tulisan ini menjadi suatu kesatuan yang utuh, kelima bab tersebut, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan Skripsi ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang teori yang diambil dari beberapa kutipan buku, yang berupa pengertian dan definisi. Bab ini juga menjelaskna teori umum (konsep dasaar system, konsep dasar system informasi, konsep dasar analisis system, konsep dasar database), teori khusus dan definisi lainya yang berkaitan dengan analisis system serta definisi pendukung lain seperti UML (Unifed Modelling Language) dan Literature Review.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini berisikan gambaran tentang sejarah Kantor PBB Kota Tangerang, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, prosedur sistem yang berjalan, analisis sistem berjalan, analisis piranti sistem, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, tata laksana sistem yang berjalan saat ini menggunakan metode UML yang terdiri dari Use Case Diagram dan Activity Diagram. Pada bab ini juga dibahs permasalahan yang dihadapi serta alternative pemecahan masalah dan juga user requirement yang digambarkan melalui elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III dan final draft elisitasi.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Pada bab ini akan menjelaskan mengenai sistem yang akan diajukan. Perancangan sistem akan dijelaskan dalam prosedur usulan sistem, tata laksana sistem yang akan diusulkan menggunakan UML, rancangan basis data, rancangan tampilan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem usulan, implementasi yang diusulkan dan pengujian blackbox. Uraian dari rancangan sistem yang diharapkan akan menjadi pertimbangan untuk mengganti sistem yang telah berjalan saat ini.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan terhadap rumusan masalah, kesimpulan pada tujuan dan manfaat penelitian, kesimpulan terhadap metode penelitian, sasaran yang merupakan tindak lanjut yang lebih baik dari pemecahan masalah yang sudah dituangkan dalam perancangan sistem informasi atau hasil penelitian serta kesan-kesan yang dirasakan oleh mahasiswa selama menjalankan proses skripsi ditempat penelitian yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA

Daftar pustaka ini berisikan studi pustaka yang digunakan sebagai refrensi untuk menyusun laporan skripsi.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran yang melengkapi laporan.

Contributors

Adis lena