SI1311475402

Dari widuri
Ini adalah revisi disetujui dari halaman ini; bukan revisi terkini. Lihat revisi terbaru.
Lompat ke: navigasi, cari

PERANCANGAN APLIKASI ASET MANAGEMENT ICTBERBASIS WEB

DENGAN AKSES JARINGAN LOCAL AREA NETWORK

PADA UNIVERSITAS SURYA BOGOR


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1311475402
NAMA


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2015/2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA


LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN APLIKASI ASET MANAGEMENT ICTBERBASIS WEB

DENGAN AKSES JARINGAN LOCAL AREA NETWORK

PADA UNIVERSITAS SURYA BOGOR

Disusun Oleh :

NIM
: 1311475402
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 8 Agustus 2016

Ketua
        
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
        
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)
        
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
NIP : 000594
       
NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 



LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN APLIKASI ASET MANAGEMENT ICTBERBASIS WEB

DENGAN AKSES JARINGAN LOCAL AREA NETWORK

PADA UNIVERSITAS SURYA BOGOR

Dibuat Oleh :

NIM
: 1311475402
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2015 / 2016

Disetujui Oleh :

Tangerang, 8 Agustus 2016

Pembimbing I
    
Pembimbing II
       
       
       
       
(Fauzan Manafi Albar, S.Kom, MM.)
    
(Dendy Jonas, M.Kom.)
NID : 15014
   
NID : 14004

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA


LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN APLIKASI ASET MANAGEMENT ICTBERBASIS WEB

DENGAN AKSES JARINGAN LOCAL AREA NETWORK

PADA UNIVERSITAS SURYA BOGOR


Dibuat Oleh :

NIM
: 1311475402
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2015/2016

Disetujui Penguji :

Tangerang, 8 Agustus 2016

Ketua Penguji
  
Penguji I
  
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
  
(_______________)
  
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 


LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawah ini,

NIM
: 1311475402
Nama
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Laporan Skripsi ini dari awal sampai akhir merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikasi dari Laporan Skripsi yang telah dipergunakan untuk memenuhi persyaratan mengambil Skripsi guna mendapatkan gelar Sarjana Komputer di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan sebelumnya.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan di atas tidak benar.

Tangerang, 8 Agustus 2016

 
 
 
 
 
NIM : 1311475402

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;


ABSTRAKSI


Kemudahan pengaksesan data aset ICT perusahaan atau instansi telah menjadi aspek yang sangat penting dari suatu sistem informasi yang ada. Sebuah informasi umumnya ingin dapat dikelola dengan mudah. Oleh karena itu sangat penting dibuatnya suatu aplikasi untuk manajemen aset ICT yang dihubungkan dengan database aset ICT sebagai media penyimpan data aset perusahaan atau instansi. Dengan Penerapan aplikasi manajemen aset ICT dapat digunakan untuk mengamankan data aset dan memudahkan dalam pengelolaan data aset ICT yang ada. Oleh karena itu, pengguna membutuhkan bantuan aplikasi manajemen aset ICT yang dapat memberikan keakuratan dan ketepatan data dalam pengelolaan aset ICT.Aplikasi sistem informasi manajemen aset ICT sesungguhnya merupakan suatu yang terkait dengan aspek pengolahan data suatu sistem informasi, antara lain seperti pencarian data asset, integritas data, otentikasi, dan kevalidan data.


Kunci : data aset ICT, Manajemen Aset ICT, sistem infomasi


ABSTRACT

Ease of asset data access ICT company or institution has become a very important aspect of an existing information system. An information generally like can be easily managed. Therefore it is very important made an application for the management of ICT assets associated with ICT assets database as data storage assets of the company or agency. With the adoption of ICT asset management application can be used to secure the data assets and simplify data management of existing ICT assets. Therefore, users need the help of ICT asset management application that can provide the accuracy and precision of the data in the management of ICT assets.Application of ICT asset management information system was actually a associated with the data processing aspects of an information system, among other assets such as data search, data integrity, authentication, and validity of the data.


Keywords: ICT asset data, Asset Management ICT, information systems.


KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang penulis sajikan “Perancangan Aplikasi Aset Management ICT Berbasis Web Dengan Akses Jaringan Local Area NetworkPada Universitas Surya Bogor”. Tujuan penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus di tempuh oleh mahasiswa untuk kelulusan dalam jenjang Sarjana jurusan Sistem Informasi pada Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukung skripsi ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan skripsi ini tidak akan berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Skripsi antara lain :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.

2. Bapak Sugeng Santoso,M.Kom selaku Puket I Bidang Akademik STMIK Raharja.

3. Ibu Nur Azizah,M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

4. Bapak Fauzan Manafi Albar,.S.Kom MM, selaku Dosen Pembimbing I yang senantiasa memberikan dorongan dan bimbingan dalam menyusun laporan skripsi ini hingga selesai.

5. Bapak Dendy Jonas, M.Kom., selaku Dosen Pembimbing II yang senantiasa memberikan dorongan dan bimbingan dalam menyusun laporan skripsi ini hingga selesai.

7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada saya.

8. Kedua orang tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan.

Akhir kata penulis berharap laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat dikemudian hari.

Tangerang,8 Agustus 2016
Nama. M. Devi Adiansyah
NIM. 1311475402

Daftar isi


DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

Simbol jokosi.JPG

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Activity jokosi.JPG


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Daftar_Simbol_Sequence_Diagram_zpsuzqxty6c.png

DAFTAR TABEL


Tabel 3.1 Identifikasi CSF

Tabel 3.2 CSF

Tabel 3.3 Hasil Elaborasi CSF

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap 1

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap 2

Tabel 3.6 Elisitasi Tahap 31

Tabel 3.7 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.2 Struktur Tabel Users

Tabel 4.3 Struktur Tabel level

Tabel 4.4 Struktur Tabel tipe

Tabel 4.5 Struktur Tabel location

Tabel 4.6 Struktur Tabel Merk

Tabel 4.7 Struktur Tabel os

Tabel 4.8 Struktur Tabel mobo

Tabel 4.9 Struktur Tabel proc

Tabel 4.10 Struktur Tabel ram

Tabel 4.11 Struktur Tabel Hdd

Tabel 4.12 Struktur Tabel Graphic

Tabel 4.13 Struktur Tabel Optical

Tabel 4.14 Struktur Tabel Keyboard

Tabel 4.15 Struktur Tabel Mouse

Tabel 4.16 Struktur Tabel Monitor

Tabel 4.17 Struktur Tabel Dongle

Tabel 4.18 Struktur Tabel Produk

Tabel 4.19 Struktur Tabel Ownwership

Tabel 4.20 Struktur Tabel Maintenance

Tabel 4.21 Pengujian Black Box

Tabel 4.22 Time Schedule

Tabel 4.23 Estimasi Biaya


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Surya University

Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.3 Sequence Diagram Perbaikan Aset

Gambar 3.4 Sequence Diagram Peminjaman Aset

Gambar 3.5 Sequence Diagram Pengembalian Aset

Gambar 3.6 Sequence Diagram Laporan

Gambar 3.7 Activity Diagram Perbaikan Aset

Gambar 3.8 Activity Diagram Peminjaman Barang

Gambar 3.9 Activity Diagram Pengembalian Barang

Gambar 3.10 Activity Diagram Laporan

Gambar 3.11 Pencatatan Aset IT Dengan MS. Excel

Gambar 3.12 Form Tanda Terima

Gambar 3.13 Buku peminjaman aset

Gambar 4.1 Use Case Diagram Staff IT

Gambar 4.2 Use Case Diagram Head IT

Gambar 4.3 Activity Diagram Pada Staff IT

Gambar 4.4 Activity Diagram Pada Head IT

Gambar 4.5 Sequence Diagram Pada Staff IT

Gambar 4.6 Sequence Diagram Pada Head IT

Gambar 4.7 Class Diagram Sistem Usulan

Gambar 4.8 Prototype Halaman Login

Gambar 4.9 Prototype Halaman Home Admin

Gambar 4.10 Prototype Halaman Data Users

Gambar 4.11 Prototype Halaman Data Category

Gambar 4.12 Prototype HalamanData Assets

Gambar 4.13 Prototype HalamanInput Assets

Gambar 4.14 Prototype HalamanData Ownership

Gambar 4.15 Prototype Halaman Input Ownership

Gambar 4.16 Prototype HalamanData Maintenance

Gambar 4.17 Prototype Halaman Input Data Maintenance

Gambar 4.18 Prototype Halaman Data Report

Gambar 4.19 Prototype Halaman Data logs

Gambar 4.20 Halaman Login

Gambar 4.21 Halaman Home Admin

Gambar 4.22 Halaman Home Head IT

Gambar 4.23 HalamanData Users

Gambar 4.24 Halaman Data Category

Gambar 4.25 Halaman Data Asset

Gambar 4.26 Halaman Input Data Asset

Gambar 4.27 Halaman Data Ownership

Gambar 4.28 Halaman Input Data Ownership

Gambar 4.29 Halaman Data Maintenance

Gambar 4.30 Halaman Input Data Maintenance

Gambar 4.31 Halaman Data Report

Gambar 4.32 Halaman Data Log


BAB I

PENDAHUL UAN

Latar Belakang Masalah

Berbagai organisasi, perusahaan, atau pun pihak – pihak lain telah memanfaatkan sistem informasi manajemenaset untuk menyimpan dan mengelola data aset organisasi atau perusahaannya. Saat ini, kemudahan akses terhadap data sudah menjadi persyaratan mutlak.Sistem informasi sebagai unsur terpenting untuk menjalankan suatu kegiatan penyimpanan dan pengolahan aset. maka aplikasi sistem informasi manajemen aset adalah salah satu penunjang keberhasilan kegiatan tersebut. Karena dengan aplikasi sistem informasi manajemen aset maka dalam pengolahan data aset dapat dikerjakan dengan mudah, cepat dan tepat, terlebih dalam kegiatan pengolahan data aset ICT pada Universitas Surya Bogor.

Semua kegiatan instansi tidak lepas dari pada aplikasi sistem informasi manajemen aset, mulai dari pencatatan aset sampai dengan pembuatan laporan laporan. Beberapa alasan kenapa aplikasi sistem informasi manajemen aset saat ini sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan data aset yaitu keinginan user yang membutuhkan informasi yang cepat dan tepat.

Universitas Surya Bogor sebagai Universitas yang sedang berkembang yang didirikan pada tahun 2013 oleh tokoh pendidikan dan fisikawan Prof. Yohanes Surya tentunya akan sangat memerlukan aplikasi sistem informasi manajemen aset untuk menjalankan kegiatan-kegiatan pengolahan aset salah satunya yaitu aset ICT.

Untuk itu, berdasarkan latar belakang permasalahan yang ada pada Univesitas Surya Bogor saat ini,penulis dapat melakukan perancangan aplikasi sistem informasi manajemen aset dalam bentuk laporan skripsi dengan judul “Perancangan Aplikasi Aset Management ICT Berbasis Web Dengan Akses Jaringan Local Area NetworkPada Universitas Surya Bogor”


Perumusan Masalah

Beberapa perumusan masalah yang telah di identifikasi oleh penulis diantaranya yaitu:

  1. Apakah sistem informasi manajemen aset ICT yang ada saat ini pada Universitas Surya Bogor sudah efektif ?

  2. Apa saja kendala-kendala yang terjadi pada sistem informasi manajemen aset ICT yang berjalan saat ini pada Universitas Surya Bogor ?

  3. Bagaimana rancangan aplikasi sistem informasi manajemen aset ICT yang diusulkan pada Universitas Surya Bogor ?

Ruang Lingkup Penelitian

Adapun penulis membatasi ruang lingkup penulisan skripsi ini pada proses manajemen aset ICT pada Universitas Surya Bogor meliputi:

  1. Perancangan aplikasi sistem informasi manajemen aset ICT meliputi Perbaikan Aset, peminjaman Aset, pengembalian Aset, dan laporan

  2. Perancangan aplikasi sistem informasi manajemen aset ICT ini berbasis web menggunaan bahasa pemrograman php dan database mySQL pada jaringan Local Area Network ( LAN ) yang sudah ada


Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

1.4.1. Tujuan

Dalam penulisan skripsi ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga kriteria yaitu :

a. Tujuan operasional :

  1. Mengetahui bagaimana sistem informasi manajemen aset ICT yang ada saat ini pada Universitas Surya Bogor.

  2. Mengetahui bagaimana tingkat keakuratan, ketepatan dan relevansi sistem informasi manajemen aset ICT yang berjalan pada Universitas Surya Bogor.

  3. Melakukan perancangan aplikasi sistem informasi manajemen aset ICT untuk memudahkan dan mengoptimalkan dari sistem informasimanajemenaset ICT yang telah ada saat ini pada Universitas Surya Bogor.


b. Tujuan Fungsional

  1. Memudahkan dalam manajemenaset ICT yang sedang berjalan.

  2. Memberikan solusi terhadapkendala-kendala pengelolaan aset ICT pada Universitas Surya Bogor dengan pembuatan aplikasi sistem informasi manajemen aset ICT.

c. Tujuan individual

  1. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja.

  2. Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap menghadapi dunia kerja nantinya.

  3. Sebagai syarat bagi penulis untuk kelulusan pada jenjang sarjana

Manfaat penelitian

Penulis mengelompokkan manfaat penulisan menjadi dua bagian, yaitu sebagai beikut :

a. Manfaat Individu

  1. Untuk menguji seberapa jauh penulis menyerap ilmu yang didapat dari bangku perkuliahan.

  2. Mengetahui lebih dalam tentang sistem yang sedang berjalan sebagai landasan dalam pembuatan aplikasi manajemen aset ICT pada Universitas Surya Bogor.


b. Manfaat Organisasi

  1. Memudahkan dalam manajemenaset ICT yang sedang berjalan.

  2. Membantu memberikan solusi dari permasalahan-permasalahan yang terjadi pada proses manajemen aset ICT.

c. Tujuan individual

  1. Membantu memberikan solusi dari permasalahan-permasalahan yang terjadi pada proses manajemen aset ICT.

  2. Membantu memudahkan proses manajemen aset ICT secara efektif


Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakandalampengumpulan data adalah :


  1. Wawancara

    Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan beberapa narasumber secara langsung diantarannya Bpk. Supriyanto selaku kepala IT dan juga Bpk. Setiyani selaku Sistem Administrator Universitas Surya Bogor. Metode ini dilakukan guna memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya.

  2. Peninjauan dan Pengamatan( Observasi )

    Pengamatan dengan langsung kelapangan melakukan pengumpulan data pada bagian IT Universitas Surya Bogor yang merupakan sumber informasi yang dapat membantu menganalisa dalam rangka pembangunan aplikasi sistem informasi manajemen asset ICT.

  3. Studi Pustaka( Observasi )

    Merupakan cara untuk mendapatkan landasan teori dengan mempelajari dan mencatat literature,catatan-catatan kuliah yang erat hubungannya dengan penulisan skripsi ini


Metode Analisa

  1. Metode Analisa Sistem

    Setelah proses pengumpulan data dilaksanakan melalui beberapa tehnik, maka data yang dianalisis kemudian diolah sehingga mendapatkan suatu hasil akhir yang bermanfaat bagi peneliti. Dalam merancang sistem informasi manajemen aset ICT pada Universitas Surya Bogor penulis menggunakan analisis CSF (Critical Success Factor) dengan menginterpretasikan secara objektif dengan lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

  2. Metode Analisa Perancangan Program

    Penulis menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai salah satu alat bantu untuk analisa perancangan program yang nantinya dapat digunakan dalam pembuatan program.

Metode Perancangan

Penulis menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai salah satu alat bantu dalam perancangan program karena kemudahan menggunakan UML yang memiliki sifat uniformity, understandability, stability, dan reusability sehinggga akan lebih cepat dalam proses perancangan program. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dengan database MySQL, sedangkan software pendukung yang digunakan dalam pembuatan program adalah Sublime text 3.

Metode Prototype

Dalam metode prototipe penulis menggunakan evolutionary prototype, karena berkaitan dengan pada pembuatan sistem baru yang akan penulis lakukan dalam penelitian ini. Dengan menggambarkan desain interface sistem baru yang akan dibuat sesuai kebutuhan pengguna.

Metode Testing

Dalam hal proses pengujian pada aplikasi manajemen aset ICT pada Universitas Surya Bogor peneliti menggunakan Metodologi Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metodologi uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional perangkat lunak. Pengujian blackbox berusaha menemukan fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan kinerja dan inisialisasi kesalahan.


Sistematika Penulisan

Adapun untuk sistematika penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 bab, yaitu

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitan, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literatur review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III : ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Berisikan gambaran umum instansi, sejarah singkat, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab serta analisis sistem yang berjalan dengan menggunakan tools UML (Unified Modeling Language) yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Elisitasi tahap I, II, III dan Draf Final.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Berisi tentang perancangan dan implementasi aplikasi, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) yang diperlukan, sumber daya manusia, cara pengoperasian dan implementasi sistem yang diusulkan

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang diperoleh penulis dari hasil penganalisisan pada bab-bab terdahulu dan saran yang akan diberikan penulis.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Menurut Azhar Susanto [1]( 2013:22 ) : “Sistem adalah kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu” .

Menurut Stair dan Reynolds [2](2012: 8), “Information system is a set of interrelated elements or components that collect (input), manipulate (process), store, and disseminate (output) data and information, and provide a corrective reaction (feedback mechanism) to meet an objective.” Yang diterjemahkan “Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen saling berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses), menyimpan dan mendistribusikan data dan informasi untuk menghasilkan umpan balik untuk mencapai tujuan.” .

Menurut Norman L. Enger dalam Sutabri [3](2012:12), ”Suatu sistem dapat terdiri dari atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.”.” .

Menurut Yakub[4] ( 2012:1), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubunhan, terkumpul besama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu.” .

2. Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri[3](2012:20),sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupkan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.


2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistemtersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukkan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolahdan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.

7.Pengolahan Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic,jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

3. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:22)[3],sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

  1. Sistem abstak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya

  2. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

  3. Sistem yang berinterkasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.

  4. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem tebuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub sistem lainnya.

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Data

Menurut Susanto dalam bukunya Rusdiana [5](2014:68),” Data adalah fakta yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi.data dapat berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan, atau pengukuran.”

Menurut Iqbal dalam bukunya Taufiq <ref="taufiq">Taufiq, Rohmad. 2013. SistemInformasiManajemen. Yogyakarta :GrahaIlmu</ref> (2013:13),” Data adalah bentuk jamak dari datum”. Data merupakan keterangan-keterangan tentang suatu hal, dapat berupa sesuatu yang diketahui atau yang dianggap atau anggapan.”

Menurut Sutabri [3] (2012:1),” Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum”. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan.”

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau item. Menurut McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 5)[4].“ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.”

  1. Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
  2. Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu; misalnya data dengan suatu yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
  3. Audio, adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
  4. Video, adalah menyatakan data dalam bentuk sejumlah ganbar yang bergerak dan biasa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabdikan suatu kejadian atau aktivitas.
  5. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasi nya tak tergantung masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel koran.

Dari pernyataan para ahli mengenai pengertian data tersebut, dapat disimpulkan bahwa “Data” adalah fakta atau apapun yang dapt digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data bisa berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan, atau pengukuran.


2. Definisi Informasi

Menurut Darmawan [6](2013:2),”Informasi adalah hasi dari pengolahan data, tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi ”..

Menurut Sutabri [3](2012:29),”Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum.” Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya.

Dari pernyataan para ahli mengenai pengertian informasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data atau objek yang diproses terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga dapat tersusun dan terklasifikasi dengan baik sehingga memiliki arti bagi penerimanya, yang selanjutnya menjadi pengetahuan bagi penerima tentang suatu hal tertentu yang membantu pengambilan keputusan secara cepat.

3. Kualitas Informasi

Menurut Sutabri [3](2012:14), kualitas suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu: informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines), dan relevan (relevance). Penjelasan tentang kualitas informasi tersebut akan dipaparkan dibawah ini:

  1. Akurat (Accurate)

    2. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

  2. Tepat waktu (Timeline)

    3. Informasi yang datang pada sipenerima tidak boleh terlambat.

  3. Relevan (Relevance)

    4. Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda.


    4. Nilai Informasi

    Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkan nya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula. Menurut Sutarman (2012:14)[7] :”

    1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
    2. Untuk mendapatkan pengalaman.
    3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
    4. Untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa lampau yang menyediakan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer dari membuat kesalahan yang sama yang oleh manager lain sebelumnya.
    5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitas nya.
    6. Menurut Gordon B. Davis, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

    Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

    1. Kemudahan dalam memperoleh

      Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

    2. Sifat luas dan kelengkapannya

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

    3. Ketelitian (accuracy)

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

    4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

    5. Ketepatan waktu

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

    Konsep Dasar Sistem Informasi

    1. Definisi Sistem Informasi

    Terdapat berbagai macam pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut :”

    1. Menurut Sutarman (2012:13)[7], "Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)".
    2. Menurut Hall (2011: 780)[8], ”Information system is set of formal procedures by which data are collected, processed into information, and distributed to users”. Yang diterjemahkan: “Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur-prosedur yang sah dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan disalurkan kepada pengguna“..
    3. Menurut Azhar Susanto dalam bukunya Taufiq (2013:17),[9], ),”Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem apapun baik fisik ataupu nifisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna.”.
    4. Menurut James A O’Brien dalam bukunya Taufiq(2013:18)[9], ),” Sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.”.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem informasi adalah suatu kumpulan sumber daya manusia atau alat yang terpadu serta modal yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan data dan mengolah data demi menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi seluruh tingkat operasi untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pekerjaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

    2. Komponen Sistem Informasi

    Tata Sutabri (2012:47) mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Blok bangunan itu terdiri dari:

  4. Blok Model (Model Block)

    Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data masukan (input) dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran (output)yang diinginkan.

  5. Blok Keluaran (Technology Block)

    Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware),perangkat lunak (software), danperangkat keras (hardware).

  6. Blok Basis Data (Database Block)

    Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas.

  7. Blok Kendali (Control Block)

    Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

    8. 3. Klasifikasi Sistem Informasi

    Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Klasifikasi sistem informasi tersebut sebagai berikut ;


    1. Sistem Informasi berdasarkan level organisasi

      Dikelompokkan menjadi level operasional, level fungsional dan level manajerial.

    2. Sistem informasi berdasarkan aktifitas manajemen

      Dikelompokkan menjadi sistem informasi perbankan, sistem informasi akademik, sistem informasi kesehatan, sistem informasi asuransi dan sistem informasi perhotelan.

    3. Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis

      Dikelompokkan menjadi sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem informasi sumber daya manusia.


    4. Tujuan Sistem Informasi

    Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. (Jogiyanto H.M., 2010:13)

    Tujuan sistem informasi terdiri dari Kegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Realibility), Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity), dan Fleksibilitas (Fleksibility).


    1. Kegunaan (Usefulness)

      Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

    2. Ekonomi (Ekonomi)

      Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

    3. Keandalan(Reakibility)

      Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

    4. Pelayanan Langanan (Customer Service)

      Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.

    5. Kesederhanaan (Simplicity)

      Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

    6. Fleksibilitas(Fleksibility)

      Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.


    Konsep Dasar Analisis Sistem

    1. Definisi Analisa Sistem

    Menurut Yogianto dalam bukunya Taufiq (2013:153)[9],” Analisa sistem adalah sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikannya.”

    Menurut Darmawan (2013:210)[6], “Analisa sistem adalah orang yang bertanggung jawab untuk mempelajari informasi yang berhubungan dengan masalah-masalah yang timbul dan mampu memberikan jalan keluar sesuai dengan masalah yang dihadapi”.

    Menurut Yakub (2012:142)[4], Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan).

    Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sistem adalah suatu proses kegiatan mempelajari sistem yang secara umum digunakan sebagai landasan penelitian yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam suatu sistem tertentu.


    2. Tahap-Tahap Analisa Sistem

    Menurut Sutabri (2012:220), “Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem.”.Adapun tujuan utama dari tahap analisa sistem ini adalah sebagai berikut :

    1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
    2. Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin, untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang telah dicapainya.
    3. Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya.
    4. Merumuskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.
    5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan


    3. Fungsi Analisa Sistem

    Adapun fungsi analisa sistem adalah sebagai berikut :

    1. Mengidentifikasi masalah–masalah kebutuhan pemakai (user).
    2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
    3. Memilih alternatif–alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
    4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.


    Teori Khusus

    Konsep Dasar Analisis CSF (Critical Success Factor)

    1. Definisi Analisis CSF (Critical Success Factor)

    Analisa CSF (Critical Succes Factor) terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antara lain sebagai berikut:

    1. Menurut Ward (2002:209)[10], berpendapat bahwa “CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana ‘sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar’. Sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang”.
    2. Menurut Mcleod (2001:109)[11], berpendapat bahwa “CSF adalah suatu bentuk aktivitas perusahaan yang memiliki pengaruh kuat terhadap kemampuan perusahaan itu sendiri untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. CSF dapat pula diartikan dengan beberapa area kunci di mana segala sesuatunya harus berjalan dengan benar agar bisnis dapat berkembang”.
    3. Menurut Mcleod (2001:109)[11], berpendapat bahwa “CSF adalah suatu bentuk aktivitas perusahaan yang memiliki pengaruh kuat terhadap kemampuan perusahaan itu sendiri untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. CSF dapat pula diartikan dengan beberapa area kunci di mana segala sesuatunya harus berjalan dengan benar agar bisnis dapat berkembang”.
    4. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis CSF adalah sebuah teknik yang terkenal tidak hanya dalam mengembangkan strategi IS/IT tetapi juga dalam pengembangan strategi bisnis. CSF digunakan untuk menginterpretasikan tujuan bisnis dan memunculkan aktivitas yang diperlukan untuk mencapainya, serta kebutuhan informasi yang nantinya digunakan.



    2. Manfaat Analisis CSF (Critical Success Factor)

    Manfaat dari analisa CSF menurut adalah sebagai berikut: (Ward, 2002:209)

    1. Analisa CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis.
    2. Analisa CSF menghubungkuan proyek SI yang akan diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
    3. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisa CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu.
    4. Dengan menyediakan suatu hubungan antara dengan kebutuhan informasi, analisa CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
    5. Analisa CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis
    6. Analisa CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisa value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan – kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.

    BAB III

    ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

    Gambaran Umum Instansi

    Sejarah Singkat Universitas Surya Bogor

    Universitas Surya adalah sebuah Universitas yang didirikan pada tahun 2013 oleh tokoh pendidikan dan fisikawan Yohanes Surya. Kampus sementara Universitas Surya Bogor berada di daerah Scientia Garden, Summarecon Serpong, Tangerang - Banten.

    Universitas ini resmi berdiri dengan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 07/E/O/2013 yang dikeluarkan pada tanggal 10 Januari 2013. Universitas yang memulai perkuliahannya pada 3 September 2013 ini, memiliki 3 fakultas dan 10 jurusan. Beberapa dosen terkenal seperti: Onno Purbo, Sidrotun Naim, Taruna Ikrar, Prof. Dr. Irwandi Jaswir, dan Hokky Situngkir bergabung dengan Universitas ini.

    Pada 9 Maret 2013, Universitas Surya Bogor mengadakan Grand Launching di Grand Hyatt Hotel, Jakarta. Pada kesempatan itu Universitas Surya Bogor pertama kali diperkenalkan sebagai universitas berbasis riset kepada publik oleh Prof. Yohanes Surya, Ph.D.

    Pada 3 September 2013, Universitas ini mengadakan Kuliah Perdana untuk pertama kalinya bagi angkatan 2013 di Jakarta Convetion Center, dan dihadiri oleh Wakil Presiden Indonesia Prof. Dr. H. Boediono, M.Ec. dan Menteri Pemuda dan Olahraga Roy Suryo.

    Saat ini jurusan-jurusan di Universitas Surya Bogor telah mendapatkan akreditasi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).

     Faculty of Green Economy & Digital Communication / Fakultas

    Sosial dan Ekonomi

    Jurusan:


    1. Agribusiness / Agribisnis

    2. Green Economy / Ekonomi Pembangunan

    3. Technopreneurship / Entrepreneurship

    4. Digital Communication / Ilmu Komunikasi

     Faculty of Clean Energy & Climate Change / Fakultas Teknik

    Jurusan:

    1. Physics - Energy Engineering / Teknik Fisika

    2. Chemical & Green Process Engineering / Teknik Kimia

    3. Environmental Engineering / Teknik Lingkungan

     Faculty of Life Science / Fakultas Ilmu Hayati

    Jurusan:

    1. Biotechnology & Neuroscience / Biologi

    2. Human Computer Interaction / Informatika

    3. Nutrition & Food Technology / Teknik Pangan





    Visi dan Misi Instansi

    Visi dan Misi Universitas Surya Bogor

    Visi

    Menjadi universitas berbasis riset terdepan kebanggaan bangsa untuk mewujudkan Indonesia jaya.


    Misi

    1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi berbasis riset terdepan menggunakan teknologi pembelajaran terunggul.

    2. Mengembangkan riset-riset dasar maupun terapan yang mengarah kepada penciptaan dan penemuan teknologi dan ilmu pengetahuan terdepan.

    3. Memanfaatkan dan memberdayakan potensi lokal dengan teknologi tepat-guna untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat secara berkesinambungan.



    Struktur Organisasi

    Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka – kerangka hubungan diantara fungsi, bagian bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu oragnisasi.Sama halnya dengan Surya Universtiy yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut :


    Tugas dan Tanggung Jawab

    Seperti halnya dengan sebuah perusahaan, Universitas Surya Bogor dalam manajemen akademiknya terdapat bagian-bagian yang mempunyai wewenang serta tanggung jawab dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada Universitas Surya Bogor, yaitu sebagai berikut:

    1. Rektor

      Tugas

      a. Mengontrol setiap kegiatan yang berlaku di Universitas

      b. Menjadi wakil Universitas kepada masyarakat dan pemerintah

      Tanggung jawab :

      Memimpin, mengawas dan memberikan arahan bagi seluruh unit di Universitas


    2. Dekan

      Tugas :

      a. Pencapaian tujuan Indonesia Jaya

      b. Merencanakan, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi proses belajar mengajar di Fakultas

      c. Merencanakan, mengimplementasikan, memonitor, dan mengevaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan di Fakultas

      d. Melakukan seleksi dan pengembangan keterampilan/ kompetensi Ketua Jurusan

      e. Mempersiapkan anggaran Fakultas

      f. Mendukung program Marketing

      Tanggung jawab :

      Untuk merencanakan, memantau, mengevaluasi, mengontrol, dan mengelola kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat yang selaras dengan kebijakan akademik dan tujuan Fakultas yang berlaku untuk mencapai kualitas akademik yang baik



    3. Wakil Rektor 1

      a.Memimpin tim akademik untuk mewujudkan rencana strategis Universitas

      b.Bertanggung jawab atas kurikulum akademik institusi, untuk memastikan bahwa setiap kurikulum mencerminkan misi Universitas dan mengikuti perkembangan keilmuan dan industri

      c.Mengawasi semua hal yang berkaitan dengan proses pendaftaran mahasiwa, penjadwalan Universitas, dan manajemen perpustakaan

      d.Membuatsurat izin karyawan.

      Tanggung jawab :

      Membantu Rektor dalam melakukan pemantauan terhadap seluruh proses akademik yang berlangsung untuk menjamin kualitas akademik yang terbaik


    4. Wakil Rektor 2

      a. MenyusunProgram Kerja Audit Tahunan (PKAT) agar aktivitas organisasi berjalan efektif.

      Tugas :

      a. Memimpin bawahannya untuk mewujudkan rencana strategis Universitas

      b.Mengawasi upaya pemasaran untuk merekrut mahasiswa secara efektif.

      c. Menyediakan kepemimpinan di bidang pengembangan teknologi informasi serta mengembangkan kebijakan di bidang terkait

      Tanggung jawab :

      Membantu Rektor dalam melakukan pemantauan terhadap keuangan, anggaran, IT, dan marketing Universitas

    5. IT Infrastructure

      Tugas :

      a. Memberikan layanan IT untuk kegiatan belajar mengajar dilingkungn Universitas.

      b. Menyediakan akses internet untuk civitas akademika Universitas Surya.

      c. Meyediakan peralatan dibidang IT untuk mendukung kegiatan Universitas.

      Tanggungjawab :

      Membantu Wakil Rektor 1 dalam pengembangan dibidang teknologi informasi.


      Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

      Prosedur Sistem Berjalan

      Adapun urutan prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut :

      1. Prosedur perbaikan aset IT ( Sesuai SOP ):

        a. Staff atau Karyawan dapat langsung ke ruang IT Infrastructure apabila memerlukan bantuan teknis seputar layanan IT yang meliputi cakupan berikut:

        1. Staff atau karyawan memerlukan koneksi internet atau mengalami masalah pada koneksi internet.

        2. Device Staff atau Karyawan mengalami problem, baik hardware maupun software.

        3. Staff atau karyawan mengalami kesulitan dalam menggunakan layanan infrastruktur IT, seperti komputer, proyektor, printer maupun telepon.


        b. Untuk Staf atau karyawan dapat menghubungi staff IT via layanan telephony apabila memerlukan bantuan teknis.


        c. Staff atau karyawan memberikan infomasi uraian masalah kepada staff IT kemudian menunggu penjadwalan penanganan oleh staff IT.


        d. Apabila dalam penanganan troubleshooting, Staf atau karyawan memerlukan / mengharuskan pergantian hardware ( sparepart / device ) atau software, maka Staf atau karyawan harus request ke divisi / department keuangan untuk pergantian hardware ( sparepart / device ) atau software. Hardware ( sparepart / device ) yang dimaksud adalah komputer, printer, laptop dan infrastruktur lainnya yang merupakan inventory Universitas Surya Bogor, sedangkan software adalah sistem operasi / aplikasi yang tertanam di hardware tersebut.


        e. Apabila troubleshooting sudah selesai, Staff atau karyawan wajib mendapatkan konfirmasi, panduan dan saran seputar penyelesaian masalah dari staff IT.


        f. Staff atau karyawan memberikan penilaian apakah permasalahan sudah terselesaikan atau belum. Apabila permasalahan telah terselesaikan maka staff IT akan menutup status closed.


        g. Staf atau karyawan akan mendapatkan penjadwalan ulang apabila troubleshooting belum / tidak dapat selesai sesuai waktu yang dijadwalkan staff IT dan akan kembali ke point d.




      2. Prosedur peminjaman aset IT ( Sesuai SOP ):

        a. Staff atau karyawan yang berkeperluan meminjam barang datang langsung ke ruang IT Infrastructure.

        b. Staff atau karyawan dapat langsung menemui staff IT dan menjelaskan barang yang akan dipinjam, untuk keperluan apa, dan lama waktu peminjaman barang tersebut.

        c. Staff atau karyawan melakukan pengisian form yang tersedia dengan mencantumkan nama barang, jumlah barang, nama peminjam + prodi, kontak ( No.HP dan email ), keperluan, tanggal pinjam dan tanggal kembali, kemudian paraf.

        d. Staff IT memeriksa ketersediaan barang, jika status ok di setujui oleh Head IT.

        e. Staf/ Karyawan memeriksa kelengkapan barang yang diberikan oleh staff IT.

        f. Setelah sampai batas waktu peminjaman, Staff atau karyawan harus mengembalikan barang yang dipinjam.

        g. Apabila barang dipinjam masih diperlukan Staff atau karyawan tetap harus mengembalikan terlebih dahulu atau melakukan perpanjangan waktu peminjaam barang dengan mengisi kembali form yang sama.

        h. Setelah barang yang dipinjam selesai di gunakan Staff atau karyawan datang kembali ke ruang IT Ifrastructure.

        i. Staff atau karyawan langsung mengembalikan barang yang dipinjam kepada staff IT.

        j. Staff atau karyawan mengisi kembali form pengembalian barang dengan mencantumkan tanggal kembali dan paraf pengembalian.

      3. Prosedur pengembalian aset IT :

        a. Staff atau karyawan mengisi form penembalian aset IT.

        b. Selanjutnya Staff IT memeriksa riwayat peminajam.

        c. Kemudian staff IT mengecek kelengkapan aset IT yang dikembalikan.

        d. Jika aset lengkap maka staff IT menerima pengembalian dan menandatangani form pengembalian aset.

        e. Staff IT menyerahkan form pengembalian aset yang sudah ditanda tangani lengkap kepada karyawan yang bersangkutan.



      4. Prosedur pembuatan laporan

        a. Staff IT membuat laporan.

        b. Menyerahkan laporan ke head IT.

        c. Head IT memeriksa laporan.

        d. Head IT menyetujui/ ACC laporan.



      Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

      Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini.

      Berdasarkan gambar 3.1 Use Case Diagram Sistem Berjalan diatas terdapat :

      1. Sistem yang mencakup seluruh kegiatan yang sedang berjalan.

      2. 6 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Finance, Staff atau Karyawan, Staff IT, Head IT, Wakil Rektor (Warek) 1 dan Wakil Rektor (Warek) 2.

      3. 8 use case yang biasa dilakukan oleh actor.

      Sequence Diagram Sistem yang Berjalan


      Berdasarkan gambar 3.2 Sequence Diagram perbaikan aset diatas terdapat :

      1. 1 Lifeline ,yaitu : Aset

      2. 2 Actor, yaitu : Staff/ Karyawan dan Staff IT

      3. 8 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.


      Berdasarkan gambar 3.4 Sequence Diagram Peminjaman Aset diatas terdapat :

      1. 2 Lifeline ,yaitu : Form Peminjaman dan Aset.

      2. 3 Actor, yaitu : Staff atau karyawan , Staff IT, dan Head IT

      3. 10 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.



      Berdasarkan gambar 3.5 Sequence Diagram Pengembalian Aset diatas terdapat :

      1. 3 Lifeline ,yaitu : Form Pengembalian, form peminjaman dan Aset

      2. 2 Actor, yaitu : Staff atau karyawan dan Staff IT.

      3. 9 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.



      Berdasarkan gambar 3.6 Sequence Diagram Laporan diatas terdapat :

      1. 1 Lifeline,yaitu : Laporan

      2. 2 Actor, yaitu : Staff IT dan Head IT

      3. 4 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.


      Activity Diagram Sistem Yang Berjalan


      Berdasarkan gambar 3.7 Activity Diagram Perbaikan Aset diatas terdapat :

      1. 1 Initial node yang merupakan awal kegiatan.

      2. 3 vertical swimeline yaitu Staf/ Karyawan dan Staf IT

      3. 8 activity yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

      4. 1 final node yang merupakan akhir kegiatan.



      Berdasarkan gambar 3.8 Activity Diagram peminjaman Barang diatas terdapat :

      1. 1 Initial node yang merupakan awal kegiatan.

      2. 3 vertical swimeline yaitu Staff atau karyawan , Staff IT dan Head IT

      3. 7 activity yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

      4. 1 final node yang merupakan akhir kegiatan.

      Berdasarkan gambar 3.9 Activity Diagram Pengembalian Barag diatas terdapat :

      1. 1 Initial node yang merupakan awal kegiatan.

      2. 2 vertical swimeline yaitu Staff atau karyawan dan Staff IT

      3. 9 activity yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

      4. 1 final node yang merupakan akhir kegiatan.



      Berdasarkan gambar 3.10 Activity Diagram Laporan diatas terdapat :

      1. 1 Initial node yang merupakan awal kegiatan.

      2. 2 vertical swimeline yaitu Staf IT dan Head IT

      3. 4 activity yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

      4. 1 final node yang merupakan akhir kegiatan.


      Analisa Sistem Yang Berjalan

      Analisa CF

      Critical Success Factor (CSF) adalah beberapa area kunci dimana sesuatu hal harus dengan benar dilakukan agar bisnis dapat berkembang dan goal dari manajer tercapai. Maksud dari goal disini adalah tujuan (end). Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah Sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI.

      Pada metode ini akan dielaborasikan visi dan misi menjadi tujuan bisnis Universitas Surya yang kemudian akan diaplikasikan menggunakan CSF analisis untuk menemukan kebutuhan Manajemen Aset ICT pada Universitas Surya Bogor. Langkah-langkah elaborasi tersebut dapat dijelaskan pada gambar di bawah ini.


      Berdasarkan dari hasil penelitian di Universitas Surya Bogor peneliti dapatkan visi dan misi Universitas Surya di bidang IT yang berkaitan dengan manajemen aset ICT.

      Visi

      Menjadi bagian yang memberikan pelayanan dibidang IT untuk mewujudkan Indonesia Jaya sesuai visi Universitas Surya.

      Misi

      1. Memberikan layanan IT dengan mengedepankan profesionalisme.

      2. Mensupport penuh kegiatan Universitas Surya dibidang IT.

      3. Melakukan pengembangan sistem dengan teknologi terdepan.


      Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwasanya pencapaian tujuan-tujuan organisasi Universitas Surya dipengaruhi oleh kebutuhan sistem informasi manajemen aset yang tertuang pada tabel di atas, selanjutnya untuk mengetahui kebutuhan TIK yang mendukung kebutuhan sistem informasi organisasi maka perlu dilakukan elaborasi terhadap CSF organisasi dengan menentukan Key Decision yang berhubungan dengan CSF tersebut, dan dari Key Decision tersebut akan diidentifikasi kebutuhan TIK dari organisasi. Hasil elaborasi CSF dapat dilihat pada tabel 3.3 di bawah ini.




      Analisa Masukan,Analisa Proses,Analisa Keluaran

      1. Analisa Masukan

        Nama Masukan : Data barang yang akan diperbaiki

        Fungsi : Sebagai informasi aset yang perlu diperbaiki

        Sumber : Staff atau Karyawan ( divisi lain )

        Tujuan : IT Infrastructure

        Media : Kertas

        Frekuensi : Setiap keperluan perbaikan

        Keterangan : Berisi data aset


        Nama Masukan : Data barang yang akan dipinjam

        Fungsi : Sebagai informasi barang yang akan dipinjam

        Sumber : Staff atau Karyawan ( divisi lain )

        Tujuan : IT Infrastructure

        Media : Kertas

        Frekuensi : Setiap ada kebutuhan

        Keterangan : Berisi data barang


        Nama Masukan : Data barang yang akan dikembalikan

        Fungsi : Sebagai informasi barang yang akan dikembalikan

        Sumber : Staff atau Karyawan ( divisi lain )

        Tujuan : IT Infrastructure

        Media : Kertas

        Frekuensi : Setiap selesai peminjaman

        Keterangan : Berisi data barang


        Nama Masukan : Data laporan

        Fungsi : Sebagai informasi dari manajemen aset

        Sumber : Staff IT

        Tujuan : Head IT

        Media : Kertas

        Frekuensi : Setiap bulan

        Keterangan : Berisi data manajemen aset



      2. Analisa Proses

        Nama Proses : Perbaikan Aset

        Masukan : Data barang yang akan diperbaiki

        Keluaran : Form perbaikan aset

        Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan data aset yang akan diperbaiki


        Nama Proses : Peminjaman Aset

        Masukan : Data barang yang akan dipinjam

        Keluaran : Form peminjaman

        Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan data peminjaman aset


        Nama Proses : Pengembalian Aset

        Masukan : Data barang yang akan dikembalikan

        Keluaran : Form pengembalian aset

        Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan data pengembalian aset


        Nama Proses : Laporan Aset

        Masukan : Data laporan

        Keluaran : Laporan

        Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan data laporan manajemen aset


      3. Analisa Keluaran

        Nama Keluaran : Form Perbaikan Aset

        Fungsi : untuk mengetahui penaganan dari aset yang akan diperbaiki

        Media : Kertas

        Distribusi : Staff atau Karyawan ( divisi lain )

        Frekuensi : Setiap ada kebutuhan

        Keterangan : Berisi data aset yang akan diperbaiki


        Nama Keluaran : Form Peminjaman

        Fungsi : Untuk mengetahui aset yang akan dipinjam

        Media : Kertas

        Distribusi : Staff atau Karyawan ( divisi lain )

        Frekuensi : Setiap ada kebutuhan

        Keterangan : Berisi daftar aset yang akan dipinjam


        Nama Keluaran : Form Pengembalian Aset

        Fungsi : Untuk mengetahui aset yang akan dikembalikan

        Media : Kertas

        Distribusi : Staff atau Karyawan ( divisi lain)

        Frekuensi : Setiap ada kebutuhan

        Keterangan : Berisi daftar aset yang akan dikembalikan


        Nama Keluaran : Laporan

        Fungsi : Untuk melaporkan dari manajemen aset

        Media : Kertas

        Distribusi : Staff IT

        Frekuensi : Setiap bulan

        Keterangan : Berisi laporan dari manajemen aset






      Konfigurasi sistem Yang Berjalan

      1. Spesifikasi perangkat keras (Hardware) : Laptop

        • Processor : Intel Core i5

        • Monitor : LG 14 Inci

        • Hardisk : 500 GB

        • RAM : 4 GB

        • Keyboard : Internal

        • Mouse : Internal

      2. Spesifikasi perangkat lunak (Software)

        • Microsoft Windows 8 Pro 64 bit

        • Microsoft Office 2013 Profesional

        • Adobe reader

      3. Hak Akses (Brainware)

        Untuk mengoperasikan atau mengolah data yang dibutuhkan hanya dapat dilakukan oleh staff IT.

      Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

      Permasalahan yang dihadapi

      Dari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis adalah sebagai berikut:

      Sistem yang berjalan saat ini belum optimal, pencatatan data aset masih menggunakan ms.excel dan buku peminjaman sehingga dalam kegiatan manajemen aset masih banyak kekurangan disana-sini, misalnya ketika staff/ karyawan dalam pengisian form-form seperti form peminjaman, perbaikan dan pengembalian masih menggunakan media kertas yang disimpan dibox file yang rentan rusak dan hilang serta mempersulit pencarian data saat dibutuhkan. kemudian dalam jangka panjang akan mengakibatkan terjadinya penumpukan kertas. Dan dalam hal lain ketika dibutuhkannya data mengenai aset seperti keberadaan aset, spesifikasi dan staff yang menggunakan harus mencari di catatan ms. Excel yang rentan dengan kesamaan data ( redudancy ) sehingga mempersulit pencarian data yang akurat saat dibutuhkan.





      Dari gambar diatas dapat dilihat belum adanya sistem yang komputerisasi dan belum terintegrasi satu dengan yang lain akan banyak menyebabkan ketidak akuratan data, dan juga mempersulit manajemen aset yang ada.


      Alternatif Pemecahan Masalah

      Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi, antara lain :


      1. Diperlukan sistem yang mencakup seluruh kegiatan manajemen aset ICT sehingga tidak ada lagi kegiatan manual (papperless).

      2. Diperlukan sistem yang diperlukan mampu memberikan informasi yang akurat dari manajemen aset yang sedang berjalan.

      3. Diperlukan pembuatan sistem yang berbasis web karena dapat memudahkan pengaksesan tanpa harus penginstalan terlebih dahulu, dapat dijalankan di sistem operasi apapun, tidak diperlukannya lisensi, serta tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi. Dengan pembuatan sistem berbasis web yang saling berintegrasi menggunakan :


      a.Bahasa pemrograman PHP karena bahasa scripting yang paling mudah dengan banyak referensi dan dalam pengembangan lebih mudah serta mampu jalan di berbagai mesin ( Linux, unix, macintosh, windows ) , dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system.

      b.Database mySQL dengan beberapa modul yang saling terintegrasi.

      c.Jaringan lokal ( LAN ) dengan menginduk kedalam jaringan yang ada saat ini di Universitas Surya Bogor.

      d.Dibuat pembagian hak akses ( privilege accsess ) untuk pengguna sistem terkait.


      User Reuirment

      Elisitasi Tahap 1





      BAB IV

      HASIL PENELITIAN

      Setelah dilakukan analisa dan penelitian pada sistem manajemen aset ICT yang sedang berjalan di Universitas Surya Bogor, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan sistem yang sedang berjalan saat ini. Dalam rancangan sistem yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML 8.0 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram.

      Rancangan Sistem Usulan

      UseCase Diagram Yang DiUsulkan


      Berdasarkan gambar 4.1 Use Case Diagram Staff IT diatas terdapat :

      1. 1 system yang mencakup seluruh kegiatan yang sedang berjalan

      2. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Staf IT.

      3. 37¬ use case yang biasa dilakukan oleh actor.





      Berdasarkan gambar 4.2 Use Case Diagram Head IT diatas terdapat :

      1. 1 system yang mencakup seluruh kegiatan yang sedang berjalan.

      2. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Head IT.

      3. 29 use case yang biasa dilakukan oleh actor.

      Activity Diagram Yang Diusulkan

      a.Activity Diagram Pada Staff IT / Admin


      Berdasarkan gambar 4.3 Activity Diagram diatas terdapat :

      1. 1 initial node yang merupakan awal kegiatan.

      2. 1 actor yang dapat melakukan kegiatan yaitu Staf IT.

      3. 7 action state yang berawal login jika salah memasukan akun maka akan kembali ke login,Jika benar akan masuk pada halaman.

      4. Menampilkan Profil Perusahaan

      5. 1 final node yang merupakan akhir dari kegiatan Staf IT.



      b.Activity Diagram Pada Head IT

      Berdasarkan gambar 4.4 Activity Diagram diatas terdapat :

      1. 1 initial node yang merupakan awal kegiatan.

      2. 1 actor yang dapat melakukan kegiatan yaitu Staf IT.

      3. 5 action state yang berawal login jika salah memasukan akun maka akan kembali ke login,Jika benar akan masuk pada halaman utama.

      4. 1 final node yang merupakan akhir dari kegiatan Head IT.


      Sequence Diagram Yang Diusulkan

      a. Sequence Diagram Pada Staff IT


      Berdasarkan gambar 4.5 Sequence Diagram diatas terdapat :


      1. Berdasarkan gambar 4.5 Sequence Diagram diatas terdapat :

      2. 8 Lifeline ,yaitu Login, Sistem Aplikasi, users, assets, maintenance, report, log.

      3. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Staf IT .

      4. 17 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.


      b. Sequence Diagram Pada Head IT

      Berdasarkan gambar 4.6 Sequence Diagram diatas terdapat :


      1. 6 Lifeline ,yaitu Login, Sistem Aplikasi, Category, Assets, maintenance, report.

      2. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu Staff/ Karyawan.

      3. 13 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.



      Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan


      Rancangan Basis Data

      Class Diagram Sistem Usulan


      Berdasarkan gambar 4.7 Class diagram sistem usulan terdapat :

      1. 18 class, himpunan dari objek-objek yang mempunyai attribute serta operasi diantaranya users, level, produk, ownership, maintenance, tipe, location, merk, os, mobo, proc, ram, hdd, graphic, optical, keyboard, mouse, monitor, dongle.

      2. 17 multiciply, hubungan antara objek satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

      Spesifikasi database merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain database menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi database yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

      1. Nama file : users

      Media : Hardisk

      Isi : id, nik, username, password, nama, idlevel, email, secret_email, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      2. Nama file : level

      Media : Hardisk

      Isi : id, level, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      3. Nama file : tipe

      Media : Hardisk

      Isi : id, tipe, cek, kode, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id

      4. Nama file : location

      Media : Hardisk

      Isi : id, location, kode, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id




      5. Nama file : merk

      Media : Hardisk

      Isi : id, merk, cek, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id



      6. Nama file : os

      Media : Hardisk

      Isi : id, os, cek, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id

      7. Nama file : mobo

      Media : Hardisk

      Isi : id, mobo, cek, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id



      8. Nama file : proc

      Media : Hardisk

      Isi : id, proc, cek, jumlah, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id

      9. Nama file : ram

      Media : Hardisk

      Isi : id, ram, cek, jumlah, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id

      10. Nama file : hdd

      Media : Hardisk

      Isi : id, hdd, cek, jumlah dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      11. Nama file : graphic

      Media : Hardisk

      Isi : id, grafhic, cek, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id



      12. Nama file : optical

      Media : Hardisk

      Isi : id, optical, cek, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      13. Nama file : keyboard

      Media : Hardisk

      Isi : id, keyboard, cek, jumlah, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      14. Nama file : mouse

      Media : Hardisk

      Isi : id, mouse, cek, jumlah, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id



      15. Nama file : monitor

      Media : Hardisk

      Isi : id, monitor, cek, jumlah, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      16. Nama file : dongle

      Media : Hardisk

      Isi : id, dongle, cek, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id


      17. Nama file : produk

      Media : Hardisk

      Isi : id, nama, jumlah, idtipe, idmerk, idos, idmobo, idproc, idram, idhdd, idgraphic, idoptical, idkeyboard, idmouse, idmonitor, iddongle, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id



      18. Nama file : ownwership

      Media : Hardisk

      Isi : id, iduser, idproduk, idlocation, serial, nomor, urut, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id



      19. Nama file : maintenance

      Media : Hardisk

      Isi : id, serial, keterangan, nim, tglmasuk, adminmasuk, tglselesai, adminselesai, tglkeluar, adminkeluar, dtmcrt, usrcrt, dtmupd, usrupd.

      Primary key : id





      Rancangan Prototype

      Halaman Login


      Tampilan Home Admin


      Halaman Data Userr


      Halaman Data Category


      Halaman data assets


      Halaman data ownership

      Halaman data maintenace


      Halaman Input maintenace

      Halaman data report


      Halaman data logs


      Rancangan Tampilan Program

      Setelah dilakukan desain prototype , rancangan program yang diusulkan akan ditampilkan seperti di bawah ini :


      Halaman Login

      Halaman home admin


      Halaman home head IT


      Halaman data user


      Halaman data category


      Halaman data asset


      Halaman input data assets


      Halaman data ownership


      Halaman input data ownership

      Halaman data maintenance

      Halaman input data maintenace


      Halaman data report


      Halaman data Log

      Konfigurasi Sistem Usulan

      Spesifikasi Hardware

      Perangkat keras (hardware) yang diusulkan untuk sistem baru ini adalah sebagai berikut :


      Processor : Intel core i5

      Monitor : Dell 21 inci

      Mouse : Dell USB

      Keyboard : Dell USB

      RAM : 4 GB

      Hardisk : 500 GB

      Printer : Epson L550 Inkjet





      Aplikasi Yang Digunakan

      Perangkat lunak merupakan penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan dan menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

      Microsoft Windows 8

      Google Chrome

      XAMPP

      PHP

      MySql



      Hak Akses

      Untuk mengoperasikan atau mengolah data dapat dilakukan oleh :

      Staff IT/ Admin

      Head IT

      Dengan cacatan hak akses oleh user sesuai dengan rancangan program diatas.

      Testing

      Untuk tahap pengujian penulis menggunakan metode Black Box testing, Metode Black Box testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box testing untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan menggunakan metode Black Box testing dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari software dan fungsionalitasnya tanpa mengetahui yang terjadi dalam proses detail, melainkan hanya mengetahui input dan output



      Evaluasi

      Setelah dilakukan pengujian dengan metode Black box yang dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program seperti contoh pengujian pada login, input user, data aset, report. Jika input tidak lengkap maka sistem akan menampilkan pesan sehingga membantu admin mengetahui kesalahan saat input data yang tidak lengkap, selanjutnya yang kemudian akan di proses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya dan dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan oleh Universitas Surya Bogor.




      Time Schedule

      Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 4 bulan, dan kegiatan yang dilakukan adalah :


      Estimasi Biaya

      Biaya penelitian penulis rinci sesuai kebutuhan penelitian antara lain :



      BAB V

      PENUTUP

      Kesimpulan

      Setelah menyelesaikan Skripsi ini, penulis menyadari masih banyak kekurangan yang terdapat dalam penulisan Skiripsi ini. Akan tetapi dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:

      1. Dalam kegiatannya pengelolaan aset IC T pada Universitas Surya Bogor masih belum efektif dikarenakan sistem yang ada masih menggunakan sistem yang belum optimal dengan tidak terintegrasi satu dengan yang lain sehingga dapat menyebabkan tidak sesuainya tujuan pengelolaan aset ICT yang ingin dicapai sehingga kebutuhan akan penyajian informasi memerlukan waktu lama. Tetapi setelah dilakukan perancangan sistem manajemen aset ICT baru berbasis web dapat memudahkan kegiatan pengolahan data aset ICT menjadi lebih efektif.

      2. Dilihat dari keakuratan, ketepatan dan relevansinya sistem yang sedang berjalan dalam pencatatan dan pengolahan aset ICT pada Universitas Surya Bogor masih menggunakan ms. Excel sehingga dapat memungkinkan terjadinya redudansi, ketidaksamaan dan ketidak sesuaian data aset ICT seperti nama, jumlah, serial number, serta keberadaan aset. Dengan dibuatnya sistem aplikasi manajemen aset ICT yang telah diusulkan penulis menjadi solusi dari beberapa masalah diatas. Sehingga dalam kegiatannya manajemen aset ICT dapat dilakukan dengan menghasilkan data yang akurat, tepat dan relevan.

      3. Setelah dibuatkan sistem manajemen aset ICT baru berbasis web dengan akses jaringan LAN dan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta database MySql kendala-kendala yang ada sebelumnya dalam manajemen aset ICT dapat diselesaikan.

      Saran

      Saran yang dapat diberikan penulis pada Skripsi ini dari sistem aplikasi manajemen aset ICT adalah sebagai berikut:

      1. Perlu adanya seorang administrator maintenance sistem guna untuk menjaga sistem berjalan dengan optumal.

      2. Perlu adanya penambahan fitur pada aplikasi seperti, backup data, barcode scanner juga penambahan hak akses user-user lain yang berkaitan dengan penggunaan sistem aplikasi manajemen aset ICT ini.

      3. Masih harus dilakukan pengembangan sistem agar lebih optimal untuk itu perlu adanya kerjasama dari pihak terkait penggunaan aplikasi manajemen aset ICT ini guna untuk pengembangan dimasa yang akan datang.


Kesalahan pengutipan: Tag <ref> ditemukan, tapi tag <references/> tidak ditemukan

Contributors

M. Devi Adiansyah

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=SI1311475402&oldid=189603"