SI1112469157

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1112469157
NAMA
: IRA ANGGRAENI


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI BUSINESS INTELLIGENCE

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Disusun Oleh :

NIM
: 1112469157
Nama
: Ira Anggraeni
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Business Intelligence

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Mei 2015

Ketua
       
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
       
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)
       
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
NIP : 000594
       
NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Dibuat Oleh :

NIM
: 1112469157
Nama
: Ira Anggraeni

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence

Disetujui Oleh :

Tangerang,Mei 2015

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
(Padeli M.kom)
   
(Ary sulismawati M.kom)
NID : 03002
   
NID : 12013

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Dibuat Oleh :

NIM
: 1112469157
Nama
: Ira Anggraeni

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, 2015

Ketua Penguji
 
Penguji I
 
Penguji II
         
         
         
         
( Manorang Sihotang, M.Kom)
 
( Hani Dewi Ariessanti, M.Kom)
 
( Padeli, M.Kom)
NID : 02009
 
NID : 12003
 
NID : 03002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Disusun Oleh :

NIM
: 1112469157
Nama
: Ira Anggraeni
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Business Intelligence

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Mei 2015

 
 
 
 
 
(Ira Anggraeni)
NIM : 1112469157

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;


ABSTRAKSI

Perkembangan teknologi komputer saat ini kian berkembang pesat terutama dalam dunia kerja. Komputer sudah mulai digunakan terutama pada kantor, penggunaan terbanyak adalah perusahaan dan lembaga pemerintahan maupun swasta. Namun hingga saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan yang masih menggunakan sistem manual. Salah satunya pada Kantor Kecamatan Cikupa Kabupaten Tangerang yang seringkali menghadapi permasalahan dalam pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat, hal ini dikarenakan karena masih banyaknya kesalahan pada proses pencatatan data. Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar, dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data yang baik. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, serta mempunyai tempat penyimpanan data berbentuk Dashboard Information System. Pada penulisan ini diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, perencanaan, penggunaan metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle), serta perancangan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada proses pendataan surat masuk dan surat keluar, dan pengolahan data menjadi cepat dan efektif sehingga tidak memakan waktu yang lama pada saat pembuatan laporan, serta laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kinerja/kegiatan pegawai dalam mengelola data surat agar lebih baik.


Kata Kunci: Surat, Pendataan Surat, Dashboard Information System

ABSTRACT

The development of computer technology currently developing rapidly growing especially in the world of work. The computer has already started is primarily used in offices, the use of most is the company and Government institutions and private. But up to now, there are still a few instances of Government that still use manual systems. One of them at the Office that Kecamatan Cikupa Tangerang Regency often face problems in the management of logging incoming mail and outgoing mail. The resulting report is currently accurate, this is due to the large number of errors because it is still in the process of recording data. To create a system of information on logging incoming mail and outgoing mail, it is a system that has a data storage is a good one. Based on the existing problems, the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail, as well as having shaped the Dashboard data storage Information System. At this writing explained the stages of the work, ranging from process analysis, planning, use of methods development SDLC (System Development Life Cycle), as well as the design by using the programming language PHP and the MySQL database. So hopefully with the new system can reduce the occurrence of errors on the logging process incoming mail and outgoing mail, and processing data to be quickly and effectively so that it does not take a long time at the time of reporting, as well as reports produced according to the existing data. In addition the system is expected to further bolster performance/employee activities in letter to manage data better.


Keywords :

Mail, Logging Mail, Dashboard Information System

KATA PENGANTAR


Bismillahirrahmanirrahim,

Assalamu’alaikum wr.wb.

Segala puji dan syukur kehadirat ALLAH SWT atas berkat rahmat dan anugerah-Nya serta senantiasa melimpahkan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun judul Laporan Skripsi ini, adalah “PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT PADA KECAMATAN CIKUPA”.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus di tempuh oleh mahasiswa sebelum lulus dalam jenjang Sarjana jurusan Sistem Informasi pada Perguruan Tinggi Raharja. Penulis menyadari dengan sepenuh hati bahwa tersusunnya skripsi ini bukan hanya atas kemampuan dan usaha penulis semata, namun dengan adanya bimbingan serta dukungan dan bantuan berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada, antara lain :

  1. Bapak Ir.Untung Rahardja,M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua Bidang Akademik STMIK Raharja,
  3. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom., selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi,
  4. Bapak Padeli, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan banyak masukan, pengarahan dan motivasi kepada penulis dalam penyusunan laporan skripsi,
  5. Ibu Ary Sulismawati M.Kom, selaku Dosen Pembimbing II yang telah bersedia membantu dan meluangkan waktu membimbing penyusunan skripsi, sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik,
  6. Ibu Evah Hartati, SE., selaku Stakeholder dan pembimbing lapangan, serta staff pegawai pada Kecamatan Cikupa yang telah bersedia membantu dan membimbing penulis selama melakukan penelitian,
  7. Kedua Orang Tua tercinta, yang tiada henti memanjatkan do’a serta memberikan dukungannya, “Semoga Allah SWT senantiasa memberikan limpahan rahmat kepada Beliau (Amin)”,
  8. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang senantiasa memberikan masukan, ilmu pengetahuannya dan motivasi yang diberikan kepada penulis,
  9. Untuk sahabatku : Ardiana Rahayu Kusumaningrum, Yessi Frecilia, Bayu Angga Prakoso, Ray Indra Taufik Wijaya, dan rekan teman-teman seperjuangan lainnya yang telah banyak membantu memberikan ide-ide dan inspirasi, serta masukan dan motivasi kepada penulis,
  10. Segenap Staff dan Karyawan Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan pelayanan demi kelancaran penulisan Laporan Skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi.

Akhir kata, semoga ALLAH SWT memberikan balasan rahmat kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Laporan Skripsi ini.Semoga Laporan Skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak dan dapat menjadi bahan acuan di kemudian hari.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.


Tangerang,Mei 2015
Ira Anggraeni
NIM. 1112469157

Daftar isi


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi komputer saat ini kian berkembang pesat terutama dalam dunia kerja. Teknologi komputer sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar dalam membantu segala kegiatan operasional disegala bidang. Komputer sudah mulai digunakan terutama pada kantor, penggunaan terbanyak adalah perusahaan dan lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegunaan komputer adalah untuk pengolahan data, yang bertujuan agar pengolahan lebih baik, teliti, tepat waktu dan menghemat tenaga, sehingga tercapai produktifitas kerja.

Dalam pengelolaan data surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cikupa Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh Bagian Umum masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih berjalan manual dan harus dicatat dan dibukukan dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar, serta belum optimalnya sistem informasi mengenai surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi penyajian laporan menjadi terlambat. Oleh karena itu, untuk memudahkan dalam proses pengelolaan data dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mudah dan cepat, sehingga dapat meningkatkan produktifitas kinerja pegawai.

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut, maka hal inilah yang melandasi penulis untuk melakukan penelitian dan mendokumentasikannya dalam sebuah Laporan Skripsi dengan judul : “ PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT PADA KECAMATAN CIKUPA ”.

Rumusan Masalah

Sebagaimana yang telah dijelaskan berdasarkan uraian di atas, maka ditarik beberapa pokok permasalahan sebagai berikut :

  1. Bagaimana prosedur pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Kecamatan Cikupa ?

  2. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar ?

  3. Bagaimana fungsi control secara terkomputerisasi dalam hal penanganan keluar dan masuknya surat pada Kecamatan Cikupa ?

Ruang Lingkup Penelitian

Karena luasnya permasalahan yang ada di dalam penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup hanya pada pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar, sampai pembuatan laporan pada Bagian Umum Kecamatan Cikupa.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah :

A. Tujuan Operasional

  1. Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cikupa.

  2. Untuk mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem yang berjalan saat ini.

B. Tujuan Fungsional

  1. Tersedianya sistem dan database yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar, sehingga data dapat tersimpan dengan baik.

  2. Hasil penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik dan efektif.

C. Tujuan Individual

Penelitian ini dilakukan untuk menambah pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem yang berjalan saat ini pada Kecamatan Cikupa sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Skripsi.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis maupun pihak Kecamatan Cikupa yaitu :

  1. Mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada pada Kantor Kecamatan Cikupa, khususnya pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

  2. Agar mempermudah pegawai dalam proses pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar.

  3. Hasil perancangan dan penerapan sistem ini diharapkan dapat membantu memperlancar proses pendataan surat sehingga dapat tercontrol dengan baik dan menjadi sebuah masukkan bagi Kecamatan Cikupa mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Metode Penelitian

Dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian maka penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan adalah sebagai berikut:

Metode Pengumpulan Data

  1. Metode Observasi

    Merupakan suatu metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan dan pelaksanaan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diperlukan dengan cara langsung mengadakan penelitian di Kecamatan Cikupa.

  2. Metode Wawancara

    Metode wawancara yang dilakukan adalah melalui pembicaraan lewat pihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi. Salah satunya kepada Ibu Evah Hartati, SE. Dengan dasar pertimbangan dan persetujuan dari pihak tersebut khususnya dalam sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar.

  3. Metode Studi Pustaka

    Metode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur objek yang berhubungan dengan penelitian skripsi, serta jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan, serta digunakan untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang akan dilakukan.

  4. Metode Dokumen

    Penulis melakukan pengambilan data melalui dokumen tertulis dari instansi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain.

Metode Analisa

Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan.

Analisa sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah teknik SWOT (Strenght Weakness Opportunity Threat ), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya-upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengelolaan dan pengembangan sistem.

Metode Pengembangan/Perancangan

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

  1. Perencanaan (Planning)

    Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

  2. Analisis (Analysis)

    Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visual paradigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

  3. Rancangan (Design)

    Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

  4. Implementasi (Implementation)

    Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

  5. Pemeliharaan (Maintenance)

    Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Perancangan Dashboard Information System Sebagai Fungsi Control Surat Pada Kecamatan Cikupa menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antara lain :

a. PHP, merupakan bahasa pemrograman yang akan dipakai.

b. MySQL, merupakan database yang akan digunakan.

c. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yang digunakan untuk men-design web yang akan dibuat.

d. Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition, merupakan software yang akan digunakan untuk men-design dan membuat suatu model diagram.

Metode Testing

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software, karena itu uji coba Blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional dan output suatu program. Metode pengujian blackbox digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal , kesalahan performa.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang berkaitan sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisi tentang gambaran umum instansi, sejarah singkat, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, konfigurasi sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, dan user requirement yang terdiri dari 4 (empat) tahap elisitasi, yakni elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, serta final draft elisitasi yang merupakan final elisitasi yang diusulkan.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab ini menjelaskan deskripsi sesudahnya final elisitasi yang diusulkan, rancangan sistem usulan, rancangan basis data, rancangan program, rancangan prototype, konfigurasi sistem usulan, testing, evaluasi, implementasi, serta estimasi biaya yang dijabarkan secara rinci.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil analisa penelitian yang telah dilakukan dan saran terhadap sistem yang diusulkan agar dapat bermanfaat dan permasalahan yang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik serta untuk pengembangan sistem lebih lanjut di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN


BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

  1. Definisi Sistem

    Terdapat beberapa definisi sistem menurut beberapa pendapat diantaranya :Menurut Tata Sutabri (2012:16)[1], bahwa “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

    Menurut Norman L.Enger dalam Tata Sutabri (2012:17)[1], “Suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi”. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas, dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri-sendiri, tetapi sebaliknya, saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.

  2. Karakteristik Sistem

    Menurut Tata Sutabri (2012:20)[1], “Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran”.

    Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

    1. Komponen Sistem (Components)

      Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap sub sistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.

    2. Batasan Sistem (Boundary)

      Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

    3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

      Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

    4. Penghubung Sistem (Interface)

      Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

    5. Masukkan Sistem (Input)

      Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

    6. Keluaran Sistem (Output)

      Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.

    7. Pengolahan Sistem (Processing system)

      Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

    8. Sasaran Sistem (Objective)

      Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

      Berdasarkan definisi di atas, bahwa karakteristik sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang mempunyai suatu tujuan (goal), dimana untuk mencapai tujuan tersebut harus memiliki strategi yaitu dengan masukan sistem (input), proses (processing) dan keluaran sistem (output) yang objective.

  3. Klasifikasi Sistem

    Menurut Tata Sutabri (2012:22)[1], “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut”. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

    1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

      Sistem abstak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.

    2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

      Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

    3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

      Sistem yang berinterkasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.

    4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

      Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Berdasarkan definisi klasifikasi sistem di atas, bahwa suatu klasifikasi sistem adalah suatu pemikiran yang menghasilkan keluaran(output) untuk lingkungan luarnya yang dapat melibatkan antara manusia dengan mesin ataupun hanya dengan proses alam.

Konsep Dasar Informasi

  1. Definisi Data

    Menurut McLeod dalam Yakub (2012:5)[2], “Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”.

    Menurut John J.Longkutoy dalam Tata Sutabri (2012:2)[1], mendefinisikan “Istilah data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi dan lain-lain”.

    Jadi data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

  2. Definisi Informasi

    Menurut Tata Sutabri (2012:29)[1], “Teori informasi lebih tepat disebut sebagai teori matematis dan komunikasi, sumber informasi adalah data”. Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum, mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi juga mencakup mengenai data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

    Menurut Sutarman (2012:14)[3], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

    Menurut Maimunah, dkk dalam jurnal CCIT Vol.5 No.3 (2012:57)[4], “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah sehingga mempunyai arti untuk dapat digunakan dalam membuat keputusan.

  3. Kualitas Informasi

    Kualitas suatu informasi tergantung dari Tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Penjelasan tentang kualitas informasi tersebut dipaparkan, menurut Tata Sutabri (2012:41)[1], yaitu :

    1. Akurat (Accurate)

      Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

    2. Tepat Waktu (Timelines)

      Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.

    3. Relevan (Relevance)

      Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

      Berdasarkan pengertian Kualitas Informasi di atas, bahwa kualitas informasi dapat dikatakan berkualitas apabila informasi tersebut dapat bermanfaat (relevan), tepat waktu, ekonomis efisien dan dapat dipercaya.

  4. Nilai Informasi

    Menurut Gordon B. Davis dalam Sutarman (2012:14)[3], “Nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas”.Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang Sepuluh (10) sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

    1. Kemudahan Dalam Memperoleh

      Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

    2. Sifat luas dan kelengkapannya

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi yang tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

    3. Ketelitian (Accurancy)

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

    4. Kecocokan dengan pengguna (Relevance)

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk mengambil keputusan.

    5. Ketepatan Waktu

      Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

    6. Kejelasan (Clarity)

      Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

    7. Fleksibilitas / Keluwesannya

      Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer / pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

    8. Dapat Dibuktikan

      Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas dan sumber yang indah.

    9. Tidak ada prasangka

      Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

    10. Dapat diukur

      Informasi untuk pengambilan keputusan harusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

      Berdasarkan penjelasan nilai informasi di atas, bahwa suatu informasi dapat bernilai baik apabila informasi tersebut dapat memberikan informasi yang dapat dibuktikan dan mudah untuk didapatkan, dimengerti serta tidak menimbulkan keraguan adanya kesalahan informasi.

Konsep Dasar Sistem Informasi

  1. Definisi Sistem Informasi

    Menurut Tata Sutabri (2012:46)[1], “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

    Menurut Sutarman (2012:13)[3], “Sistem Informasi adalah sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan, informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, intruksi) dan output (laporan, kalkulasi)”.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengolahan, pengendalian dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi untuk dapat mencapai sasaran dan tujuannya.

  2. Komponen Sistem Informasi

    Menurut Tata Sutabri (2012:47)[1], “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok terknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”.Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut adalah penjelasan dari komponen sistem informasi, yaitu :

    1. Blok masukan (input block)

      Input mewakili data yang masuk kedalam suatu sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

    2. Blok model (model block)

      Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

    3. Blok keluaran (output block)

      Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

    4. Blok teknologi (technology block)

      Teknologi merupakan kontak alat dari pekerjaan sistem informasi, teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

    5. Blok Basis Data (database block)

      Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

    6. Blok kendali (control block)

      Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai apa yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

      Berdasarkan penjelasan di atas, bahwa sistem informasi memiliki komponen dimana komponen tersebut disebut dengan istilah blok bangunan yang memiliki tujuan agar informasi yang dihasilkan dapat berkualitas.

  3. Tujuan Sistem Informasi

    Menurut Jogiyanto (2010:13)[5], ”Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya”.

    Tujuan sistem informasi terdiri dari kegunaan (usefulness), ekonomi (economic), keandalan (realibility), pelayanan langganan (customer service), kesederhanaan (simplicity), dan fleksibilitas (fleksibility).

    1. Kegunaan (usefulness)

      Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

    2. Ekonomi (economic)

      Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

    3. Keandalan (realibility)

      Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

    4. Pelayanan Langganan (customer service)

      Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.

    5. Kesederhanaan (simplicity)

      Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

    6. Fleksibilitas (fleksibility)

      Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

      Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah sistem informasi berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut dengan 6 (enam) kegunaan.

Konsep Dasar Teknologi Informasi

Untuk mengetahui pengertian teknologi informasi terlebih dahulu kita harus mengerti pengertian dari teknologi dan informasi itu sendiri. Berikut ini pengertian teknologi dan informasi :

Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya, sedangkan Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya.

Menurut Tata Sutabri sumber yang diakses pada tanggal 22/03/2015 pukul 14:30 pm, di (http://andipublisher.com/produk-0614005238-pengantar-teknologi-informasi-tata-sutab.html)[6], “Teknologi informasi merupakan salah satu hal yang berhubungan dengan istilah komputer. Sebenarnya istilah Teknologi Informasi atau Information Technology (IT) yang populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah dalam dunia Sistem Informasi atau Information System (IS)”.

Berdasarkan uraian di atas, teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.

Konsep Dasar Analisa Sistem

  1. Definisi Analisa Sistem

    Menurut Yakub (2012:142)[7], “Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan)”.

    Menurut McLeod dalam yakub (2012:8)[7], “Analisis sistem adalah penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang telah ada tersebut”.

    Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang dikemukakan, proses analisa sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untu pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi.

  2. Tahap Tahap Analisa Sistem

    Menurut Tata Sutabri (2012:220)[1], “Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

    Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol.4 No.3 (2011:322)[8], “Tahap analisis sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

    Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya:

    1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang dilakukan diantaranya :

      a. Mengidentifikasi penyebab masalah

      b. Mengidentifikasi titik keputusan

      c. Mengidentifikasi personil-personil kunci

    2. Understand,yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang dilakukan diantaranya :

      a. Menentukan jenis dan objek penelitian

      b. Merencanakan jadwal penelitian

      c. Mengatur jadwal wawancara.

      d. Mengatur jadwal observasi.

      e. Membuat agenda wawancara.

      f. Mengumpulkan hasil penelitian.

    3. Analyze, yaitu melakukan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan diantaranya :

      a. Menganalisis kelemahan sistem, kebutuhan sistem yang meliputi hardware, software dan brainware.

      b. Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen (pemakai).

    4. Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya :

      a. Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dilakukan.

      b. Meluruskan kesalahn-kesalahan mengenai apa yang telah ditentukan dalam proses analisis yang tidak sesuai menurut manajemen.

      c. Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

      Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tahap-tahap sistem sangat penting karena apabila jika satu tahapan terjadi kesalahan maka tidak dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

  1. Definisi Perancangan Sistem

    Perancangan sistem (design system) merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

    Menurut Humisar Hasugian (2012:2)[9], “ Perancangan sistem merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru”.

    Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbulana Jurnal CCIT (2011:197) dalam penelitian Tanyanti (2014)[10], “Pada metode analisa sistem dan perancangan menggunakan metode yang dikenal dengan nama Sytem Development Life Cycle (SDLC)”.

    Menurut Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd sumber yang diakses pada tanggal 06/04/2015 pukul 11:50 am, di (http://definisiahli.blogspot.com/2014/11/definisi-perancangan-sistem-menurut-ahli.html[11]) “Perancangan sistem adalah sekumpulan aktivitas yang menggambarkan secara rinci bagaimana sistem akan berjalan”. Hal itu bertujuan untuk menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan user.

    Jadi perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan sistem tersebut yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.

  2. Tujuan Perancangan Sistem

    Adapun tujuan yang hendak dicapai dari tahap perancangan sistem mempunyai maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut:

    1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem (user)
    2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam pengembangan atau pembuatan sistem.

Teori Khusus

Konsep Dasar Dashboard Information System

Menurut Jurnal CCIT Vol 5 No 1. Henderi, dkk (2011:43)[8], “DIS (Dashboard Information System) dikembangkan menggunakan metodologi data URL dalam database yang sudah ada pada sistem yang lain sebagai data warehouse. Dalam implementasinya, dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk membuat aplikasi front office sebagai interface, dan software fusionchart sebagai aplikasi pembuat grafik”.

Menurut sumber yang diakses pada tanggal 06/04/2015 pukul 11:20 am, di (http://dashboardkita.blogspot.com/2010/08/apa-itu-dashboard.html)[12] “Dashboard atau yang biasa disebut Digital Dashboard adalah sebuah tampilan panel yang dibuat oleh sebuah software computer dengan tujuan menampilkan informasi yang mudah dibaca”. Digital Dashboard adalah tool business management yang digunakan untuk memvisualisasikan performance dari business enterprise dengan menggunakan Indicator.

Dashboard mempunyai fungsi dalam membantu mengidentifikasi elemen-elemen kunci dalam sebuah perusahaan sehingga dashboard sangat berguna bagi perusahaan berdasarkan KPI (Key Performance Indicator) yang telah ditentukan. KPI sangat cepat dan efisien untuk menyampaikan informasi dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dashboard.

Di bawah ini merupakan jenis-jenis dari dashboard berdasarkan kegunaanya:

  1. Dashboard strategis, untuk mendukung keselarasan (aligment) organisasi dengan tujuan strategis organisasi.
  2. Dashboard taktis, yang mengukur pendukung pencapaian proyek atau suatu kebijakan.
  3. Dashboard operasional, yang mendukung pengendalian aktivitas bisnis tertentu.

Gambar 2.1. Contoh Dashboard

Penggunaan dashboard jelas memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan, Manfaat memiliki sebuah dashboard /control panel adalah :

  1. Presentasi visual dari ukuran kinerja.
  2. Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki tren negatif.
  3. Mengukur efisiensi/inefisiensi.
  4. Kemampuan untuk menghasilkan laporan rinci yang menampilkan tren baru.
  5. Kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan dikumpulkan Business Intelligence.
  6. Menyelaraskan strategi dan tujuan organisasi.
  7. Menghemat waktu dibandingkan dengan berjalan beberapa laporan.
  8. Memperoleh visibilitas total dari semua sistem langsung.

Konsep Dasar Pengontrolan

  1. Definisi Control

    Dalam penelitian Nursalim (2014), “Suatu sistem control otomatis dalam suatu proses kerja berfungsi mengendalikan proses tanpa adanya campur tangan manusia (otomatis)”.

    Berdasarkan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) pengontrolan berasal dari kata kontrol. Kontrol sama dengan pengawasan, pemeriksaan dan pengendalian. Sedangkan pengontrolan itu sendiri adalah proses, cara pembuatan mengontrol (mengawasi, memeriksa), pengawasan, pemeriksaan.

  2. Jenis-Jenis Pengontrolan

    Dalam sistem pengendali kita mengenal adanya sistem pengendali Loop Terbuka ( Open-loop Control System ) dan Sistem Pengendali Loop Tertutup ( Closed-loop Control System ) yaitu :

    1. Sistem Kontrol Loop Terbuka

      Menurut Erinofiardi (2012:261) dalam penelitian Nursalim (2014), “Sistem kontrol loop terbuka adalah suatu sistem kontrol yang keluarannya tidak berpengaruh terhadap aksi pengontrolan. Dengan demikian pada sistem kontrol ini, nilai keluaran tidak di umpan-balikkan ke parameter pengendalian”.

    2. Sistem Kontrol Loop Tertutup

      Menurut Erinofiardi (2012:261) dalam penelitian Nursalim (2014), “Sistem kontrol loop tertutup adalah suatu sistem kontrol yang sinyal keluarannya memiliki pengaruh langsung terhadap aksi pengendalian yang dilakukan”.


Konsep Dasar Surat

  1. Definisi Surat

    Menurut Basir Barthos (2013:36) dalam penelitian Sinta Mariyani (2014), “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

    Jadi berdasarkan definisi, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

  2. Fungsi Surat

    Berikut ini beberapa fungsi surat menurut Basir Barthos (2013:36) adalah sebagai berikut :

    1. Wakil dari pengirim atau penulis.
    2. Bahan pembukti.
    3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
    4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
    5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

    Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita atau organisasi.

  3. Macam-Macam Surat

    Menurut Basir Barthos (2013:37), karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam atau jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi  :

    a. Menurut wujudnya

    1. Kartu pos.
    2. Warkat pos.
    3. Surat bersampul.
    4. Memorandum dan Nota.
    5. Telegram.
    6. Surat pengantar.

    b. Menurut tujuannya

    1. Surat pemberitahuan.
    2. Surat perintah.
    3. Surat permintaan.
    4. Surat peringatan.
    5. Surat panggilan.
    6. Surat susulan.
    7. Surat keputusan.
    8. Surat laporan.
    9. Surat perjanjian.
    10. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.

    c. Menurut sifat isi surat dan asalnya

    1. Surat dinas.
    2. Surat niaga.
    3. Surat pribadi.
    4. Surat yang isinya masalah sosial.

    d. Menurut jumlah penerima

    1. Surat biasa.
    2. Surat edaran.
    3. Surat pengumuman.

    e. Menurut keamanan isinya

    1. Surat sangat rahasia.
    2. Surat rahasia.
    3. Surat biasa.

    f. Menurut prosedur pengurusannya

    1. Surat masuk.
    2. Surat keluar.
    3. Definisi Surat Masuk

    Menurut Basir Barthos (2013:38), “Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

    Surat masuk juga bisa di definisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut (buku ekspedisi).

  4. Definisi surat keluar

    Menurut Basir Barthos (2013:38), “Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain”.

    Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan atau rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas.

Konsep Dasar Analisa SWOT

  1. Definisi SWOT

    Gambar 2.2. SWOT Analysis

    Menurut Rangkuti (2011:199) dalam penelitian Sinta Mariyani (2014)[13], “Penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan external. Faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal strengths dan weakness serta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis. Analisa SWOT membandingkan antara faktor external peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses)”.

    Menurut Fahmi (2013:252) dalam penelitian Siti Ainiyah (2015)[14] “SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.

    Menurut pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.

  2. Tujuan Analisa SWOT

    Menurut Rangkuti (2011:197) dalam penelitian Sinta Mariyani (2014)[13], “Tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor external peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.

    Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari matriks SWOT digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan :

    1. S-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
    2. W-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
    3. S-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
    4. W-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.
  3. Manfaat Analisa SWOT

    Menurut Hendro (2011:289) dalam penelitian Siti Ainiyah (2015)[14], Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, Manfaatnya adalah :

    1. Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.
    2. Untuk membuat rekomendasi.
    3. Informasi lebih akurat.
    4. Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).
    5. Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.

Konsep Dasar Black Box Testing

  1. Definisi Black Box Testing

    Menurut Yessi Frecilia (2015)[15], “Metode testing digunakan untuk menganalisa suatu identitas sistem untuk mendeteksi, mengevaluasi kondisi dan fitur-fitur yang diinginkan dan mengetahui kualitas dari suatu sistem yang dilakukan untuk mengeleminisi kesalahan yang terjadi saat sistem diterapkan”.

    Menurut Rizky (2011:264) dalam penelitian Fitria Nursetianingsih (2015)[16], “Black box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya”.

    Dengan demikian black box testing dapat disimpulkan sebagai jenis pengujian perangkat lunak layaknya seperti “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenal proses testing di bagian luar.

  2. Keuntungan Black Box Testing

    Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis black box testing (Rizky, 2011:264) antara lain :

    1. Anggota tim testing tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.
    2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.
    3. Hasil dari black box testing dapat memperjelas kontradiksi ataupun keracunan yang mungkin timbul dari eksekusi sebuah perangkat lunak.
    4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan white box testing.

Konsep Dasar Database

  1. Definisi Database

    Menurut Untung Rahardja, dkk, dalam Jurnal CCIT Vol.4 No.3 (2011:238)[17], “Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu. Database digunakan untuk menyimpan data agar data tersebut dapat dimanipulasi dengan mudah, terjamin keakuratannya , efisien dalam penyimpanannya, dan tentu saja dapat dengan mudah untuk diakses kembali”.

    Menurut Spits Warnars, dalam Jurnal CCIT Vol.8 No.1 (2014:84)[18], “Database baik dalam bentuk database terstruktur dan tidak terstruktur dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan tetap untuk merekam kegiatan proses transaksi bisnis. Database terstruktur merupakan organisasi kumpulan data yang menggunakan system manajemen database yang didukung konsep DML (Data Manipulation Language) dan DDL (Data Definition Language). Dimana DML merupakan proses manipulasi yang menggunakan perintah sql seperti select, insert, update, delete, dan lain-lain sedangkan DDL merupakan proses pendefinisian database yang menggunakan perintah sql seperti create, table, drop table, dan lain-lain”. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data-data yang fakta , yang memiliki struktur sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

Konsep Dasar Web

  1. Definisi Web

    Menurut Yeni Kustiyahningsih (2011:113)[19], “Web adalah layanan yang didapat oleh pemakaian komputer yang terhubung ke internet”.

    Menurut Sidik (2012:1)[20], “Web adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakaian dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilkan dalam browser web”. Dari beberapa pendapat yang dikemukakan disimpulkan bahwa web merupakan suatu perangkat lunak yang menggunakan hyperlink yang berfungsi untuk menerima serta menyajikan informasi di internet.

  2. Jenis-Jenis Web

    Menurut Rahmat Hidayat (2010:3)[21], “Jenis-jenis web berdasarkan sifat atau style-nya” sebagai berikut:

    1. Web Dinamis

      Merupakan sebuah website yang menyediakan content atau isi-isi yang selalu berubah-ubah setiap saat. Bahasa pemrogaman yang digunakan antara lain PHP, ASP, NET dan memanfaatkan database MySql.

    2. Website Statis

      Merupakan website yang content nya sangat jarang diubah. Bahasa pemrogaman yang digunakan adalah HTML dan belum memanfaatkan database. Misalnya web profile organisasi dan lain-lain.

  3. Fungsi Web

    Menurut Rahmat Hidayat (2010:4)[21], Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:

    1. Personal Website : Website yang berisi informasi pribadi seseorang.
    2. Commercial Website : Website yang dimiliki sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.
    3. Goverment Bisnis : Website yang dimiliki instansi pemerintah, pendidikan, yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada pengguna.
    4. Non-Profit Organization Website : Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non- profit atau tidak bersifat bisnis.

Konsep Dasar Perangkat Lunak Pendukung

  1. Definisi XAMPP

    Menurut M.Arief Rudyanto dalam penelitian Tanyanti (2014)[22], “XAMPP merupakan aplikasi yang mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model PHP, MySQL, Web server Apache”.

  2. Definisi PHP (Hypertext Preprocessor)

    Menurut M.Arief Rudyanto (2011:43) dalam penelitian Erlita Rasdiana (2015)[23] “PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML.

    Menurut Anhar (2010:3)[24], “PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemprograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis (up to date)”.

  3. Definisi MySQL

    Menurut Raharjo (2011:45)[25], “MySQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses data di dalam database relational. Setiap server database relational atau Relational Database Management System RDBMS mendukung SQL untuk mengatur dan mengolah datanya.

    Menurut Anhar (2010:21)[24] dalam penelitian Sri Wulaningsih (2014), “MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem mengenai basis data SQL (Database Management System) atau DBMS dari sekian banyak DBMS, seperti Oracle, MySQL, Postagre SQL”.

    MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Sedangkan RDBMS sendiri akan lebih banyak mengenal istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan perintah-perintah di MySQL.

  4. Apache Web Server

    Menurut Rulianto Kurniawan (2010:9) dalam penelitian Siti Ainiyah (2015)[14], “Apache web server atau server HTTP, Apache adalah server web yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi seperti Linux, Unix, Microsoft Windows dan Novell Netware serta platform lainnya yang berguna untuk melayani dan mengfungsikan situs web. Apache merupakan perangkat lunak sumber terbuka (open source) yang dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari pengembangan-pengembangan dibawah naungan Apache Software Foundation. Web server inilah nantinya yang akan digunakan untuk belajar bahasa pemrograman PHP”.

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

  1. Definisi UML (Unified Modeling Language)

    Menurut Menurut Prabowo Pudjo Widodo (2011:6)[26], “Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa permodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.

    Menurut Adi Nugroho dalam penelitian Tanyanti (2014)[22], “UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek)”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

    Menurut Alim (2012:30) dalam penelitian Fitria Nursetianingsih (2015)[16], “Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menulis blue print perangkat lunak. UML dapat digunakan untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak”.

    Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan, dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented programming).

  2. Model UML (Unified Modeling Language)

    Beberapa literature menyebutkan bahwa Unified Modeling Language (UML) menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu Prabowo Pujdo Widodo (2011:10)[26], antara lain :

    1. Use Case Diagram : Bersifat Statis, diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas).
    2. Activity Diagram : Bersifat dinamis, diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.
    3. Sequence Diagram : Bersifat dinamis, diagram urutan adalah interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam waktu tertentu.
    4. Class Diagram : Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.

Konsep Dasar Adobe Dreamweaver

  1. Definisi Adobe Dreamweaver

    Menurut Puspitasari (2011:9) dalam penelitian Tanyanti (2014)[22], “Dreamweaver adalah salah satu HTML yang berfungsi untuk membuat dan mengelola design web secara visual”.

    Menurut Wahana Komputer (2011:2),” Adobe Dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membangun sebuah website, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung”.

    Adobe Dreamweaver memudahkan pengembang website untuk mengelola halaman-halaman website dan aset-asetnya, baik gambar (image), animasi flash, video, suara dan lain sebagainya. Selain itu Adobe swot Dreamweaver juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pemrograman scripting, baik ASP (Active Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), Java Script (JS), Could Fusion, CSS (Cascading Style Sheet), XML (extensible Markup Languange) dan lainnya.

    Dengan menggunakan Adobe Dreamweaver, dapat dengan mudah membuat dan mendesain web, karena bersifat WYSUWYG (What You See Is What You Get). Dreamweaver selain editor yang komplit juga dapat digunakan untuk membuat animasi sederhana yang berbentuk layer dengan bentuk JavaScript yang didukungnya. Versi terakhir Adobe Dreamweaver keluaran Adobe System adalah Adobe Dreamweaver CS5 yang ada dalam Adobe Suite 5.

Elisitasi

Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No.3 (2011: 302)[17], “Elisitasi (elicitation) adalah berisi usulan rancangan sistem baru yang diingunkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.

Elisitasi di dapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut :

  1. Elisitasi Tahap I

    Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

  2. Elisitasi Tahap II

    Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi. Berikut penjelasan megenai Metode MDI :

    a. (M) pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat system baru.

    b. (D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

    c. (I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

  3. Elisitasi Tahap III

    Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

    a. T artinya Tehnical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

    b. O artinnya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

    c. E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

    Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

    a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakainnya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

    b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

    c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

  4. Final Draft Elisitasi

    Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu system yang akan dikembangkan.

Literature Review

Menurut Hasibuan dalam penelitian Fitria Nursetianingsih (2015)[16], “Literature review berisi uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian dalam literature review ini diarahkan untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas tentang pemecahan masalah yang sudah diuraikan sebelumnya pada perumusan masalah. Literature review berisi ulasan, rangkuman, dan pemikiran penulis tentang beberapa sumber pustaka (dapat berupa artikel, buku, slide, informasi dari internet, dan lain-lain) tentang topik yang dibahas, dan biasanya ditempatkan pada bab awal. Hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti lain dapat juga dimasukkan sebagai pembanding dari hasil penelitian yang akan dicobakan disini. Semua pernyataan dan/atau hasil penelitian yang bukan berasal dari penulis harus disebutkan sumbernya, dan tatacara mengacu sumber pustaka mengikuti kaidah yang ditetapkan. Suatu literature review yang baik haruslah bersifat relevan, mutakhir (tiga tahun terakhir), dan memadai.

Maka dapat disimpulkan literature review adalah merupakan survey atau penjelasan penelitian sebelumnya oleh para ahli.Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan perlu dilakukan study pustaka ( literature review ) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang dilakukan. Diantaranya adalah mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini. Beberapa literature review tersebut adalah sebagai berikut :

  1. Penelitian Jurnal CCIT oleh Henderi, Untung Rahardja, Qory Oktisa Aulia, dan Muhamad Hendri, [2011] yang berjudul “Dashboarding Information Systems For The Education Sector: Aplication and Methodologies”. Dalam penelitian ini, membahas tentang DIS (Dashboarding Information Systems) telah di uji coba untuk mengukur kinerja key performance indicator dibidang akademik pada Perguruan Tinggi Raharja sebagai tempat pengembangan dan penelitian DIS dilakukan. Pengembangan aplikasi DIS pada penelitian ini dibuat menggunakan metodologi data URL (Uniform Resource Located) methode. Hasil akhir pengujian dan implementasi menunjukkan bahwa Dashboarding Information Systems dapat menghasilkan dan menampilkan informasi dalam bentuk Dashboarding, visual, real time, dan on line sehingga mampu menerapkan prinsip early warning, self monitoring, dan constant reminding.
  2. Penelitian Jurnal CCIT oleh Henderi, Sri Rahayu, dan Bangun Mukti Prasetyo, [2012] yang berjudul “Dashboard Information System Berbasis Key Performance Indicator”. Dalam penelitian ini, membahas tentang aplikasi DIS (Dashboard Information System) berbasis KPI (Key Performance Indicator) dikembangkan dengan menggunakan metode data URL (Uniform Resource Located). Dalam implementasinya, untuk memberikan tampilan grafik yang interaktif dan kuat pada executive dashboard. Berdasarkan hasil uji coba dan analisis yang telah dilakukan , diketahui bahwa aplikasi DIS berbasis KPI sebagai tool EPM (Enterprise Performance Management) yang dikembangkan pada penelitian ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dalam melakukan monitoring, pengukuran kinerja, dan identifikasi terhadap anomali yang terjadi.
  3. Penelitian Jurnal Teknik ITS oleh Fandi Cahyo Saputro, Wiwik Anggraeni, dan Ahmad Mukhlason, [2012] yang berjudul “Pembuatan Dashboard Berbasis Web Sebagai Sarana Evaluasi Diri Berkala Untuk Persiapan Penilaian Akreditasi Berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi”. Dalam penelitian ini, membahas tentang Akreditasi Perguruan Tinggi oleh BAN-PT merupakan salah satu parameter dalam menentukan mutu Perguruan Tinggi serta program studi di indonesia. Maka diperlukanlah proses evaluasi diri apakah program studi atau Perguruan Tinggi tersebut sudah memenuhi standar yang ditetapkan oleh BAN-PT. Dengan metode pengumpulan data, melalui dashboard, pihak internal program studi dapat mengetahui posisi penilaian mereka pada periode tertentu dan mampu memperbaikinya jika kurang dari target yang ditetapkan oleh standar. Hasil luaran dari proses pembuatan dashboard berdasarkan standar BAN pada masa mendatang dapat digunakan sebagai alat patokan dalam evaluasi diri di seluruh program studi.
  4. Penelitian yang dilakukan oleh Junidar [2012] yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas U’budiyah Indonesia Banda Aceh menggunakan PHP dan MySQL”. Dalam penelitian ini, membahas tentang banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima di bagian administrasi tata usaha Universitas U’budiyah Indonesia, sehingga pencarian data tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Oleh karena itu, penulis merancang aplikasi arsip surat menyurat untuk membantu pihak TU. Aplikasi dirancang menggunakan database PHP dan MySQL, sehingga hasil yang diperoleh dari implementasi aplikasi ini memudahkan bagian administrasi tata usaha dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital.
  5. Penelitian yang dilakukan oleh Nurul Hamidah [2012] yang berjudul “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo dengan PHP dan MySQL”. Dalam penelitian ini, membahas tentang merancang sebuah sistem untuk membantu proses mengelola surat masuk dan surat keluar pada BKD Kabupaten Ponorogo. Dengan menggunakan metode pengumpulan data dan pengembangan sistem informasi serta aplikasi yang dirancang menggunakan database PHP dan MySQL maka hasil yang dicapai bahwa BKD Kabupaten Ponorogo mempunyai sistem pengelolaan surat yang terkomputerisasi.
  6. Penelitian yang dilakukan oleh Tanyanti [2014] yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Koperasi Kota Tangerang Selatan”. Dalam penelitian ini, membahas tentang pendataan surat masuk dan surat keluar yang masih berjalan manual pada Kantor Dinas Koperasi Kota Tangerang. Dengan menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML, diharapkan dengan adanya sistem yang baru dapat mengurangi kendala pada saat pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Selain itu sistem ini dapat lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat menjadi lebih baik.
  7. Penelitian yang dilakukan oleh Sinta Mariyani [2014] yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”. Dalam penelitian ini, membahas tentang proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang masih berjalan manual pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, sehingga belum optimalnya dalam pencarian data surat. Dengan menggunakan metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), melalui metode perancangan UML, diharapkan dengan adanya sistem yang baru dengan dasar pertimbangan teknik SWOT dapat memberikan kemudahan dalam hal penyimpanan data-data surat serta pengelolaan surat menyurat bagi petugas tata usaha.

Berdasarkan hasil studi pustaka (literature review) dari penelitian yang pernah ada, sebagian sudah menerapkan sistem berbasis dashboard pada penelitiannya, namun hal yang berkaitan mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada penelitian yang terdahulu adalah belum ada penelitian yang meneliti mengenai penerapan sistem informasi berbasis dashboard untuk surat masuk dan surat keluar. Oleh karena itu, untuk menindaklanjuti penelitian sebelumnya perlu dilakukan penelitian saat ini untuk penerapan dashboard information system sebagai fungsi control surat masuk dan surat keluar.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Kecamatan Cikupa

Kecamatan merupakan salah satu perangkat daerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerja tertentu dan dipimpin oleh Camat yang dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan dan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang pembagian urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota.

Kecamatan Cikupa merupakan unsur pelaksana Bidang Pemerintahan, Pembangunan dan Kemasyarakatan, dipimpin oleh Camat yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kecamatan Cikupa mempunyai tugas melaksanakan kewenangan otonomi daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah Kabupaten Tangerang. Tugas pokok dan fungsi Kecamatan Cikupa mengacu pada Peraturan Bupati Tangerang Nomor 61 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kecamatan Kabupaten Tangerang.

Sejarah Singkat Kecamatan Cikupa

Kantor Kecamatan Cikupa berdiri sejak Tahun 1961, Kecamatan Cikupa terletak di bagian tengah Kabupaten Tangerang dan merupakan pintu gerbang utama menuju kawasan Pemerintahan Kabupaten Tangerang di Tigaraksa. Terdapat beberapa kawasan industri, pertokoan, dan perumahan yang kian pesat hampir disebagian besar wilayah cikupa.

Letaknya yang cukup strategis di apit oleh kecamatan-kecamatan sentra industri kabupaten tangerang yaitu Pasar Kemis di sebelah Utara, Curug di sebelah Timur, dan Kecamatan Balaraja di sebelah Barat membuat Cikupa menjadi kawasan yang potensial bagi pengembangan kawasan perumahan, industri, serta sektor jasa dan perdagangan. Lokasi Kecamatan Cikupa berada di Jalan Raya Serang Km.15 Desa Talagasari, letaknya sangat dekat dengan lokasi pasar Desa Cikupa.

Berdasarkan sejarah Kecamatan Cikupa terdapat Visi, Misi, Data Umum, Luas dan Batas Wilayah, serta Kondisi Geografis sebagai berikut :

  1. Visi
  2. Visi yang ditetapkan mencerminkan gambaran peran dan kondisi yang ingin diwujudkan oleh Kecamatan Cikupa di masa depan. Berdasarkan makna tersebut dansesuai dengan Visi Pemerintah Kabupaten Tangerang Tahun 2013-2018, maka Visi Kecamatan Cikupa 2013 – 2018 adalah:

    “Terwujudnya Kecamatan Cikupa menjadi Kawasan SEHAT (Spiritual, Education, Health, Agriculture, Trading and Industry) dan berwawasan lingkungan menuju Tangerang Gemilang”

  3. Misi
  4. Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan dan diwujudkan agar tujuan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi serta dilandasi oleh Visi, maka Misi Kecamatan Cikupa Tahun 2013 – 2018 adalah sebagai berikut:

    1. Meningkatkan nilai-nilai agama dan fasilitasi peran masyarakat dalam pembangunan sosial kemasyarakatan.

    2. Meningkatkan fasilitasi dan angka partisipasi peran masyarakat di bidang pendidikan.

    3. Meningkatkan fasilitasi pembangunan di bidang kesehatan.

    4. Meningkatkan angka kecukupan ketahanan pangan melalui fasilitasi pemberdayaan sumber daya pertanian, dan keanekaragaman pangan.

    5. Meningkatkan pertumbuhan ekonomi melalui fasilitasi penataan sarana dan pengelolaan tempat perdagangan dan industri serta pengembangan usaha mikro kecil menengah.

  5. Data Umum
  6. Kecamatan Cikupa terdiri dari 12 Desa yaitu Budimulya, Bojong, Cikupa, Dukuh, BitungJaya, Sukadamai, Pasirjaya, Pasir Gadung, Talagasari, Talaga, Sukanegara, dan Cibadak. Serta Kecamatan Cikupa terbagi menjadi 2 Kelurahan yaitu :

    1. Kelurahan Sukamulya

    2. Kelurahan Bunder

    Gambar 3.1 Grafik Presentase Luas Wilayah berdasarkan Desa/Kelurahan di Kecamatan Cikupa

  7. Luas dan Batas Wilayah
    1. Luas Kecamatan  : 43,407 km2

    2. Batas Wilayah  :

    a. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Pasar Kemis dan SindangJaya.

    b. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Curug dan Kota Tangerang.

    c. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Panongan.

    d. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Balaraja dan Kecamatan Tigaraksa.

  8. Kondisi Geografis
  1. Ketinggian tanah dari permukaan laut  : 30-67 meter

  2. Topografi (dataran rendah,tinggi,pantai)  : Dataran rendah

  3. Suhu udara rata-rata  : 230C-330C

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Kecamatan Cikupa berdasarkan peraturan Bupati Tangerang Nomor 61 Tahun 210 tentang tugas pokok, fungsi dan tata kerja Kecamatan terdiri dari : Camat, Sekretaris Camat, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, Seksi Pemerintahan, Seksi Ketentraman dan Ketertiban, Seksi Kesejahteraan Sosial, Seksi Pengembangan Perekonomian, Seksi Pembangunan.

Struktur Organisasi Kecamatan Cikupa seperti pada gambar 3.2

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kecamatan Cikupa

Tugas dan Tanggung Jawab

  1. Camat :
  2. Camat mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab yaitu memimpin, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta kemasyarakatan. Penetapan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan serta pemberdayaan masyarakat.

  3. Sekretaris Kecamatan :
  4. Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu membantu camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan meliputi urusan ketatausahaan, rumah tangga, umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan, kegiatan seksi pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial. Pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja berkaitan dengan bidang umum dan kepegawaian serta perencanaan dan keuangan.

  5. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :
  6. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan, pengawasan dan pengendalian urusan surat menyurat dan kearsipan, penyusunan rencana kebutuhan, serta pengelolaan administrasi kepegawaian. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data kegiatan umum dan kepegawaian, pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan umum dan kepegawaian, pelaksanaan pengelolaan kegiatan ketatausahaan meliputi, surat menyurat, pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan, serta pelaporan kegiatan umum dan kepegawaian.

  7. Sub Bagian Perencanaan Dan Keuangan :
  8. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian yang meliputi inventarisasi dan identifikasi data, perumusan dan penyusunan program serta evaluasi kegiatan rencana anggaran belanja kecamatan, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan kecamatan. Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan, pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan perencanaan dan keuangan.

  9. Seksi Pemerintahan :
  10. Seksi Pemerintahan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan dibidang pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahan, pemerintahan umum, kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat. Pengolahan data dan informasi kependudukan kecamatan, pelaksanaan pendataan penduduk dan pendatang serta laporan data kependudukan, pelaksanaan dan pelaporan Jumlah KTP dan KK yang diterbitkan, pelaksanaan pengesahan surat keterangan Kelahiran, Kematian dan Perkawinan.

  11. Seksi Ketentraman Dan Ketertiban :
  12. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan, koordinasi, pengawasan, dan pengendalian kegiatan dibidang ketentraman dan ketertiban umum. Pelaksanaan koordinasi penanganan pemakaman gelandang/orang tidak di kenal, pembinaan kerukunan hidup antar umat beragama skala kecamatan, pembinaan Linmas, membantu pengendalian gangguan dan ketertiban, serta pemberian ijin penata ruang/toko untuk ibadah sesuai perundang-undangan yang berlaku.

  13. Seksi Kesejahteraan Sosial :
  14. Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang kesejahteraan sosial yang meliputi pendidikan, kesehatan, pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata serta keluarga berencana, tenaga kerja dan transmigrasi. Pelaksanaan pendataan jumlah keluarga miskin (Gakin) beserta anggota, pelaksanaan pemberian rekomendasi keluarga tidak mampu untuk kepentingan pendidikan, pelayanan kesehatan di rumah sakit, pelaksanaan rekomendasi izin pendirian operasional yayasan sosial, organisasi sosial dan panti asuhan.

  15. Seksi Pengembangan Perekonomian :
  16. Seksi Pengembangan Ekonomi mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pengembangan ekonomi yang meliputi industri, perdagangan, pertanian, peternakan, perikanan, koperasi, usaha kecil dan menengah dan lingkungan hidup. Pelaksanaan pemberian rekomendasi atas surat ijin tempat usaha, rekomendasi surat ijin tempat perdagangan, pelaksanaan pembinaan usaha perdagangan dan usaha koperasi, pelaksanaan ketahanan pangan masyarakat, pelaksanaan gerakan perlindungan tanaman pangan, serta pelaksanaan pendataan dan pelaporan lahan kritis.

  17. Seksi Pembangunan :
  18. Seksi Pembangunan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pembangunan yang meliputi bina marga dan pengairan, tata ruang bangunan dan permukiman, kebersihan, pertamanan dan pemakaman. Pelaksanaan penetapan jalan desa dan jembatan yang harus dipelihara, pelaksanaan pengawasan terhadap bangunan pemerintahan dan pembangunan rumah tinggal, pelaksanaan pengawasan, memantau dan mengawasi terhadap setiap kegiatan yang berkaitan dengan pengunaan tanah perkebunan terlantar, tanah negara bebas dan tanah timbul, serta pelaksanaan pembuatan rekomendasi ijin pemasangan bilbord, spanduk, poster, pamplet, umbul-umbul yang bersekala besar (diatas 1 meter).

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat masuk, surat keluar, serta pembuatan laporan.

  1. Prosedur Surat Masuk
  2. Surat yang masuk diterima oleh Bagian Umum, kemudian mencatatnya dibuku agenda surat masuk dan dicatat di kartu penerus disposisi, setelah dicatat bagian umum memberikan surat beserta disposisinya kepada Camat, kemudian Camat mengecek surat dan memberikan instruksi ke Sekretaris Camat, kemudian Sekretaris Camat menginstruksikan perihal disposisi dari Camat ke Bagian Umum, kemudian bagian umum mendistribusikan surat sesuai tujuan.

  3. Prosedur Surat Keluar
  4. Bagian Umum membuat surat keluar, kemudian memberikan surat kepada Camat untuk memperoleh persetujuan dan surat ditandatangani, setelah Camat menandatangani surat keluar, kemudian surat diberikan kembali ke Bagian Umum, dan Bagian Umum mencatatnya dibuku agenda surat keluar, setelah dicatat dibuku agenda, Bagian Umum mengarsipkan surat kemudian mengirim surat tersebut sesuai tujuan.

  5. Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
  6. Bagian Umum membuat laporan surat masuk dan surat keluar kemudian diserahkan kepada kepala Bagian Umum, setelah itu kepala Bagian Umum memberikan laporan surat masuk dan surat keluar kepada Kepala Kantor Kecamatan.

Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

1. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk

Use Case Diagram pendataan surat masuk seperti pada gambar 3.3

Gambar 3.3 Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.3 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

  1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk.
  2. 4 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Pengirim Surat, Bagian Umum, Camat, Sekretaris Camat.
  3. 9 use case diantaranya : memberikan surat, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, memberikan surat dan disposisinya, cek surat, memberikan instruksi, menginstruksikan perihal disposisi dari camat, mendistribusikan surat sesuai tujuan, surat diarsipkan.

2. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

Use Case Diagram pendataan surat keluar seperti pada gambar 3.4

Gambar 3.4 Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.4 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

  1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat keluar.
  2. 3 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Bagian Umum, Camat, Penerima Surat.
  3. 8 use case yang diantaranya membuat surat keluar, memberikan surat keluar, cek surat dan tanda tangan, memberikan surat, mencatat di buku agenda, surat diarsipkan, surat dikirim, menerima surat.

3. Activity Diagram Surat Masuk

Activity Diagram Surat Masuk seperti pada gambar 3.5

Gambar 3.5 Activity Diagram Untuk Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.5 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

  1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan.
  2. 9 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi, meliputi : memberikan surat, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, memberikan surat dan disposisinya, cek surat, memberikan instruksi, menginstruksikan perihal disposisi dari Camat, mendistribusikan surat sesuai tujuan, surat diarsipkan.
  3. 4 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
  4. 1 final node untuk mengakhiri kegiatan.

4. Activity Diagram Surat Keluar

Activity Diagram Surat Keluar seperti pada gambar 3.6

Gambar 3.6 Activity Diagram Untuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.6 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

  1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan.
  2. 10 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi, meliputi : membuat surat keluar, memberikan surat keluar, menerima surat, cek surat, acc surat, memberikan surat, mencatat di buku agenda, surat diarsipkan, mengirim surat, menerima surat.
  3. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi, yaitu : cek surat.
  4. 3 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
  5. 1 final node untuk mengakhiri kegiatan.

5. Sequence Diagram Surat Masuk

Sequence Diagram seperti pada gambar 3.7

Gambar 3.7 Sequence Diagram Untuk Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.7 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

  1. 4 Actor diantaranya Pengirim Surat, Bagian Umum, Camat, Sekretaris Camat.
  2. 4 Lifeline diantaranya Surat Masuk, Buku Agenda, Kartu Disposisi, Arsip.
  3. 17 Messagge diantaranya mengirimkan surat, menerima surat, mencatat dibuku agenda, mencatat dikartu disposisi, selesai mencatat, memberikan surat, dan disposisinya, menerima surat dan disposisi, mengecek surat, dan disposisi, selesai mengecek, memberikan disposisi dan instruksi, menerima instruksi, menginstruksikan, menerima instruksi, mendistribusikan surat sesuai tujuan, mengarsipkan surat.

6. Sequence Diagram Surat Keluar

Sequence Diagram seperti pada gambar 3.8

Gambar 3.8 Sequence Diagram Untuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.8 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

  1. 3 Actor diantaranya Bagian Umum, Camat, Penerima Surat.
  2. 3 Lifeline diantaranya Surat Keluar, Buku Agenda, Arsip.
  3. 11 Messagge diantaranya membuat surat keluar, memberikan surat keluar, menerima surat keluar, mengecek dan menandatangani surat keluar, memberikan surat keluar yang sudah ditandatangani, mencatat surat dibuku agenda, selesai mencatat, mengarsipkan surat, selesai mengarsipkan surat, mengirim surat, menerima surat.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metode analisa sistem yang digunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

Gambar 3.9 Unified Modeling Language (UML)

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

  1. Analisa Masukan
  2. Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.Nama Masukan  : Surat Masuk dan Surat KeluarFungsi  : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluarSumber  : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluarKeterangan  : Berisi daftar surat masuk dan surat keluar

  3. Analisa Proses
  4. Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk maka Bagian Umum mencatat dibuku agenda dan mencatat di kartu penerus disposisi, kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, kemudian mendistribusikan surat dan mengarsipkan surat dan ketika membuat surat keluar Bagian Umum menyerahkan kepada kepala kecamatan untuk ditanda tangani, setelah ditanda tangani surat diserahkan kembali untuk dikirim kemudian Bagian Umum mengarsipkan surat.Nama Proses  : Pendataan surat masuk dan surat keluarMasukan  : Form_pendataan surat masuk dan surat keluar Keluaran  : Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar Ringkasan Proses : Proses ini menginput pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku agenda.Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa Proses yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).

  5. Analisa Keluaran
  6. Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap. Meliputi :

    1. Laporan pendataan surat masuk

      Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan.

    2. Laporan pendataan surat keluar

      Berupa laporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

1. Spesifikasi Perangkat Keras Hardware

  1. Processor  : Pentium IV
  2. Hardisk  : 160 GB
  3. Monitor  : LCD
  4. RAM  : 2 GB
  5. Keyboard  : Standard
  6. Mouse  : Optik
  7. Printer  : Canon Pixma ip2770

2. Spesifikasi Perangkat Lunak Software

  1. Windows 2007/ Seven
  2. Microsoft Office 2007

3. Hak Akses Brainware

Untuk mengoperasikan hanya dapat dilakukan oleh Bagian Umum.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

  1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang terjadi pada Bagian Umum Kecamatan Cikupa masih menggunakan cara manual untuk pengelolaan pendataan surat.

  2. Dalam penyimpanan data-data masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang terintegrasi, sehingga masih sering terjadinya kehilangan data.

  3. Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar, sehingga dibutuhkan suatu sistem aplikasi yang terkomputerisasi.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :

  1. Membuat sistem pengelolaan data surat masuk dan surat keluar yang mudah di operasikan, cepat, tepat, dan akurat.

  2. Membangun aplikasi yang bersifat terbuka dan bisa dilihat dan diakses oleh pegawai.

  3. Mempunyai tempat penyimpanan data yang aman sehingga mencegah data-data yang ada tidak akan hilang, serta mempunyai sistem informasi pengukuran data surat.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap I merupakan daftar yang disusun berdasarkan hasil dengan cara observasi dan wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Kecamatan Cikupa. Berikut lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat :

Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi :

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Keterangan :

M (Mandatory) : Dibutuhkan/penting

D (Desirable) : Diinginkan/tidak terlalu penting

I (Inessential) : Diluar sistem/dieliminasi

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

  1. (T) artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
  2. (O) artinnya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
  3. (E) artinya Economic, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

  1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakainnya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
  2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
  3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Keterangan:

Metode

T : Technical

O : Operational

E : Economic

Option

L : Low

M : Middle

H : High

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut penulis lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi :

Tabel 3.4. Final Draft Elisitasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat masuk, proses surat keluar, serta pembuatan laporan.

  1. Prosedur Surat Masuk

    Surat masuk yang datang diterima oleh user atau admin, kemudian dimasukkan ke dalam sistem pendataan surat masuk, lalu user atau admin menginput data surat masuk tersebut.

  2. Prosedur Surat Keluar

    User atau admin membuat surat keluar lalu di input ke dalam sistem pendataan surat keluar.

  3. Prosedur Pembuatan Laporan

    User atau admin cukup membuka sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dan memilih menu laporan data surat untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar. Apabila user atau admin ingin mencetak laporan surat masuk dan surat keluar, user atau admin cukup menekan tombol print.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

  1. Use Case Diagram Admin

    Gambar 4.1. Use Case Diagram Admin

    Berdasarkan gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu admin.

    b. 2 Use Case yaitu login dan menu utama.

    c. 9 Include yaitu verifikasi berhasil, verifikasi gagal, home, profile, master, transaksi, laporan, dashboard, logout.

  2. Use Case Diagram User

    Gambar 4.2. Use Case Diagram User

    Berdasarkan gambar 4.2 Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu user.

    b. 2 Use Case yaitu login dan menu utama.

    c. 8 Include yaitu verifikasi berhasil, verifikasi gagal, home, profile, transaksi, laporan, dashboard, logout.

  3. Use Case Diagram Camat

    Gambar 4.3. Use Case Diagram Camat


    Berdasarkan gambar 4.3 Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu camat.

    b. 2 Use Case yaitu login dan menu utama.

    c. 7 Include yaitu verifikasi berhasil, verifikasi gagal, home, profile, laporan, dashboard, logout.

Activity Diagram Yang Diusulkan

  1. Activity Diagram Untuk Admin

    Gambar 4.4. Activity Diagram Admin

    Berdasarkan gambar 4.4 Activity Diagram Admin yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Initial Node, objek yang diawali.

    b. 18 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya : login, verifikasi login, menu utama, home, profile, master, akses, penerima, transaksi, surat masuk, disposisi surat, surat keluar, laporan, surat masuk, disposisi, surat keluar, dashboard, logout.

    c. 8 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran.

    d. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan.

    e. 1 Final Node, objek yang diakhiri.

  2. Activity Diagram Untuk User

    Gambar 4.5. Activity Diagram User


    Berdasarkan gambar 4.5 Activity Diagram User yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Initial Node, objek yang diawali.

    b. 15 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya : login, verifikasi login, menu utama, home, profile, transaksi, surat masuk, disposisi surat, surat keluar, laporan, surat masuk, disposisi, surat keluar, dashboard, logout.

    c. 6 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran.

    d. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan.

    e. 1 Final Node, objek yang diakhiri.

  3. Activity Diagram Untuk Camat

    Gambar 4.6. Activity Diagram Camat

    Berdasarkan gambar 4.6 Activity Diagram Camat yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Initial Node, objek yang diawali.

    b. 11 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya : login, verifikasi login, menu utama, home, profile, laporan, surat masuk, disposisi, surat keluar, dashboard, logout.

    c. 4 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran.

    d. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan.

    e. 1 Final Node, objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

  1. Sequence Diagram Untuk Admin

    Gambar 4.7. Sequence Diagram Admin

    Gambar 4.7 Sequence Diagram Admin

    Berdasarkan gambar 4.7 Sequence Diagram Admin yang diusulkan terdapat :

    a. 8 LifeLine yaitu login, home, profile, master, transaksi, laporan, dashboard, logout.

    b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu admin.

    c. 14 message, diantaranya pilih login, masukan username dan password, menampilkan home, pilih profile, menampilkan profile, pilih master, menampilkan master, pilih transaksi, menampilkan transaksi, pilih laporan, menampilkan laporan, pilih dashboard, menampilkan dashboard, pilih logout.

  2. Sequence Diagram Untuk User

    Gambar 4.8. Sequence Diagram User

    Berdasarkan gambar 4.8 Sequence Diagram User yang diusulkan terdapat :

    a. 7 LifeLine yaitu login, home, profile, transaksi, laporan, dashboard, logout.

    b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu user.

    c. 12 message, diantaranya pilih login, masukan username dan password, menampilkan home, pilih profile, menampilkan profile, pilih transaksi, menampilkan transaksi, pilih laporan, menampilkan laporan, pilih dashboard, menampilkan dashboard, pilih logout.

  3. Sequence Diagram Untuk Camat

    Gambar 4.9. Sequence Diagram Camat

    Berdasarkan gambar 4.9 Sequence Diagram Camat yang diusulkan terdapat :

    a. 6 LifeLine yaitu login, home, profile, laporan, dashboard, logout.

    b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu camat.

    c. 10 message, diantaranya pilih login, masukan username dan password, menampilkan home, pilih profile, menampilkan profile, pilih laporan, menampilkan laporan, pilih dashboard, menampilkan dashboard, pilih logout.

State Chart Diagram yang diusulkan

  1. State Chart Diagram Untuk Admin

    Gambar 4.10. State Chart Diagram Admin


    Berdasarkan gambar 4.10 State Chart Diagram Admin yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Initial Pseudo State, objek yang diawali.

    b. 9 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut. Diantaranya : login, cek login, home, profile, master, transaksi, laporan, dashboard, logout.

    c. 1 Final State, objek yang diakhiri.

  2. State Chart Diagram Untuk User

    Gambar 4.11. State Chart Diagram User

    Berdasarkan gambar 4.11 State Chart Diagram User yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Initial Pseudo State, objek yang diawali.

    b. 8 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut. Diantaranya : login, cek login, home, profile, transaksi, laporan, dashboard, logout.

    c. 1 Final State, objek yang diakhiri.

  3. State Chart Diagram Untuk Camat

    Gambar 4.12. State Chart Diagram Camat


    Berdasarkan gambar 4.12 State Chart Diagram Camat yang diusulkan terdapat :

    a. 1 Initial Pseudo State, objek yang diawali.

    b. 7 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut. Diantaranya : login, cek login, home, profile, laporan, dashboard, logout.

    c. 1 Final State, objek yang diakhiri.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistem usulan yang dibuat dalam bentuk tabel :

Tabel 4.1 Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan


Rancangan Basis Data

Normalisasi

Gambar 4.13. Class Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.13 Class Diagram yang diusulkan terdapat :

  1. 5 Class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.
  2. 4 association, digunakan untuk memodelkan relasi diantara objek.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

  1. Nama file : tbl_surat_masuk

    Media : Harddisk

    Isi : id_sm + tgl_terima + no_surat +tgl_masuk + asal_surat + perihal + id_penerima + keterangan + draw + id

    Primary Key : id_sm

    Panjang Record : 262

    Tabel 4.2 Spesifikasi Basis Data Tabel Surat Masuk

  2. Nama file : tbl_akses

    Media : Harddisk

    Isi : id + nama + username + password + level

    Primary Key : id

    Panjang Record : 70

    Tabel 4.3 Spesifikasi Basis Data Tabel Akses

  3. Nama file : tbl_penerima

    Media : Harddisk

    Isi : id_penerima + penerima_surat

    Primary Key : id_penerima

    Panjang Record : 33

    Tabel 4.4 Spesifikasi Basis Data Tabel Penerima

  4. Nama file : tbl_disposisi

    Media : Harddisk

    Isi : id_disposisi + id_sm + tgl_disposisi + perihal + penerima + status + id

    Primary Key : id_disposisi

    Panjang Record : 74

    Tabel 4.5 Spesifikasi Basis Data Tabel Disposisi

  5. Nama file : tbl_surat_keluar

    Media : Harddisk

    Isi : id_sk + no_sk + tgl_keluar + tujuan_surat + perihal + keterangan + isi_surat + id

    Primary Key : id_sk

    Panjang Record : 1201


    Tabel 4.6 Spesifikasi Basis Data Tabel Surat Keluar

Rancangan Program

Tampilan Menu Log In

Gambar 4.14. Tampilan Menu Log In

Pada tampilan menu login ini harus memasukan username dan password.

Tampilan Menu Utama

Berikut ini adalah tampilan halaman utama dan menu-menu pada System Dashboard Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar.

Gambar 4.15. Tampilan Halaman Menu Utama

Tampilan Menu Akses

Berikut ini adalah tampilan halaman menu akses yang terdapat pada menu master untuk membuat dan mengubah username dan password yang hanya bisa dilakukan oleh 1 (satu) aktor yaitu admin.

Gambar 4.16. Tampilan Halaman Menu Akses

Tampilan Menu Penerima

Berikut ini adalah tampilan halaman menu penerima yang terdapat pada menu master yang digunakan untuk menginput nama penerima surat masuk pada Kantor Kecamatan Cikupa.

Gambar 4.17. Tampilan Halaman Menu Penerima

Tampilan Menu Input Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan halaman menu input surat masuk yang terdapat pada menu transaksi yang digunakan untuk mendata atau menginput surat yang masuk.

Gambar 4.18. Tampilan Halaman Menu Input Surat Masuk

Tampilan Menu Disposisi Surat

Berikut ini adalah tampilan halaman menu disposisi surat yang terdapat pada menu transaksi yang digunakan untuk mendata atau menginput sesuai surat masuk dan hanya mempunyai 2 (dua) pilihan untuk ditujukan yaitu : Camat dan Sekretaris Camat.

Gambar 4.19. Tampilan Halaman Menu Disposisi Surat

Tampilan Menu Input Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan halaman menu input surat keluar yang terdapat pada menu transaksi yang digunakan untuk mendata atau menginput surat keluar.

Gambar 4.20. Tampilan Halaman Menu Input Surat Keluar

Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan halaman menu laporan surat masuk yang terdapat pada menu laporan, di dalam menu ini pegawai Bagian Umum dapat melakukan cetak laporan surat masuk Per periode berdasarkan tanggal.

Gambar 4.21. Tampilan Halaman Menu Laporan Surat Masuk

Tampilan Menu Laporan Disposisi

Berikut ini adalah tampilan halaman menu laporan disposisi yang terdapat pada menu laporan, di dalam menu ini pegawai Bagian Umum dapat melakukan cetak laporan disposisi surat Per periode berdasarkan tanggal.

Gambar 4.22. Tampilan Halaman Menu Laporan Disposisi

Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan halaman menu laporan surat keluar yang terdapat pada menu laporan, di dalam menu ini pegawai Bagian Umum dapat melakukan cetak laporan surat keluar Per periode berdasarkan tanggal.

Gambar 4.23. Tampilan Halaman Menu Laporan Surat Keluar

Tampilan Menu Dashboard

Berikut ini adalah tampilan menu dashboard yang digunakan sebagai informasi, pengukuran dan pengontrolan surat Per periode.

Gambar 4.24. Tampilan Menu Dashboard

Rancangan Prototype

Rancangan Tampilan Menu Login

Gambar 4.25. Rancangan Tampilan Menu Login

Rancangan Tampilan Menu Utama

Gambar 4.26. Rancangan Tampilan Menu Utama

Rancangan Tampilan Menu Akses

Gambar 4.27. Rancangan Tampilan Menu Akses

Rancangan Tampilan Menu Penerima

Gambar 4.28. Rancangan Tampilan Menu Penerima

Rancangan Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.29. Rancangan Tampilan Menu Input Surat Masuk

Rancangan Tampilan Menu Disposisi Surat

Gambar 4.30. Rancangan Tampilan Menu Disposisi Surat

Rancangan Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.31. Rancangan Tampilan Menu Input Surat Keluar

Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 4.32. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Rancangan Tampilan Menu Laporan Disposisi

Gambar 4.33. Rancangan Tampilan Menu Laporan Disposisi

Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.34. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar


Rancangan Tampilan Menu Dashboard

Gambar 4.35. Rancangan Tampilan Menu Dashboard

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh aplikasi atau sistem adalah suatu unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan dimasa yang akan datang. Maka penulis mengklasifikannya sebagai berikut :

  1. Processor : Intel Pentium IV
  2. Monitor : 14” LCD
  3. Mouse : Optik
  4. Keyboard : Compatible Ps2
  5. RAM : 2 GB
  6. Harddisk : 320 GB
  7. Printer : Canon

Aplikasi Yang Digunakan

Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat dan menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

  1. Windows 7 Profesional
  2. Microsoft Office 2007
  3. Mozilla Firefox
  4. XAMPP (PHP dan MySQL)
  5. Dreamweaver CS5

Hak Akses

Untuk mengoperasikan hanya dapat dilakukan oleh Bagian Umum.


Testing

Implementasi program Dashboard Information System sebagai fungsi control surat pada Kecamatan Cikupa dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing ini merupakan suatu pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.

Pengujian dengan metode Black Box Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Pengujian Black Box

  1. Pengujian Black Box Pada Menu Login Admin

    Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Dashboard Information System sebagai fungsi control surat pada Kecamatan Cikupa untuk fungsi login admin, sebagai berikut :

    Tabel 4.7 Tabel Pengujian Black Box Menu Login

  2. Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Masuk

    Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Dashboard Information System sebagai fungsi control surat pada Kecamatan Cikupa untuk fungsi menu input surat masuk, sebagai berikut :

    Tabel 4.8 Tabel Pengujian Black Box Menu Input Surat Masuk

  3. Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Keluar

    Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Dashboard Information System sebagai fungsi control surat pada Kecamatan Cikupa untuk fungsi menu input surat keluar, sebagai berikut :

    Tabel 4.9 Tabel Pengujian Black Box Menu Input Surat Keluar

Analisis SWOT

Pada metode analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi. Kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.

Tabel 4.10 Identifikasi SWOT


Berdasarkan identifikasi faktor di atas, maka dilakukan analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 4.11 Analisis SWOT

Implementasi

Schedule

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 5 bulan, dan kegiatan yang dilakukan adalah :

Tabel 4.12 Schedule Implementasi

Estimasi Biaya

Pada Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan/instansi.

Tabel 4.13 Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan, sebagai berikut :

  1. Pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Bagian Umum di Kecamatan Cikupa masih dilakukan secara manual, hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan.

  2. Belum memiliki penyimpanan data surat yang aman, sehingga dapat memungkinkan terjadinya kehilangan data.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

  1. Sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Bagian Umum di Kecamatan Cikupa masih dilakukan secara manual dengan proses pencatatannya masih menggunakan buku, sehingga sering terjadi kehilangan data dan proses pengolahan data surat belum berjalan efektif dikarenakan belum terkomputerisasi. Dampak lain adalah memakan waktu lama dalam penyajian/pembuatan laporan.

  2. Kendala-kendala pada pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar adalah prosesnya masih manual dan menggunakan buku agenda surat masuk dan surat keluar baik dalam proses pencatatan data surat, pencarian data surat masuk dan surat keluar, dan dalam mengarsipkan suratnya dilakukan dengan mencatat menggunakan buku besar, serta dalam pembuatan laporannya memakan waktu lama.

  3. Dengan pembuatan program aplikasi yang menggunakan PHP dan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data serta informasi data surat berbentuk dashboard sebagai fungsi control surat, maka pencarian data surat masuk dan surat keluar, pembuatan laporan dapat dengan mudah dilakukan tanpa harus membuka buku yang diarsipkan.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

  1. Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian

    a. Mengetahui masalah-masalah, kekurangan, dan kelebihan pada sistem yang berjalan saat ini, serta dapat memberi masukan agar mengurangi kesalahan dan masalah pada pendataan surat masuk dan surat keluar.

    b. Dengan merancang dan mengimplementasikan sistem yang dapat memaksimalkan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cikupa.

    c. Menambah pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan dari sistem yang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Cikupa, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhannya.

  2. Kesimpulan Terhadap Manfaat Penelitian

    a. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat mendukung dan membantu memperlancar proses pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efisien.

    b. Dengan adanya sistem komputerisasi, diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataan dan penyajian informasinya dapat tercontrol dan berjalan dengan baik.

    c. Dengan adanya sistem komputerisasi, Penelitian ini diharapkan menjadi sebuah masukkan bagi Kecamatan Cikupa mengenai pembenahan sistem yang berjalan saat ini.

Kesimpulan terhadap metode penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan, maka dapat disimpulkan :

  1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan observasi langsung untuk menganalisa unsur-unsur yang di teliti, selain itu penulis juga melakukan wawancara langsung kepada pegawai atau stakeholder yang bernama Ibu Evah Hartati, SE untuk mendapatkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan oleh orang yang bersangkutan langsung dengan instansi, dan penulis juga memperoleh sumber dari beberapa literature seperti buku penelitian skripsi, jurnal, internet, dan lain sebagainya.

  2. Penulis menggunakan metode analisa SWOT (Strenght Weakness Opportunity Threat) dalam penelitian ini, analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya-upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pembangunan, pengelolaan dan pengembangan sistem pada Kecamatan Cikupa.

  3. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).

  4. Perancangan Dashboard Information System Sebagai Fungsi Control Surat Pada Kecamatan Cikupa menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antara lain :

    a. PHP, merupakan bahasa pemrograman yang dipakai.

    b. MySQL, merupakan database yang digunakan.

    c. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yang digunakan untuk men-design web yang dibuat.

    d. Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition, merupakan software yang digunakan untuk men-design dan membuat suatu model diagram.

  5. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Black Box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka saran dan pendapat penulis adalah sebagai berikut :

  1. Mengganti sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, karena dengan menggunakan sistem terkomputerisasi tersebut akan menjadi efektif dan efisien sehingga dapat mengurangi masalah terjadinya kehilangan data.

  2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan, maka perlu diperhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem, untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi tersebut.

  3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa/peneliti yang mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

Kesan

DAFTAR PUSTAKA

  1. 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 1,8 1,9 Sutabri, Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi Offset
  2. Jogiyanto Bukunya Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”.Graha Ilmu
  3. 3,0 3,1 3,2 Sutarman, 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara
  4. Maimunah, dkk. 2010. Perancangan Aplikasi Forum Diskusi pada Media E-learning Berbasis Web. Journal CCIT Vol-3 No.2- Januari 2010
  5. Hartono, Jogiyanto. 2010. “Analisis Dan Desain Sistem Informasi”. Edisi III. Yogyakarta: Andi Offset
  6. Http://andipublisher.com/produk-0614005238-pengantar-teknologi-informasi-tata-sutab.html ( diakses pada tanggal 22 maret 2015 pukul 14:30)
  7. 7,0 7,1 Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”. Yogyakarta: GrahaIlmu
  8. 8,0 8,1 Henderi, dkk 2011. Desain aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics. Journal CCIT Vol-4 No.3
  9. Humisar Hasugian dan Ahmad Nur Shidiq .2012. “Rancang Bangun Sistem Informasi Industri Kreatif Bidang Penyewaan Sarana Olah Raga”. Jakarta
  10. Siti Aisyah, Nawang Kalbuana, dan Ipat Patmawati. 2012. “Aplikasi Pengajuan Kredit Berbasis Web Pada PT . Adira Quantum Multifinance”. Jurnal CCIT
  11. Http://definisiahli.blogspot.com/2014/11/definisi-perancangan-sistem-menurut-ahli.html ( diakses pada tanggal 06 april 2015 pukul 11:50)
  12. Http://dashboardkita.blogspot.com/2010/08/apa-itu-dashboard.html( diakses pada tanggal 06 april 2015 pukul 11:20) Sumber : http://en.wikipedia.org/wiki/Dashboard_(management_information_systems)
  13. 13,0 13,1 Mariyani, Sinta. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”. Tangerang: STMIK Raharja
  14. 14,0 14,1 14,2 Ainiyah, Siti. 2015. “Perancangan Sistem Informasi Sebagai Sarana Pembayaran Perlengkapan Sekolah Pada Koperasi SMAN 6 Tangerang”. Tangerang: STMIK Raharja
  15. Frecilia, Yessi. 2015. “Implementasi Sistem Informasi RHJFOX Sebagai Media Diskusi Civitas Perguruan Tinggi Raharja Berbasis PHPBB”. Tangerang: STMIK Raharja
  16. 16,0 16,1 16,2 Nursetianingsih, Fitria. 2015. “Pengembangan Sistem Informasi IDUHELP! Untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Kampus Pada Perguruan Tinggi Raharja”. Tangerang: STMIK Raharja
  17. 17,0 17,1 Rahardja Untung, Hidayati, dan Mia Novalia. 2011. “Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Methode DMQ Base Level”. Tangerang: Jurnal CCIT Vol.4 No.3 – Mei 2011
  18. Warnars, Spits. 2014. “Perbandingan Penggunaan Database OLTP Dan Data Warehouse”. Tangerang: Jurnal CCIT VOL.8 NO.1 –September 2014
  19. Kustiyahningsih, Yeni. 2011. “Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta: Graha Ilmu
  20. Sidik, Betha, dan Pohan Husni. 2012. “Pemograman Web Dengan HTML”. Bandung: Informatika Bandung
  21. 21,0 21,1 Hidayat, Rahmat. 2010. “Cara Praktis Membangun Website Gratis”. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
  22. 22,0 22,1 22,2 Tanyanti. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Koperasi Kota Tangerang Selatan”. Tangerang: STMIK Raharja
  23. Rasdiana, Erlita. 2015. “Pengembangan Formulir Online Menggunakan QR Code Pada SIS+ Di Perguruan Tinggi Raharja”. Tangerang: STMIK Raharja
  24. 24,0 24,1 Anhar. 2010. PHP dan MySQL secara Otodidak. Jakarta: Media Kita
  25. Raharjo, Budi. 2011. Belajar Otodidak Pemograman Web dengan PHP+ Oracle. Bandung: Informatika Bandung
  26. 26,0 26,1 Pudjo, Prabowo Widodo. 2011. “Menggunakan UML”. Bandung: Informatika Bandung

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A :

Lampiran A.1 : Surat Pengantar Skripsi
Lampiran A.2 : Surat Keterangan Observasi
Lampiran A.3 : Form Penggantian Judul
[ Lampiran A.4 : Kartu Bimbingan]
Lampiran A.5 : Kartu Study Tetap Final (KSTF)
[ Lampiran A.6 : Form Validasi Skripsi]
[ Lampiran A.7 : Kwitansi Pembayaran, Skripsi, Raharja Career, Sidang]
[ Lampiran A.8 : Daftar Nilai]
[ Lampiran A.9 : Formulir Seminar Proposal]
[ Lampiran A.10 : Sertifikat TOEFL]
[ Lampiran A.11 : Sertifikat Prospek]
[ Lampiran A.12 : Sertifikat IT International]
[ Lampiran A.13 : Sertifikat IT Nasional]
[ Lampiran A.14 : Sertifikat Pelatihan REC]
[ Lampiran A.15 : Curriculum Vitae (CV)]
[ Lampiran A.16 : Sertifikat Jurnal]
[ Lampiran A.17 : Formulir Pertemuan Stakeholder]
[ Lampiran A.18 : Formulir Final Presentasi]
[ Lampiran A.19 : Katalog Produk]


[ Lampiran B :]

[ Lampiran B.1 : Bukti Wawancara]
[ Lampiran B.2 : Bukti Observasi]

Contributors

Admin, Ira Anggraeni, Nova