PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA

TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN

Disusun Oleh :

NIM	:	1111468629
NAMA	:	Khusnul Khotimah

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA

TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN

Disusun Oleh :

NIM	:	1111468629
Nama	:	Khusnul Khotimah
Jenjang Studi	:	Strata Satu
Jurusan	:	Sistem Informasi
Konsentrasi	:	Sistem Informasi Manajemen

Disahkan Oleh :

Tangerang, Mei 2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi




(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 10002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA

TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN

Dibuat Oleh :

NIM	:	1111468629
Nama	:	Khusnul Khotimah

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Mei 2015

Pembimbing I			Pembimbing II




(Maimunah, M.Kom)			(M.Rachman Mulyandi, SE.,M.A.B)
NID : 02012			NID : 11012

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA

TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN

Dibuat Oleh :

NIM	:	1111468629
Nama	:	Khusnul Khotimah

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2015

Ketua Penguji	Penguji I	Penguji II




(_______________)	(_______________)	(_______________)
NID :	NID :	NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA

TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN

Disusun Oleh :

NIM	:	1111468629
Nama	:	Khusnul Khotimah
Jenjang Studi	:	Strata Satu
Jurusan	:	Sistem Informasi
Konsentrasi	:	Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Mei 2015

(Khusnul Khotimah)

NIM : 1111468629

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Suatu sistem komputerisasi pada saat ini mencakup kesegala bidang, setiap organisasi seperti halnya Instansi Perkantoran sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang sangat akurat, cepat, dan efisien. Komputer mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat komplek sekalipun. Seperti halnya pada kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten sering kali menghadapi permasalahan pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga sistem tersebut belum efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat dikarenakan masih banyaknya kesalahan pada saat proses pencatatan data. Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik maka dibutuhkan sebuah sistem yang terkomputerisasi sehingga proses pembuatan laporan tidak membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat memasukkan data, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan bagian tata usaha dalam mengelola surat agar lebih baik.

Kata Kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat

ABSTRACT

A computerized system at the moment includes all fields, each organization as well as establishments computerized system is in need of office space that is highly accurate, fast, and efficient. The computer was able to play an important role as a tool in data processing as well as small problems can solve up to a very complex issue though. As well ass the Office of the UPT Balaraja DPPKD Banten Province often face problems on systems logging incoming mail and outgoing mail. Systems that are currently runningare still using manual systems so that the system is effective and efficient. The resulting report is currently accurate due to the still large number of errors during the process of recording data. To create a system of information on logging incoming mail and outgoing mail is good then needed a computerized system so that the process of making the report does not take a long time. Based on the above issue then the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail, so expect the new system to reduce the occurrence of errors when entering data, and data processing into fast so that the making of the report does not take a long time. In addition the system is expected to further support the activities of the section in managing letters in order to be better.

Keywords : Incoming Mail, Outgoing Mail, Mail Loging

KATA PENGANTAR

Bismillahhirohmannirrohhim

Assalamualaikum Wr.Wb

Dengan mengucapkan puji Syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan karunia-nya kepada penulis sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan Skripsi ini dengan baik, adapun judul yang penulis ambil dalam penyusunan Skripsi ini yaitu “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN”.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) pada jurusan Sistem Informasi Manajemen di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja

Dalam penyusunan Laporan Skripsi ini penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan baik moril maupun material dari berbagai pihak, maka Skripsi ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu, maka dalam kesempatan ini penulisan menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.
Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
Ibu Maimunah, M.Kom Selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan banyak masukan, pengarahan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
Bapak M. Rachman Mulyandi,SE.,M.A.B selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk memberikan bimbingan dan pengarahannya kepada penulis.
Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
Bapak Ahmad Shanani, A.Md Selaku stakeholder dan seluruh staff di UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten yang telah membantu penulis mendapatkan data selama penulis melakukan riset atau penelitian.
Orang tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penulis.
Rekan-rekan mahasiswa Perguruan Tinggi Raharja dan para sahabat yang selalu memberikan masukan dan saran yang sangat berguna bagi penulis.
Seluruh Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah membantu dalam kelancaran pengurusan surat-surat Skripsi penulis.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Laporan Skripsi ini sangat penulis harapkan. Akhir kata penulis berharap penulisan laporan Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat dikemudian hari.

Wasalammualaikum Wr.Wb

	Tangerang, 15 Mei 2015
















	Khusnul Khotimah

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Stuktur Organisasi

Gambar 3.2 Use case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.3 Use case Diagram Surat Keluar

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.6 Sequence diagram Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.7 Unified Modelling Languege (UML)

Gambar 4.1 Usecase Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.4 State Chart Diagram Yang Diusulkalkan

Gambar 4.5 Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.6 Tampilan Menu Login

Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.8 Tampilan Menu User

Gambar 4.9 Tampilan Menu Tujuan

Gambar 4.10 Tampilan Menu Penerima

Gambar 4.11 Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.12 Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.13 Tampilan Menu Disposisi

Gambar 4.14 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 4.15 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.16 Tampilan Menu Laporan Disposisi

Gambar 4.17 Tampilan Rancangan Menu Login

Gambar 4.18 Tampilan Rancangan Menu Utama

Gambar 4.19 Tampilan Rancangan Menu User

Gambar 4.20 Tampilan Rancangan Menu Tujuan

Gambar 4.21 Tampilan Rancangan Menu Penerima

Gambar 4.22 Tampilan Rancangan Input Surat Masuk

Gambar 4.23 Tampilan Rancangan Input Surat Keluar

Gambar 4.24 Tampilan Rancangan Disposisi

Gambar 4.25 Tampilan Rancangan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.26 Tampilan Rancangan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.27 Tampilan Rancangan Laporan Disposisi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 ElisitasiTahap II

Tabel 3.3 ElisitasiTahap III

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 Perbedaan Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.2 Disposisi

Tabel 4.3 Login

Tabel 4.4 Penerima Surat

Tabel 4.5 Surat keluar

Tabel 4.6 Surat Masuk

Tabel 4.7 Tujuan Surat

Tabel 4.8 Pengujian Black Box Menu Login

Tabel 4.9 Pengujian Black Box Menu Input Surat Masuk

Tabel 4.10 Pengujian Black Box Menu Input Surat Keluar

Tabel 4.11 Identifikasi SWOT

Tabel 4.12 Analisis SWOT

Tabel 4.13 Pengolahan Jadwal

Tabel 4.14 Etimasi Biaya

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A :

A.1. Surat Pengantar Observasi Skripsi

A.2. Formulir Permohonan Usulan Skripsi

A.3. Kartu Bimbingan Skripsi

A.4. Kartu Bimbingan Group Meeting

A.5. Kartu Study Tetap Final (KSTF)

A.6. Form Validasi Skripsi

A.7. Form Validasi Sidang Akademik

A.8. Kwitansi Pembayaran Skripsi, Sidang, Raharja Career

A.9. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil

A.10. Daftar Nilai

A.11. Formulir Seminar proposal

A.12. Pendaftaran Sidang

A.13. Formulir Permohonan Penggantian Judul

A.14. Formulir Pertemuan Stakeholder dan Undangan Stakeholder

A.15. Surat Permohonan Pengajuan Dana Hibah

A.16. Surat Keterangan Observasi

A.17. Surat Keterangan Implementasi Program

A.18. Surat Keterangan Hibah dan Kwitansi Hibah

A.19. Sertifikat TOEFL

A.20. Sertifikat Prospek

A.21. Sertifikat Nasional dan Internasional

A.22. Curiculum Vitae (CV)

A.23. Elisitasi

A.24. Katalog Produk

A.25. Slide Presentasi

LAMPIRAN B :

B.1. Bukti Observasi

B.2. Form Wawancara

B.3. Jadwal Kegiatan Observasi

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi saat ini sangat pesat sekali, kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi mencakup segala bidang. Setiap organisasi seperti halnya instansi perkantoran sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, cepat dan efisien. Namun dalam kenyataannya hal tersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, karena terbatasnya sistem komputerisasi yang digunakan pada instansi perkantoran tersebut, jadi dengan demikian penanganan sistem secara terkomputerisasi pada instansi perkantoran sangatlah tepat.

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balaraja Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten merupakan suatu organisasi perangkat daerah yang mempunyai tugas untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional dinas dibidang pelayanan pendapatan provinsi banten diwilayah kabupaten tangerang. Dalam instansi tersebut terdapat beberapa sub-sub bagian dimana salah satunya adalah sub bagian tata usaha yang bertugas sebagai pengelola surat masuk dan surat keluar dalam menunjang penyampaian informasi terhadap pihak-pihak yang berwenang.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balaraja Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten yang dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus dicatat dan dibukukan dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat, Selain itu proses pengolahan datanya masih manual dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan sistem yang terkomputerisasi pada Bagian Tata Usaha Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balaraja Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten, khususnya dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar untuk membantu proses pembuatan laporan yang cepat dan tepat.

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas maka penulis mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS PENDAPATAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (DPPKD) PROVINSI BANTEN”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merumuskan beberapa masalah sebagai berikut:

Bagaimana proses pendataan sistem surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten ?
Apakah sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanan data sehingga tidak akan terjadi kehilangan data ?
Bagaimana merancang sistem informasi laporan surat menyurat pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten ?

Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian hanya pada proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten yaitu mulai dari pendataan surat masuk, pendataan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian dan penulisan laporan skripsi ini, yaitu :

Untuk mengetahui proses pendataan sistem surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten.
Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehingga data-data tersebut dapat disimpan dengan baik.
Untuk meningkatkan kinerja sistem pendataan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik, Perancangan ini diharapkan dapat dijadikan bahan acuan dalam mengambil suatu keputusan oleh Sub Bagian Tata Usaha pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten.

Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat mempunyai berbagai manfaat, antara lain sebagai berikut:

Menambah Pengetahuan bagi penulis mengenai pendataan keluar masuk surat yang terdapat di Sub Bagian Tata Usaha pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten.
Terciptanya efektifitas serta efisiensi kinerja pegawai Sub Bagian Tata Usaha dalam pendataan surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten.
Agar penelitian ini kedepannya dapat dikembangkan menjadi sistem informasi yang lebih efektif dan efisien.

Metodologi Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian tersebut maka, penulis mengumpulkan beberapa metode sebagai berikut:

Metode Pengumpulan Data

Metode Observasi
Pada metode ini penulis melakukan pengamatan langsung ke kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten untuk mendapatkan data dan informasi mengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar.
Metode Wawancara
Metode dimana peneliti memberikan pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait tentang permasalahan yang ada, dengan melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait tersebut untuk mendapatkan data.
Metode Studi Pustaka
Selain melakukan observasi dan wawancara, penulis juga mengumpulkan data dengan cara studi pustaka, dimana metode pustaka digunakan untuk mendapatkan informasi dari beberapa literature yang ada seperti dari skripsi di perpustakaan kampus, buku perpustakaan kampus, referensi internet dalam pencarian jurnal-jurnal yang berhubungan dengan topik dan lain sebagainya untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan.

Metode Analisa

Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan-temuan hasil penelitian. Metode analisa sistem yang digunakan oleh penulis yaitu Metode analisa SWOT, Metode analisa Swot yaitu metode penyusunan strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal, SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (oppurtunities), dan ancaman (threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT.

Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu yaitu menggunakan metode yang berorientasikan objek melalui tahapan pembuatan UML (Unified Modeling Language), seperti Activity Diagram, Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram, pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum pada elistasi, bahasa pemrograman yang di gunakan adalah PHP serta database yang digunakan adalah MySQL.

Metode Testing

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software. Metode pengujian blackbox digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah atau hilang

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka penulis mengelempokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub bagian dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab 1 membahas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Ruang Lingkup Penelitian, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Metodologi Penelitian, dan Sistematika Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada II ini berisi tentang beberapa definisi, penjelasan dan uraian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan penelitian Skripsi.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab III berisikan gambaran umum tentang UPT Balaraja Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten, sejarah organisasi, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, batasan sistem, analisis kebutuhan sistem, tata laksana sistem berjalan, analisis dan pemecahan masalah dan perancangan sistem serta elisitasi tahap I, II, III, dan draft final.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisi semua informasi yang berhubungan dengan rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan tampilan program yang dibuat.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan penulis dari hasil laporan Skripsi.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Terdapat beberapa pendapat pandangan menurut para ahli mengenai definisi sistem, sebagai berikut :

Menurut Tata Sutabri (2012:6)^[1], mendefinisikan bahwa sistem bisa berupa abstrak atau fisik. Sistem abstrak “susunan gagasan-gagasan atau konsepsi ang teratur yang saling bergantung”.

Menurut Tata Sutabri (2012:7)^[1], menyatakan bahwa sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan seperti inventaris atau penjadwalan produksi.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan sistem adalah sekelompok unsur yang saling terhubung satu sama lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:13)^[1], suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut, yaitu:

Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar.
Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Penghubung (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsitem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat menjadi masukan bagisubsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.
Pengolah Sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
Sasaran (Objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Karakteristik Sistem adalah masukan (input), pmrosesan dan pengeluaran (output) yang merupakan sistem yang sederhana dan mempunyai karakteristik sifat-sifat untuk mencapai sasaran tujuannya.

Klasifikasi Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:15)^[1], sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan; sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yangterjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem Deterministik dan Sistem probabilistic
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa klasifkasi sistem suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya.

Konsep Dasar Data Informasi

Definisi Data

Menurut Tata Sutabri (2012:1)^[1], sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu di dalam dunia bisnis.

dapat ditarik kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah yang bersifat fakta yang akan diproses untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.

Definisi Informasi

Untuk menganalisa suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu komponen komponen yang ada dalam sistem tersebut. Dari mana data dan informasi tersebut diperoleh dan kemana hasil pengolahan data dan informasi tersebut diperlukan definisi informasi terdapat beberapa pandangan, diantaranya yaitu :

Menurut Maimunah dkk (2012:284)^[2], ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan”.

Menurut Tata Sutabri (2012:22)^[1], “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Informasi dapat dikelompokan menjadi 3 bagian, yaitu :

Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.
Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional seharihari seperti informasi persediaan stock, retur penjualan, dan laporan kas harian.

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Informasi merupakan data yang telah diolah, dibentuk, ataupun dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu bagi penggunanya.

Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:33)^[1], kualitas dari informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :

Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan, akurat juga bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Tepat Waktu
Informasi yang disampaikan kepada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.
Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi untuk informasi untuk setiap orang berbeda. Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya kurang relevan. Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi harus relevan, akurat serta tepat waktu dalam memberikan informasi yang efisien dan memiliki nilai ekonomi juga dapat dipercaya.

Nilai Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:30)^[1], Nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal yaitu, manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:

Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukkan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.
Luas dan lengkap
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, Karena itu sulit mengukurnya.
Ketelitian
Sifat ini menunjukkan minimnya kesalahan dan informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
Kecocokan
Sifat ini menunjukkan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
Ketepatan waktu
Menunjukkan tak ada keterlambatan jika ada seseorang yang ingin mendapatkan informasi. Masukkan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu. Dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat diukur, misalnya berapa banyak penjualan dapat ditambah dengan memberikan tanggapan segera kepada permintaan langganan mengenai tersedianya barang-barang inventaris.
Kejelasan
Sifat ini menunjukkan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Memberikan laporan dapat memakan biaya yang besar. Beberapa biaya yang diperlukan untuk memperbaiki laporan tersebut.
Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan beberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambil keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
Dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap informasi, hal-hal tersebut berada di luar lingkup pembicaraan kita.

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu informasi dikatakan bernilai bila informasi lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:38)^[1], ” Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan oleh pihak luar tertentu”.

Menurut (Sutarman, 2012:13)^[3], “Sistem Informasi adalah sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan, informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, intruksi) dan output (laporan, kalkulasi)”.

Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi adalah kumpulan dari informasi-informasi yang terdiri dari input dan output untuk dapat menyediakan kepada pihak luar dengan informasi yang dibutuhkan.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:39)^[1], sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari:

Blok masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalan sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data, dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan tool box dengan sistem informasi. Teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
Blok basis data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan diperangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System)
Blok kendali (control block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi memiliki komponen dimana komponen tersebut disebut dengan istilah blok bangunan yang memiliki tujuan agar informasi yang dihasilkan dapat berkualitas.

Konsep Dasar Analisis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Menurut Henderi dkk (2011 : 322)^[4], tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Menurut Tata Sutabri (2012:220)^[1], tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Dari definisi diatas maka ditarik kesimpulan bahwa Analisis Sistem adalah suatu tahap pertama dari sebuah penelitian untuk dapat merancang sebuah sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada agar dapat diperbaharui.

Tahap-Tahap Analisis Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:220)^[1], proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi. Adapun tujuan utama dari tahap analisis sitem ini adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsifungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin, untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang telah dicapainya.
Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya.
Merumuskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.
Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan.

Selama tahap analisis sistem, analis sistem terus bekerja sama dengan manajer, dan komite pengarah terlibat dalam titik yang penting. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah sebagai berikut:

Mengumumkan penelitian sistem
Ketika perusahaan menerapkan aplikasi komputer baru manajemen mengambil langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian mula-mula ditunjukan pada kekhawatiran pegarawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka.
Mengorganisasikan tim proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai dan bukan spesialis informasi sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai perlu berperan aktif daripada hanya pasif.
Mendefinisikan kebutuhan informasi
Analisis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survey.
Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem.
Menyiapkan usulan rancangan
Analisis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan untuk meneruskan atau menghentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan.
Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Manajer dan komite sistem mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkan kembali atau proyek mungkin ditinggalkan. Jika persetujuan diberikan, proyek akan maju ke tahap rancangan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tahap-tahap sistem sangat penting karena apabila jika satu tahapan terjadi kesalahan maka tidak dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya.

Konsep Dasar Analisa SWOT

Definisi Analisis SWOT

Menurut Rangkuti (2011:199)^[5], “penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan external kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan internal strength dan weaknes serta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi oleh dunia bisnis. Analisa SWOT membandingkan antara faktor external peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness)”. Maka dapat disimpulkan Analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.

Tujuan Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2011:197)^[5], “tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”. Namun tidak semua rencana strategi yang disususn dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan

S-O Strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
W-O Strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
S-T Strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
W-T Strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana (2010:203)^[6] pada metode analisa sistem dan perancangan dengan menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain. Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:

Perancangan Sistem
Dalam tahapan perancangan sistem ini dijelaskan bagaimana langkah-langkah dalam perancangan aplikasi kemahasiswaan dengan teknologi.
Analisa Sistem
Melakukan analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, apa saja kekurangannya.
Perancangan
Yaitu tahapan untuk melakukan perancangan suatu aplikasi, terdapat tiga tahapan perancangan, yaitu: perancangan interface, perancangan isi, dan perancangan program.
Testing
Setelah sistem berhasil dirancang, langkah selanjutnya adalah pengujian untuk melihat apakah sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan. Dalam tahap ini, juga dilakukan penyesuaian-penyesuaian akhir.
Implementasi
Pada tahap ini, program yang telah diuji secara offline kemudian diimplementasikan online dan dipublish secara resmi.
Perawatan
Langkah terakhir dari SDLC yaitu maintenance dimana pada tahap ini sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan.

Tahap Implementasi Sistem

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:52)^[7], tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahankesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan.

Menurut Tata Sutabri (2012:228)^[1], setelah sistem dianalisis dan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

Teori Khusus

Konsep Dasar Surat

Pengertian Surat

Menurut Barthos (2013:36)^[8], “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Surat Masuk

Menurut Barthos (2013:38)^[8], “surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan

surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

Surat Keluar

Menurut Barthos (2013:38)^[8], “surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmiagar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung

Konsep Dasar Testing

Definisi Testing

Menurut Simarmata (2010:283)^[9], pengujian adalah sebuah proses terhadap aplikasi atau program untuk menemukan segala kesalahan dan segala kemungkinan yang akan menimbulkan kesalahan sesuai spesifikasi perangkat lunak yang telah ditentukan sebelum aplikasi tersebut diserahkan kepada customer. Pengujian merupakan proses eksekusi program yang telah selesai dibuat yang bertujuan untuk menemukan kesalahan.

Definisi Blackbox Testing

Menurut Rizky (2011:265)^[10], Black box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para penguji memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis testing ini antara lain:

Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.
Kesalahan dari perangkat lunak seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.
Hasil dari black box testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.
Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingankan white box testing

Beberapa teknik testing yang tergolong dalam tipe ini antara lain:

Equivalence Partitioning Pada teknik ini, tiap inputan data dikelompokan ke dalam grup tertentu, yang kemudian dibandingkan outputnya.
Boundary Value Analysis Merupakan teknik yang sangat umum digunakan pada saat awal sebuah perangkat lunak selesai dikerjakan. Pada teknik ini, dilakukan inputan yang melebihi dari batasan sebuah data. Sebagai contoh, untuk sebuah inputan harga barang, maka dapat dilakukan testing dengan menggunakan angka negatif (yang tidak diperbolehkan dalam sebuah harga). Jika perangkat lunak berhasil mengatasi inputan yang salah tersebut, maka dapat dikatakan teknik ini telah selesai dikatakan.
Cause Effect Graph Dalam teknik ini, dilakukan proses testing yang menghubungkan sebab dari sebuah inputan dan akibatnya pada output yang dihasilkan. Sebagai contoh, pada sebuah inputan nilai siswa, jika diinputkan angka 100, maka output nilai huruf seharusnya adalah A. Tetapi bisa dilakukan testing, apakah output nilai huruf yang dikeluarkan jika ternyata inputan nilai adalah 67.5.
Random Data Selection Seperti namanya, teknik ini berusaha melakukan proses inputan data dengan menggunakan nilai acak. Dari hasil inputan tersebut kemudian disebut sebuah tabel yang menyatakan validasi dari output yang dihasilkan.
Feature Test Pada teknik ini, dilakukan proses testing terhadap spesifikasi dari perangkat lunak yang telah selesai dikerjakan. Misalkan, pada perangkat lunak sistem informasi akademik. Dapat dicek dengan fitur untuk melakukan entri nilai telah tersedia, begitu juga dengan fitur entri data siswa maupun entri data guru yang akan malakukan entri nilai.

Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)

Definisi Unified Modelling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:6)^[11], UML (Unified Modeling Language) adalah perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Menurut Ginting (2013:9)^[12], Unified Modelling Language (UML) bukanlah suatu proses melainkan bahasa pemodelan secara grafis untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan seluruh artifak sistem perangkat lunak.

Penggunaan model ini bertujuan untuk mengidentifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam lingkup sistem yang dibahas dan bagaimana hubungan antara sistem dengan subsistem maupun sistem lain diluarnya.

Menurut Simaremare dkk (2013:471)^[13], UML merupakan bahasa visual dalam permodelan yang memungkinkan pengembang sistem membuat sebuah blueprint yang dapat menggambarkan visi mereka tentang sebuah sistem dalam format yang standar, mudah dimengerti dan menyediakan mekanisme untuk mudah dikomunikasikan dengan pihak lain

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa, “UML adalah bahasa yang digunakan untuk mendefinisikan, membangun dan membuat dokumen dari arsitektur perangkat lunak. UML dapat digunakan pada semua proses melalui metodologi pengembangan perangkat lunak dan melakukan implementasinya pada teknologi yang berbeda.

Konsep Pemodelan menggunakan Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:10)^[11], sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu: klasifikasi struktural (structural classification), perilaku dinamis (dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).

Menurut Ginting (2013:9)^[12], “dengan pemodelan menggunakan UML, pengembang dapat melakukan”:

Tinjauan umum bagaimana arsitektur sistem secara keseluruhan.
Penelaahan bagaimana objek-objek dalam sistem saling mengirimkan pesan dan saling bekerjasama satu sama lain.
Menguji apakah sistem perangkat lunak sudah berfungsi seperti seharusnya.
Dokumentasi sitem perangkat lunak untuk keperluankeperluan tertentu dimasa yang akan datang.

Jenis-Jenis Diagram UML

Use Case Diagram

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:57)^[7], “diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

Menurut Nugroho (2010:34)^[11], use case digunakan untuk memodelkan fungsional – fungsionalitas sistem/perangkat lunak dilihat dari pengguna yang ada diluar sistem. Use case pada dasarnya merupakan unit fungsionalitas koheren yang diekspresikan sebagai transaksi-transaksi yang terjadi antara actor dngan system.

Menurut Mahdiana (2011:39)^[14], “use case diagram adalah diagram yang menggambarkan sebuah sistem dari sudut pandang user, yang memperlihatkan hubungan-hubungan yang terjadi antara actors dengan use case dalam sistem”.

Activity Diagram

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:53)^[7], “activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Menurut Simaremare dkk (2013:471)^[13], “activity Diagram adalah diagram yang menggambarkan sifat dinamis secara alamiah sebuah sistem dalam bentuk model aliran dan kontrol dari aktivitas ke aktivitas lainnya”

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa activity diagram dibuat berdasarkan use case diagram yang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.

Sequence Diagram

Menurut Nugroho (2010:42)^[11], sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra (dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiri yang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasi pada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.

Menurut Simaremare dkk (2013:471)^[13], sequence diagram adalah suatu diagram yang memperlihatkan/menampilkan interaksi-interaksi antar objek di dalam sistem yang disusun pada sebuah urutan atau rangkaian waktu. Interaksi antar objek tersebut termasuk pengguna, display, dan sebagainya berupa “pesan atau message”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan sequence diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis, sequence diagram (diagram urutan) adalah iterasiksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu

Class Diagram

Menurut Mahdiana (2011:39)^[14], class diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansi akan menghasilkan sebuah obyek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi obyek. Class menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi).

Web Browser

Definisi Website

Menurut Dina Fitria Murad dkk (2013:49)^[7], “website adalah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext”

Menurut Simarmata (2010:47)^[9], “website adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext. Informasi web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam format HTML (Hypertext Markup Language). Informasi lainnya disajikan dalam bentuk grafis (dalam format GIF, JPG, PNG), suara (dalam format AU, WAV), dan objek multimedia lainnya (seperti MIDI, Shockwave, Quicktime, Movie, 3D World)”

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan website adalah sebuah tempat di internet, yang menyajikan informasi dengan berbagai macam format data seperti teks gambar, bahkan video dan dapat diakses menggunakan berbagai aplikasi client shingga memungkinkan penyajian informasi yang lebih menarik dan dinamis dengan pengelolaan yang terorganisasi.

Fungsi Web

Menurut Esa Wijayanti (2014:31)^[15]. Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas :

Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.
Commercial Website; Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.
Government Website; Website yang dimiliki oleh instansi pemerintah, pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan kepada pengguna.
Non-Profit Organization Website; Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

Konsep Dasar PHP

Definisi PHP

Menurut Anhar (2010:3)^[16], PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemogrman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan PHP merupakan script yang menyatu dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru atau up to date. Semua script PHP dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf, yang diberi nama FI (form Interpreted) dan digunakan untuk mengelola form dari web. Pada perkembangannya, kode tersebut dirilis keumum sehingga mulai banyak dikembangkan oleh programmer di seluruh dunia.

Dreamweaver CS3

Menurut Sibero (2013:384)^[17], adobe Dreamwaver CS3 adalah suatu produk Web Developer yang dikembangkan oleh Adobe System Inc. Sebelumnya produk Dreamweaver dikembangkan oleh Macromedia Inc. Yang kemudian sampai saat ini pengembangaannya diteruskan oleh Adobe System Inc. Setelah diambil oleh Adobe Systems Inc, dreamweaver dikembangkan dan dirilis dengan kode nama Creative Suit (CS).

Menurut Sibero (2013:384)^[17], “ruang kerja atau workspace adalah bagian keseluruhan tampilan Adobe Dreamweaver. Ruang kerja Dreamweaver terdiri dari Welcome Screen, Menu, Insert Bar, Document Window, CSS Panel, Aplication Panel, Tag Inspector, Property Inspector, Result Panel, dan Files Panel. Masing-masing dari komponen tersebut memiliki fungsi dan aturan. Berikut di bawah ini penjelasannya :

Document Window berfungsi menampilkan dokumen yang sedang dikerjakan.
Insert Bar mengandung tombol-tombol untuk menyisipkan berbagai macam objek seperti image, table dan layer ke dalam dokumen.
Document Toolbar berisikan tombol-tombol dan menu pop-up yang menyediakan tampilan berbeda dari Document Window.
Panel Groups adalah kumpula panel yang saling berkaitan satu sama lainnya yang dikelompokkan dibawah satu judul.
Tag Selector berfungsi menampilkan hirarki tag disekitar pilihan yang aktif pada Design View.
Property Inspector digunakan untuk melihat dan mengubah berbagai property objek atau teks.
Files Panel digunakan untuk mengatur file-file dan folderfolder yang membentuk situs.

XAMPP

Menurut Wardana (2010:8)^[18], XAMPP adalah paket software yang didalamnya sudah terkandung Web Server Apache, database MySQL dan PHP Interpreter.

Menurut Ginting (2013:11)^[12], XAMPP adalah perangkat lunak gratis yang mendukung banyak sistem operasi dan merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang terdiri sendiri (localcost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penterjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public Lisensi dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilam halaman web yang dinamis. Mengenal bagian XAMPP yang biasa digunakan pada umumnya:

Htdoc
adalah folder tempat meletakkan berkas-berkas yang akan dijalankan, seperti berkas PHP, HTML dan skrip lain.
phpMyAdmin
merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL yang ada dikomputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat http://localhost/phpMyAdmin, maka akan muncul halaman phpMyAdmin.
Kontrol Panel
yang berfungsi untuk mengelola layanan (service) XAMPP. Seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai (start).

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Menurut Masria (2012:173)^[19], basis data atau (database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatancatatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

Menurut Rahardja dkk (2011:238)^[20], "database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu."

Menurut Helmi Kurniawan dan Iwan Fitrianto Rahmad (2012:193)^[21], “database atau basis data terdiri dari semua fakta yang diperlukan, dimana fakta-fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi informasi dari basis data tersebut.

Elisitasi

Menurut Saputra (2012:51)^[22], “Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem yang baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk di eksekusi”.Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu:

Tahap I
Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
Tahap II
Hasil pengklasifikasian elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI bertujuan memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk di eksekusi. M pada MDI berarti mandatory (penting). Maksudnya, requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru. D pada MDI berarti desirable, maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Namun, jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem maka akan membuat sistem tersebut lebih sempurna. I pada MDI berarti inessential, maksudnya requirement tersebut bukanlah bagian sistem yang dibahas, tetapi bagian dari luar sistem.
Tahap III
Merupakan hasil penyusutan elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement dengan option I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui TOE, yaitu:
1. T artinya teknikal, bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement dalamsistem disusulkan.
2. O artinya operasional, bagaimana tata cara pengguna requirement dalam sistem akan dikembangkan.
3. E artinya ekonomi, berapakah biaya yang diperlukan guna membanguan requirement didalam sistem.
  Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:
4. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Maka requirement tersebut harus di eliminasi.
5. Middle (M) : Mampu dikerjakan.
6. Low (L) : Mudah dikerjakan.
Final Draft Elisitasi
Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan

Literature Review

Menurut Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja (2010:86)^[23], “Literature Review dalam suatu penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan penelitian yang kita rumuskan jika dapat menemukan jawaban pertanyaan penelitian tersebut dalam berbagai pustaka atau laporan hasil penelitian yang paling actual, maka kita tidak perlu melakukan penelitian yang sama”. Literature Review ini dilakukan oleh peneliti untuk mengetahui landasan awal dan sebagai pendukung bagi penelitian yang dilakukan oleh peneliti, sehingga dapat menghindari pengulangan hal yang sama dalam penelitian dan dapat melakukan pengembangan ketingkat yang lebih tinggi dalam rangka meyempurnakan/melengkapi penelitian yang sudah ada sebelumnya

Terdapat penelitian sebelumnnya yang memiliki kolerasi searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam laporan skripsi ini, antara lain :

Penelitian yang dilakukan oleh Julian Chandra W dan Hana Putri Saraswati (2013) yang berjudul “Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar Serta Pembuatan Surat Perintah Perjalanan”. Dalam penelitian ini terdapat beberapa masalah yang ditemui dalam penelitiannya, yaitu proses pencatatan surat masuk, surat keluar serta pembuatan surat perintah perjalanan (SPPD) yang masih manual yaitu menggunakan buku agenda, proses penyimpanan surat yang masih disusun secara bertumpuk-tumpuk yang menyebabkan pencarian berkas surat masuk membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga ketika suratsurat tersebut diperlukan,permasalahan lain adalah berkas-berkas surat yang mudah hilang serta kerusakan pada buku register pencatatan surat dan data yang tidak valid, sebab siapa saja bisa menulis pada buku tersebut. Metode yang dilakukan penulis adalah metode kuantitatif yaitu menggunakan survey langsung ke Kantor Komisi Pemilihan Umum Provinsi Jawa Barat, oleh karena itu penulis mengusulkan aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar agar memudahkan para pegawai dalam melakukan pencatatan dokumen dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, serta mempermudah dalam mencarian surat yang telah diarsipkan. Namun dalam penelitian ini masih belum terdapat file gambar atau scan surat yang disimpan dalam database hanya pencatatan atau pendataannya saja, sehingga belum optimalnya dalam pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis web tersebut. Korelasinya dengan judul yang penulis buat yaitu proses pencatatan surat masuk dan surat keluar masih sama-sama manual yaitu dengan menggunakan buku agenda.
Penelitian yang dilakukan oleh Jubaedah (2013), yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis WEB Pada SMA Negeri 6 Tangerang”. Metode penelitian yang digunakan adalah metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML yang dituangkan dalam tahap pembuatan use case diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Penelitian ini dilakukan karena melihat sistem yang berjalan saat ini masih kurang efektif dan masih menggunakan semikonputerisasi dan laporannya pun masih di input kedalam Microsoft office. Aplikasi yang dihasilkan berbasis WEB yang menggunakan bahasa pemrograman HTML, XAMPP, MYSQL, dan PHP. Korelasinya yaitu sama-sama menggunakan aplikasi berbasis web sehingga dapat menunjang kegiatan dalam mengelola surat agar lebih baik.
Penelitian yang dilakuakan oleh Yunita Wulandari (2012), “Pembangunan Aplikasi Arsip Di Upt Puskom Uns”. Metode pada penelitian ini menggunakan Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka, observasi, dan dokumentasi. Pembangunan sistem rekayasa perangkat lunak ini sendiri berbasis Object Oriented (OO) yang menggunakan UML sebagai metode pemodelannya, sehingga analisis dan perancangan sistem yang digunakan meliputi use case diagram, class diagram, package diagram, dan sequence diagram. Sedangkan dari segi implementasinya digunakan CodeIgniter sebagai framework pembangunnya. Aplikasi surat-menyurat dapat membuat surat keluar lebih cepat dan efisien, memasukkan data surat masuk serta memberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses dan dijalankan secara localhost. Korelasinya yaitu terdapatnya media penyimpanan data sehingga data yang ada tidak akan hilang.
Penelitian yang dilakukan oleh Suciati Fazri (2013), yang berjudul ”Aplikasi Pendatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada SMK Abdi Negara Tangerang Berbasis WEB”. Metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design), melalui metode perancangan UML yang terdiri dari use case diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Aplikasi ini dibuat karena pencatatn yang dilakukan di SMK Abdi Negara Tangerang masih semi komputerisasi sehingga dibutuhkan waktu yang lama saat pncarian berkas dalam arsip data-data surat. Aplikasi yang dihasilkan berbasis WEB. Korelasinya yaitu Aplikasi yang dihasilkan sama-sama berbasis web.
Penelitian yang dilakukan oleh Redha Hidayatullah (2013) yang berjudul “Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web”. Dalam penelitian ini terdapat masalah yang dihadapi oleh penulis diantaranya yaitu proses surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan cara manual dalam menginput data. Metode yang dilakukan oleh penulis yaitu metode kuantitatif yaitu melakukan survey langsung ke Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Perwakilan Provinsi Aceh. Oleh karena itu penulis sedang mengupayakan sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut dapat dioperasikan menggunakan perangkat komputer melalui sistem aplikasi berbasis web, agar memudahkan dan membantu pegawai bagian Sekretaris Kepala Perwakilan dalam melakukan proses pendataan, menginput surat masuk dan surat keluar, mempermudah dalam pencarian data yang diinginkan, serta untuk meningkatkan sistem pengagendaan surat dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Namun dalam penelitian ini penulis menyarankan adanya pelatihan yang harus dilakukan terhadap pegawai atau petugas BPKP perwakilan provinsi Aceh untuk lebih menguasai program sistem pengolahan data tersebut. Korelasinya yaitu sama-sama menggunakan komputer melalui sistem aplikasi berbasis web untuk mempermudah dalam pencarian data.

BAB III

ANALISA YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten

Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balaraja Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis Daerah dari DPPKD Provinsi Banten yang memiliki tugas pokok untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional dinas dalam bidang pelayanan pendapatan Provinsi Banten wilayah Kabupaten Tangerang.

Kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten melaksanakan kegiatan teknis operasional dinas dalam bidang pelayanan pendapatan Provinsi Banten di wilayah Kabupaten Tangerang berdasarkan Peraturan Gubernur Banten Nomor 34 Tahun 2010 Tentang Uraian Tugas dan Fungsi Unit Pelaksana Teknis Dinas pada Dinas Provinsi Banten. Adapun kedudukan dari Unit Pelaksana Teknis Balaraja DPPKD Provinsi Banten, yaitu :

UPT melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah yang mempunyai wilayah kerja 1 (satu) atau beberapa kecamatan.
UPT mempunyai fungsi pelaksana dan evaluasi teknis operasional.
UPT dipimpin oleh seorang Kepala UPT yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas dan dalam melaksanakan tugasnya melakukan koordinasi dengan Camat.
UPT terdiri dari kelompok jabatan fungsional yang mempunyai tugas sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Visi dan Misi dari UPT. DPPKD Provinsi Banten

Visi UPT. Balaraja DPPKD Provinsi Banten

Terwujudnya peningkatan pendapatan dan pengelolaan keuangan yang profesional merupakan suatu kondisi yang ditandai dengan :
1. Optimalisasi seluruh sumber-sumber pendaptan daerah.
2. Menigkatkan mutu pelayanan pendapatan dan pengelolaan keuangan daerah.
3. Terlaksananya tertib administrasi pengelolaan keuangan daerah, dan
4. Meningkatnya kapasitas sumber daya manusia, sarana dan prasarana dalam peningkatan pendapatan dan pengelolaan keuangan daerah.
Menunjang penyelenggaraan pemerintah daerah merupakan kondisi yang ditandai dengan :
1. Meningkatnya kapasitas keuangan daerah.
2. Pemanfaatan keuangan daerah untuk penyelenggaraan pemerintah daerah, dan
3. Efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan belanja daerah.

Misi UPT. Balaraja DPPKD Provinsi Banten

Dalam rangka memujudkan visi Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten Tahun 2012-2017, maka perlu ditetapkan misi sebagai upaya-upaya umum yang dilaksanakan sebagai mewujudkan visi. Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (DPPKD) Provinsi Banten menetapkan misi sebagai berikut :

Meningkatkan pendapatan daerah sesuai dengan potensi,
Meningkatkan tata kelola keuangan daerah yang akuntabel,
Meningkatkan kapabilitas kelembagaan.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah instansi karena untuk menunjukkan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi. Bagianbagian maupun tugas dan wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang berbeda-beda dalam suatu organisasi yang merupakan suatu keharusan bagi sebuah lembaga organisasi.

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) BALARAJA DINAS

PENDAPATAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH

(DPPKD) PROVINSI BANTEN KABUPATEN TANGERANG

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UPT.Balaraja DPPKD Povinsi Banten

Wewenang dan Tanggung Jawab

Kepala Unit
Tugas :
Membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan urusan pemerintah di bidang teknis operasional pengelolaan keuangan dan aset daerah.
Wewenang :
Penyusunan rencana dan pelaksanan kebijakan teknis operasionaldibidang pengelolaan dan pelayanan pajak Provinsi.
1. Pelaksanaan pendaftaran, penetapan, dan penagihan pajak Provinsi.
2. Pelaksanaan pembukuan, pelaporan dan urusan ketatausahaan.
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4. Menyusun rencana kerja dan menetapkan teknis operasional UPT.
5. Menyelenggarakan pembinaan, pengendalian, dan pengawasan dalam penyelenggaraan kegiatan UPT.
6. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
7. Mengarahkan tugas bawahan sesuai dengan tugasnya baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas.
8. Mengkoordinasikan, memfasilitasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada UPT.
9. Melaksanakan monitoring, mengevaluasi, dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penilaian kinerja.
10. Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan.
11. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan.
12. Melaksanakan kebijakan teknis dibidang pendapatan dan pemanfaatan aset sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
13. Mengelola urusan dalam administrasi umum, perlengkapan, kerumah tanggaan, administrasi kepegawaian dan keuangan.
14. Melaksanakan pengelolaan dokumen pajak dan pendapatan lain-lain.
15. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas dan fungsinya.
Kasubbag Tata Usaha
Tugas :
Melaksanakan pengumpulan bahan, mengkoordinasi penyusunan program, mengevaluasi dan pelaporan serta pengelolaan keuangan dan umum yang meliputi kegiatan kepegawaian, tata naskah dinas, kearsipan, pengelolaan barang, rumah tangga dan humas serta perjalanan dinas.
Wewenang :
1. Penyiapan bahan, pengolahan data dan penyusunan rencana kegiatan dibidangnya.
2. Pengumpulan bahan dan koordinasi, pengolahan data penyusunan program kerja UPT.
3. Penyiapan bahan administrasi dan kordinasi penyusunan pelaporan keuangan UPT.
4. Penyiapan bahan dalam pengelolaan administrasi kepegawaian UPT, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga, kehumasan,tata naskah dinas, dan perjalanan dinas di lingkungan UPT.
5. Penyiapan bahan rencana kebutuhan, pengadaan, pemeliharaan dalam inventaris UPT, penyusunan laporan dan mengevaluasi pelaksanaan program di lingkungan UPT.
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPT.
7. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Tata Usaha.
8. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya.
9. Mengumpulkan bahan dan menyiapkan bahan penyusunan program kegiatan serta peloran UPT.
10. Menyelenggarakan pelayanan pengelolaan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, keuangan, kearsipan, kehumasan, perpustakan dan perlengkapan rumah tangga UPT.
11. Mengumpulkan, menyiapkan,menyusun bahan penyusunan laporan keuangan, mengelola dan menyampaikan laporan secara berkala.
12. Menyampaikan saran pendapat kepada kepala UPT sebaga bahan pertimbangan dalam penetapan kebijakan operasional.
13. Menyiapkan dan mengkoordinasi bahan pembinaan disiplin pegawai.
14. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis operasional dalam pengelolaan perlengkapan di lingkungan UPT.
15. Menyusun Rencana Kebutuhan Bahan Unit (RKBU) dilingkungan UPT.
16. Menyiapkan bahan dalam pengelolaan perlengkapan,pelaksanaan pengadaan, dan pemeliharaan barang di lingkungan UPT.
17. Mengusulkan dan mengatur pelaksanaan pemanfaaatan, penghapusan dan pemindahan barang milik UPT.
18. Menyiapkan usulan pejabat pengurus dan penyimpan barang.
19. Mengelola penatausahaan dan penyusunan dokumen administrasi.
20. Memberikan dukungan administrasi dan meyiapkan surat perintah tugas berdasarkan penujukan Kepala UPT.
21. Mengumpulkan dan meyiapkan bahan penyusunan laporan kegiatan UPT.
22. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penilaian kinerja.
23. Menyusun laporan pelaksanaan tugas, menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan.
24. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas dan fungsinya.
Seksi PKB dan BBNKB
Tugas :
Menyiapkan bahan koordinasi perencanaan, evaluasi, dan pelaporan serta penyelanggaraan pendaftaran, pendataan, perhitungan, penetapan, penerimaan, dan penagihan.
Wewenang :
1. Penyiapan bahan, pengolahan data, penyusunan rencana kegiatan dibidangnya, pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPT
2. Menyusun rancana kerja Seksi PKB dan BBNKB.
3. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
4. Mengarahkan tugas bawahan sesuai dengan tugasnya baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melaui sistem penilaian yang tersedia sebagai cermin penilaian kinerja.
6. Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan serta menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan.
7. Melaksanakan penerimaan, penelitian dan pendataan berkas pendaftaran Wajib Pajak.
8. Melaksanakan perhitungan, penetapan, dan pemungutan PKB, BBNKB, dan sanksi administrasi.
9. Melaksanakan penerimaan pembayaran dan penyetoran, dan pemberian tanda lunas pembayaran pemungutan PKB dan BNKB.
10. Melaksanakan pembukuan yang terkait dengan pendaftaran dan pendataan, perhitungan dan penetapan, penerimaan dan penagihan PKB dan BBNKB.
11. Melaksanakan penagihan tunggakan pungutan PKB dan BBNKB.
12. Meneliti dan mencatat NJKB bagi kendaraan yang belum tercantum dalam SK Gubernur tentang NJKB sebagai perhitungan PKB dan BBNKB.
13. Melaksanakan pengelolaan pemohonan keberatan Wajib Pajak atas perhitungan dan penetapan PKB dan BBNKB.
14. Melaksanakan pengelolaan restitusi PKB dan BBNKB, penelitian fiskal antar daerah, dan pengelolaan dokumen.
15. Menyediakan data sebagai bahan dalam pembuatan laporan.
16. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya.
Seksi Pendapatan Lain-Lain
Tugas :
Melaksanakan penyiapan bahan kordinasi perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta penyelenggaraan pendaftaran, pendataan, perhitungan, penetapan, penerimaan dan penagihan Pajak Daerah Non PKB dan BBNKB.
Wewenang :
1. Penyiapan bahan, pengolahan data, penyusunan rencana kegiatan bidangnya, dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPT.
2. Menyusun rencana kerja seksi pendapatan lain-lain dan melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
3. Mengarahkan bawahan sesuai dengan tugasnya baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas.
4. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penilaian kerja.
5. Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan serta menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan.
6. Melaksanakan penerimaan, penelitian pendataan berkas pendaftaran WP AP, melakukan perhitungan dan penetapan pemungutan serta sanksi administrasi WP AP.
7. Melaksanakan pemberian Nomor Induk Wajib Pajak Daerah dan penerimaan pembayaran Pajak dan Pendapatan lain-lain.
8. Melaksanakan pemberian tanda lunas pembayaran pemungutan Pajak dan Pendapatan lain-lain.
9. Melaksanakan penagihan tunggakan pungutan Pajak AP.
10. Melaksanakan pembukuan yang berkaitan dengan pendaftaran dan pendataan, perhitungan dan penetapan, serta penerimaan dan penagihan WP AP.
11. Melaksanakan pengelolaan permohonan keberetan Wajib Pajak atas perhitungan dan penetapan Pajak AP dan restitusi Pajak AP.
12. Melakukan pendataan, pemantauan dan pelaporan pemakai Bahan Bakar pada SPBU.
13. Melaksanakan inventarisasi data Aset Daerah dan pemanfaatan Aset Derah serta Menyediakan data sebagai bahan dalam pembuatan laporan dan melaksanakan pengelolaan dokumen.
14. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan dan fungsinya.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan proses dalam surat masuk dan surat keluar yang ada pada UPT. Balaraja DPPKD Provinsi Banten yaitu sebagai berikut :

Surat Masuk :
1. Bagian Tata Usaha Menerima Surat Masuk
2. Bagian Tata Usaha Mencatat di Buku Agenda
3. Bagian Tata Usaha Mencatat di Kartu Penerus Disposisi
4. Bagian Tata Usaha Memberikan Laporan Surat Masuk kepada Kepala UPT
5. Kepala UPT Menerima Laporan Surat Masuk
6. Surat Diarsipkan
Surat Keluar :
1. Bagian Tata Usaha Membuat Surat Keluar
2. Bagian Tata Usaha Mencatat Dibuku Agenda
3. Kepala UPT Memberi Tanda Tangan
4. Bagian Tata Usaha Memberikan Surat untuk Dikirim dan Diarsipkan
5. Bagian Tata Usaha membuat Laporan Surat Keluar
6. Kepala UPT Menerima Laporan

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

Analisa Sistem yang berjalan pada Use Case Diagram

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk

1 sistem use case diagram yang mencakup kegiatan pendataan surat masuk.
2 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Bagian Tata Usaha dan Kepala UPT.
6 use case diantaranya menerima surat masuk, mencatat dibuku agenda, mencatat dikartu penerus disposisi., laporan surat masuk, menerima laporan surat masuk, surat diarsipkan.

Analisa Sistem yang berjalan pada Use Case Diagram

Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

1 sistem use case diagram yang mencakup kegiatan pendataan surat masuk.
2 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Bagian Tata Usaha dan Kepala UPT.
6 use case diantaranya membuat surat keluar, mencatat dibuku agenda, memberi tanda tangan, memberikan surrat untuk dikirim dan diarsipkan, laporan surat keluar, menerima laporan surat keluar.

Analisa Sistem yang berjalan pada Activity Diagram

Gambar 3.4 Activity diagram Surat Masuk

1 initial Node untuk memulai kegiatan.
6 action diantaranya menerima surat masuk, mencatat dibuku agenda, mencatat dikartu penerus disposisi, laporan surat masuk, menerima laporan surat masuk dan surat diarsipkan.
1 vertical Swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
1 final Node untuk mengakhiri kegiatan.

Analisa Sistem yang berjalan pada Activity Diagram

Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar

1 initial Node untuk memulai kegiatan.
6 action diantaranya membuat surat keluar, mencatat dibuku agenda, memberi tanda tangan, memberikan surat untuk dikirim dan diarsipkan, laporan surat keluar dan menerima laporan surat keluar.
1 vertical Swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
1 final Node untuk mengakhiri kegiatan.

Analisa Sistem yang berjalan pada Sequence Diagram

Gambar 3.6 Sequence Diagram untuk Surat Masuk dan Surat Keluar

2 actor, yaitu Bagian Tata Usaha dan Kepala UPT.
3 life line, yaitu surat masuk, surat keluar dan arsip
9 message, yaitu menerima surat masuk, mencatat dibuku agenda, mencatat dikartu penerus disposisi, laporan surat masuk, menerima laporan surat masuk, surat masuk diarsipkan, membuat surat keluar, memberikan tanda tangan, surat keluar diarsipkan.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metode analisa sistem yang digunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

Gambar 3.7. Unified Modeling Languange (UML)

Analisa masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data ini didapat ketika semua pegawai telah terdaftar.

Nama Masukan : Surat Masuk dan Surat Keluar

Fungsi : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat

keluar Sumber : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar

Keterangan : Berisi daftar surat masuk dan surat keluar

Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk maka sub bagian tata usaha mendata surat dan kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan dan menyerahkan kepada kepala UPT dan ketika membuat surat keluar sub bagian tata usaha membuat surat untuk di acc, setelah di acc menyerahkan surat ke bagian umum (pegawai) kemudian membuat laporan.

Nama Proses :Pendataan surat masuk dan surat keluar

Masukan :Form_pendataan surat masuk dan surat keluar

Keluaran :Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar

Ringkasan Proses :Proses ini menginput Pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku agenda

Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa proses yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).

Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap. Meliputi :

Laporan pendataan surat masuk yang berupa laporan pendataan surat-surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan
Laporan pendataan surat keluar yang berupa laporan pendataan surat-surat keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut:

Processor : Core To Duo
Monitor : LCD 14”
Mouse : Ps2
RAM : 2 GB
HD : 80 GB
Keyboard : Compatible Ps2
Printer : Canon Ip1800 Series

Aplikasi yang digunakan (Software)

Windows 7
Microsoft Word 2007
Microsoft Excel 2007

Hak Akses

Untuk mengoperasikan hanya dapat dilakukan oleh Admin dan User.

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten saat ini belum berjalan dengan baik.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data sehingga masih sering terjadinya kehilangan data.
Dibutuhkan sebuah sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten agar laporan yang dihasilkan tepat pada waktunya.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahanyang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :

Membuat aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan.
Terdapatnya media penyimpanan data sehingga data yang ada tidak akan hilang.
Dapat dengan cepat menghasilkan laporan.

User Requirement

Elisitasi (elicitation) adalah berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut :

Elisistasi Tahap I

Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder, Berikut dilampirkan diagram elisitasi tahap I:

ELISITASI TAHAP I

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Gambar 3.1 diatas merupakan gambar dari Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis dengan stake holder mengenai seluruh rancangan sistem surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten.

Elisistasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk bedasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai Metode MDI :

M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar system.

ELISITASI TAHAP II

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Keterangan :

M (Mandatory) = Penting

D (Desirable) = Tidak terlalu penting

I (Inessential) = Tidak

Elisistasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

T artinya Tehnical, maksudnya bagaimana tata cara/tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
O artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

ELISITASI TAHAP III

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Keterangan :

Metode

T : Tehnikal

O : Operasional

E : Ekonomi

Option

L : Low

M : Middle

H : High

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut saya lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

Requirement Elititation - Final Draft

Tabel 3.4. Diagram Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat masuk, proses surat keluar serta pembuatan laporan.

Prosedur Surat Masuk
Surat masuk disimpan ke dalam sistem pendataan surat masuk dan kemudian admin menginput data surat masuk kedalam input surat untuk diarsipkan.
Prosedur Surat Keluar
Admin membuat surat keluar kemudian menginput ke dalam sistem pendataan surat keluar untuk diarsipkan, setelah itu surat baru dapat diberikan atau dikirimkan kepada yang dituju.
Prosedur Pembuatan Laporan
Admin membuka sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dan memilih menu laporan untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar. Apabila admin ingin mencetak laporan surat masuk dan surat keluar, admin cukup menekan tombol cetak.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1. Usecase Diagram yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

1 (Satu) sistem yang mencangkup seluruh kegiatan Sistem pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten
1 (Satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Admin adalah bagian Tata Usaha yang memiliki hak akses untuk mengontrol
2 (Dua) Use Case yang dilakukan diantaranya : Menampilkan Login dan menampilkan Menu Utama
8 (delapan) Include diantaranya : Menampilkan Verifikasi Login Benar, Menampilkan Verifikasi Login Salah, Menampilkan Home, Menampilkan Master, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Disposisi Surat, Menampilkan Laporan, Logout

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan terdapat :

1 Initial Node, sebagai awal objek
17 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu :Menampilkan Login, Verifikasi login, Menampilkan Menu Utama, Menampilkan Home, Menampilkan Master, Menampilkan input Data User, Menampilkan Input Tujuan Surat, Menampilkan Input Penerima Surat, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar, Menampilkan Disposisi Surat, Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Menampilkan Laporan Disposisi, Logout
3 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran
3 Join Node, menjelaskan adanya beberapa aliran
1 Decision Node, untuk membuat keputusan
1 Final Node¸objek yang diakhiri

Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Yang Diusulkan

Bedasarkan gambar 4.3 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

7 Life Line antar muka yang saling berinteraksi
1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas TU
12 Massage hubungan antar objek yang satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

State Chart Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.4 State Chart Diagram Yang Diusulkan

Bedasarkan gambar 4.4 State Chart diagram yang diusulkan terdapat :

1 Initial Node, sebagai awal objek
16 state, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, Menampilkan Menu Utama, Menampilkan Home, Menampilkan Master, Menampilkan input Data user, Menampilkan input Tujuan Surat, Menampilkan input Penerima Surat, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar, Menampilkan Disposisi Surat, Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Menampilkan Laporan Disposisi, Logout
1 Decision Node, untuk membuat keputusan
1 Final Node¸objek yang diakhiri

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistem usulan yang dibuat dalam bentuk tabel.

Tabel 4.1 Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan

Rancangan Basis Data

Normalisasi

Gambar 4.5 Class Diagram Yang Diusulkan

Berdasarkan gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan terdapat :

6 Class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama.
2 association, digunakan untuk memodelkan relasi antara objek.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Nama File :Disposisi
Media :Hardisk
Isi :no_urut_dis + tanggal + no_urut_sm + diteruskan + id
Primary Key :no_urut_dis
Panjang Record :44
Struktur :
Tabel 4.2 Tabel Disposisi
Nama File :tbl_login
Media :Hardisk
Isi :id + nama + username + password + jabatan
Primary Key :id
Panjang Record :65
Struktur :
Tabel 4.3 Tabel login
Nama File :tbl_penerima
Media :Hardisk
Isi :id_penerima + penerima_surat
Primary Key :id_penerima
Panjang Record :33
Struktur :
Tabel 4.4 Tabel penerima
Nama File :tbl_surat_keluar
Media :Hardisk
Isi :no_urut sk + no_naskah_dinas + sifat + tgl_keluar id_tujuan+ uraian + isi_surat + id
Primary Key :no_urut_sk
Panjang Record :60
Struktur :
Tabel 4.5 Tabel surat keluar
Nama File :tbl_surat_masuk
Media :Hardisk
Isi :no_urut_sm + no_naskah_dinas + tgl_terima + uraian + tgl_penyampaian + id_penerima + draw + id
Primary Key :no_urut_sm
Panjang Record :88
Struktur :
Tabel 4.6 Tabel surat masuk
Nama File :tbl_tujuan
Media :Hardisk
Isi :id_tujuan + tujuan_surat
Primary Key :id_tujuan
Panjang Record :73
Struktur :
Tabel 4.7 Tabel tujuan

Rancangan Program

Tampilan Menu Login

Pada tampilan menu login ini harus memasukan username dan password.

Gambar 4.6 Tampilan Menu Log In

Tampilan Menu Utama

Berikut ini adalah tampilan halaman utama dan menu yang ada pada Sisfo Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar.

Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama

Tampilan Menu User

Berikut ini adalah tampilan halaman input data user, berfungsi untuk membuat dan mengubah username dan password, terdapat pada menu master

Gambar 4.8 Tampilan Menu User

Tampilan Menu Tujuan

Berikut ini adalah tampilan halaman tujuan surat, berfungsi untuk mendata kepada siapa surat tersebut ditujukan, terdapat pada menu master.

Gambar 4.9 Tampilan Menu Tujuan

Tampilan Menu Penerima

Berikut ini adalah tampilan halamanpenerima surat, berfungsi untuk menginput siapa penerima surat masuk pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten , ini terdapat pada menu master.

Gambar 4.10 Tampilan Menu Penerima

Tampilan Menu Input Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan halaman menu input surat masuk yang terdapat pada menu data surat yang digunakan untuk mendata atau menginput surat yang masuk.

Gambar 4.11 Tampilan Menu Input Surat Masuk

Tampilan Menu Input Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan halaman menu input surat keluar yang terdapat pada menudata surat, digunakan untuk menginput atau mendata surat yang keluar.

Gambar 4.12 Tampilan Menu Input Surat Keluar

Tampilan Menu Disposisi

Berikut ini adalah tampilan halaman menu disposisi surat, digunakan untuk mendata atau menginput sesuai dengan surat yang masuk.

Gambar 4.13 Tampilan Menu Disposisi

Menampilkan Menu Laporan Surat Masuk

Berikut ini adalah tampilan halaman menu laporan surat masuk yang terdapat pada menu laporan, laporan surat masuk dapat dicetak Perperiode berdasarkan tanggal

Gambar 4.14 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Menampilkan Laporan Surat Keluar

Berikut ini adalah tampilan halaman menu laporan surat keluar yang terdapat pada menu laporan, laporan surat keluar dapat dicetak Perperiode berdasarkan tanggal.

Gambar 4.15 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Menampilkan Laporan Disposisi

Berikut ini adalah tampilan halaman menu laporan disposisi yang terdapat pada menu laporan, laporan disposisi dapat dicetak perperiode berdasarkan tanggal.

Gambar 4.16 Tampilan Menu Laporan Disposisi

Rancangan Prototype

Rancangan Tampilan Menu Login

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Menu Login

Rancangan Tampilan Menu Utama

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Menu Utama

Rancangan Tampilan Menu User

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Menu User

Rancangan Tampilan Menu Tujuan

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Menu Tujuan

Rancangan Tampilan Menu Penerima

Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Menu Penerima

Rancangan Tampilan Input Surat Masuk

Gambar 4.22 Rancangan Tampilan Input Surat Masuk

Rancangan Tampilan Input Surat Keluar

Gambar 4.23 Rancangan Tampilan Input Surat Keluar

Rancangan Tampilan Menu Disposisi

Gambar 4.24 Rancangan Tampilan Disposisi

Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.25 Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk

Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar

Rancangan Tampilan Laporan Disposisi

Gambar 4.27 Rancangan Tampilan Laporan Disposisi

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Sistem tersebut menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai berikut:

Processor : Core To Duo
Monitor : LCD 14”
Mouse : Ps2
RAM : 2 GB
HD : 80 GB
Keyboard : Compatible Ps2
Printer : Canon Ip1800 Series

Aplikasi Yang Digunakan

Windows 7
Microsoft Word 2007
Microsoft Excel 2007
Dreameaver

Hak Akses

Admin dan User

Testing

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Black Box Testing. Metode Black Box Testing ini merupakan suatu pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.

Pengujian dengan metode Black Box Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Pengujian Black Box

Pengujian Black Box pada Menu Log In

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box pada UPT Balaraja

Tabel 4.8 Tabel Pengujian Black Box Menu Login

Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Masuk

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten untuk fungsi menu input surat masuk, sebagai berikut :

Tabel 4.9 Tabel Pengujian Black Box Menu Input Surat Masuk

Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Keluar

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten untuk fungsi menu input surat keluar,

Tabel 4.10 Tabel Pengujian Black Box Menu Input Surat Keluar

Metode Analisis SWOT

Pada metode analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi. Kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.

Tabel 4.11 Tabel Identifikasi SWOT

Berdasarkan identifikasi faktor di atas, maka dilakukan analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, WO, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 4.12 Tabel Analisis SWOT

Implementasi

Schedulle

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 4 bulan, dan kegiatan yang dilakukan adalah :

Tabel 4.13 Tabel Pengolahan Jadwal

Etimasi Biaya

Pada Etimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem anda yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan

Table 4.14 Tabel Etimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka terdapat beberapa kesimpulan, adalah sebagai berikut :

Pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten belum terkomputerisasi hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisien sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data sehingga masih sering terjadinya kehilangan data.
Dalam merancang sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yaitu menggunakan metode yang berorientasikan objek melalui tahapan pembuatan UML (Unified Modeling Language), bahasa pemrograman PHP serta database yang digunakan adalah MySQL.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB 1, maka penulis mengambil kesimpulan :

Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten saat ini belum berjalan dengan baik.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data sehingga masih sering terjadinya kehilangan data.
Dibutuhkan sebuah sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten agar laporan yang dihasilkan tepat pada waktunya.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

Kesimpilan terhadap tujuan penelitian :

Untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten, serta dapat memberi masukan-masukan agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.
Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat dan digunakan oleh kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten sebagai referensi untuk memperbaiki sistem pendaataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini.
Menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat ini di UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhannya.

Kesimpilan terhadap tujuan penelitian :

Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pencataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.
Penelitian ini sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya penelitian ini dapat menambah wawasan penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten.
Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta efektif dan efisien bagi kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan ,maka dapat disimpulkan :

Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada dibawah lingkungan UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten, penulis memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber literature seperti buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.
Penulis menggunakan Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) seperti Activity Diagram, Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram, pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum pada elistasi.
Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Blackbox Testing . Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk surat dan keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan dibutuhkan :

Perlu diadakan pelatihan kepada pengguna (user) yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.
Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan di lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi atau perusahaan.
Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa yang mengambil judul skripsi yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

↑ ^1,00 ^1,01 ^1,02 ^1,03 ^1,04 ^1,05 ^1,06 ^1,07 ^1,08 ^1,09 ^1,10 ^1,11 ^1,12 Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi.
↑ Maimunah, Lusyani sunarya. Nina Larasati. 2012. Media Company Profile Sebagai Penunjang Informasi dan Promosi. Journal CCIT Vol-5 No.3 – Mei 2012
↑ Sutarman. 2012. Konsep Dasar Informasi. Yogyakarta: Andi.
↑ Henderi,Maimunah, dan Randy Andrian. 2011. “Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics”.Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011.
↑ ^5,0 ^5,1 Rangkuti, Freddy. 2011. “Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko SWOT Balanced Scorecard”. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
↑ Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana. 2010. Perancangan Aplikasi Akademik Tekhnologi Mobile Menggunakan J2ME”. Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.2 Desember 2010.
↑ ^7,0 ^7,1 ^7,2 ^7,3 Murad, Dina Fitria, Kusniawati. Nia, Asyanto. Agus. 2013. “Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1, September 2013.
↑ ^8,0 ^8,1 ^8,2 Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.
↑ ^9,0 ^9,1 Simarmata, Janner. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi.
↑ Rizky. Soetam. 2011. “Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak”. Jakarta: Prestasi Pustaka
↑ ^11,0 ^11,1 ^11,2 ^11,3 Nugroho.Adi. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP”. Yogyakarta: Andi.
↑ ^12,0 ^12,1 ^12,2 Ginting, Elizaandayni. 2013. “Aplikasi Penjualan Berbasis Web (E-Commerce) Menggunakan Joomla Pada Mutiara Fashion”. Bandung: Universitas Widyatama.
↑ ^13,0 ^13,1 ^13,2 Simarmare, Yosua P.W, Apol Pribadi S dan Radityo Prasentiato Wibowo. 2013. “Perancangan Dan Pembuatan Aplikasi Manajemen Publikasi Ilmiah Berbasis Online Pada Jurnal SISFO”. JURNAL TEKNIK POMITS. Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Vol. 2, No. 3, 2013.
↑ ^14,0 ^14,1 Mahdiana, Deni. 2011. “Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dengan Metodelogi Berorientasi Obyek” (Studi Kasus : PT. Liga Indonesia). Jurnal TELEMATIKA MKOM. Jakarta: Universitas Budi Luhur. Vol. 3 No .2, September 2011.
↑ Wijayanti Esa. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Absensi Pegawai Pada Kantor Kecamatan Batuceper Tangerang”. Tangerang.
↑ Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak”. Jakarta: Mediakita.
↑ ^17,0 ^17,1 Sibero, Alexander F.K, 2011, “Kitab Suci Web Programing”. Yogyakarta: MediaKom.
↑ Wardana. 2010. “Menjadi Master PHP Dengan Framework Codeigniter”. Jakarta: Elex Media Komputindo.
↑ Masria. 2012. “Perakitan Komputer”. Jakarta: Lentera Printing.
↑ Rahardja, Untung, Hidayati dan Mia Novalia. 2011.”Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 4, No. 3, Mei 2011.
↑ Kurniawan, Helmi dan Iwan Fitrianto Rahmad. 2011. “Perancangan Sistem Pakar Untuk Mendeteksi Penyakit Pada Tanaman Cabe Dengan Metode Certainty Factor”. jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 5 No. 2, Oktober 2011.
↑ Saputra.Alhadi.2012.”Kajian Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk Pengembangan Sistem Informasi Dan Aplikasi Perangkat Lunak Buatan LAPAN Bandung”. Bandung: LAPAN.
↑ Guritno, Dkk (2010:86), “pengertian Literature Review”.tangerang.

Contributors

Khusnul.khotimah

[.5B24.5D-1] 1,00 ^1,01 ^1,02 ^1,03 ^1,04 ^1,05 ^1,06 ^1,07 ^1,08 ^1,09 ^1,10 ^1,11 ^1,12 Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi.

[.5B12.5D-2] Maimunah, Lusyani sunarya. Nina Larasati. 2012. Media Company Profile Sebagai Penunjang Informasi dan Promosi. Journal CCIT Vol-5 No.3 – Mei 2012

[.5B26.5D-3] Sutarman. 2012. Konsep Dasar Informasi. Yogyakarta: Andi.

[.5B7.5D-4] Henderi,Maimunah, dan Randy Andrian. 2011. “Desain Aplikasi E-learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics”.Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.3-Mei 2011.

[.5B17.5D-5] 5,0 ^5,1 Rangkuti, Freddy. 2011. “Teknik Menyusun Strategi Korporat Yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Dan Risiko SWOT Balanced Scorecard”. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.

[.5B23.5D-6] Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana. 2010. Perancangan Aplikasi Akademik Tekhnologi Mobile Menggunakan J2ME”. Tangerang: Jurnal CCIT. Vol. 4, No.2 Desember 2010.

[.5B14.5D-7] 7,0 ^7,1 ^7,2 ^7,3 Murad, Dina Fitria, Kusniawati. Nia, Asyanto. Agus. 2013. “Aplikasi Intelligence Website Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1, September 2013.

[.5B2.5D-8] 8,0 ^8,1 ^8,2 Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.

[.5B22.5D-9] 9,0 ^9,1 Simarmata, Janner. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi.

[.5B18.5D-10] Rizky. Soetam. 2011. “Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak”. Jakarta: Prestasi Pustaka

[.5B15.5D-11] 11,0 ^11,1 ^11,2 ^11,3 Nugroho.Adi. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP”. Yogyakarta: Andi.

[.5B5.5D-12] 12,0 ^12,1 ^12,2 Ginting, Elizaandayni. 2013. “Aplikasi Penjualan Berbasis Web (E-Commerce) Menggunakan Joomla Pada Mutiara Fashion”. Bandung: Universitas Widyatama.

[.5B21.5D-13] 13,0 ^13,1 ^13,2 Simarmare, Yosua P.W, Apol Pribadi S dan Radityo Prasentiato Wibowo. 2013. “Perancangan Dan Pembuatan Aplikasi Manajemen Publikasi Ilmiah Berbasis Online Pada Jurnal SISFO”. JURNAL TEKNIK POMITS. Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Vol. 2, No. 3, 2013.

[.5B11.5D-14] 14,0 ^14,1 Mahdiana, Deni. 2011. “Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dengan Metodelogi Berorientasi Obyek” (Studi Kasus : PT. Liga Indonesia). Jurnal TELEMATIKA MKOM. Jakarta: Universitas Budi Luhur. Vol. 3 No .2, September 2011.

[.5B28.5D-15] Wijayanti Esa. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Absensi Pegawai Pada Kantor Kecamatan Batuceper Tangerang”. Tangerang.

[.5B1.5D-16] Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak”. Jakarta: Mediakita.

[.5B20.5D-17] 17,0 ^17,1 Sibero, Alexander F.K, 2011, “Kitab Suci Web Programing”. Yogyakarta: MediaKom.

[.5B27.5D-18] Wardana. 2010. “Menjadi Master PHP Dengan Framework Codeigniter”. Jakarta: Elex Media Komputindo.

[.5B13.5D-19] Masria. 2012. “Perakitan Komputer”. Jakarta: Lentera Printing.

[.5B16.5D-20] Rahardja, Untung, Hidayati dan Mia Novalia. 2011.”Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 4, No. 3, Mei 2011.

[.5B10.5D-21] Kurniawan, Helmi dan Iwan Fitrianto Rahmad. 2011. “Perancangan Sistem Pakar Untuk Mendeteksi Penyakit Pada Tanaman Cabe Dengan Metode Certainty Factor”. jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 5 No. 2, Oktober 2011.

[.5B19.5D-22] Saputra.Alhadi.2012.”Kajian Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk Pengembangan Sistem Informasi Dan Aplikasi Perangkat Lunak Buatan LAPAN Bandung”. Bandung: LAPAN.

[.5B6.5D-23] Guritno, Dkk (2010:86), “pengertian Literature Review”.tangerang.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

[14]

[15]

[16]

[17]

[18]

[19]

[20]

[21]

[22]

[23]

SI1111468629

Daftar isi

BAB I

Latar Belakang

Rumusan Masalah

Ruang Lingkup

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Manfaat Penelitian

Metodologi Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Metode Analisa

Metode Perancangan Sistem

Metode Testing

Sistematika Penulisan

BAB II

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Karakteristik Sistem

Klasifikasi Sistem

Konsep Dasar Data Informasi

Definisi Data

Definisi Informasi

Kualitas Informasi

Nilai Informasi

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Komponen Sistem Informasi

Konsep Dasar Analisis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Tahap-Tahap Analisis Sistem

Konsep Dasar Analisa SWOT

Definisi Analisis SWOT

Tujuan Analisa SWOT

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Tahap Implementasi Sistem

Teori Khusus

Konsep Dasar Surat

Pengertian Surat

Surat Masuk

Surat Keluar

Konsep Dasar Testing

Definisi Testing

Definisi Blackbox Testing

Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)

Definisi Unified Modelling Language (UML)

Konsep Pemodelan menggunakan Unified Modeling Language (UML)

Jenis-Jenis Diagram UML

Use Case Diagram

Activity Diagram

Sequence Diagram

Class Diagram

Web Browser

Definisi Website

Fungsi Web

Konsep Dasar PHP

Definisi PHP

Dreamweaver CS3

XAMPP

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Elisitasi

Literature Review

BAB III

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Kantor UPT Balaraja DPPKD Provinsi Banten

Visi dan Misi dari UPT. DPPKD Provinsi Banten

Visi UPT. Balaraja DPPKD Provinsi Banten

Misi UPT. Balaraja DPPKD Provinsi Banten

Struktur Organisasi

Wewenang dan Tanggung Jawab

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

Analisa Sistem yang berjalan pada Use Case Diagram

Analisa Sistem yang berjalan pada Use Case Diagram

Analisa Sistem yang berjalan pada Activity Diagram

Analisa Sistem yang berjalan pada Activity Diagram

Analisa Sistem yang berjalan pada Sequence Diagram