SI1011465362

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR

TANGERANG BERBASIS WEB

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1011465362
NAMA	: Soleha Desriyana

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR

TANGERANG BERBASIS WEB

Disusun Oleh :

NIM	: 1011465362
Nama	: Soleha Desriyana
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2014

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja. M.T.I)					(Maimunah, M.Kom)
NIP : XXXXX					NIP : XXXXXX

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR

TANGERANG BERBASIS WEB

Dibuat Oleh :

NIM	: 1011465362
Nama	: Soleha Desriyana

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang,.... 2014

Pembimbing I			Pembimbing II
(Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom)			(Syarah, S.kom)
NID : ....			NID : ....

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR

TANGERANG BERBASIS WEB

Dibuat Oleh :

NIM	: 1011465362
Nama	: Soleha Desriyana

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2014

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR

TANGERANG BERBASIS WEB

Disusun Oleh :

NIM	: 1011465362
Nama	: Soleha Desriyana
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, ..... 2014

(Soleha Desriyana)

NIM : 1011465362

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardware nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari. Seperti halnya Kantor Kelurahan Gembor Tangerang seringkali menghadapi permasalahan pada pendataan surat masuk dan surat keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan sistem semi komputerisasi sehingga sistem tersebut belum efektif dan efisien. Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang yang dilakukan oleh bagian pengarsipan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan dalam pendataan surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang di sajikan terlambat. Selain itu proses pendataan datanya masih semi komputerisasi dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Berdasarkan masalah di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, Sistem yang mempunyai tempat penyimpanan data. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat memasukkan data, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada, sehingga di harapkan manajemen data menjadi lebih baik dan keamanan lebih kuat. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan admin dalam mengelola data surat agar lebih baik.

Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar , Pengolahan Data

ABSTRACT

A computer is an electronic device that is used to process data by agencies – government agencies and private. Use of this computer should match the needs of the organizations that use it, either software or hardware so that the computer can be used as best as possible. In addition, the computer had a usefulness in detecting a data error in sports and can perform work outside of the human ability to delay a job can be avoided. As with any Neighborhood Offices often face problems of Tangerang Gembor on logging incoming mail and outgoing mail. Systems that are running currently a semi computerized systems still use so that the system is effective and efficient. In data processing incoming mail and outgoing mail at the village of Tangerang Gembor conducted by the archiving still has some drawbacks such as, in the recording of data on incoming mail and outgoing mail should still be in the record and published in logging incoming mail and outgoing mail, this has resulted in information on serve late. In addition the data logging process still semi computerized and not using an application program. Based on the above issue then the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail, a system that has a data storage. So hopefully with the new system can reduce the occurrence of errors when entering data, and data processing into fast so that the making of the report does not take a long time and the resulting reports in accordance with the existing data, so data management expect become better and stronger security. In addition the system is expected to support more admins in the mail in order to manage data better.

Keywords : Incoming Mail, Outgoing Mail, data processing

KATA PENGANTAR

Bismillahhirrohmanirohim

Dengan memanjatkan segala puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT, yang senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Skripsi ini dengan tepat pada waktunya. Adapun judul yang diambil oleh penulis dalam pembuatan Skripsi ini yaitu “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR TANGERANG BERBASIS WEB ”.

Maksud dan tujuan dari penyusunan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) pada jurusan sistem informasi di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja

Penulis sangat menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka Skripsi ini tidak dapat berjalan lancar. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak 1. IIr. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Presiden direktur Perguruan Tinggi Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, Selaku Pembantu Ketua Bidang Akademik STMIK Raharja.
3. Ibu Maimunah, M.Kom, selaku kepala jurusan Sistem Informasi
4. Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom, Selaku Dosen Pembimbing I.
5. Ibu Syarah, S.kom, Selaku Dosen Pembimbing II
6. Ibu 1. Tri Suliawati selaku stakeholder yang telah banyak membantu penulis dalam Penyusunan Skripsi ini.
7. 1. Kedua Orang tua dan adik tercinta, yang selalu memberikan semangat dan dukungan moril, materil serta doanya untuk keberhasilan penulis. Semoga Allah SWTmeninggikan derajat Bapak dan ibu, baik di dunia maupun di akhirat. Amin.
8. Para Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah banyak membantu dan membimbing serta memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama perkuliahan.
9. Teman – teman seperjuangan yang sama-sama berjuang dalam menyusun skripsi ini yaitu : Siti Rohayati, Rahmandini Sholeha, Fenti Andriyani, Tanyanti, Gatri Maenanta, dan Fitri Anggraeni yang selalu dukung dan support saya.
10. Sahaba-sahabat saya yang tidak bisa saya sebutkan namanya satu persatu, terimakasih atas support dan do’a nya selama ini

Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha Kuasa Allah Subhanahu Wata’ala, Amin.

	Tangerang, ..... 2014
	Soleha Desriyana
	NIM. 1011465362

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Literatur Review

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 Tabel Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan

Tabel 4.2 Tabel Pegawai

Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk

Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar

Tabel 4.5 Tabel Pengujian Black box Menu Login

Tabel 4.6 Tabel Pengujian Black box Menu Pegawai

Tabel 4.7 Tabel Pengujian Black boxMenu Input Surat Masuk

Tabel 4.8 Tabel Pengujian Black box Menu Input Surat Keluar

Tabel 4.9 Tabel Pengolahan Jadwal

Tabel 4.10 Tabel Etimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelurahan Gembor Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Diagram surat masuk

Gambar 3.3 UseCase Diagram surat keluar

Gambar 3.4 Activity Diagram surat masuk

Gambar 3.5 Activity Diagram laporan surat masuk

Gambar 3.6 Activity Diagram surat keluar

Gambar 3.7 Activity Diagram laporan surat keluar

Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.9 Unified Modeling Language (UML)

Gambar 4.1 UseCase Diagram yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan

Gambar 4.4 StateChart Diagram yang diusulkan

Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan

Gambar 4.6 Tampilan menu log in

Gambar 4.7 Tampilan menu data surat masuk dan surat keluar

Gambar 4.8 Tampilan menu input surat masuk

Gambar 4.9 Tampilan menu input surat keluar

Gambar 4.10 Tampilan menu laporan

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan menu log in

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan menu data surat masuk dan surat kelua

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan menu input surat masuk

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan menu input surat keluar

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan menu laporan

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dengan semakin maju teknologi di era globalisasi ini, hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi komputer baik yang bergerak dibidang industri, pendidikan, pemerintahan, dan dunia hiburan dan sampai dengan dunia usaha ikut serta meramaikan jasa layanan komputer. Hal ini terjadi apabila suatu dunia tidak dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin lama semakin maju, tentu kesulitan dan rintangan akan menghampiri.

Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardware nya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang di olah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang yang dilakukan oleh bagian pengarsipan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan dalam pendataan suratmasuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang di sajikan terlambat.Selain itu proses pendataan datanya masih semi komputerisasi dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar sehingga pendataan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskandiatas maka penulis mengambil judul Skripsi“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KELURAHAN GEMBOR TANGERANG BERBASIS WEB”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan diatas di dapatkan rumusan masalah sebagai berikut

1. Bagaimana sistem surat masukdan surat keluar pada Kelurahan Gembor yang berjalan saat ini?

2. Apakah sistem yang berjalan saat ini sudah efektif dan efisien?

3. Bagaimana membuat sistem pendataan surat masuk dan surat keluar agar dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian hanya dibatasi pada proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor yaitu mulai dari pendataan surat masuk, pendataan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Tujuan Individual

1. Untuk dapat mengetahui sistem yang berjalan saat ini pada Kantor Kelurahan Gembor.

2. Untuk mendapatkan gelar sarjana.

2. Tujuan Fungsional

1. Agar tersedianya sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehingga data tersebut dapat tersimpan dengan baik.

2. Agar hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh instansi tersebut.

3. Tujuan Operasional

1. Untuk mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem yang berjalan saa tini.

2. Untuk membantu proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:

1. Manfaat Individual

1. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenal situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kelurahan, khususnya sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kelurahan Gembor.

2. Menciptakan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kelurahan Gembor.

2. Manfaat Fungsional

1. Agar terciptanya pendataan surat masuk dan surat keluar yang lebih baik, efektif dan efisien.

2. Menghasilkan suatu sistem yang dapat menunjang kinerja para pegawai.

3. Manfaat Operasional

1. Kelurahan Gembor dapat menggunakan sistem untuk pendataan surat masuk dan surat keluar.

2. Pegawai lebih meningkat kinerja nya dengan adanya sistem tersebut.

Metode Penelitian

Dalam penyusunan Laporan Skripsi ini, penulis mengumpulkan data dan keterangan yang diperlukan untuk penelitian dengan metode sebagai berikut:

Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

1. Observasi

Merupakan suatu metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan dan pelaksanaan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diperlukan dengan cara langsung mengadakan penelitian di Kelurahan Gembor Tangerang.

2.Wawancara

Wawancara yang dilakukan adalah melalui pembicaraan lewat pihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi. Dengan dasar pertimbangan dan persetujuan dari pihak tersebut khususnya dalam sistem pendataan surat masuk dan surat keluar.

3.Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dilakukan dengan mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan, referensi dapat diperoleh dari buku-buku atau internet.

Metode Analisa Sistem

Pada penelitian ini digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object Oriented Analysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisis dilakukan terhadap hasil tahapan pengumplan data dengan wawancara, observasi, dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.

Pada proses analisis, teknik analisis yang dilakukan adalah :

1 . Analisis Pengguna

Dilakukan analisis terhadap user-user yang akan menggunakan aplikasidan juga fungsi-fungsi apa saja yangbisa didapatkan oleh masing – masing user.

2. Analisis kebutuhan Fungsional, non fungsional dan pengguna

Pemodelan kebutuhan fungsional untuk menggambarkan fungsi sistem dan penggunayang terlibat serta fungsi- fungsi apa saja yang bisa didapatkan oleh masing-masing pengguna dimodelkan dengan Use Case Diagram.

3 . Analisis perilaku sistem

Pada tahapan ini, dilakukan analisis perilaku sistem yang dikembangkan dan dimodelkan dengan Activity Diagram dan Sequence Diagram. Activity Diagram untuk memodelkan proses use case yang berjalan di dalam sistem, sedangkan sequence diagram untuk memodelkan pengiriman pesan (message)antar object dan kronologinya.

4. Analisis sistem berjalan saat ini.

Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

a. Perencanaan (Planning)

Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraankebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaranyang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendalasistem dan membuat studi kelayakan.

b. Analisis (Analysis)

Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visual paradigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar,menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat)tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3)Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential)selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical,Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

c. Disain (Design)

Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, State chart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak,representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

d. Implementasi(Implementation)

Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program)yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

e. Pemeliharaan(Maintenance)

Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Metode Pengujian Sistem

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Black box Testing. Black box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba black box memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian black box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategpri, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memenuhi lebih jelas laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan yangakan membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang penjelasan dan uraian secara teoritis yang menguraikan penelitian-penelitian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan laporan Skripsi.

BAB III SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisikan tentang gambaran umum Kelurahan Gembor Tangerang, sejarah berdirinya Kelurahan Gembor Tangerang, struktur organisasi, tugas dan wewenang, serta membahas konfigurasi sistem yang digunakan untuk pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang, hak akses (brainware), analisa sistem yang berjalan digambarkan pada diagram UML serta elisitasi tahap I, elisitasi tahap II,elisitasi tahap III, final draft elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Pada bab ini merupakan penjabaran hasil rancangan yang diusulkan,yang menerangkan tentang : usulan sistem yang akan digambarkan dengan diagramrancangan sistem yang berupa UML (Unified Modeling Language), rancangan basis data, sistem yang diusulkan, rancangan program yang dibuat, rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan , konfigurasi sistem yang diusulkan, testing yang digunakan,evaluasi yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan atau masyarakat.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan terhadap rumusan masalah, kesimpulan terhadap tujuan dan manfaat penelitian, kesimpulan terhadap metode penelitian, saran-saran yang merupakan tindak lanjut yang lebih baik dari hasil pemecahan masalah yang sudah dituangkan dalam perancangan sistem informasi/hasil penelitian serta kesan-kesan yang dirasakan oleh mahasiswa/i selama menjalankan proses skripsi di tempat penelitian yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

TEORI UMUM

Konsep Dasar Sistem

1. Defenisi Sistem

Menurut Sutabri (2012:16)menarik kesimpulan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yangerat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapaitujuan tertentu”. Definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut tentang pengertian secara umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, seperti sistem pernapasan kita terdiri darisuatu kelompok unsur, yang terdiri dari hidung, saluran pernafasan, paru-paru,dan darah. Unsur-unsur yang membentuk sub sistem tersebut.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antara unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, setiap sistemmempunyai tujuan tertentu. Seperti sistem pernapasan kita bertujuan menyediakanoksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita bertujuan menyediakan oksigen dan tersebut yang berupa hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dandarah bekerjasama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, sistem pernafasankita merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh, contoh sistem satuan adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredarandarah, dan sistem pertahanan tubuh.

Menurut Norman Gordon B.Davis dalam Tata Sutabri (2012:17) menyatakan, “sistem bisaberupa abstrak atau fisis.sistem yang abstrak adalah susunan yang teratus darigagasan-gagasan arau konsepsi yang salin bergantung sedangkan sistem yangbersifat fisis adalah serangkaian unsure yang bekerjasama untuk mencapai suatutujuan”. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapatditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kegiatan-kegiatan yangberhubungan guna mencapai tujuan-tujuan.

2. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20), karakteristik sistem adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang salingberinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiapsubsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu danmempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyaisistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yanglain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasisistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem inidapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara,lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkansumber-sumber daya mengalir dari satusubsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapatterjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupapemeliharaan (maintenance input) dansinyal (Signal Input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untukdiolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaranini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi.Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakansebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi sub sistem lain.

7. Pengolahan Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadikeluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti danbersifat deterministic, jika suatusistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatusistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

3. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:22), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya :

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atauide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistemyang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistemfisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistemproduksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui prosesalam; tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinyasiang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistemyang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sisteminformasi berbasis komputer merupakan contoh humanmachine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem determinasi dan sistem probobalistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probablistic.

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dantidak terpengnaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub sistem lainnya.

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Data

Menurut Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:1), data adalah “fakta atau apa pun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi”.

Menurut John J. Longkutoy dalam Tata Sutabri (2012:2), mendifinisikan “istilah dataadalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, symbol-simbol,gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau symbol-simbol yang menunjukan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi dan lain-lain”.Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah yang bersifat fakta yang akan diproses untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.

2. Definisi Informasi

Menurut Deni Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:2) informasi merupakan hasil daripengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan data tersebutbias menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atauarti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagiorang tersebut. Dari uraian tentang informasi ini ada 3 hal yang harus diperhatikan disini, yaitu:

1. Informasi merupakan hasil pengolahan data

2. Memberikan makna atau arti

3. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian

Menurut Rahardja dkk dalam jurnal CCIT (2011: 84), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan.

3. Nilai Informasi

Menurut Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu :

1. Mudah diperoleh

Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan lengkap

Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenaivolumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur,karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volumedata yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaanpara pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya,sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan waktu

Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan,pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.

6. Kejelasan

Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas,membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya denganbeberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifatini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaraninformasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

4. Kualitas Informasi

Menurut Sutabri (2012:41) ualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas darikesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karenabiasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinanterjadi gangguan (noise) yang dapatmengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Pada Waktunya (timeline)

Informasi yang datang pada penerima tidakboleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi,karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bilapengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Sutabri(2012:46), sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatu organisasi yangmempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsioperasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatuorganisasi untuk dapat menyediakan laporan – laporan yang diperlukan”.

Dari pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwasistem informasi adalah suatu kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan,menganalisadan menyebarkan suatu informasi untuk tujuan tertentu .

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Sutabri(2012:47), sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen ,diantaranya :

1. Blok Masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar

2. Blok Model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan modelmatematik yang akan memanipulasi dati inputdan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untukmenghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (techology block)

Teknologi merupakan “toolbox” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan danmengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantupengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)bagian utama, yaitu teknisi (brainware),perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

4. Blok Basis Data (database block)

Basis data (database)merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupaagar informasi yang dihasilkan berkualitas.

5. Blok Kendali (control blok)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untukmeyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bilaterlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Sutabri (2012:220), “tahap analisis sistem dilakukan setelah tahapinvestigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap iniakan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

Dari pendapat diatasdapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuattahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agarmenghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.

2. Tahap Analisa Sistem

Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322)“Tahapan analisasistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalambagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan danmengevaluasi permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatanyang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buatrancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

3. Tujuan Analisa Sistem

Menurut Tanti dalam Jurnal CCIT (2009:208)., tujuan utama"Tahap analisis adalah untuk memahami dan mencatatkan keperluan-keperluan dalam pengajaran erat pengolahan permintaan-permintaan yang terur menerusberubah".

4. Tahapan Implementasi Sistem

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol 7 (2013:52) , “Tahap ini merupakan tahapan dalampengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secaraunit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”.

Menurut Sutabri(2012:229), setelah sistem dianalisisdan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilihmaka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuanutama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Pengkajian mengenai rangkaian sistem,perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.

2. Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

1. Definisi Perancangan Sistem

Menurut Sity Aisyah dan Nawang Kalbuana dalam jurnal CCIT (2010:197)pada metodeanalisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan namaSystem Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakanmetodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usahaanalisa dan desain. Langkah-langkah SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:

a. Perancangan Sistem

Dalam tahapan perancangan sistem ini dijelaskan bagaimana langkah-langkah dalam perancanganaplikasi kemahasiswaan dengan teknologi.

b. Analisa Sistem

Melakukan analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, apa saja kekurangannya.

c. Perancangan

Yaitu tahapan untukmelakukan perancangan suatu aplikasi, terdapat tiga tahapan perancangan, yaitu:perancangan interface, perancangan isi, dan perancangan program.

TEORI KHUSUS

Konsep dasar Pendataan Surat

1. Tujuan Pendataan

Menurut Lamuddin (2009:5), Tujuan daripendataan adalah untuk memperoleh data yang akurat mengenai catatan keluar dan masuknya surat di Kelurahan Gembor Tangerang.

Data ini digunakan Kelurahan Gembor Tangerang untuk :

1. Pencatatan secara akurat dan detail tentang masuk dan keluarnya surat di lingkungan Kelurahan Gembor Tangerang.
2. Langkah awal untuk menindak lanjuti sebuah kebijakan.

2. Pengertian Surat

Menurut Lamuddin (2009:5), Secara Umum,Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihatdari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu suratdinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.

a. Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterimaoleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian,penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atausekretariat pimpinan.

b Surat Keluar

Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan olehbagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhakmengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligusmengirimkannya kepada instansi lain.

c Pendistribusian Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agendasurat keluar.

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

1. Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalamJurnal CCIT Vol 7 No.1 ,September 2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad FatwaAwaludin) , ketika membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yangharus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satudengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedardiagram tetapi juga menceritakan konteksnya.

Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistematau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehinggalebih mudah dipelajari dan dipahami.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (UnifiedModeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuh sistem perangkat lunak.

2. Jenis-Jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

1. Use Case Diagram

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCITVol 7 (2013:57), “Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi,yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakansifat sistem dari sudut pandang user”.

2. Activity Diagram

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol 7 (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagramadalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatuaktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapatdisimpulkan bahwa activity diagramdibuat berdasarkan use case diagramyang telah dibuat, maka dapat digambarkan activitydiagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.

3. Sequence Diagram

Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.

Menurut Nugroho (2010:42), sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra(dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontalmemperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiriyang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut gariswaktu (lifeline). Selama aktivasipada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.

4. Class Diagram

Menurut Wijayanto (2013:33) , “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.

5. State Chart Diagram

Menurut Henderi dkk (2010:6), State ChartDiagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objekberbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunankelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

3. Langkah-langkah Penggunaan Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho dikutip dari laporanSkripsi Esa Wijayanti (2014:15),langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut:

1. Buatlah daftar business process dari leveltertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use case untuk setiap businessprocess untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use casediagramdan lengkapi dengan requirement,constraints dan catatan-catatan lain.
3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitekturfisik sistem.
4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequencedan/atau collaboration untuk tiapalur pekerjaan, jika sebuah use casememiliki kemungkinan alur normal dan error,buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.
7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
8. Berdasarkan model-model yang sudah ada,buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarkiclass lengkap dengan atribut danmetodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit testuntuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkanclass menjadi komponen-komponenkarena itu buatlah component diagrampada tahap ini. Juga, definisikan testintegrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistemoperasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.
11. Mulailah membangun sistem. Ada 2 (dua)pendekatan yang tepat digunakan:

1. Pendekatan use case dengan mengassignsetiap use case kepada tim pengembangtertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.

2. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepadatim pengembang tertentu.

12. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta codenya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual.
13. Perangkat lunak siap dirilis.

4. Diagram-diagram Unified Modeling Language (UML)

Menurut Widodo dalam Astri Oktania (2014;30),, diagram-diagram UMLterdiri dari :

1. Diagram Kelas (Class Diagram)

Bersifat statis, Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.Diagram ini umum dijumpai pada permodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering puladiagram kelas memuat kelas-kelas aktif.

2. Diagram paket (Package Diagram)

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian daridiagram komponen

3. Diagram use case

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jeniskhusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasikan dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

4. Diagram interaksi dan sequence (urutan)

Bersifat dinamis.Diagram urutan adalah interaksi yang menekan pada pengiriman pesandalam suatu waktu tertentu.

5. Diagram komunikasi (communication diagram)

Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML Versi 1,4. Yangmenekan organisasi structural dariobjek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

6. Diagram statechart (statechart diagram)

Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuatstatus (state),transisi, kejadian serta aktivitas.

7. Diagram aktivitas (activity diagram)

Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yangmemperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatusistem.Diagram ini terutama penting dalam permodelan fungsi-fungsi suatu sistemdan member tekanan pada aliran kendali antar objek.

8. Diagram komponen (component diagram)

Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantunagn sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

9. Diagram deployment (deployment diagram)

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time).Memuat simpul-simpul berserta komponen-komponen yang di dalamnya.

Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya misalnya data flow diagram, entity relationship diagram, dan sebagainya.

Konsep Dasar Elisitasi

Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No 3 (2011:302), ”Elisitasi berisi usulanrancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dandisanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.” Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut:

1. Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI.Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus adapada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

1. “M” padaMDI itu artinya Mandatory (penting).Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
2. “D” padaMDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalupenting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirementtersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebihsempurna.
3. “I” padaMDI itu artinya Inessential.Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahapII dengan cara mengeliminasi semua requirementyang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisadiklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

1. Tartinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
2. Oartinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akand ikembangkan.
3. Eartinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

1. High (H) : Sulit untukdikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanyamahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan

4. Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatuproses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Konsep Dasar Web

1. Definisi Web

Menurut Murya dalam penelitian Esa Wijayanti (2014:22), “ WEB(World Wide Web) adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink(tautan), media memudahkan surfer(sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet).” (Dikutipdari laporan skripsi Esa Wijayanti,2014:22)

Menurut Murad, dkk, dalam jurnal CCIT Vol.7 No.1(2013:49) Web adalah sebuah sistemdengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnyayang tersimpan dalam sebuah server webinternet yang disajikan dalam bentuk hyper text.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan Web merupakansuatu perangkat lunak yang menggunakan hypelinkyang berfungsi untuk menerima serta menyajikan informasi di internet.

2. Fungsi Web

Menurut Rahmat Hidayat (2010:4) dalam penelitian Esa Wijayanti (2014:23) , Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:

1. Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.

2. Commercial Website; Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.

3. Government Website; Website yang dimiliki oleh instansi pemerintah,pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan kepada pengguna.

4. Non-Profit Organization Website; Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

3. Dreamweaver CS5

Menurut Puspitasari dan Heni dalam EsaWijayanti (2014:33), “DreamweaverCS5 adalah salah satu HTML Editor Professional yang berfungsi untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web”.

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Dreamweaver merupakan salahsatu HTML yang berfungsi untuk membuat dan mengelola design web secara visual.

Konsep Dasar Database

1. Definisi Database

Menurut Raharja dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 No.3(2011:238) "Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu."

Menurut Oktavian (2013:107) database adalah sekumpulan data dan prosedur yang memiliki struktursedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan table-tabel yang berisi data- data yang fakta yang memiliki struktursedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan data.

2. Jenis Database Yang Digunakan

1. Web Server

Menurut Oktavian (2013:14), “WebServer adalah aplikasi yang berguna untuk menerima permintaan informasi dari pengguna melalui web browser,dan mengirimkan permintaan kembali informasi yang diminta melalui HTTP (HyperText Transfer Protocol). Biasanya Web Server diletakkan di komputer tertentu pada web hosting”.

.

Menurut Arief (2011:19) , “Web Server adalah program aplikasi yangmemiliki fungsi sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web. Jadi semua dokumen web baik yang ditulis menggunakan client sidescripting maupun server scripting tersimpan didalam direktori utama Web Server”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan Web Server merupakan sebuah perangkat lunak yang bertugas menerima permintaan client melalui port HTTP maupun HTTPS dan merubah isi yang ada ke dalam format HTML.

1. Xampp

Menurut ArifM Rudyanto dalamEsa Wijayanti (2014:34), XAMPP merupakanaplikasi yang mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model PHP, MySQL, web server Apache, yang manapejelasannya adalah sbb:

1. PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat webyang bersifat server-side scripting,PHP juga bersifat open source. Sistem management database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL, namun PHP juga mendukung system management database oracle, Microsoft acces, inter base,d-base dan postgre SQL.

2. MySQL

SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakanbahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat open sourcedan relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akandiletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akanmenjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL yang berada di Swedia.MySQL dapat digunakanuntuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk menambahkan,mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

3. Apache

Apache bersifat open source, artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil bahkan mengubah kode programnya.Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yangbenar kepada peminta berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web.

Pengujian Blackbox Testing

1. Definisi Pengujian atau Testing

Menurut Simarmata dalam penelitian Nina Rahayu (2014:41) “pengujian adalah proses eksekusi suatu program untuk menentukan kesalahan”.

Menurut Rizky (2011:237) dalam penelitian Nina Rahayu (2014:41) “testing adalah sebuah proses sebagai siklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasa perangkat lunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak serta memenuhi kebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal”.

2. Definisi Blackbox Testing

Menurut Rizky dalam penelitian Nina Rahayu (2014:42), blackbox testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya.Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknyasebuah “kotakhitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar.

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jeni stesting ini antara lain:

1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.

2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yangberasal dari pengguna.

3. Hasil dari blac kbox testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.

4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingan kan white box testing.

Literatur Review

Menurut Mulyandi dalam penelitian Nina Rahayu (2014:49)“Penelitian sebelumnya (literature review) merupakan survey literature tentang penemuan-penemuan yang di lakukan oleh penelitisebelumnya (empirical fiding)yang berhubungan dengan topic penelitian”.

Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salahsatu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya adalahmengidentifikasikan kesenjangan (identifygaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel),mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lainyang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini.

Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain :

1. Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati (2013)

Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati, ”AplikasiPengelolaan Arsip Surat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah PekalonganBerbasis Internet”.Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan metodologi Model Waterfall, tahapannyasebagai berikut : Tahap Analisa dan Pengumpulan Data, Tahap Sistem dan SoftwareDesain, Tahap Implementasi dan Unit Pengujian, Tahap Integrasi dan PengujianSistem. Tahapan tersebut menggunakan alat - alat pengembangan sistem, antaralain : Unified Modelling Language (UML), Perancangan Basis Data (DatabaseDesign), Desain Input Output Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan KeluarBerbasis Intranet yang akan menghasilkan output:Penginputan Surat Masuk danKeluar dan Pencarian surat. Dengan menggunakan Aplikasi Pengelolaan Arsip SuratBerbasis Intranet, akan membantu dalam Penginputan dan Pencarian Data surat.

2. Penelitian yang dijalankan oleh Margiyono (2013)

Penelitian yang telah dijalankan oleh Margiyono, “SistemInformasi Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Menggunakan Framework CodeIgniter pada Program Studi Ilmu Keperawatan Fakultas Kedokteran UniversitasDiponegoro Semarang”. Metodologiyang digunakan untuk membangun sistem informasi kearsipan surat adalah denganmelakukan wawancara untuk mendalami permasalahan dan kebutuhan sistem,studi literatur untuk membangun basis pengetahuan penulis, kemudian dilanjutkandengan proses pengembangan site yang terdiri dari beberapa fase antara lain: IdentifikasiKebutuhan, metode pengembangan sistemnya adalah model waterfall, alat bantuanalisis danperancangan meliputi flowmap, diagram kontek, kamus data danperancangan basis data. Sistem Informasi kearsipan surat masuk dan surat keluarmenggunakan Framework Code Igniter ini diharapkan dapat mempermudah dalammemberikan informasi kepada pengguna, sehingga membantu mencapai hasil kerjayang maksimal dan dapat menunjang informasiyang cepat dan akurat.

3. Penelitian yang dilakuakan oleh Radenal Andika (2011)

Penelitian yang dilakukan oleh Radenal Andika, ”Penerapan CI (Codeigniter) dalam Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat dan Pengarsipan (Studi Kasus : PT. Semen Padang)”.Metode pada penelitian ini menggunakan CI dalam developing aplikasi ini object-oriented-analysis and design sebagai metode pengembangan sistem, aplikasi sistem manajemen surat dan pengarsipan ini dapat diakses dalam internal perusahaan web, sehingga memudahkan karyawan untuk mengaksesnya. Apilkasi ini juga memberikan kemudahan dalam pencatatan surat yang ada, disposisi, dan proses pencariannya.

4. Penelitian yang dilakuakan oleh Nurhayati (2011)

Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayati, ”Pengembangan SistemLayanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota TangerangSelatan”. Metodologi penelitian yang digunakan terdiri dari metodepengembangan sistem yaitu FAST (FrameworkAplication of System Thinking) menurut Whitten at all, dan fase-fase yangpenulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisa masalah, faseanalisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fase kontruksi danfase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analysis and Design) serta tools yang digunakanadalah UML. Hasil yang dicapai sebuah sitem layanan persuratan 5.81mb, sertasistem telah diintegrasikan dengan database warga dengan output surat keterangan.

5.Penelitian yang dilakuakan oleh Ginting Suginta (2013)

Penelitian yang dilakuakanoleh Ginting Suginta,“Perancangan Sistem InformasiManajemen Surat-Menyurat Pada Sekretariat Umum TNI AL (SETUMAL)”. Metode penelitian ini menggunakanmodel waterfall dan rancangan sistemnya menggunakan metode Konseptual UML(Unified Modelling Language) serta untuk hasil evaluasi rancangan sistemmenggunakan model TAM (Technology Acceptance Model). Hasil evaluasi metode TAMmenunjukkan bahwa dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat di lingkunganSetumal, membutuhkan suatu sistem informasi manajemen yang mampu menjawabpermasalahan-permasalahan yang ada dan mampu memberikan informasi kepadaPimpinan TNI AL dalam pengambilan keputusan. Kebutuhan tersebut dapat diatasidengan menerapkan sistem informasi manajemen yang dirancang pada penulisan ini.

6. Penelitian yang dilakuakan oleh Yunita Wulandari (2012)

Penelitian yang dilakuakan oleh Yunita Wulandari, “Pembangunan Aplikasi Arsip Di Upt PuskomUns”. Metode pada penelitian ini menggunakan Metode pengumpulan data yangdigunakan adalah studi pustaka, observasi, dan dokumentasi. Pembangunan sistemrekayasa perangkat lunak ini sendiri berbasis Object Oriented (OO) yangmenggunakan UML sebagai metode pemodelannya, sehingga analisis dan perancangansistem yang digunakan meliputi use case diagram, class diagram, packagediagram, dan sequence diagram. Sedangkan dari segi implementasinya digunakanCodeIgniter sebagai framework pembangunnya. Aplikasi surat-menyurat dapatmembuat surat keluar lebih cepat dan efisien, memasukkan data surat masuk sertamemberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola denganbaik. Aplikasi ini dapat diakses dan dijalankan secara localhost.

Tabel 2.1 Literature Review

Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian ini adalah pada metode yang digunakan,Objek penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, dan metode perancangan sistem yang digunakan. Pada penelitian saat ini digunakan metode perancangan sistem yaitu sdlc dengan teknik analisis obyek penelitian dan perancangan berorientasi objek menggunakan model UML, dan teknik pengujian sistem menggunakan pendekatan Black Box Testing. Sementara untuk objek penelitian adalah Kelurahan Gembor Tangerang dengan ruang lingkup penelitian lebih mengutamakan pendataan surat masuk dansurat keluar yang lebih efektif dan efisien.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Analisa Organisasi

Sejarah Singkat Kelurahan Gembor Tangerang

Dengan adanya perkembangan penduduk dankesepakatan tokoh masyarakat dan pemerintahan daerah, maka dibentukpemerintahan Desa Gembor. Dengan perkembangannya sebagai berikut:

1. Tahun 1981 Desa Gembor dimekarkan menjadi Desa Gembor dan Desa Pasir Jaya.

2. Tahun 1993 dimekarkan kembali menjadi Desa Gembor dan Desa Alam Jaya.

3. Tahun 1995 Desa Gembor berubah status menjadi Kelurahan Gembor.

4. Tahun 2000 dengan adanya pemekaran Kec.Jatiuwung, Kel.Gembor yang tadinya masukKec.Jatiuwung jadi masuk Kec.Periuk.

Data Umum

Sesuai dengan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1993 Tentang Pembentukan DaerahTingkat II Kotamadya Tangerang dan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2000 tentang Pembentukan 7 (Tujuh) Kecamatan, Kecamatan Periuk terbagi menjadi 5 Kelurahan sebagai berikut :

1. Kelurahan Gembor
2. Kelurahan Periuk
3. Kelurahan Periuk Jaya
4. Kelurahan Sangiang Jaya
5. Kelurahan Gebang Raya

Luas dan Batas Wilayah

1. Luas Kelurahan : 365,076 Ha
2. Batas wilayah :

1. Sebelah Utara : Kecamatan pasar kemis

2. Sebelah Selatan : Kelurahan pasir jaya

3. Sebelah Barat : Kelurahan pasir jaya

4. Sebelah Timur : Kelurahan alam jaya

Kondisi Geografis

1. Ketinggian tanah dari permukaan laut : 14 meter
2. Banyaknya curah hujan  :1000-2000 mm
3. Topografi (dataran rendah, tinggi, pantai) : -
4. Suhu udara rata – rata : 270C - 320C

Orbitasi (Jarak Dari Pusat Kelurahan)

1. Jarak daripusat Kecamatan ke Kelurahan : 2 Km
2. Jarak dari Ibukota ke Kelurahan  : 7 Km
3. Jarak dari Ibukota Provinsi ke Kelurahan : 62 Km
4. Jarak dari ibukota Negara ke Kelurahan : 33 Km

Visi dan Misi

Visi

Terdepan dalam pelayanan prima menuju kelurahan industri, perdagangan, jasadan permukiman yang berakhlakul karimah.

Misi

1. Meningkatkan kapasitas kelembagaan dan kualitas sumber daya aparatur

2. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan

3. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

4. Meningkatkan ketentraman dan ketertiban masyarakat

Struktur Organisasi

Bagan struktur Organisasi Kelurahan Gembor adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelurahan Gembor Tangerang

1. Lurah

Lurah mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan dan melaksanakan urusan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Walikota.

Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Lurah mempunyai tugas:

1. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan kelurahan

2. Pemberdayaan masyarakat

3. Pelayanan masyarakat

4. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum

5. Pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum

6. Pembinaan lembaga kemasyarakatan ditingkat kelurahan

2. Sekretaris

Sekretaris Kelurahan mempunyai tugas melakukan pembinaan administrasi dan memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi kelurahan.

Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Penyusunan rencana, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan serta penyusunan laporan.

2. Pelaksanaan tata usaha umum, kepegawaian dan perlengkapan rumah tangga

3. Pengolahan urusan keuangan dan administrasi kelurahan.

3. Seksi Tata Pemerintahan

Seksi Tata Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Lurah dalam penyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dantugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan tata pemerintahan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, Kepala Seksi Pemerintahan mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. penyusunan usulan rencana kerja, kinerja, dan anggaran tahunan seksi tata pemerintahan

2. perumusan kebijakan lurah dalam lingkup urusan tata pemerintahan

3. pelaksanaan kegiatan dan pembinaan pelayanan publik dalam lingkup urusan tata pemerintahan

4. pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya;

5. pelaporan.

Adapun rincian tugas Kepala Seksi Tata Pemerintahan adalah sebagai berikut:

1. Menyusun usulan rencana kerja, kinerja,dan anggaran tahunan Seksi Tata Pemerintahan;

2. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data serta informasi yang berkenaan dengan penyelenggaraan urusan tata pemerin tahandi tingkat Kelurahan, yang meliputi bidang-bidang keagrariaan, administrasi kependudukan dan catatan sipil, pemungutan Pajak Bumi Dan Bangunan Buku I dan Buku II serta bidang tugas umum pemerintahan lainnya;

3. Melaksanakan pengkajian terhadap permasalahan-permasalahan yang berkembang di tengah-tengah kehidupan masyarakat di tingkat Kelurahan dalam urusan tata pemerintahan, yang meliputibidang-bidang keagrariaan, administrasi kependudukan dan catatan sipil,pemungutan Pajak Bumi Dan Bangunan Buku I dan Buku II serta bidang tugas umum pemerintahan lainnya;

4. Mempersiapkan bahan-bahan perumusan kebijakan Lurah dalam urusan tata pemerintahan yang meliputi bidang-bidang keagrariaan,administrasi kependudukan dan catatan sipil, pemungutan Pajak Bumi Dan Bangunan Buku I dan Buku II serta bidang tugas umum pemerintahan lainnya;

5. Melaksanakan perumusan dan penyusunan konsep kebijakan Lurah dalam urusan tata pemerintahan yang meliputibidang-bidang keagrariaan, administrasi kependudukan dan catatan sipil,pemungutan Pajak Bumi Dan Bangunan Buku I dan Buku II serta bidang tugas umum pemerintahan lainnya;

6. Melaksanakan dan membina kegiatan pelayanan publik di bidang administrasi keagrariaan;

7. Melaksanakan inventarisasi asset Daerahatau kekayaan Daerah lainnya yang berada di wilayah kerja Kelurahan;

8. Melaksanakan pengawasan atas tanah-tanahNegara dan tanah asset Pemerintah Daerah di wilayah kerja Kelurahan;

9. Melaksanakan kegiatan fasilitasi dalampelaksanaan pembebasan Tanah Milik dan pelepasan Hak Atas Tanah Dan Bangunan yang akan dipergunakan untuk kepentingan pembangunan;

10. Melaksana kan kegiatan fasilitasi dalam peralihan status tanah dari Tanah Negara menjadiTanah Hak Milik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

11. Melaksanakan pemberian fasilitasi dalam penetapan peruntukan, proses pengalihan dan perubahan status tanah kekayaan Desa yang berubah menjadi Kelurahan;

12. Melaksanakan monitoring dan inventarisasi terhadap setiap kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan Tanah Terlantar, Tanah Negara Bebas dan Tanah Timbul yang berada diwilayah kerja Kelurahan;

13. Melaksanakan dan membina kegiatan pelayanan publik di bidang administrasi kependudukan dancatatan sipil;

14. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap penerbitan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga;

15. Mempersiapkan konsep pengajuan usulan Lurah mengenai pemberian Nomor Induk Kependudukan;

16. Melaksanakan kegiatan pencatatan atas mutasi penduduk antar Kelurahan;

17. Melaksanakan penyusunan laporan bulanan Lurah mengenai Data Kependudukan;

18. Melaksanakan dan membina kegiatan pelayanan publik di bidang administrasi Pajak Bumi Dan Bangunan Buku I dan Buku II;

19. Melaksanakan penerimaan SPPT Pajak Bumi Bangunan Buku I dan SPPT Pajak Bumi Dan Bangunan Buku II beserta Dokumen Pajak Bumi Dan Bangunan lainnya dari Perangkat Daerahdi tingkat Kota Tangerang yang menangani Pajak Bumi Dan Bangunan;

20. Melaksanakan pendistribusian SPPT Pajak Bumi Bangunan Buku I beserta Dokumen Pajak Bumi DanBangunan lainnya kepada Kelurahan-Kelurahan;

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, surat keluar, sertapembuatan laporan.

1.Prosedur Surat yang Masuk

Bagian pengarsipan menerima surat kemudian mendata surat lalu mencatat dikartu disposisi dan memberikan surat kepada penerima surat setelah itu bagian pengarsipan membuat laporan untuk diberikan kepada lurah.

2. Prosedur Surat Keluar

Bagian pengarsipan membuat surat lalu diberikan kepada lurah dan lurahcek surat tersebut dan surat tersebut bisa diterima atau ditolak oleh lurah setelah itu bagian pengarsipan menirim surat kemudian membuat laporan untuk diberikan kepada lurah.

3. Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagian pengarsipan membuat laporan surat masuk dan Surat Keluar kemudian diserahkan kepada lurah. Setelah itu lurah mengecek surat masuk dan surat keluar.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisissi stem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program unified modeling language (uml) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

a. Use Case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk

1. 1 sistem use case diagram yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar.
2. 3 aktor yang melakukan kegiatan,diantaranya bagian pengarsipan, penerima surat, dan lurah.
3. 5 use case yang biasa dilakukan oleh bagian pengarsipan tersebut diantaranya menerima surat masuk, mendata surat masuk, mencatat dikartu disposisi,memberikan surat masuk,, dan membuat laporan.

b.Use Case Diagram Surat Keluar

Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar

1. 1 sistem use case diagram yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar.
2. 3 aktor yang melakukan kegiatan,diantaranya bagian pengarsipan, lurah dan pengirim surat
3. 4 use case diantaranya membuat surat keluar, cek surat, mengirim surat dan membuat laporan.
4. 2 include yaitu diterima dan ditolak

c. Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 5 Action diantaranya menerima surat, mendata surat, mencatat dikartu disposisi, memberikan surat dan menerima surat
3. 2 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 final Node untuk mengakhiri kegiatan

d. Activity Diagram Laporan Surat Masuk

Gambar 3.5 Activity Diagram Laporan Surat Masuk

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 5 Action diantaranya membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan
3. 2 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi
5. 1 final Node untuk mengakhiri kegiatan

e. Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.6 Activity Diagram Surat Keluar

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 10 Action diantaranya membuat surat, memberikan surat, menerima surat, cek surat, acc surat, menerima surat, mengembalikan surat, memeberikan surat untuk dikirim, menerima surat,mengrimkan surat
3. 3 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi
5. 1 finalNode untuk mengakhiri kegiatan

f. Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.7 Activity Diagram Surat Keluar

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan
2. 5 Action diantaranya membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan
3. 2 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut
4. 1 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi
5. 1 finalNode untuk mengakhiri kegiatan

g. Sequence Diagram

Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar

1. 4 actor diantaranya bagian pengarsipan, penerima surat, lurah dan pengirim surat
2. 3 Life line diantaranya surat masuk, surat keluar dan laporan
3. 18 Messagge diantaranya mendata surat masuk, memberikan surat masuk, menerima surat masuk, membuat surat keluar, memberikan surat keluar, menerima surat keluar,cek surat keluar, acc surat keluar, mengembalikan surat keluar, menerima surat keluar, memberikan surat yang akan dikirim, menerima surat, mengirimkan surat,membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan
4. 2 Decision Node digunakan untuk pemilihan kondisi

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metodean alisa sistem yang di gunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

Gambar 3.9 Unified Modeling Language (UML)

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudianakan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

Nama Masukan : Formulir pendataan surat masuk dan surat keluar

Fungsi : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar

Sumber : Petugas pendataan surat masukdan surat keluar

Media : Kertas

Distribusi : Petugas pendataan surat ke lurah

Frekuensi : Setiap ada surat yang masuk dan surat keluar

Keterangan : Berisi surat masuk dan surat keluar

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balikkarena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasiyang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketikaada surat yang masuk maka bagian pengarsipan mencatat di kartu penerusdisposisi, kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan dan menyerahkan ke lurah dan ketika ada membuat surat keluar bagian pengarsipan menyerahkan ke lurah untuk di acc, setelah di acc menyerahkan surat ke pengirim surat.

Nama Proses : Pendataan surat masuk dan surat keluar

Masukan : Form_pendataan surat masuk dan surat keluar

Keluaran : Laporanpen dataan surat masuk dan surat keluar

Ringkasan proses : Proses ini menginput pendataan surat masuk dan surat keluar

Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa proses yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil darikeseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadiproses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.Meliputi  :

1. Laporan pendataan surat masuk

Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan

2. Laporan pendataan surat keluar

Berupa laporan pendataansurat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem

1. Spesifikasi Hardware Komputer

Proccesor  :Intel 3.30 GHZ

Hardisk : Hitaci 320GB

Monitor : LCD HpLV156X

RAM  : 2 Gb (1,88Gb Vsable)

Printer : Canon

2. Aplikasi Yang digunakan (Software)

Windows Seven Profesional /2007/Seven

Microsoft Office 2007

3. Hak Akses (Brainware)

Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh satu orang,yaitu :

a. Bagian Pengarsipan

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

1. Permasalahan yang dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan pada Kantor Kelurahan Gembor Tangerang masih bersifat manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam mengolah data.

2. Penyimpanan data-datan yang masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang baik dan terintegrasi.

3. Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan pendataan surat masuk dan surat keluar,sehingga dibutuhkan suatu aplikasi yang terkomputerisasi.

2. Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadipada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :

1. Membuat aplikasi pengolahan pendataan surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan dengan cepat, membangun aplikasi yang mudah yang dapat diakses oleh pegawai,dan mempunyai tempat penyimpanan data sehingga data-data yang ada tidak akan hilang.

User Requirment

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan bagian umum. Untuk membuat sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kelurahan Gembor Tangerang yang terkomputerisasi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat:

Tabel 3.1 Elisitais Tahap I

Gambar 3.1. diatas merupakan gambar dari Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkanhasil wawancara penulis dengan stake holder mengenai seluruh rancangan Sistemsurat masuk dan surat keluar pada Kantor Kelurahan Gembor Tangerang.

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential(I) dan harus dieliminasi:

Tabel 3.2 Elisitais Tahap II

Keterangan :

M (Mandatory) : Dibutuhkan/penting

D (Desirable) : Diinginkan/tidak terlalu penting

I (Inessential) : Diluar sistem/dieliminasi

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

1. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
2. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
3. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option,yaitu sebagai berikut :

1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Tabel 3.3 Elisitais Tahap III

Keterangan:

T: Technical

O : Operational

E : Economic

L : Low

M : Middle

H : High

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut penulis lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat masuk,proses surat keluar serta pembuatan laporan.

1. Prosedur Surat Masuk

Surat masuk datang langsung dimasukkan ke dalam sistem pendataan surat masuk lalu adminmenginput data surat masuk tersebut.

2. Prosedur Surat Keluar

Admin membuat surat keluar lalu di input ke dalam sistem pendataan surat keluar

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Admin cukup membuka sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dan memilih menu laporan data surat untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar. Apabila admin ingin mencetak laporan surat masuk dan surat keluar, admin cukup menekan tombol print.

Use Case Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

1. 1 (Satu) sistem yang mencangku pseluruh kegiatan Sistem pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang
2. 1 (Satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Admin adalah bagian sekertaris yang memiliki hak akses untuk mengontrol
3. 2 (Dua) Use Case yang dilakukan diantaranya :Menampilkan Login dan menampilkan Menu Utama
4. 13 (Tiga Belas) Include diantaranya : Menampilkan Verifikasi Login Benar, Menampilkan Verifikasi Login Salah, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Data Pegawai,Menampilkan Input Pegawai, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Data Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Keluar, Menampilkan Input Surat Masuk,Menampilkan Input Surat Keluar, Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Logout

Activity Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Use Case Diagram yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

1. 1 Initial Node, sebagai awal objek
2. 14 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, Menampilkan Verifikasi Login Benar, Menampilkan Verifikasi Login Salah, menampilkan Menu Utama, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Pegawai, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Data Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Keluar, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar, Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Logout
3. 3 Fork Node dan 3 Join node, menjelaskan adanya beberapa aliran
4. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan
5. 1 Final Node¸objek yang diakhiri

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan

Bedasarkan gambar 4.3 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

1. 9 LifeLine antar muka yang saling berinteraksi
2. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas absensi
3. 15 Massage hubungan antar objek yang satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

State Chart Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.4 StateChart Diagram yang diusulkan

Bedasarkan gambar 4.4 State Chart diagram yang diusulkan terdapat :

1. 1 Initial node, objek yang diawali
2. 14 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut.
3. 1 Final state, objek yang diakhiri.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Tabel 4.1 Tabel Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan

Rancangan Basis Data

Normalisasi

Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan

Bedasarkan gambar 4.5 Sequence diagram yang diusulkan terdapat:

1. 3 class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.
2. 2 association, digunakan untuk memodelkan relasi di antara objek.

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi database merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain data base menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, Spesifikasi database yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

Nama File : Pegawai

Media : Hard Disk

Isi : NIP + Nama_Pegawai +Alamat + No.Telp

Primary Key : NIP

Panjang Record : 100

Nama File : Surat Masuk

Media : Hard Disk

Isi : No_surat masuk +Tgl_surat + NIP + Perihal + Ket + File

Primary Key : No_Surat_Masuk

Panjang Record  : 82

Nama File : Surat Keluar

Media : Hard Disk

Isi : No_Surat Keluar +Tgl_Surat + NIP + Perihal + Ket + File

Primary Key : No_Surat_Keluar

Panjang Record  : 82

Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar

Tampilan Program

a. Tampilan Menu Log In

Gambar 4.6 Tampilan Menu Log In

b. Tampilan Menu Data Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 4.7 Tampilan Menu Data Surat Masuk dan Surat Keluar

c.Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.8 Tampilan Menu Input Surat Masuk

d. Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.9 Tampilan Menu Input Surat Keluar

e. Tampilan Menu Laporan

Gambar 4.10 Tampilan Menu Laporan

Rancangan Prototype

a. Racangan Tampilan Menu Log in

Gambar 4.11 Racangan Tampilan Menu Log in

b. Rancangan Tampilan menu data surat masuk dan surat kelua

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan menu data surat masuk dan surat kelua

c. Rancangan Tampilan menu input surat masuk

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan menu input surat masuk

d. Rancangan Tampilan menu input surat keluar

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan menu input surat keluar

e. Rancangan Tampilan menu laporan

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan menu laporan

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

1. Proccesor  : Intel 3.30 GHZ
2. Hardisk  : Hitaci 320GB
3. Monitor : LCD HpLV156X
4. RAM : 2 Gb (1,88Gb Vsable)
5. Printer : Canon

Aplikasi Yang Digunakan

1. Office 2007
2. dreamweaver CS5
3. Mozila firefox
4. Xampp
5. Windows 7

Hak Akses

1. Bagian Pengarsipan

Testing

Metode Implementasi

Implementasi program Sistem Monitoring Inventory Control pada Kelurahan Gembor Tangerang dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.

Pengujian dengan metode Black Box Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsional nya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsional nya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsional nya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut, dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Pengujian Black Box

1. Pengujian Black Box Pada Menu Login Admin

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang untuk fungsi login admin, yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.5 Tabel Pengujian Black box Menu Login

2. Pengujian Black Box Pada Menu Pegawai

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang untuk fungsi menu pegawai, yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.6 Tabel Pengujian Black box Menu Pegawai

3. Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Masuk

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang untuk fungsi menu input surat masuk, yaitu sebagai berikut:

Tabel 4.7 Tabel Pengujian Black box Menu Input Surat Masuk

4. Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Keluar

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang untuk fungsi menu inputsurat keluar, yaitu sebagai berikut:

Tabel 4.8 Tabel Pengujian Black box Menu Input Surat Keluar

Implementasi

Schedule

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 4 bulan, dan kegiatan yang dilakukan adalah :

Tabel 4.9 Tabel Pengolahan Jadwal

Etimasi Biaya

Pada Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan atau masyarakat.

Tabel 4.10 Tabel Etimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan pada uraian-uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang tentunya sesuai dengan data-data yang sebenarnya, adalah sebagai berikut:

1. Pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang masih harus dicatat dan dibukukan, hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat.

2. Dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi dapat membantu kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar sehingga pendataan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil kesimpulan :

1. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada Kelurahan Gembor Tangerang masih berjalan secara semi komputerisasi yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku dandicatat secara manual baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar , pencarian data surat masuk dan surat keluarnya pun dilakukan secara manual dan pembuatan laporannya menggunakan excel.

2. Sistem pendataan yang berjalan pada Kelurahan Gembor Tangerang kurang efektif dan efisein hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang berjalan saat ini, prosesnya masih menggunakan buku pendataan surat masuk dan surat keluar baik proses penginputan surat,pencarian data surat masuk dan surat keluar hingga proses pembuatan laporannya, dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan dalam proses pencatatan, dan lamanya waktu yang dibutuhkan dalam pencarian kembali data surat serta dalam pembuatan laporan.

3. Untuk membuat sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dibutuhkan suatu aplikasi berbasis web dan media penyimpanan data sehingga laporan yang dihasilkan datanya akurat.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

a. Kesimpulan terhadap tujuan penelitian

1. Untuk mengetahui masalah-masalah apa sajayang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang, serta dapat member masukan-masukan agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

2. Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat dan digunakan oleh Kelurahan Gembor Tangerang sebagai referensi untuk memperbaiki sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini.

3. Menambah pengetahuan , pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat ini di Kelurahan Gembor Tangerang , serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhan instansi setempat.

b. Kesimpulan terhadap manfaat penelitian

1. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.

2. Penelitian ini sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya penelitian ini dapat menambah wawasan penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Gembor Tangerang.

3. Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta efektif dan efisien bagi Kelurahan Gembor Tangerang dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan ,maka dapat disimpulkan :

1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada dibawahl ingkungan Kelurahan Gembor Tangerang, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di Kelurahan Gembor Tangerang, dan penulis juga memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber literature seperti buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.

2. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).

3. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Black box Testing. Blac kbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan dibutuhkan:

1. Perlu diadakan pelatihan kepada pengguna (user)yang akan mengunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

2. Perlu adanya suatu peningkatan mutu dan kualitas serta informasi yang up to date sehingga dapat meningkatkan mutu sistem.

3. Dimasa yang akan datang diharapkan bagi mahasiswa yang mengambil judul skripsi yangsama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A :

Lampiran A.1 :Surat Pengantar Skripsi

Lampiran A.2 :Surat Keterangan Oservasi

Lampiran A.3 :Kartu Bimbingan

Lampiran A.4 :Kartu Study Tetap Final (KSTF)

Lampiran A.5 :Form Validasi Skripsi

Lampiran A.6 :Kwitansi Pembayaran Skripsi

Lampiran A.7 :Kwitansi Pembayaran Raharja Career

Lampiran A.8 :Kwitansi Pembayaran Sidang

Lampiran A.9 :Kwitansi Pembayaran Poster Session

Lampiran A.10 :Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil

Lampiran A.11 :Daftar Nilai

Lampiran A.12 :Formulir Seminar proposal

Lampiran A.13 :Sertifikat TOEFL

Lampiran A.14 :Sertifikat Prospek

Lampiran A.15 :Kwitansi Seminar IT Internasional

Lampiran A.16 :Sertifikat IT Nasional

Lampiran A.17 :Curriculum Vitae (CV)

Lampiran A.18 :Formulir Pertemuan Stakeholder

Lampiran A.19 :Formulir Final Presentasi

Lampiran A.20 :Katalog Produk

Lampiran A.21 :Kartu Bimbingan Group

Lampiran A.22 :Slide Final Presentasi

Lampiran A.23 :Bukti Hibah

Lampiran A.24 :Surat Keterangan Implementasi

Lampiran B :

Lampiran B.1 :Form Wawancara

Lampiran B.2 :Uraian Pekerjaan

Lampiran C :

Lampiran C.1 :Berkas Surat Masuk

Lampiran C.2 :Berkas Surat Keluar

Lampiran C.3 :Berkas Laporan Surat Masuk

Lampiran C.4 :Berkas Laporan Surat Keluar

Lampiran D :

Lampiran D.1 :Printscreen Menu Log In

Lampiran D.2 :Printscreen Menu Data Surat Masuk dan Surat Keluat

Lampiran D.3 :Printscreen Menu Input Surat Masuk

Lampiran D.4 :Printscreen Menu Input Surat Keluar

Lampiran D.5 :Printscreen Menu Laporan

Lampiran D.6 :Listing Program

Contributors

Admin, Soleha Desriyana