Paperless
1. Apa definisi paperless administration ? Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan dokumen yang umum, menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan. Selanjutnya guna menjamin penyelenggaraan kerja berlangsung dengan sebaik-baiknya, dalam arti agar orang-orang yang menyelenggarakan kerja melaksanakan kewajibannya dengan tenang, merasa dirinya aman, teratur, perlu adanya ajang, wadah/tempat dimana kerja itu berlangsung menuju sasaran yang dinamakan Organisasi. Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut: Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran, dan tujuan seseoranguntuk dapat diketahui orang lain.Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaanyang dituangkan dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur. Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain. Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) : Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Paperless merupakan efisiensi dalam penggunaan kertas terutama dalam hal urusan administrasi dan surat menyurat seperti pengiriman surat dapat digantikan dengan electronic mail (email), lebih murah, cepat, efektif dan tersedia 24 jam atau kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi. Dengan adanya efisiensi ini pelayanan kepada masyarakat akan lebih cepat dan terpadu (integrated). Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas. Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk menglelola sistem administrasi. Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan. Jargon paperless office memang sudah menggema beberapa tahun lalu. Sejak kemajuan di bidang teknologi informasi dan komputer, manusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan membaca berbagai dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang.Ada beberapa manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless antara lain:
Efisien waktu.Manajemen Dokumentasi lebih baik.Kenyamanan kerja lebih baik.Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.Manajemen lebih terkendali.Membaiknya citra organisasi.
Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut
Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya.Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu. Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar ini.
Tapi pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. 2. Mengapa paperless administration diperlukan ? Paperless Paperless adalah mengurangi penggunaan kertas. Kita ketahui bahwa bahan pembuatan kertas adalah pohon. Kita ketahui juga bahwa pohon di bumi ini semakain hari semakin berkurang. Oleh karena itu selain pengurangan penggunaan kertas membuat biaya operasional semakin mengecil, kita juga dapat membantu sedikit dengan penyelematan bumi. Terdapat beberapa keuntungan dalam penerapan Paperless Administration ini antara lain :
Efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen lainnya.Efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan.Berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu kenyamanan bekerja.Menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh distributor dataMendorong kreativitas bahkan mungkin meningkatkan gairah bekerja karyawan dengan membuat kegiatan paperless.3. Bagaimana penerapan paperless administrationdalam kegiatan perkantoran ?
Sistem paperless ini sudah dikembangkan oleh bagian sistem informasi Biro PKLN. Sistem ini dibuat untuk memenuhi sasaran mutu bagian sistem informasi tahun 2008 dan menunjang sistem manajemen mutu ISO 9001-2000 di lingkungan biro PKLN. Selain hal tersebut sistem ini dibuat untuk menunjang proses administrasi ketatausahaan di lingkungan Biro PKLN. Sistem ini adalah ujicoba untuk penerapan di semua unit Departemen Pendidikan Nasional dan Biro PKLN sebagai pionir untuk program ini. Didalam sistem tersebut mencakup: Proses penugasan seorang Pejabat sampai dengan staffProses penelusuran disposisi suratPenunjukan waktu Deadline yang harus segera dilaksanakan oleh seorang pejabat atau staffHierarki persuratan dan kelengkapan lainnya secara komputer dan meminimalkan manualSistem online yang bisa diakses dimana saja secara efisien dan cepat. Hal-hal yang harus dipersiapan untuk Proses persiapan : Perangkat : scanner, komputer, laptopDaftar user/ pegawai : Nama, Foto, LoginpassModul Pelatihan, Contoh surat masuk. Pelatihan Persiapan : Pelatihan jabatan dan operator ( 1 minggu )Latihan mandiri dan pemantauan ( 2 minggu )Go live ( 2 januari 2009 ) Dukungan Persiapan: Pendampingan PelatihanPendampingan latihan mandiriPendampingan 1 minggu go live ( implementasi nyata )
