KP1423382479

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

ANALISA SISTEM PEMBAYARAN PADA SISWA

DI SMK MARIA MEDIATRIX

KOTA TANGERANG


LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Logo Amik.jpg



OLEH:

1423382479 JESSICA KRISNASARI



AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)



LEMBAR PERSETUJUAN



ANALISA SISTEM PEMBAYARAN PADA SISWA

DI SMK MARIA MEDIATRIX

KOTA TANGERANG



Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Tugas Akhir pada Jurusan Komputerisasi Akuntansi Konsentrasi Web Based Accounting System

AMIK Raharja Tahun Akademik 2016/2017.



Tangerang,2017



Dosen Pembimbing




( Padeli, M.Kom )

NID. 03002



AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA



LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM
: 1423382479
Nama
Jenjang Studi
: Diploma 3
Jurusan
: Komputerisasi Akuntansi
Konsentrasi
: Web Based Accounting System


Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Tugas Akhir baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.


Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.


Tangerang, 2017
Jessica Krisnasari
NIM. 1423382479

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

SMK Maria Mediatrix adalah sebuah lembaga pendidikan yang berdiri dibawah Yayasan Bintang Timur Tangerang dengan memiliki dua jurusan kompetensi yaitu Akuntansi dan Administrasi Perkantoran. Dalam perkembangannya senantiasa menghasilkan siswa-siswi yang bermutu dan profesional. Bukan hanya mutu pendidikan saja yang menjadi sorotan bagi para calon siswa namun juga biaya pendidikan yang berikan sangatlah bersahabat dengan kemampuan orang tua. Namun, masih banyak terjadi ketidak efektifan dalam sistem pembayaran. masalah tersebut terdapat pada lembaga pendidikan dan juga orang tua. Dimana lembaga pendidikan masih menggunakan sistem manual yang memberikan banyak resiko, dan masalah yang diberikan pihak orang tua adalah keterlambatan dalam pembayaran yang menjadikan beberapa laporan pembayaran bermasalah. Penulisan ini menggunakan metode analisa berorientasi objek. Selama penelitian penulis menggunakan beberapa metode : wawancara, observasi, studi pustaka, dan data yang diperoleh dianalisis dalam bentuk Unified Modeling Language (UML) dengan menggunakan software Visual Paradigm 14.1.

Kata Kunci: [Analisa, Sistem, Pembayaran, UML]


KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur kepada Allah, atas kasih setia serta anugerah-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga mampu menyusun dan menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dengan sangat baik, dengan mengambil judul "ANALISA SISTEM PEMBAYARAN PADA SISWA DI SMK MARIA MEDIATRIX KOTA TANGERANG".

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penerapan ilmu pengetahuan selama kuliah dan juga digunakan untuk melengkapi salah satu syarat mengikuti Tugas Akhir.

Dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan baik secara moril maupun materil dari semua pihak, laporan ini tidak akan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkan penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada:

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
  2. Bapak Dr. PO. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
  3. Ibu Euis Sitinur Aisyah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Komputerisasi Akuntansi.
  4. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
  5. Bapak Padeli, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan waktunya untuk membantu penulis dalam menyusun laporan ini.
  6. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
  7. Bapak Amandus Petrus, SE., MM selaku .
  8. Seluruh Staff Yayasan Bintang Timur Tangerang serta para guru SMK Maria Mediatrix yang telah membimbing dan membantu penulis selama melakukan penelitian.
  9. Orangtua dan seluruh keluarga yang selalu memberikan doa dan dukungan yang sangat luar biasa untuk keberhasilan penulis.
  10. Kepada seluruh teman-teman yang selama ini berjuang bersama dalam perkuliahan dan membantu dukungan moril kepada penulis.
  11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu dalam penyusunan laporan (KKP) ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakan nya di masa yang akan datang.

Akhir kata, Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan (KKP) ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga laporan (KKP) ini bermanfaat untuk pihak yang membutuhkan.


Tangerang, 2017
Jessica Krisnasari
NIM. 1423382479


DAFTAR TABEL

Tabel 1 Simbol Use Case Diagram

Tabel 2 Simbol Activity Diagram

Tabel 3 Simbol Sequence Diagram

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.5 Use Case Diagram penilaian kinerja karyawan

Gambar 3.6 Sequence Diagram penilaian kinerja karyawan

Gambar 3.7 Activity Diagram untuk penilaian kinerja karyawan

DAFTAR SIMBOL
Daftar Simbol Use Case Diagram.png

Tabel 1 Simbol Use Case Diagram

Daftar Simbol Activity Diagram.png

Tabel 2 Simbol Activity Diagram

Daftar Simbol Sequence Diagram.png

Tabel 3 Simbol Sequence Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada era globalisasi ini teknolog informasi semakin berkembang dan mengalami kemajuan pesat. Saat ini teknologi informasi sangat berpengaruh terhadap segala ruang lingkup kehidupan, karena teknologi informasi dimanfaatkan untuk membantu mengolah suatu pekerjaan menjadi lebih mudah. Selain itu, teknologi informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting dimana informasi yang cepat, akurat, handal dan berkualitas menjadi suatu hal yang sangat memungkinkan untuk dilakukan.

Dengan adanya perkembangan teknologi yang telah dicapai saat ini, maka dapat diketahui sumber utamanya yaitu sumber teknologi yang cepat dan akurat. Komputer merupakan salah satu teknologi yang saat ini banakdigunakan untuk membantu permasalahan yang sering dihadapi oleh suatu organisasi atau perusahaan. Cara kerja komputer yang praktis dan cepat dapat menghasilkan informasi yang akurat karena tingkat ketelitiannya yang tinggi membuat komputer memegang peranan penting bagi manusia.

SMK Maria Mediatrix merupakan sebuah lembaga pendidikan yang bernaung dalam Yayasan Bintang Timur Tangerang. SMK Maria Mediatrix yang beralamat di Komplek Pd. Rejeki Blok A/8 Jl. Pinus 2 No.1 RT.01/RW.06, Kutabumi, Pasarkemis, Kutabaru, Tangerang, saat ini menyelenggarakan pendidikan dengan program keahlian (jurusan): Akuntansi dan Administrasi Perkantoran.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, sistem informasi pembayaran yang berjalan saat ini telah sesuai prosedur yang berlaku namun prosesnya masih dilakukan secara manual. Pencatatan bukti pembayaran yang masih menggunakan kertas memungkinkan terjadinya dokumen hilang atau rusak yang dapat mempengaruhi ketidakseimbangan antara laporan dengan kas fisik. Selanjutnya maka laporan yang seharusnya dipindahkan ke Microsoft Excel satu hari setelah terjadinya transaksi tidak dapat dilakukan dan dapat bertumpuk sehingga terjadinya ketidakakuratan laporan.

Oleh karena itu lembaga pendidikan juga sangat membutuhkan sistem pembayaran yang tersusun rapih dan teratur agar menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat dalam pembuatan laporan. Selain itu, sistem pembayaran yang baik juga dapat menghindari terjadinya penggandaan data dan kesalahan dalam perhitungan serta mempermudah pembuatan laporan per waktu.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan membuat laporan KKP yang berjudul “Analisa Sistem Pembayaran pada Siswa SMK Maria Mediatrix Tangerang”.

Rumusan Masalah

Setiap penelitian dimulai dari rumusan masalah yang dilanjutkan dengan pemecahan masalah. Rumusan masalah berbeda dengan masalah. Masalah merupakan kesenjangan antara yang diharapkan dengan yang terjadi, maka rumusan masalah itu merupakan suatu pertanyaan yang akan dicarikan jawabannya melalui pengumpulan data. Masalah akan timbul apabila ada kesenjangan antara teori (what should be) dengan kenyataan yang dijumpai (what is).

Adapun rumusan masalah itu :

  1. Kesulitan seperti apa yang dialami oleh pihak siswa dan kasir dalam melakukan proses pembayaran sekolah secara keseluruhan di SMK Maria Mediatrix ?
  2. Seberapa efisien dan efektif sistem pembayaran yang selama ini berjalan di SMK Maria Mediatrix  ?
  3. Bagaimanakah keakuratan laporan pembayaran yang disediakan pada SMK Maria Mediatrix ?

Ruang Lingkup

Agar dalam penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini tidak terlalu luas pembahasannya, maka penulis membuat ruang lingkup penelitian yaitu mengenai sistem pembayaran yang ada di SMK Maria Mediatrix mulai dari Sistem layanan keuangan pada Uang Pangkal, Daftar Ulang, Iuran SPP, Iuran Buku, Iuran Kegiatan, dan Iuran Seragam.

Tujuan dan Manfaat Penulisan

Tujuan Penelitian

Dalam penelitian haruslah memiliki tujuan, agar penelitian ini sesuai dengan keinginan. Penulis mengelompokkan beberapa tujuan penelitian, yaitu sebagai berikut:

  1. Tujuan Operasional
  2. Untuk mengetahui bagaimana sistem yang sedang berjalan dan masalah apa saja yang ada dalam proses pembayaran pada siswa di SMK Maria Mediatrix.

  3. Tujuan Fungsional
  4. Agar hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh pegawai di SMK Maria Mediatrix sebagai referensi dasar untuk mengambil solusi dari permasalahan yang ada dengan cepat dan akurat.

  5. Tujuan Individual
  1. Untuk melengkapi persayaratan pencapaian jenjang Diploma Tiga dalam bidang ilmu komputer pada jurusan Komputerisasi Akuntansi.
  2. Untuk menambah pengalaman dan memberikan gambaran mengenai dunia kerja yang sesungguhnya kepada penulis.

Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat yang diinginkan penulis dalam penulisan ini adalah:

  1. Manfaat Operasional
  2. Hasil laporan ini diharapkan dapat menjadi saran atau masukan yang dapat dipergunakan oleh SMK Maria Mediatrix sebagai pertimbangan atas langkah-langkah sistem yang sedang dijalankan oleh SMK Maria Mediatrix dalam mengelola segala pembayaran pada siswa.

  3. Manfaat Fungsional
  4. Dengan dihasilkannya sebuah rancangan sistem pembayaran pada siswa ini dapat dijadikan dasar perbaikan sistem yang sedang berjalan pada saat ini dan dapat membantumemudahkan pekerjaan di SMK Maria Mediatrix untuk pembuatan laporan secara cepat perhitungannya dan efisien dalam penggunaan waktu penyelesaiannya.

  5. Manfaat Individual
  6. Sebagai referensi untuk penelitian Tugas Akhir dan dapat mengembangkan sistem menjadi lebih baik lagi dan lebih bermanfaat.

Metode Penelitian

Jenis Penelitian

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

  1. Metode Observasi (Observation Research)
  2. Yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung di lapangan kerja yang bertempat di SMK Maria Mediatrix yang beralamat di Komplek Pondok Rejeki Blok A/8 Jl. Pinus II No.1 RT.01/RW.06, Kutabumi, Pasarkemis, Kutabaru, Tangerang, Banten, obsevasi dilakukan guna melihat langsung proses kerja yang sedang berjalan.

  3. Metode Wawancara (Interview Research)
  4. Penulis melakukan sesi tanya jawab kepada Kepala Bagian Keuangan sebagai narasumber pengambilan data-data yang dibutuhkan dalam melakukan penelitian terhadap sistem dan mengetahui alur kerja yang terjadi dalam sekolah tersebut, khususnya dalam sistem pembayaran pada siswa di SMK Maria Mediatrix.

  5. Metode Studi Pustaka (Library Research)
  6. Mencari referensi yang dapat dijadikan panduan dalam penyusunan laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek), yang bersumber dari berbagai buku analisa guna menadpatkan gambaran secara teoritis yang berkaitan dengan penulisan laporan KKP ini.

Sumber Data

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menggunakan jenis dan sumber data sebagai berikut:

  1. Sumber Data Primer
  2. Adalah sumber yang diperoleh secara langsung dari SMK Maria Mediatrix baik melalui observasi maupun wawancara.

  3. Sumber Data Sekunder
  4. Adalah data yang dikumpulkan oleh penulis dengan mempelajari buku-buku mengenai analisa dan sumber-sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek-objek penelitian yang dipilih.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat SMK Maria Mediatrix, stuktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternative pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Indrajit dalam Dewi, Szulkirom, Atmanto (2015:2)[1] “Mengemukakan bahwa sistem mengandung arti yaitu kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur satu dengan lainnya.”

Menurut Jogiyanto dalam Dewi, Szulkirom, Atmanto (2015:2)[1] “Sistem merupakan rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.”

Menurut Hanif Al Fatta dalam Muslih dan Purnama (2013:50)[2] “Definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi.”

Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto dalam Sutopo dkk (2016:24)[3], karakteristik sistem terdiri dari:

  1. Komponen Sistem
  2. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membetuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

  3. Batasan Sistem
  4. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

  5. Lingkungan Luar Sistem
  6. Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

  7. Penghubung Sistem
  8. Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

  9. Masukan Sistem
  10. Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

  11. Keluaran Sistem
  12. Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

  13. Pengolahan Sistem
  14. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

  15. Sasaran Sistem
  16. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri dalam Meizarani Helja1 dan Nanda Diaz Arizona (2014:74)[4], menjelaskan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut”. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu sebagai berikut:

  1. Sistem Abstrak (Abstrac system) dan sistem fisik (Phisical system) Sistem abstrak (Abstrac system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia yaitu pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sedangkan sistem fisik (Phisical- system) adalah sistem yang ada secara fisik, misalnya seperti komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia.
  2. Sistem alamiah (Natural system) dan sistem buatan manusia (Human made- system) Sistem alamiah (Natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran alam. Sedangkan sistem buatan manusia (Human made system) adalah sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin (human machine system), misalnya komputer yang berinteraksi dengan manusia.
  3. Sistem deterministik (Deterministic system) dan sistem probabilistrik (Probabilistic system) Sistem deterministik (Deterministic system) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksikan, misalnya program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem probabilistrik (Probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
  4. Sistem terbuka (Open system) dan sistem tertutup (Closed system) Sistem terbuka (Open system) adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, misalnya menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup (Closed system) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya, misalnya sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Informasi

Menurut Witarto dalam Khotimah dan Iriani (2014:44)[5] mengemukakan bahwa “Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberikan kejutan atau surprise pada yang menerimanya.”

Menurut Anisah dkk (2016:49)[6] Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi pengguna yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu: a. Akurat, b. Tepat pada waktunya, c. Relevan. Sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem di dalam organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur kombinasi yang penting.

Menurut Saipul Anwar dkk (2016:50)[7] “Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan data tersebut bisa menjadi informasi. Dari uraian tentang informasi ini ada 3 hal penting yang harus diperhatikan disini, yaitu :

  1. Informasi merupakan hasil pengolahan data
  2. Memberikan makna atau arti
  3. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian

Sistem informasi merupakan sistem yang berisi jaringan sistem pengolahan data, yang dilengkapi dengan kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data. Elemen proses dari sistem infomasi antara lain mengumpulkan data, mengelola data yang tersimpan, menyebarkan informasi. Keberadaan sistem informasi diperlukan dalam organisasi untuk mendampingi proses-proses bisnis dari organisasi. Contohnya, proses penjualan yang mencatat pengumpulan data dan informasi tentang penjualan.

Karakteristik Informasi

Menurut Saipul Anwar dkk (2016:50)[7] , karakteristik dari informasi adalah penerima informasi mengalami perubahan dari kondisi belum mengetahui menjadi kondisi mengetahui. Perubahan ini mengandung unsur tidak terduga. Informasi yang benar dan baru dapat mengkoreksi dan mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan.

Kualitas Informasi

Menurut Agus Mulyanto dalam Salsabila dkk(2016:50)[8], “Kualitas informasi bergantung pada 3 (tiga) hal yang sangat domain yaitu:

  1. Informasi harus akurat Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bisa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
  2. Informasi harus tepat waktu Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
  3. Informasi harus relevan Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.”

Dimensi-dimensi Informasi

Menurut Menurut Sudiro dalam Salsabila dkk(2016:50)[8], “Informasi dapat dipandang sebagai suatu yang memiliki 4 dimensi yang menyumbang untuk nilai Informas adalah: a. Relevansi informasi, b. Akurasi informasi, c. Ketepatan waktu informasi dan d. Kelengkapan informasi harus tersedia dalam gambaran yang komplit bagi masalah atau situasi.”

Teori Khusus

Konsep Dasar Administrasi

Definisi Administrasi

Menurut Asti Herliana (2014:83)[9] “Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani administrare yang artinya adalah melayani atau membantu. Dalam bahasa Inggris administrasi (administration) dapat diartikan sebagai melayani dengan baik. Secara sempit dalam bahasa Belanda, administrasi (administratie) diartikan sebagai pekerjaan tulis menulis atau ketatausahaan/ kesekretarisan. Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengertian administrasi juga dikemukakan oleh Van Der Schroeff dimana definisi administrasi adalah merupakan seluruh himpunan catatan-catatan mengenai perusahaan dan peristiwa-peristiwa perusahaan untuk keperluan pimpinan dan penyelenggaraan perusahaan.”

Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Winarno dalam Meizarani Helja1 dan Nanda Diaz Arizona (2014:75)[4], menjelaskan bahwa “Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem memiliki banyak komponen yang saling berkerja sama untuk mencapai tujuan tertentu." Sedangkan menurut Sutabri dalam Meizarani Helja1 dan Nanda Diaz Arizona (2014:75)[4] juga menjelaskan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi”. Berdasarkan definisi di atas, sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang berhubungan dengan akuntansi.

Konsep Dasar Laporan Keuangan

Definisi Laporan Keuangan

Menurut Munawir dalam Nugroho (2012:5)[10], “laporan keuangan pada dasarnya adalah hasil dari proses akuntansi yang dapat digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi antara data keuangan atau aktivitas suatu perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan data atau aktivitas perusahaan tersebut. Laporan keuangan juga merupakan alat utama manajemen untuk menunjukkan efektivitas pencapaian tujuan dan untuk melaksanakan fungsi pertanggungjawaban atas sumber daya yang dipercayakan kepadanya.” Sedangkan menurut Brigham dan Houston dalam Nugroho (2012:5)[10], mengatakan bahwa “laporan keuangan adalah posisi perusahaan pada suatu waktu tertentu maupun operasinya selama beberapa periode yang lalu, akan tetapi nilai riil dari laporan keuangan adalah fakta bahwa laporan keuangan dapat digunakan untuk membantu memprediksi laba dan deviden masa depan.”

Karakteristik Laporan Keuangan

Menurut “Kerangka Dasar Penyusunan dan Penyajian Laporan Keuangan” (IAI, 2002:4) dalam Nugroho (2012:6)[10], “tujuan laporan keuangan adalah memberikan informasi tentang posisi keuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan yang bermanfaat bagi sebagian besar kalangan pengguna laporan keuangan dalam rangka membuat keputusan-keputusan ekonomi serta menunjukkan pertanggung jawaban (stewardship).”

Selain itu juga disebutkan empat karakteristik kualitatif laporan keuangan, yaitu:

  1. Dapat dipahami
  2. Kualitas informasi yang ditampung dalam laporan keuangan adalah kemudahannya untuk segera dapat dipahami oleh pemakai. Informasi keuangan yang dapat dipahami adalah informasi yang disajikan dalam bentuk dan bahasa teknis yang sesuai dengan tingkat pengertian pengguna.

  3. Relevan
  4. Agar bermanfaat, informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam proses pengambilan keputusan. Relevansi informasi dipengaruhi oleh hakikat dan materialitasnya.

  5. Andal
  6. Informasi memiliki kualitas andal (reliable) jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material, dan dapat diandalkan pemakainya sebagai penyajian yang jujur (faithful representation).

  7. Dapat dibandingkan
  8. Informasi akuntansi harus dapat diperbandingkan dengan informasi akuntansi periode sebelumnya pada perusahaan yang sama, atau dengan perusahaan sejenis lainnya pada periode waktu yang sama.

Unified Modeling Language (UML)

Definisi UML

Menurut Rosa dan Shalahuddin dalam Serepia dan Sundari (2016:133)[11], “UML atau (Unified Modeling Language) adalah salah satu standar bahasa yang bahak digunakan di dunia industry untuk mendefinisikian requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”.

    Ada empat jenis diagram dalam UML yakni:

  1. Use Case Diagram
  2. Activity Diagram
  3. Class Diagram
  4. Sequence Diagram

Menurut Anwar, Efendi, dan Dzuhri (2016:51)[11], Unifed Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak sebuah sistem. UML lebih mengedepankan penggunaan diagram untuk menggambarkan aspek dari sistem, karena tergolong bahasa visual yang lebih mudah dan lebih cepat dipahami dibandingkan dengan bahasa pemrograman. Unified Modelling Language (UML) biasa digunakan untuk :

  1. Menggambarkan batasan sistem dan fungsi-fungsi sistem secara umum, dibuat dengan use case dan actor.
  2. Menggambarkan kegiatan atau proses bisnis yang dilaksanakan secara umum, dibuat dengan interaction diagrams.
  3. Menggambarkan representasi struktur static sebuah sistem dalam bentuk class diagram.
  4. Membuat model behavior yang menggambarkan kebiasaan atau sifat sebuah sistem dengan state transition diagrams UML.
  5. Menyatakan arsitektur implementassi fisik menggunakan component and development diagrams.
  6. Menyampaikan atau memperluas fungsionalty dengan stereotypes.

Pemodelan penggunaan UML merupakan metode pemodelan berorientasi objek dan berbasis visual. Karenanya pemodelan objek yang focus pada pendefinisian struktur statis dan model sistem informasi yang dinamis daripada mendefinisikan data dan model proses yang tujuannya adalah pengembangan tradisional. UML menawarkan diagram yang dikelompokkan manjadi lima perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem. Seperti satu set blue print yang digunakan untuk membangun sebuah rumah.

Literature Review

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai pembayaran biaya sekolah dan penelitian lain yang berkaitan. Dalam upaya mengembangkan menyempurnakan pembayaran sekolah ini perlu dilakukan study pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang dilakukan, diantaranya sebagai berikut :

  1. Penelitian yang dijalankan oleh Fristanto dkk (2014)[12]
  2. Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung”. Dalam penelitian ini siswa SMK Muhammadiyah masih sedikit jadi perlu penambahan kapasitas dan juga fitur untuk mendukung banyaknya siswa. Dalam penelitian berikutnya diharapkan ada penambahan beberapa fitur untuk melengkapi sistem pembayaran SPP, yaitu penambahan SMS Gateway untuk memberitahukan keterlambatan pembayaran siswa, dan wali murid akan mendapatkan SMS pemberitahuan keterlambatan pembayaran.

  3. Penelitian yang dijalankan oleh Muhamad Jamil, Bunyamin (2015)[13]
  4. Penelitian ini berjudul “Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Walisantri di Pondok Pesantren Al-Halim Garut”. Berdasarkan kajian proses pengelolaan data pembayaran keuangan pesantren sebelumnya data pembayaran disimpan pada arsip buku dan pembuatan laporan keuangan yang masih menggunakan Microsoft Word sebagai aplikasinya sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama untuk pencarian dan pengolahan data. Dengan sistem baru yang dikembangkan data-data yang dibutuhkan disimpan pada suatu database sistem terpusat yang memudahkan pencarian dan pengolahan data.

  5. Penelitian yang dijalankan oleh Yuanita, Sukadi (2012)[14]
  6. Penelitian ini berjudul “Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SPP) dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku”. Dijelaskan bahwa suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan manajemen yang baik untuk melayani kebutuhan siswa. Proses pendataan siswa yang benar serta administrasi keuangan siswa sangatlah berperan. Salah satu informasi yang sangat dibutuhkan oleh yaitu informasi mengenai pembayaran dana sumbangan pembangunan (DSP) serta pembayaran iuran bulanan siswa, informasi ini sangat berpengaruh demi kelancaran proses belajar dan memaksimalkan fasilitas yang ada di Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku. Dilihat dari sistem yang berjalan mulai dari proses pendataan siswa hingga pembayaran keuangan siswa ini masih kurang efektif dan kurang efisien dimana dalam pencatatan terutama dalam pembayaran SPP dan DSP dilakukan secara berulang-ulang sehingga menyebabkan proses yang lama dalam mengolah data-data dan dapat menghabiskan waktu terutama untuk menentukan sebuah keputusan dalam menindaklanjuti informasi yang di dapat dari siswa.

  7. Penelitian yang dijalankan oleh Ali Syahbana dkk (2012)[15]
  8. Penelitian ini berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Siswa Madrasah Aaliyah Ma’arif Pacitan”. Dijelaskan bahwa Pengolahan administrasi pembayaran keuangan siswa di Madrasah Aliyah Ma’arif Pacitan masih bersifat konvensional dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku besar karena proses dapat menyita waktu, sering terjadi kekeliruan dan penyimpanan data masih berupa arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dibuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung kegiatan pembayaran administrasi diantaranya sistem input siswa baru, sistem input pembayaran SPP, sistem input pembayaran insidental sehingga mempermudah dalam pencarian data siswa yang diperlukan dan dalam hal pembuatan laporan bulanan lebih menjadi cepat dan tepat waktu.

  9. Penelitian yang dijalankan oleh Hakim, Anwar Rahman (2012)[16]
  10. Penelitian ini berjudul “Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Jaringan pada Sekolah Dasar Islam “Al Hikmah” Samarinda Seberang”. Dalam penelitian ini dengan adanya Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Jaringan Pada Sekolah Dasar Islam AL HIKMAH Samarinda Seberang dapat melakukan pencetakan kartu biaya spp serta pelaporannya. 2. Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Jaringan Pada Sekolah Dasar Islam AL HIKMAH Samarinda Seberang yang telah dibangun dapat melakukan Input Data Siswa,Input Data Biaya SPP, Pembayaran Biaya SPP beserta Laporan-Laporan. 3. Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Jaringan Pada Sekolah Dasar Islam AL HIKMAH Samarinda Seberang dapat menghasilkan laporan siswa yang sudah bayar dan dapat menghasilkan laporan siswa yang belum bayar serta dapat juga menghasilkan kartu bayar spp sekolah. Sistem ini kedepan diharap dapat menampilkan data transaksi yang terjadi baik itu harian, mingguan, bulanan hingga persemester dan satu tahun ajaran. 2. Agar sistem ini dapat menampilkan informasi tentang pembayaran selain dilingkungan internal sekolah juga informasinya dapat digunakan dilingkungan eksternal yaitu para wali murid untuk mengetahui informasi pembayaran SPP siswa yang bersangkutan. 3. Agar sistem ini kedepannya dapat dikembangkan dengan menggunakan database Mysql agar keamanan datanya lebih terjamin. 4. Agar sistem ini dikembangkan sehingga laporan yang ditampilkan bisa dalam bentuk grafik.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

  1. Sejarah Singkat Yayasan Bintang Timur
  2. Sebagai Tarekat Diosesan Keuskupan Amboina, pada tahun 1987, via Yayasan Theresia milik Keuskupan Ambonia, menyerahkan beberapa unit Pendidikan kepada Tarekat Maria Mediatrix sebagai pemilik sekaligus pengembangan selanjutnya. Dengan adanya penyerahan beberapa unit pendidikan oleh Pihak Keuskupan kepada Tarekat, maka dengan sendirinya tarekat harus memiliki sebuah Badan Hukum yang membawahi karya unit-unit pendidikan tarekat ini
    Yayasan Bintang Timur didirikan oleh Dewan Pimpinan Umum Tarekat Maria Mediatrix Periode 1983-1989, dipimpin oleh Sr. Petronella Renyaan, TMM. Yayasan Bintang Timur berpusat di Ambon. Berdasarkan Akte Notaris TUASIKAL, SH dengan Akta No. 7 tertanggal 1 April tahun 1989, maka hadirnya Yayasan Bintang Timur tujuannya untuk menyelenggarakan karya-karya kerasulan Tarekat baik : dibidang pendidikan, kesehatan maupun karya sosial, meskipun demikian karya pendidikanlah yang menjadi favorit pengembangannya, kemudian ditambah lagi dua bidang karya lain dibawah penyelenggaraan Yayasan Karya Kesehatan Johanis Aerts, yang didirikan oleh Tarekat Maria Mediatrix pada tahun 2012. Dengan demikian tarekat Maria Mediatrix memiliki 2 (dua) badan hukum Yayasan untuk menyelenggarakan karya-karya kerasulannya.
    Untuk membuka Persekolahan Maria Mediatrix di Kutabaru Tangerang, Tarekat menghadirkan Yayasan Bintang Timur, demi penataan manajemen operasionalnya.
    Pada tahun 1990, Tarekat Maria Mediatrix mulai mengembangkan karya-karya kerasulannya di Keuskupan Agung Jakarta, maka pengurus Yayasan Bintang Timur yang berkantor di Ambon yang diketuai oleh Sr. Josephina Nurmalay, TMM, diberikan mandat oleh Badan Pembina Yayasan untuk membuka Perwakilannya di Keuskupan Agung Jakarta sehingga melalui suatu proses yang cukup panjang, Perwakilan Yayasan Bintang Timur dapat hadir dan berkarya di daerah Kutabaru Tangerang, pada tahun ajaran 1991-1992.
    Tahun ajaran inilah, merupakan “awal” Perwakilan Yayasan Bintang Timur “hadir” dan beroperasi di daerah Kutabumi Tangerang, wilayah Keuskupan Agung Jakarta.
    Selama kurang lebih 22 tahun, Perwakilan Yayasan Bintang Timur melaksanakan manajemen operasionalnya masih tetap dibawah Yayasan Bintang Timur Pusat di Ambon.
    Pada awal bulan Agustus 2001, Sr. Josephina Nurmalay, TMM ditempatkan di Tangerang untuk menata pengembangan Yayasan Bintang Timur, Persekolahan Maria Mediatrix.
    Berdasarkan ketentuan Pemerintah tentang keberadaan sebuah badan hukum yayasan, maka pada tahun 2002, terjadi perubahan status Perwakilan Yayasan Bintang Timur menjadi Yayasan Bintang Timur yang berpusat di daerah Kutabaru Tangerang dengan Akta Pendirian Yayasan No. 07 tanggal 27 Mei tahun 2002 yang disahkan oleh Notaris Nany Sri Wardani, SH. Dengan terbitnya Akta Pendirian Yayasan ini, maka pada saat itulah Status Perwakilan Yayasan Bintang Timur menjadi : Yayasan Bintang Timur. Dengan demikian pencetusan awal berdirinya Yayasan Bintang Timur Tangerang adalah Sr. Josephina Nurmalay, TMM yang pada saat itu dipercayakan sebagai Ketua Perwakilan Yayasan Bintang Timur Tangerang.
  3. Sejarah Singkat SMK Maria Mediatrix
  4. Sebagai Tarekat Waktu bergulir dengan begitu cepat, dengan melihat perkembangan pendidikan Persekolahan Maria Mediatrix, semakin diminati dan dipercaya oleh masyarakat, sehingga setiap tahun bertambah jumlah murid di berbagai jenjang unit pendidikan. Kondisi ini memberi semangat juang bagi Yayasan Bintang Timur, berani melangkah lagi untuk membuka sebuah unit pendidikan Maria Mediatrix, maka pada tahun 1995, Perwakilan Yayasan Bintang Timur membuka unit SMK Maria Mediatrix dengan dua jurusan yaitu : Jurusan Administrasi Perkantoran (AP) dan Jurusan Akuntansi (AK). SMK Maria Mediatrix dalam perkembanganya, senantiasa menelorkan siswa/i yang bermutu dan professional, karena mereka disiapkan dengan sungguh-sungguh melalui Praktek Kerja Lapangan (PKL) selama tiga bulan pada berbagai pabrik yang telah menjalin kerja sama dengan SMK Maria Mediatrix hingga saat ini, untuk menambah pengetahuan serta pengalaman dibidang disiplin ilmu yang mereka tekuni.

Stuktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1. Stuktur Organisasi SMK Maria Mediatrix

Tugas dan Tanggung Jawab

  1. Kepala Sekolah
    1. Penyelenggara kegiatan pendidikan
    2. Pembina kesiswaan
    3. Pelanksana bimbingan, penilaian guru dan tenaga pendidikan lainnya
    4. Penyelenggara administrasi sekolah: ketenagaan, keuangan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum
    5. Pelaksana hubungan sekolah dengan lingkungan sekitar sekolah
  2. Komite Sekolah
    1. Menyampaikan harapan para wali murid pada rapat denganpihak sekolah.
    2. Pengawas pelaksaan kegiatan pendidikan
    3. Perencana program pembangunan dan kegiatan proses belajar mengajar
    4. Pengawas pengeluaran keuangan
    5. Penengah pihak sekolah dan wali murid
  3. Tata Usaha
    1. Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa
    2. Penyusun laporan kegiatan sekolah
    3. Penyusun perlengkapan
  4. Waka. Bid. Kurikulum
    1. Penyusun program kegiatan pendidikan
    2. Penyusun pembagian tugas mengajar
    3. Penusun program UAS/UAN dan kenaikan kelas
    4. Penyusun guru wali kelas dan guru piket
    5. Penyusun laporan hasil kegiatan belajar
    6. Pembentuk panitia penerimaan siswa baru
  5. Waka. Bid. Humas
    1. Penghubung pihak sekolah dengan pihak luar sekolah
  6. Waka. Bid. Kesiswaan
    1. Penyusun program pembinaan kesiswaan
    2. Mengkoordinasikan pelaksana bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan OSIS
    3. Memberikan pengarahan pada pengurus OSIS
    4. Penyusun laporan kegiatan kesiswaan
  7. Guru Mata Pelajaran (Mapel)
    1. Pelaksana kegiatan belajar mengajar
    2. Penyusun penilaian hasil belajar peserta didik
  8. Guru Wali Kelas
    1. Pengelola kelas
    2. Penyelenggara administrasi kelas: denah tempat duduk, absen siswa, daftar piket kelas, dafar pengurus kelas, buku rapor.
    3. Pemberi motivasi kepada siswa di kelasnya dalam hal belajar dan melaksanakan tatakrama, sopan santun, juga tata tertib
    4. Pengisi dan pembagi rapor kepada wali murid
  9. Guru BP/BK
    1. Penyusun dan pelaksana program BP/BK.
  10. Siswa-siswi
    1. Mengikuti peraturan yang berlaku di SMK Maria Mediatrix
    2. Siswa wajib datang ke SMK Maria Mediatrix 15 menit sebelum kelas dimulai
    3. Mengikuti pelajaran yang telah ditetapkan

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem yang Berjalan

Ada beberapa prosedur yang berlaku dalam sistem pembayaran yang berjalan saat ini, yaitu:

  1. Prosedur Pembayaran Penerimaan Siswa Baru
  2. Proses pembayaran yaitu Orangtua datang untuk melakukan wawancara dengan Ketua Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB), PSB mencatat kesepakatan kedalam Rincian Kesepakatan Uang Penerimaan Siswa Baru, Orang tua membayar cicilan sesuai kesepakatan kepada pihak PSB, dan orang tua menerima kwitansi oleh pihak PSB.

  3. Prosedur Pembayaran Cicilan Uang Pangkal
  4. Proses pembayaran yaitu siswa memberikan rekap kwitansi pembayaran cicilan sebelumnya ke petugas loket, petugas loket mencatatnya ke dalam kwitansi khusus Uang Pangkal, lalu siswa menyetorkan uang bayaran ke petugas loket, dan petugas loket memberikan kwitansi lembar putih ke siswa sebagai bukti untuk pembayaran cicilan selanjutnya (jika masih ada cicilan).

  5. Prosedur Pembayaran SPP, Uang Komputer dan Mandarin.
  6. Proses pembayaran yaitu siswa datang ke loket dan menyetorkan uang bayaran beserta memberikan kartu SPP, petugas loket mencatat ke dalam kartu SPP siswa dan duplikat kartu SPP yang dipegang oleh pihak loket dan kartu SPP siswa serta duplikat kartu SPP akan diberi tanggal serta paraf petugas.

  7. Prosedur Pembayaran Uang Kegiatan, Uang Seragam, Uang Buku dan Daftar Ulang
  8. Proses pembayaran yaitu siswa datang ke loket dan menyetorkan sejumlah uang sesuai dengan jenis pembayaran, petugas loket akan mencatat pembayaran pada kwitansi-kwitansi khusus sesuai dengan jenis pembayaran, petugas loket akan memberikan kwitansi lembar putih kepada siswa sebagai barang bukti pembayaran.

  9. Prosedur Penginputan EDP
  10. Proses penginputan yaitu petugas loket akan memberikan rekap harian kas kepada bagian penerima kas, penerima kas dan petugas loket melakukan perhitungan ulang antara rekap laporan dan bukti fisik (uang setoran), setelah finall maka rekap laporan diteruskan ke petugas EDP yang akan menginput ke dalam program database.

  11. Posedur Laporan Tunggakan
  12. Proses pelaporan yaitu petugas EDP akan melakukan pelaporan 2 minggu sekali yaitu di awal bulan dan di akhir bulan melalui data yang telah diinput sebelumnya, laporan akan di print ke dalam 2 rangkap yaitu rangkap pertama untuk bagian Accounting dan rangkap ke 2 untuk unit SMK Maria Mediatrix.

Rancangan Prosedur Sistem Berjalan

  1. Use Case Diagram
  2. Gambar 3.2. Use Case Diagram

    Berdasarkan gambar 3.2. Use Case diagram diatas terdapat:

    1. 1 (satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan pembayaran sekolah pada siswa di SMK Maria Mediatrix.
    2. 6 (enam) actor melakukan kegiatan, diantaranya: Siswa, Petugas Loket, Penerima Kas, Petugas EDP, Accounting dan Kepala Sekolah.
    3. 6 (enam) use case yang biasa dilakukan oleh actor tersebut, diantaranya: transaksi pembayaran, mencatat pembayaran, memberikan bukti pembayaran, melaporkan rekap harian, entry rekap harian, melaporkan hasil laporan.
  3. Activity Diagram
  4. Gambar 3.3. Activity Diagram

    Berdasarkan gambar 3.3. Activity diagram diatas terdapat:

    1. 1 (satu) initial node objek yang diawali.
    2. 16 (enam belas) action state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
    3. 2 (dua) decision node.
    4. 2 (dua) final state, objek yang diakhiri.
  5. Sequence Diagram
  6. Gambar 3.4. Sequence Diagram

    Berdasarkan gambar 3.4. Sequence diagram diatas terdapat:

    1. 6 (enam) actor melakukan kegiatannya yaitu: siswa, petugas loket, penerima kas, petugas EDP, acconting, kepala sekolah.
    2. 3 (tiga) participant (objek) diantaranya: kartu SPP/kwitansi, laporan loket, dan laporan tunggakan
    3. 21 (dua puluh satu) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktivitas yang terjadi.
    4. 2 (dua) Alt Combine Fragment, sebagai pilihan.

Analisa Sistem yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

  1. Uang Pangkal
    1. Analisa Masukan
    2. Nama Masukan : Penerimaan Siswa Baru

      Akronim : PSB

      Fungsi : Sebagai data awal fungsi penerimaan siswa baru.

      Sumber : Tim Finansial PSB

      Media : Kertas

      Frekuensi : Setiap penerimaan siswa baru

      Keterangan : Berisi rincian kesepakatan uang penerimaan siswa baru.

    3. Analisa Proses
    4. Nama Modul : Pernyataan Pembayaran

      Masukan : Permintaan Siswa Baru

      Keluaran : Kwitansi Siswa Baru

      Ringkasan Proses : Proses ini akan menghasilkan form Pernyataan Pembayaran PMB yang telah disepakati antara orang tua siswa baru dan pihak petugas wawancara.

    5. Analisa Keluaran
    6. Nama Keluaran : Kwitansi Siswa Baru

      Fungsi : Menampilkan pembayaran uang pangkal

      Media : Kertas

      Rangkap : 3 lembar

      Distribusi : Lembar 1 (putih), untuk Orang tua; Lembar 2 (merah), untuk Bendahara; Lembar 3 (kuning), untuk Tim Finansial PSB.

  2. Uang SPP
    1. Analisa Masukan
    2. Nama Masukan : Pembayaran Uang Sekolah

      Akronim : SPP

      Fungsi : Uang pendidikan

      Sumber : Petugas loket

      Media : Kertas (Kartu SPP)

      Frekuensi : Setiap bulan dalam 1 periode tahun ajaran

      Keterangan : Berisi rincian uang pendidikan 1 bulan yang harus dibayar dalam 1 periode tahun ajaran

    3. Analisa Proses
    4. Nama Modul : Perhitungan Tunggakan SPP

      Masukan : Pembayaran Uang Sekolah

      Keluaran : Kartu SPP

      Ringkasan Proses : Pada proses ini perhitungan tunggakan SPP berdasarkan kartu SPP dan juga tanggal jatuh tempo pembayaran yang sudah ditetapkan setiap bulannya.

    5. Analisa Keluaran
    6. Nama Keluaran : Kartu SPP

      Fungsi : Menampilkan pembayaran uang pendidikan SPP perbulan

      Media : Kertas

      Rangkap : 2 kartu

      Distribusi : Kartu SPP milik siswa, dan kartu SPP sebagai bukti fisik untuk petugas loket.

  3. Laporan Tunggakan Siswa
    1. Analisa Masukan
    2. Nama Masukan : Rekap Penerimaan Harian Kas

      Akronim : Laporan loket

      Fungsi : Petugas loket

      Sumber : Petugas loket

      Media : Kertas

      Frekuensi : Harian

      Keterangan : Berisi rincian penerimaanharian kas yang diperoleh petugas loket.

    3. Analisa Proses
    4. Nama Modul : Perhitungan Rekap Harian

      Masukan : Rekap Penerimaan Harian Kas

      Keluaran : Laporan Tunggakan Siswa

      Ringkasan Proses : Pada proses ini perhitungan tunggakan SPP berdasarkan data rekap harian kas yang bersumber dari petugas loket lalu akan diperiksa oleh petugas penerima kas bersama petugas loket.

    5. Analisa Keluaran
    6. Nama Keluaran : Laporan Tunggakan Siswa

      Fungsi : Menampilkan seluruh tunggakan siswa (uang SPP, uang kegiatan, uang buku paket, dan uang pangkal.)

      Media : Kertas

      Rangkap : 2 (dua) kertas

      Distribusi : Rangkap 1 untuk accounting; Rangkap 2 untuk kepala sekolah.

Konfigurasi Sistem Berjalan

  1. Spesifikasi Hardware
    1. Processor : Pentium IV
    2. Monitor : SVGA 15”
    3. Mouse  : Optical
    4. Keyboard : PS2
    5. RAM  : 1 GB
    6. Harddisk : 40 GB
    7. Printer : Inkjet
  2. Spesifikasi Software
    1. Ms. Office 2003
  3. Hak Akses (Brainware)
    1. Petugas Loket
    2. Petugas EDP
    3. Pimpinan

Permasalahan yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

  1. Permasalahan yang Dihadapi
  2. Berdasarkan analisa yang dilakukan, maka permasalahan yang dihadapi diantaranya adalah:
    1. Proses pencatatan seluruh transaksi pembayaran sekolah masih manual sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencatat dan dan juga sering terjadi kesalahan pada tanggal transaksi bahkan membuat wali murid memilih untuk menitipkan kartu bayaran beserta uang ke pihak lain sehingga apabila pihak ke 3 tersebut tidak langsung menyetor kepada petugas loket, maka akan terjadi kekeliruan yang menyebabkan berkurangnya hubungan baik antara pihak sekolah dan wali murid.
    2. Proses pengecekan hasil rekap harian dilakukan secara manual yang kemungkinan dapat terjadi salah hitung kepada pemasukan atau human error, sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mendapatkan akurasi data.
    3. Pembuatan laporan menggunakan Ms.Office Excel terkadang tidak berjalan dengan baik. Sering terjadi error system dikarenakan sistem yang dirancang tidak mampu menyesuaikan situasi permasalahan yang terjadi.
  3. Alternatif Pemecahan Masalah
  4. Setelah meneliti dan mengamati dari permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan saat ini, agar memudahkan petugas yang berwenang maka diperlukan sistem yang terkomputerisasi berbasis web. Berikut adalah alternatif pemecahan masalah yang penulis usulkan:
    1. Setiap transaksi pembayaran dapat langsung diinput kedalam sistem dan tersimpan kedalam database sehingga akurasi data dapat terjamin.
    2. Pembuatan format pembayaran sudah terotomatisasi sistem dan mampu menyesuaikan situasi permasalahan namun tetap seusai prosedur.
    3. Laporan dapat langsung dicocokkan dengan uang pemasukan yang diterima sehingga memudahkan petugas loket dan penerima kas.
    4. Laporan berkala dapat langsung di print dengan mudah dan cepat diterima.

User Requirement

  1. Elisitasi Tahap I
  2. Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pemgumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara . Untuk membuat Sistem Pembayaran yang terkomputerisasi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap 1 yang telah dibuat:
    Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I
    Elisitasi tahap I yang disusun berdasarkan hasil wawancara dan analisa pada bagian yang terkait serta pihak yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem yang akan dibuat dalam hal wawancara dilakukan terhadap bagian pembayaran (loket) mengenai sistem yang diusulkan oleh pihak penerima pembayaran (loket).
  3. Elisitasi Tahap II
  4. Elisitasi tahap II disusun berdasarkan elisitasi tahap I yang kemudian di klasifikasikan dengan metode MDI. Berikut Penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi :
    1. Menampilkan jumlah pembayaran siswa per bulan dan per tahun yang harus diambil secara otomatis
    2. Dapat menampilkan perbandingan dengan laporan sebelumnya
    Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II
  5. Elisitasi Tahap III
  6. Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Terdapat 1 requirement yang opsinya High (H) dan harus dieliminasi. Berikut adalah requirement tersebut :
    1. Dapat menampilkan Laporan Rekapitulasi Keuangan pada saat kelulusan
    Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III
    Keterangan :
    1. T (Technical) : Tingkat kesulitan dalam pengembangan sistem yang akan dibuat
    2. O (Operational) : Tingkat kesulitan dalam penggunaan sistem oleh usernya
    3. E (Economical)  : Tingkat biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
    4. H (High) : Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal sehinggal requirement tersebut harus dieleminasi.
    5. M (Middle) : Mampu untuk dikerjakan
    6. L (Low) : Mudah untuk dikerjakan
    7. Final Draft Elisitasi
    8. Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem informasi penilaian yang akan dibentuk.
      Keterangan
      Berdasarkan elisitasi tahap III diatas, dihasilkan requirement final draft yang diharapkan dapat mempermudah penulis dalam membuat suatu sistem informasi pembayaran pada SMK Maria Mediatrix Kota Tangerang.
    Tabel 3.4. Final Draft Elisitasi

    BAB IV

    PENUTUP

    Kesimpulan

    Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan pada sistem pembayaran di SMK Maria Mediatrix yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan, diantaranya:
    1. Sistem pembayaran yang dilakukan sudah sesuai prosedur namun prosesnya masih dilakukan secara manual. Diawali dengan pencatatan transaksi yang dilakukan menggunakan kertas yang sangat memungkinkan bukti tersebut hilang atau rusak. Selanjutnya mulai membuat rekap transaksi harian yang dihitung secara manual dari daftar transaksi harian dan kemudian kemudian memindahkannya ke Ms. Office Excel untuk dibuatkan laporan berkala.
    2. Sistem yang berjalan selama ini belum berjalan dengan baik karena proses pembayaran masih dilakukan manual yang dapat menyebabkan salah hitung terhadap kas masuk atau human error sehingga terkadang akurasi data masih rendah.
    3. Keakuratan dalam laporan sudah berjalan sangat baik, namun proses yang dilakukan sebelum pembuatan laporan sangat panjang sekali dikarena sistem masih sangat manual dan banyak sekali terdapat kesalahan yang harus di koreksi kembali, oleh sebab itu sistem yang berjalan saat ini memakan waktu yang lama.

    Saran

    Adapun saran yang diberikan untuk memaksimalkan sistem pembayaran yang sedang berjalan pada SMK Maria Mediatrix adalah perlu adanya sistem berbasis web yang dapat digunakan oleh siapa saja yang sudah diberikan hak akses Kelebihan dibuatnya sistem berbasis web diantaranya sebagai berikut:
    1. Mengurangi biaya yang disebabkan banyaknya bukti pembayaran yang masih berupa kertas.
    2. Membantu penyusunan rekap transaksi dan laporan keuangan sehingga mencegah terjadinya redundancy data dan mencegah hilangnya data-data serta menghasilkan informasi yang akurat dan memberikan kemudahan dalam operasional sistem.
    3. Mempercepat waktu perhitungan rekap transaksi dan pembuatan laporan.

    DAFTAR PUSTAKA

    1. 1,0 1,1 Shinta Dwi Prana Dewi, Moch Dzulkirom, Dwi Atmanto (2015). "Analisis Sistem dan Prosedur Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Dalam Upaya Meningkatkan Pengendalian Intern (Studi Kasus pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Malang)". Vol. 21 No 1. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)
    2. Muhammad Taufiq Muslih, Bambang Eka Purnama (2013). "Pengembangan Aplikasi SMS Gateway untuk Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru di SMAN 1 Jepara". Vol. 2 No 1. Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS)
    3. Priyo Sutopo, Dedi Cahyadi, Zainal Arifin (2016). "Sistem Informasi Eksekutif Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 di Kalimantan Timur Berbasis Web". Vol. 11 No. 1, ISSN:2406-7733. Jurnal Informatika Mulawarman
    4. 4,0 4,1 4,2 Meizarani Helja1 dan Nanda Diaz Arizona (2016). "Perancangan Sistem Informasi Pembayaran Iuran SPP Pada Sma Panca Bhakti Pontianak". ISBN: 978-602-61268-2-5. Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK)
    5. Ana Husnul Khotimah, Siska Iriani (2014). "Sistem Informasi Nilai Siswa pada Madrasah Tsanawiyah (Mts) Al Muhajirin Kalak Donorojo". Vol. 3 No. 1,ISSN : 2303-5700 (Print) - 2354-6654 (Online). Indonesian Journal on Networking and Security (IJNS)
    6. Nurlaili Anisah, Anton, Ummu Radiyah (2016). "Rancangan Sistem Informasi E-Recruitment Berbasis Web pada PT. Geoservices". Vol. 3 No 2, ISSN:2406-7733. Jurnal PROSISKO
    7. 7,0 7,1 Saipul Anwar, Yasin Efendi, Ambi Muhammad Dzuhri (2016). "Perancangan Sistem Informasi Data Trip Lintasan Perhari Cabang Merak dan Laporan ke ASDP Berbasis Web pada PT. JEMLA FERRY". Vol. 9 No. 1, p-ISSN 1979-0767. Studia Informatika: Jurnal Sistem Informasi
    8. 8,0 8,1 Denada Violy Salsabila, Heru Susilo, Rizki Yudhi Dewantara (2016). "Pengaruh Kemudahan Penggunaan dan Kemanfaatan Terhadap Sikap Pengguna Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (Studi Pada Mahasiswa Fakultas Ilmu Administrasi Jurusan Administrasi Bisnis Universitas Brawijaya)". Vol. 36 No. 1. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)
    9. Asti Herliana (2014). "Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Data Pribadi dan Nilai Mahasiswa di Perguruan Tinggi (Studi Kasus Universitas Kebangsan Bandung)". Vol. 1 No 2. Jurnal Informatika
    10. 10,0 10,1 10,2 Agus Sumarnadi Nugroho (2012). "Pengaruh Karakteristik Perusahaan Terhadap Tingkat Keluasan Pengungkapan Laporan Keuangan pada Sektor Industri Makanan dan Minuman yang Terdaftar di Bursa Efek Indonesia". Vol. 1 No. 12. Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi
    11. 11,0 11,1 Shanti Ria Serepia Siregar, dan Penti Sundari (2016). "Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Kependudukan Desa (Studi Kasus di Kantor Desa Sangiang Kecamatan Sepatan Timur)". Vol. 6 No. 1. JIMP - Jurnal Sisfotek Global
    12. Hendria Tony Fristanto, Bambang Eka Purnama, Sukadi (2014). "Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung". Vol. 5 No. 1, ISSN : 2087-0868. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi
    13. Muhammad Jamil, Bunyamin (2015). "Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Laporan Keuangan Walisantri di Pondok Pesantren Al-Halim Garut". Vol. 12 No. 1, ISSN : 2302-7339. Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
    14. Yuanita, Sukadi (2010). "Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SP) dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanank-Kanak Negri Pembina Kecamatan Pringkuku". Vol. 2 No. 4, ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online). Journal Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi
    15. Ali Syahbana (2013). "Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Siswa Madrasah Aaliyah Ma'arif Pacitan". Vol. 5 No. 3, ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online). Journal Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi
    16. Abdillah Baraja (2011). "Sistem Informasi Akademik di Universitas Surakarta". Vol. 3 No. 2, ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online). Journal Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi

    DAFTAR LAMPIRAN

    Lampiran A:
    A.1.Surat Pengantar KKP
    A.2.Surat Penugasan Kerja
    A.3.Form Penggantian Judul
    A.4.Kartu Bimbingan
    A.5.Kartu Study Tetap Final ( KSTF )
    A.6.Form Validasi Kuliah Kerja Praktek (KKP)
    A.7.Kwitansi Pembayaran Kuliah Kerja Praktek (KKP)
    A.8.Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil
    A.9.Daftar Nilai
    A.10.Formulir Seminar proposal
    A.11.Sertifikat Tri Dharma iDuHelp!
    A.12.Sertifikat TOEFEL
    A.13.Sertifikat Pengukuhan Prospek
    A.14.Sertifikat IT Internasional
    A.15.Sertifikat IT Nasional
    A.16.Sertifikat IT Nasional
    A.17.Sertifikat IT Nasional
    A.18.Kurikulum
    A.19.Curriculum Vitae (CV)l
    Lampiran B:
    B.1.Penilaian Objektif iDu
    B.2.Partisipasi #1: Masuk ke Kelas Averroes iDu
    B.3.Partisipasi #2 Rinfo Personal Use + 2 New Rinfo
    B.4.Training iDuHelp
    B.5.Partisipasi #2 Mendapatkan Judul KKP
    B.6.Poster Session
    B.7.Widuri + 1 New User
    B.8.Partisipasi #3 Why Project
    B.9.iDuHelp! Tahap Pertama
    B.10.Partisipasi #3: Penyelesaian laporan tahap 1
    B.11.Progress Project
    B.12.Partisipasi #4 Latihan Presentasi
    B.13.Assignment iDuHelp!
    B.14.Assignment iRAN
    B.15.Special Contributions