ANALISA SISTEM INFORMASI JASA PENGIRIMAN BARANG PADA CV. WIKITA.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, penulis menuliskan beberapa masalah sebagai berikut :
- Apakah sistem informasi jasa pengiriman barang pada CV. Wikita yang sedang berjalan sudah cukup efektif dan efisien?
- Apa saja yang menjadi kendala pada proses pengiriman barang?
- Bagaimana proses bisnis yang diterapkan CV. Wikita saat ini?
Ruang Lingkup
Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun penulis membatasi ruang lingkup penulisan KKP yaitu pada input, penjadwalan pengiriman barang, dan pengiriman barang ke pelanggan CV. Wikita.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sejauh mana tingkat keefektifan dan keefisienan sistem informasi jasa pengiriman barang yang sudah berjalan pada CV. Wikita.
2. Mengetahui kendala apa saja yang sering terjadi pada proses pengiriman barang.
3. Mengetahui proses bisnis yang sedang diterapkan oleh CV. Wikita.
Manfaat Penelitian
Adapun beberapa manfaat dari penelitian ini sebagai berikut :
1. Menerapkan ilmu yang diperoleh selama belajar di perguruan tinggi raharja dengan membuat laporan secara sistematis.
2. Dapat menjadi bahan masukan pada perusahaan terkait penelitian ini.
3.Dapat dijadikan bahan referensi untuk pengembangan sistem informasi jasa pengiriman barang.
Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya, agar dapat dikembangkan oleh peneliti selanjutnya.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam menulis Laporan Kuliah Kerja Praktek, maka penulis mengumpulkan beberapa metode yaitu :
1.Metode Observasi(Pengamatan)
Adalah suatu metode untuk mendapatkan data dengan jalan pengamatan secara langsung ke lokasi sumber data dengan cara mengumpulkan data, informasi dan mempelajari catatan serta dokumen yang ada dan penulis melakukan observasi langsung ke CV. Wikita yang beralamat Jalan Raya M.Toha Km 2,5 Pertokoan Ramayana Pasar Baru Blok A1 No.1 Kelurahan Margasari, Kecamatan Karawaci, Kota Tangerang.
2. Metode Wawancara
Metode ini dengan cara wawancara atau tanya jawab pada stakeholder Cv. Wikita.
3.Metode Pustaka
Metode untuk mendapatkan informasi dari buku-buku atau literature review yang berhubungan dengan penelitian.
Sistematika Penulisan
Agar mendapatkan pemahaman tentang penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek(KKP) ini, penulis mengelompokkan beberapa materi dengan sistematika penulisan sebagai berikut: :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini berisi tentang teori-teori dasar/umum dan teori-teori yang berkaitan dengan topic yang dibahas.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Dalam bab ini menjelaskan secara singkat tentang CV. Wikita yaitu meliputi sejarah singkat CV.Wikita, struktur organisasi, penjelasan wewenang dan tanggung jawab, analisa prosedur serta analisa sistem yang berjalan dengan menggunakan Unified Modeling Language(UML).
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Beberapa definisi sistem menurut para ahli yaitu :
1. Menurut Tata Sutabri (2012:10), "Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu".
2. Menurut Jogiyanto (2010:34), Pengertian sistem yang dapat didefinisikan dengan pendekatan komponen yaitu "kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu".
3. Menurut Mustakini (2009:34), "Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu".
4. Menurut Mulyanto (2009:1), Mendefinisikan "sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan".
Berdasarkan dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah Suatu kumpulan-kumpulan yang saling terhubung dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Syarat-Syarat Sistem
Menurut Paryati dan Ardhana (2008:14), sistem memiliki syarat syarat sebagai berikut: :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan antara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari tujuan elemen.
Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem menurut Sutabri (2012:20) terdiri dari :
1 ) Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2 ) Batas Sistem (Boundary System)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3 ) Lingkungan Luar Sistem(Environment System)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
4 ) Penghubung Sistem (Interface System)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5 ) Masukan Sistem (Input System)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6 ) Pengolahan Sistem (Processing System)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistemakuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
7 ) Keluaran Sistem (Output System)
Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukanbagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.
8 ) Sasaran Sistem (Objective)dan tujuan (Goals)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidakmemiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Klasifikasi Sistem
Menurut Mustakini (2009:53), Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstak system) lawan sistem fisik (phisical system), sistem alamiah (natural sysitem), lawan sistem buatan manusia (human made system), sistem pasti(deterministic system) lawan sistem probabilistik (probobalistic system), dan sistem tertutup (closed system) melawan sistem terbuka (open system).
1 ) Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sitem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2 ) Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/natural tanpa campuran tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.
3 ) Sistem Pasti (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/diperkirakan sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tentu sistem tingkahlakunya tidak dapat ditentukan sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya.
4 ) Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan sistem relatif tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem.
Daur Hidup Sistem
Menurut Rusdian dan Irfan(2014:39), Daur hidup sistem terbagi menjadi lima sistem, yaitu : 1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, akan timbul kebutuhan yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas sistem yang ada. Semua data ini harus didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitas.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem. Peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem sebenarnya, yang merupakan langkah akhir pembangunan sistem.
4. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk sistem informasi semuanya bersifat stalis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi. Ia selalu mengalami perubahan-perubahan itu karena pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan peraturan, dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki dan diperbaharui.
5. Sistem menjadi Usang
Terkadang perubahan terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Dengan demikian, secara ekonomis dan teknis sistem yang ada tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
Konsep Dasar Informasi
Definisi Data
Definisi beberapa data menurut para ahli, yaitu :
1. Menurut John J. Longkutoy dalam Sutabri (2012:2) , istilah data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain.
2. Menurut Taufiq (2013:13), “Data adalah sesuatu yang diberikan untuk kemudian diolah”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Data adalah suatu fakta yang nyata yang harus diolah agar dapat menjadi sebuah informasi.Informasi dibentuk dari kumpulan data-data sehingga tanpa adanya data, informasi tidak akan pernah ada. Data yang menjadi informasi sebelumnya telah diolah terlebih dahulu.
Menurut Paryati dan Ardhana (2008:18), Pengolahan data yaitu proses perubahan data menjadi informasi sehingga memiliki kegunaan. Untuk dapat melakukan pengolahan data secara tepat dibutuhkan data yang banyak dan aktifitas pengolahan data yang kompleks. Selain itu untuk dapat menyelesaikan kebutuhan dan pengolahan data diperlukan sebuah metode, yaitu:
1. Pengumpulan Data.
Dalam mendapatkan informasi diperlukan proses yang cepat.
2. Penyimpanan.
Tempat penyimpanan data yang efisien.
3. Keamanan.
Data dapat dijaga secara aman untuk mencegah kerusakan atau penyalahgunaan.
4. Integritas dan Pengujian.
Data secara bertahap diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasi.
Definisi Informasi
1. Menurut Paryati dan Ardhana (2008:17), “Informasi merupakan kumpulan data yang diproses dan diolah menjadi data yang memilik arti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan”.
2. Menurut Hidayat (2009:10), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah kumpulan data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berguna dan dapat dimanfaatkan bagi penerima informasi untuk mengambil keputusan.
Kualitas Informasi
Menurut Mulyanto (2009:247), Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, diantaranya, yaitu:
a.Akurasi (Accuracy)
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:
- Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
- Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
- Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.
b.Tepat Waktu (Timeliness)
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.
c.Relevansi (Relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.
Fungsi Informasi
Menurut Jogiyanto (2010:10), Fungsi informasi adalah untuk menambah pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Fungsi informasi tidak mengarahkan pengambilan keputusan mengenai apa yang harus dilakukan, tetapi untuk mengurangi keanekaragaman dan ketidakpastian yang menyebabkan diambilnya suatu keputusan yang baik.
Nilai Informasi
Informasi merupakan salah satu hal yang dapat membantu proses pengambilan keputusan. Tetapi hanya informasi yang bermanfaat dan memiliki nilai yang dijadikan acuan untuk mengambil keputusan. </p>
Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal, yaitu:
1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
2. Untuk mendapatkan pengalaman.
3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.
5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:46), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Paryati dan Ardhana (2008:29), Sistem informasi merupakan sistem yang berada pada organisasi yang didalamnya terdapat sekelompok orang-orang, teknologi, media, fasilitas, prosedur-prosedur dan pengendalian yang digunakan untuk tujuan mendapat jalur komunikasi, memproses transaksi secara rutin, member snyal kepada manajemen mengenai kejadian-kejadian internal dan eksternal dan menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah suatu kumpulan organisasi yang saling berinteraksi melaksanakan kegiatan pengolahan informasi untuk pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi.
Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:47) , mengemukakan bahwa Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Blok bangunan itu terdiri dari:
- Blok Masukan (Input Block)Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
- Blok Model (Model Block)Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
- Blok Keluaran (Output Block)Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
- Blok Teknologi (Technology Block)Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi terdiri dari teknisi (Humanware atau Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware).
- Blok Basis Data (Database Block)Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
- Blok Kendali (Controls Block)Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Manfaat Sistem Informasi
Menurut Paryati dan Ardhana (2008:31), Sistem informasi memiliki manfaat, sebagai berikut:
- Pendidikan Dalam dunia pendidikan sistem informasi dapat digunakan sebagai penunjang kegiatan belajar-mengajar. Siswa atau mahasiswa dapat mencari artikel sebagai bahan referensi dalam mengerjakan tugas atau menyusun skripsi, melihat berita terbaru dengan mengunjungi situs-situs berita yang memberikan layanan updating selama 24 jam seperti detik.com dan lain-lain.
- PemerintahanDi dalam pemerintahan sistem informasi sangat penting dalam melaporkan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh pemerintah daerah atau pemerintah pusat. misalnya dalam pelaksanaan pemilihan umum, masyarakat dapat dengan cepat mengetahui hasilnya, partai mana yang mendapatkan suara terbanyak dan siapa yang akan menjadi calon untuk menduduki kursi pemerintahan, hanya dengan mengakses internet.
- Bisnis atau PerkantoranDalam dunia bisnis atau perkantoran sistem informasi dapat memperlancar kegiatan-kegiatan yang dilakukan di dalamnya. Misalnya bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah data nasabah, membuat laporan transaksi, penguangan cek, pencatatan buku tabungan dan lain-lain.
- Seni, Budaya dan PariwisataDalam dunia seni, budaya dan pariwisata, sistem informasi menjadi factor utama dalam memperkenalkan seni dan budaya dan mempromosikan dunia pariwisata agar dapat diketahui oleh masyarakat luas bahkan hingga keseluruh dunia.
Tujuan Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2010:13), Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.
Tujuan sistem informasi terdiri dari Kegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Realibility), Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity), dan Fleksibilitas (Fleksibility).
- Kegunaan (Usefulness)Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.
- Ekonomi (Economic) Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.
- Keandalan (Realibility) Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.
- Pelayanan Langganan (Customer Service)Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.
- Kesederhanaan (Simplicity) Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.
- Fleksibilitas (Fleksibility) Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.
Teknologi Informasi
Pengertian Teknologi Informasi
Menurut Rusdian dan Irfan(2014:52), "Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan".
Dengan kata lain, adanya Teknologi Informasi membuat segala sesuatu menjadi mudah. Mendapatkan infomasi dengan cepat, akurat dan relevan.
Komponen Sistem Teknologi Informasi
Menurut Rusdian dan Irfan(2014:55), Komponen utama sistem teknologi infomasi berupa:
1. Data
2. Perangkat Keras(Hardware)
3.Perangkat Lunak(Software)
4. Perangkat Jaringan(Netware)
5. Orang(Brainware)
Gambar 2.1 Skema Sistem Teknologi Informasi
Peranan Teknologi Informasi
Menurut Rusdian dan Irfan(2014:56), Peran yang dapat diberikan oleh teknologi informasi adalah mendapatkan informasi untuk kehidupan pribadi, seperti informasi tentang kesehatan, hobi, rekreasi, dan rohani. Peran teknologi informasi dapat dijadikan saran kerja sama antara pribadi atau kelompok yang satu dengan pribadi atau kelompok yang lain tanpa mengenal batas jarak dan waktu, negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor lainnya yang dapat menghambat bertukar pikiran.
Konsep Analisa Sistem
Definisi Analisa Sistem
Beberapa definisi analisa sistem menurut para ahli, sebagai berikut:
Menurut Mulyanto (2009:125), Analisa sistem adalah teori sistem umum yang sebagai sebuah landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mennganti output yang sdang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain (bisa jadi lebih sederhana dan lebih interatif) atau melakukan beberapa perbaikan serupa.
Menurut Yakub (2012:142), Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan).
Tahap-tahap Analisa Sistem
Menurut Mulyanto (2009:126), Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tahapan ini bisa merupakan tahap yang mudah jika client sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika client tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail-detail proses bisnisnya.
Menurut Mulyanto (2009:129), Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya adalah:
- Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah.
- Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
- Analysis, yaitu melakukan analisa terhadap sistem.
- Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.
Teori Khusus
Jasa Pengiriman Barang
Definisi Jasa
Menurut Lovelock Dan Wright (2002), Jasa adalah suatu tindakan atau kinerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak kepada pihak lain. Meskipun proses dapat dikaitkan dengan suatu produk fisik, kinerja pada dasarnya intagible dan biasanya tidak menghasilkan kepemilikan salah satu faktor produksi.
Layanan jasa adalah kegiatan ekonomi yang menciptakan nilai dan memberikan manfaat bagi pelanggan pada waktu dan tempat tertentu, sebagai akibat dari membawa perubahan yang diinginkan di atau atas nama penerima layanan.
Karakteristik Jasa
- Tidak Berwujud (Intangibility)Jasa berbeda dengan hasil produksi perusahaan. Jasa tidak dapat dilihat, diraba, dirasa, didengar, dicium sebelum jasa itu dibeli. Benda atau barang yang kita beli atau yang kita gunakan sehari-hari adalah sebuah objek, sebuah alat atau sebuah benda, sedangkan jasa merupakan perbuatan, penampilan atau sebuah usaha. Bila kita membeli barang maka barang tersebut dipakai atau ditempatkan di suatu tempat. Tetapi bila membeli jasa maka pada umumnya tidak ada wujudnya. Bila uang dibayar untuk beli jasa, maka pembeli tidak akan memperoleh tambahan benda yang dapat dibawa ke rumah. Walaupun penampilan jasa diwakili oleh wujud tertentu.
- Tidak Dapat Dipisahkan (Inseparability)Umumnya jasa dihasilkan dan dikonsumsi secara bersama tidak seperti barang fisik yang diproduksi, disimpan dalam persediaan, didistribusikan lewat berbagai penjualan dan baru kemudian dikonsumsi. Sedangkan jasa biasanya dijual dahulu kemudian diproduksi dan dikonsumsi secara serentak. Misalnya jasa yang diberikan oleh sebuah perusahaan penerbangan, calon penumpang membeli tiket, kemudian berangkat dan duduk dalam kabin pesawat, lalu pesawat diterbangkan ke tempat tujuannya, pada saat penumpang itu duduk dalam kabin pesawat, pada saat itulah jasa diproduksi.
- Keberagaman (Variability)Jasa sangat bervariasi karena tergantung pada siapa yang menyediakan dan kapan serta dimana jasa itu dilakukan. Misalnya jasa yang diberikan oleh sebuah maskapai penerbangan yang melayani rute terbang jarak pendek dengan maskapai penerbangan yang melayani rute terbang yang panjang akan sangat berbeda.
- Tidak Tahan Lama (Perishability)Jasa tidak dapat disimpan. Seorang calon penumpang yang telah membeli tiket pesawat untuk suatu tujuan tertentu tetap dikenakan biaya administrasi, walaupun dia tidak jadi berangkat. Tidak tahan lamanya jasa tidak jadi masalah bila permintaan tetap. Tetapi jika permintaan berfluktuasi, perusahaan jasa menghadapi masalah yang rumit. Misalnya pada musim-musim puncak seperti liburan sekolah, tahun baru, musim haji atau hari raya, sebuah perusahaan penerbangan harus mempersiapkan armada pesawat lebih, berbeda dari permintaan dan penyediaan pesawat pada sepanjang bulan-bulan biasanya.
Definisi Jasa Pengiriman Barang(Jasa Freight Forwarding)
Menurut PER-178/PJ/2006 mendefinisikan Jasa Pengiriman Barang (Jasa Freight Forwarding) yaitu yang mengacu pada Keputusan Menteri Perhubungan No.KM/10 Tahun 1988 tentang Jasa Pengurusan Transportasi. Berdasarkan SK Menhub tersebut, yang dimaksud dengan Jasa Pengiriman Barang (Jasa Freight Forwarding) adalah :
Usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan Pemilik Barang, untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara yang dapat mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, penandaan pengukuran, penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, klaim asuransi, atas pengiriman barang serta penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenan dengan pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterimanya barang oleh yang berhak menerimanya.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Jasa Pengiriman Barang adalah seluruh kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengirim barang sampai pada orang yang berhak menerimanya
CV
Definisi CV
Menurut Purnamasari(2010:22), Persekutuan Komanditer (commanditaire vennootschap atau CV) merupakan salah satu alternatif badan usaha yang dapat dipilih oleh para pengusaha yang ingin melakukan kegiatan usaha dengan modal terbatas. Berbeda dengan PT yang mensyaratkan minimal modal dasar sebesar 25%-nya, dalam CV tidak ditentukan jumlah modal minimal. Jadi, apabila seorang pengusaha ingin berusaha diindustri rumah tangga, percetakan, biro jasa, perdagangan, katering dan semacamnya dengan modal Awal yang tidak terlalu besar, dia dapat memilih CV sebagai alternatif badan usaha tak berbadan hukum yang memadai.
Berdasarkan sekutunya CV dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
1. Sekutu aktif atau sekutu Komplementer, adalah sekutu yang menjalankan perusahaan dan berhak melakukan perjanjian dengan pihak ketiga. Artinya, semua kebijakan perusahaan dijalankan oleh sekutu aktif. Sekutu aktif sering juga disebut sebagai persero kuasa atau persero pengurus.
2. Sekutu Pasif atau sekutu Komanditer, adalah sekutu yang hanya menyertakan modal dalam persekutuan. Jika perusahaan menderita rugi, mereka hanya bertanggung jawab sebatas modal yang disertakan dan begitu juga apabila untung, uang mereka memperoleh terbatas tergantung modal yang mereka berikan. Status Sekutu Komanditer dapat disamakan dengan seorang yang menitipkan modal pada suatu perusahaan, yang hanya menantikan hasil keuntungan dari inbreng yang dimasukan itu, dan tidak ikut campur dalam kepengurusan, pengusahaan, maupun kegiatan usaha perusahaan. Sekutu ini sering juga disebut sebagai persero diam.
Persekutuan komanditer biasanya didirikan dengan akta dan harus didaftarkan. Namun persekutuan ini bukan merupakan badan hukum (sama dengan firma), sehingga tidak memiliki kekayaan sendiri.
Jenis-Jenis CV
Berdasarkan perkembangannya, bentuk perseroan komanditer adalah sebagai berikut:
- Persekutuan komanditer murniBentuk ini merupakan persekutuan komanditer yang pertama. Dalam persekutuan ini hanya terdapat satu sekutu komplementer, sedangkan yang lainnya adalah sekutu komanditer.
- Persekutuan komanditer campuranBentuk ini umumnya berasal dari bentuk firma bila firma membutuhkan tambahan modal. Sekutu firma menjadi sekutu komplementer sedangkan sekutu lain atau sekutu tambahan menjadi sekutu komanditer.
- Persekutuan komanditer bersahamPersekutuan komanditer bentuk ini mengeluarkan saham yang tidak dapat diperjualbelikan dan sekutu komplementer maupun sekutu komanditer mengambil satu saham atau lebih. Tujuan dikeluarkannya saham ini adalah untuk menghindari terjadinya modal beku karena dalam persekutuan komanditer tidak mudah untuk menarik kembali modal yang telah disetorkan.
UML
Definisi UML
“Unified Modelling Language” yaitu suatu metode permodelan secara visual untuk sarana perancangan sistem berorientasi objek, atau definisi UML yaitu sebagai suatu bahasa yang sudah menjadi standar pada visualisasi, perancangan dan juga pendokumentasian sistem softwere. Saat ini UML sudah menjadi bahasa standar dalam penulisan blue print softwere.
Model UML
Menurut Widodo (2011:10), “Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi”. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:
- Diagram kelas (Class Diagram)Bersifat statis, Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.
- Diagram paket (Package Diagram)Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.
- Diagram use-case (Usecase Diagram)Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use-case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
- Diagram interaksi dan sequence (Sequence Diagram)Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah iterasiksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.
- Diagram komunikasi (Communication Diagram)Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.
- Diagram statechart (Statechart Diagram).Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas.
- Diagram aktivitas (Activity Diagram).Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
- Diagram komponen (Component Diagram).Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.
- Diagram deployment (deployment diagram).Bersifat statis. Diagram inimemperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang di dalamnya. Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya misalnya data flow diagram, entity relationship diagram, dan sebagainya.
Konsep Literature Review
Dalam melakukan kajian literature review ini, langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut :
Menurut Warsito (2009:42), “Literature review adalah suatu survey tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian”.
Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki kolerasi searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam KKP ini, antara lain :
- Penelitian yang dilakukan oleh Sutajaya(2014), Penelitian yang dilakukan oleh Sutajaya yang berjudul;”Perancangan Sistem Informasi Jasa Pengurugan Secara Online pada CV. Raja Putra Mandiri”. Sistem yang ada pada CV. Raja Putra Mandiri masih menggunakan sistem manual dengan buku besar sebagai pencatatan data pemesanan. Untuk dapat membantu dalam proses pemesanan, penelitian yang dilakukan oleh Sutajaya mengusulkan sebuah sistem berbasis web yang menggunakan bahasa pemograman PHP dengan Dreamweaver CS5 sebagai software pembuatannya.
- Penelitian yang dilakukan oleh Nuferin(2014), Penelitian yang dilakukan oleh Nuferin berjudul; “Analisa Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang Pada PT. Bintang Jasa Gemilang”. Penelitian ini memiliki kesamaan pada judul yang penulis teliti. Penelitian ini memfokuskan hanya pada satu permasalahan saja yaitu pada proses order pelanggan dimana pelanggan harus datang dan bertemu langsung ke Marketing saat ingin mengirimkan barang atau melihat biaya pengiriman.
- Penelitian yang dilakukan oleh Santi Priliarni(2014), penelitian yang dilakukan oleh Santi Priliarni yang berjudul; “Analisa Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service Mesin pada PT. Mulya Bangun Sentosa”. Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah ada di perusahaan menjadi lebih terkomputerisasi karena sistem saat ini masih menggunakan Microsoft Office. Kekurangan pada penelitian ini, tidak dijelaskan detail batasan masalah apa yang diteliti.
BAB III
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Gambaran Umum Perusahaan
CV. WIKITA merupakan perusahaan ekspedisi yang menfokuskan pada jasa pengiriman barang melalui transportasi Darat. CV. WIKITA beralamat di Jalan Raya M.Toha Km 2,5 Pertokoan Ramayana Pasar Baru Blok A1 No.1 Kelurahan Margasari, Kecamatan Karawaci, Kota Tangerang.
Sejarah Singkat CV. WIKITA
CV. WIKITA merupakan perusahaan ekspedisi yang menfokuskan pada jasa pengiriman barang melalui transportasi Darat. CV. WIKITA beralamat di Jalan Raya M.Toha Km 2,5 Pertokoan Ramayana Pasar Baru Blok A1 No.1 Kelurahan Margasari, Kecamatan Karawaci, Kota Tangerang. CV. WIKITA didirikan pada tanggal 2012 di kota Tangerang, Banten.
Perusahaan yang baru berjalan 3 tahun ini sudah mempunyai 20 Armada Truck dan 10 Armada Pick Up. Loyalitas yang tinggi menjadi andalan CV. WIKITA untuk terus mengembangkan perusahaan. CV. WIKITA yang berkomitmen untuk mengedepankan standar pelayanan untuk sebuah perusahaan jasa pengiriman barang guna memberikan kepuasan kepada customer.
Visi dan Misi
Visi
Menjadi salah satu perusahaan jasa pengiriman yang terdepan dan terpercaya serta terus berkembang sesuai dengan kebutuhan dalam bidang jasa pengiriman barang.
Misi
Memberikan Pelayanan Jasa Pengiriman yang handal. Profesionalisme dalam pelayanan, dengan komitmen tepat waktu dan keamanan yang terjaga. Menjaga Kualitas dan standar mutu pelayanan pengiriman, Memberikan solusi dengan nilai tambah serta ikut berperan aktif dalam pembangunan di Indonesia.
Struktur Organisasi
Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur yang sangat diperlukan untuk menghubungkan antara orang-orang yang menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Struktur organisasi akan berperan dalam menggerakan atau menjaga kelangsungan hidup suatu perusahaan. Sama halnya dengan CV. WIKITA yang memiliki struktur organisasi sebagai berikut:
Gambar 3.1Struktur Organisasi
Tugas dan Tanggung Jawab
Dari struktur organisasi diatas maka dapat kita lihat tugas maupun fungsi-fungsi dari masing-masing bagian, yaitu sebagai berikut :
1. Pimpinan
- Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.
- Bertanggung Jawab menentukan garis besar kebijakan perusahaan
2. Admin Operasional
- Mengatur jadwal keberangkatan pengiriman barang untuk pelanggan.
- Memberikan surat jalan ke bagian pengiriman.
- Bertanggung Jawab dalam seluruh kegiatan operasional.
3. Admin Keuangan
- Memberikan uang jalan kepada bagian pengiriman.
- Bertanggung jawab atas laporan keuangan
- Bertanggung jawab atas pengeluaran keuangan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran dana.
4. Bagian Pengiriman
- Melakukan pengiriman barang
- Melakukan control terhadap kendaraan operasional pengiriman
- Bertanggung jawab langsung pada Admin Operasional
- Mengadakan afiliasi.
5. Kasir
- Membuat dokumen tagihan
- Membuat dokumen pengiriman penagihan
- Bertanggung jawab langsung kepada Admin Keuangan.
Tata Laksana Sistem yang Berjalan
Prosedur Sistem yang Berjalan
Prosedur sistem jasa pengiriman barang pada analisa ini terdiri dari beberapa prosedur diantaranya:
- Prosedur RegistrasiCustomer menelpon atau datang langsung ke perusahaan untuk order pengiriman barang.
- Prosedur Penjadwalan Pengiriman BarangSetelah mendapat order dari customer Admin Operasional mengatur jadwal keberangkatan armada untuk pengiriman barang.
- Prosedur Pembuatan Surat Jalan Dan Uang JalanAdmin Operasional membuat dokumen surat jalan dan melaporkan kepada Pimpinan setelah itu Pimpinan memerintahkan Admin Keuangan untuk membuat dokumen uang jalan.
- Prosedur Pengiriman BarangProsedur pengiriman barang dilakukan setelah mendapat surat jalan dan Sopir dalam bagian pengiriman meminta uang jalan kepada Admin Keuangan untuk pengiriman. Mengambil barang ke customer yang akan dikirim sampai ketempat tujuan.
Rancangan Prosedur Sistem Berjalan
Use Case Diagram Sistem Pengiriman Barang
Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modelling Language(UML) untuk menggambarkan proses yang sedang berjalan saat ini, yaitu:
Gambar 3.2 Use CaseDiagram Sistem Pengiriman Barang
Berdasarkan gambar diatas, Sistem Pengiriman barang yang berjalan memiliki kegitan seperti berikut :
a. 1 sistem yang mencakup seluruh proses pengiriman barang.
b. 6 Aktor yang melakukan kegiatan, diantaranya customer, Admin Operasional, Admin Keuangan, Pimpinan, Kasir, dan Bagian Pengiriman.
c. 12 use case yaitu Order, Membuat jadwal keberangkatan armada, setuju atau tidak setuju, membuat surat jalan, membuat dokuen uang jalan, membuat tagihan, membayar tagihan, memberikan nota pembayaran, mengambil barang, mengirim barang.
Activity Diagram Sistem Pengiriman Barang
Gambar 3.3. Activity Diagram
Berdasarkan gambar 3.3 Activity Diagram yang berjalan saat ini terdapat :
a. 1 initial node sebagai mengawali objek
b. 12 State yaitu, order, buat jadwal berangkat armada, setuju atau tidak setuju, membuat surat jalan, buat dokumen uang jalan, buat tagihan, mambayar tagihan, menerima pembayaran, meminta uang jalan, memberikan uang jalan, mengambil barang, dan mengirim barang.
c. 6 Vertical Swimline yaitu, Customer, Admin Operasional, Pimpinan, Admin Keuangan, Kasir, dan Bagian Pengiriman.
d. 1 activity final node objek yang diakhiri.
Konfigurasi Sistem yang Berjalan
Perangkat Keras (Hardware)
1. Processor : Inter Core i3
2. Memory : 2 GB DDR 3
3. Harddisk : 500 GB
4. Monitor LCD : 14 inci
5. Keyboard dan Mouse : Standard
6. Printer : Hp Officejet 7000 Wide Format
Perangkat Lunak (Software)
Sistem Operasi Windows 7
Microsoft Office 2007
Google Crome
Mozilla Firefox
Analisa Waktu dan Tenaga
Analisa Waktu
Analisa ini berisi tentang waktu penyelesaian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan sistem yang sedang berjaln, antara lain:
- Membuat jadwal keberangkatan armada 2 jam.
- Membuat surat jalan 10 menit
- Membuat dokumen uang jalan 10 menit
- Membuat tagihan 15 menit
Analisa Tenaga
Analisa ini berisi tentang tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan sistem yang berjalan, antara lain:
- Membuat jadwal keberangkatan armada 1 orang
- Membuat dokumen uang jalan 1 orang
- Membuat tagihan 1 orang
Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa kebutuhan sistem pengiriman barang pada CV. WIKITA yang dapat memberi keuntungan, yaitu:
- Dibutuhkan sistem yang dapat memberi informasi tentang pengiriman barang lebih cepat dan akurat.
- Dibutuhkan sistem yang dapat mengatur jadwal keberangkatan armada sehingga tidak membuang waktu dalam proses pengiriman barang.
- Dibutuhkan sistem yang dapat mengolah data dan memelihara data dengan menggunakan database sehingga data dapat dengan mudah diupdate.
Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan Yang Dihadapi
Analisa Batasan Masalah
Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem. Setelah melakukan observasi maka penulis membatasi permasalahan yang terfokus pada proses penjadwalan keberangkatan armada. Dimana di dalam menjalankan sistem tersebut berhubungan dengan beberapa bagian lain yang berperan sebagai kesatuan luar.
Analisa Permasalahan
Berdasarkan Observasi yang dilakukan dalam Sistem Pengiriman Barang pada CV. WIKITA, maka dapat disimpulkan permasalahannya adalah:
- Sistem yang berjalan saat ini belum mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat dalam memberikan informasi mengenai proses pengiriman barang.
- Saat ini sistem yang ada pada perusahaan belum efisien dalam prosesnya, karena dalam menjadwalkan keberangkatan armada truck atau pick up, Admin Operasional harus mengatur jadwal secara manual dengan mencocokan jadwal supir atau bagian pengiriman. Setelah itu melaporkan pada Pimpinan atas hasil pengaturannya, jika Pimpinan tidak menyetujui jadwal maka Admin Operasional harus membenahi jadwal dan mengatur kembali. Dimana membutuhkan banyak waktu sehingga tidak efisien. Pengaturan jadwal ini juga berpengaruh pada pengiriman barang, karena jika jadwal belum tersusun supir atau bagian pengiriman belum dapat bertindak atas order dari Customer.
Alternatif pemecahan masalah
Berdasarkan penelitian dari analisa permasalahan sistem pengiriman barang, sistem yang berjalan belum dapat diimplementasikan secara efisien sehingga memberikan alternatif pemecahan masalah dengan cara :
- Membuat sistem berbasis web sehingga penyampaian informasi dapat dengan mudah didapat, cepat dan akurat.
- Menggunakan MySQL untuk database penyimpanan.
- Menggunakan Adobe Dreamweaver untuk membangun sistem.
- Membuat sistem pengiriman barang yang memiliki fasilitas penjadwalan keberangkatan armada, pembuatan surat jalan, pembuatan tagihan, dan laporan.
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan analisa yang dilakukan pada CV. Wikita, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
- Sistem informasi yang ada pada CV. Wikita masih belum cukup efektif dan efesien, karena sistem yang digunakan masih manual sehingga keakuratan data dalam proses pengiriman barang belum sepenuhnya dapat dibuktikan kebenarannya.
- 2. Kendala yang dihadapi dalam prosedur pengiriman barang adalah pada proses penjadwalan keberangkatan armada, dimana masih sering terjadi perbedaan pendapat antara admin operasional dengan pimpinan sehingga tidak jarang admin operasional membuat pengaturan jadwal berulang kali.
- 3. CV. Wikita menerapkan proses bisnis dengan cukup baik, namun sistem yang masih manual dan belum terintegrasi dengan baik mengakibatkan CV. Wikita cukup sulit untuk berkembang keranah bisnis yang lebih luas.
Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan saran dari hasil analisa sistem yang telah dibuat pada CV. Wikita, saran ini diharapkan dapat berguna bagi perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan untuk mencapai hasil maksimal dalam pelayanan jasa kepada pelanggan. Saran-saran yang dapat penulis berikan diantaranya :
- Agar sistem informasi pada CV. Wikita dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka perlu adanya sistem yang dapat memberikan informasi dengan cepat dan akurat dalam proses pengiriman barang.
- Untuk mengatasi kendala yang sering dihadapi, maka perlu dibuat sistem pengaturan jadwal keberangkatan armada yang tepat dan akurat sehingga tidak ada lagi pengulangan pekerjaan berulang kali dan perbedaan pendapat antara pimpinan dan admin operasional.
- 3. Pembuatan sistem dengan database merupakan salah satu solusi untuk dapat mengelola data dan pemeliharaan data yang terintegrasi dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
- Hidayat, Deddy. 2010. Definisi Sistem. Tangerang : Jurnal Cyber Raharja.
- Jogiyanto,2010. HM.Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
- Lovelock Dan Wright.2002. 7 Pengertian Dan Karakteristik Jasa Menurut Para Ahli. www.dosenpendidikan.com/7-pengertian-dan-karakteristik-jasa-menurut-para-ahli. (27 Agustus 2015).
- Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
- Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset.
- Paryati,. Dan Yosef Murya Kusuma Ardhana. 2008. Sistem Informasi. Yogyakarta: Ardana Media.
- Purnamasari, Irma Devita. 2010. Panduan Lengkap Hukum Praktis Populer:Kiat-Kiat Cerdas, Mudah, Dan Bijak Mendirikan Badan Usaha. Bandung: Mizan Media Utama.
- Rusdiana, H., dan Moch.Irfan. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Pustaka Setia.
- Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
- Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Bumi Aksara.
- Suyono, 2005. Shipping : pengangkutan intermodal Eksport Import melalui laut,edisi ke-3.PPM, Jakarta.
- Taufiq, 2013 . Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain Dan Implementasi, Edisi ketiga, Penerbit Graha Ilmu. Yogyakarta.
- Warsito,2009.Literature review' adalah suatu survey tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian.
- Widodo, P.Pudjo., dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika
- Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu.
DAFTAR LAMPIRAN
