KP1111466906
ANALISA SISTEM INFORMASI MONITORING STOCK
ACCURACY DAN JUST IN TIME-DISTRIBUSI WAREHOUSE
FINISHED GOOD SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
DEPARTEMENT PLANT PADA
PT. SOFTEX INDONESIA
Disusun Oleh :
1111466906 |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI Management Information System
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
(2014)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN
ANALISA SISTEM INFORMASI MONITORING STOCK
ACCURACY DAN JUST IN TIME-DISTRIBUSI WAREHOUSE
FINISHED GOOD SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
DEPARTEMENT PLANT PADA
PT. SOFTEX INDONESIA
Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti skripsi pada jurusan
Sistem Informasi Konsetrasi Sistem Informasi Manajemen
| Dosen Pembimbing |
Pembimbing Lapangan
| ||||
| (Meta Amalya Dewi, M.Kom) |
|||||
| NIP : 02026 |
NIP : 402.195
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertandatangan di bawah ini,
NIM |
: 1111466906
|
Nama |
|
Jurusan |
|
Konsentrasi |
: Management Information System
|
Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuhkesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Juni 2014
( Muhammad Satrio )
|
| NIM : 1111466906
|
)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
PT. Softex Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur penyediaan produk dan jasa kesehatan serta perawatan pribadi (disposable hygiene product) yang meliputi: popok bayi (baby diapers), pembalut wanita (sanitary napkin), dan popok orang dewasa (adult diapers). Dalam mencapai tujuan perusahaan diperlukan suatu informasi sebagai penunjang dalam mengambil kebijakan-kebijakan perusahaan. Informasi yang tentunya berguna bagiperusahaan salah satunya adalah mengenai penerapan keakuratan stok (stock accuracy), Just In Time (JIT)-Distribusi (loading time) pada divisi Warehouse-Finished Goods. Dalam Pencapaian Level Service Delivery, data stock yang dihasilkan belum akurat sehingga menyebabkan dalam proses laporan yang dihasilkan terkadang masih ada kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan dengan data yang sebenarnya. Dalam penerapan Just In Time (JIT)-Distribusi (loading time) kecepatan pada saat pengambilan barang dan ketepatan pada melakukan proses pengeluaran barang dengan maksismal dan tidak ada kesalahan pada pengeluaran barang ke distributor untuk pencapaian Level Service Delivery pada divisi Warehouse Finished Goods. Untuk bisa memaksimalkan pengeluaran barang dan kesalahan-kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan, maka penulis mengusulkan adanya aplikasi Sistem informasi yang terkoputerisasi. Penulisan ini dibuat dengan menggunakan metode analisa berorientasi objek, menggunakan alat bantu Unified Modeling Language (UML) . Hasil dari penulisan ini dalam bentuk rekomendasi terhadap penyelesaian masalah yang ada selama ini.
Kata kunci : keakuratan stok (stock accuracy), Just In Time-Distribusi (Loading time), Sistem Informasi.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT Tuhan semesta alam yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek(KKP) ini.
Laporan KKP ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Softex Indonesia. Lebih tepatnya di Divisi Warehouse Finished Good ( WH-FG ) Supply Chain Management Departement Plant yang mengambil judul “AnalisaSistem Informasi Monitoring Stock Accuracy dan Just In Time-Distribusi warehouse Finished Goods Supply Chain Management Departement Plant Pada PT. Softex Indonesia.” Penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan dari setiap pihak, maka Laporan KKP ini tidak akan terwujud dan selesai tepat pada waktunya. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :
| 1. | Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku ketua STMIK Raharja. |
| 2. | Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja. |
| 3. | Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi. |
| 4. | Meta Amalya Dewi, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah membantu memberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan laporan ini. |
| 5. | Bapak Suhendra Setiadi selaku Head of SCM Departement PT. Softex Indonesia yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini. |
| 6. | Bapak Yohanes Naomi selaku Manager Logistic PT. Softex Indonesia yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini. |
| 7. | Ibu Arlene Dharmawan selaku Head of HRD PT.Softex Indonesia yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini. |
| 8. | Bapak Sanusi selaku Assistant of Logistic Manager divisi Warehouse-Finished Goods yang telah mendukung, memberikan ijin, bantuan, dan masukan dalam hal pengumpulan data dan informasi terkait penelitian ini. |
| 9. | Bapak Yana Maulana selaku Warehouse Supervisor divisi Warehouse-Finished Goods yang telah banyak membantu, mendukung memberikan arahan dan masukan dalam hal pengumpulan data dan informasi terkait penyusunan penelitian ini. |
| 10. | Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis. |
| 11. | Kakakku tersayang, Dian Marlia yang banyak membantu serta memberikan semangat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan KKP ini. |
| 12. | Sahabat-sahabat terbaik locomotif, Agus H, Hendra, Ery, mang.Uci, Waluyo, Ucok, Dede, Ahmad yani, Teguh, Tri, Topik, Adul, ucup, Muslim, bang.Herman, Tomy, Sigit, Purwanto, mba.Umi, mba.Kristin, bu.Menik, bu.Esih, Dudung, Nopi, suhendra, dan rekan-rekan locomotif lainnya, yang bersedia memberikan informasi yang diperlukan penulis. |
| 13. | Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis. |
| 14. | Seluruh teman dan sahabat yang telah membantu dan memberikan support serta masukkan yang membangun, Irvan, Ferin, Puput, Sarah, Gresia, Sipah, Agung, Zammil, Ardiansyah, Dwi H, Anggun, dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam penyusunan laporan ini. |
| 15. | Sahabat-sahabat terbaik PASKIBRAKA 2006 yang telah membantu dan memberikan support serta masukan yang membangun, Budi, Romio, Masagung, Maya, Nelly, Yusran, Ike, Septya, dan kawan-kawan PASKIBRAKA Kota Tangerang Tahun 2006 yang turut membantu dalam penyusunan laporan ini. |
| 16. | Seluruh Mahasiswa dan Mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang tidak bisa disebutkan satu persatu. |
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Laporan KKP ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Laporan KKP ini sangat penulis harapkan.
Akhir kata penulis berharap Laporan KKP ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari, Amien ya robbal alamien.
Tangerang, Juni 2014
( Muhammad Satrio )
NIM: 1111466906
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
Daftar isi
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan ekonomi yang semakin pesat dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, maka kebutuhan akan informasi merupakan salah satu faktor yang sangat penting di dalam mendukung pengambilan keputusan dan memaksimalkan operasional perusahaan. Setiap perusahaan akan selalu berupaya untuk menerapkan suatu manajemen yang efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan perusahaan itu sendiri. Seluruh bagian yang membentuk manajemen itu harus direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan dengan sebaik-baiknya sehingga perusahaan akan mampu bertahan dan melakukan pengembangan usahanya secara luas.Secara aktivitas manajemen persediaan mencakup proses menentukan estimasi tentang jumlah permintaan barang, jumlah persediaan yang saat ini ada di gudang (stock on hand) dan besarnya pesanan yang harus dilakukan untuk setiap periode pemesanan, serta waktu atau periode setiap kali dilakukan pemesanan barang.Manajemen persediaan memiliki peran penting dalam sistem logistik sebuah perusahaan, karena logistik menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan sebuah perusahaan untuk berkembang dan memenangkan kompetisi. Tanpa kesiapan dan kompetensi logistik yang memadai, perusahaan tidak akan mampu menghadirkan produk yang berkualitas secara efektif dan efisien. Secara umum kegiatan logistik adalah mengatur jadwal penerimaan barang, jadwal pengiriman barang sehingga kegiatan logistik meliputi masalah transportasi, inventarisasi, komunikasi, penempatan lokasi fasilitas, serta pengurusan dan penyimpanan produk. Tujuan dari bagian logistik adalah untuk memenuhi kebutuhan barang yang sesuai ke tempat yang tepat, pada waktu yang tepat dan pada kondisi yang diinginkan, sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan. Dalam arti luas, ruang lingkup kegiatan logistik meliputi segala sesuatu yang memindahkan produk ke dalam gudang perusahaan dan dari gudang perusahaan ke gudang pelanggan.Banyak perusahaan yang mengalami kerugian bahkan hingga kebangkrutan karena kurang teritegrasinya permasalahan logistic. Gejala-gejala dari suatu perusahaan yang mengalami permasalahan kurang terintegrasinya permasalahan logistic adalah sering terjadinya penumpukan barang di area gudang (warehouse overload), ketidaksesuaian jumlah persedian (unaccuracy stock), kerusakan akibat penanganan (damage during handling), kesalahan pengiriman barang pada distributor (miss delivery), tidak terdeteksinya stock untuk berbagai macam item product yang hilang (unidentified missing of stock), dan sebagainya, kejadian ini dapat dihindari dengan cara mengintegrasikan semua kegiatan logistic dari ujung elemen awal pemasok hingga konsumen akhir, konsep logistik inilah yang kita kenal sebagai konsep Supply Chain Management (SCM), yaitu konsep logistik yang pada hakekatnya merupakan jaringan organisasi yang menyangkut hubungan ke hulu (upstreams) dan ke hilir (downstreams), dalam proses yang berbeda yang menghasilkan nilai yang terwujud dalam barang dan jasa di tangan pelanggan terakhir.
PT. Softex Indonesia merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang penyediaan produk dan jasa kesehatan pribadi dan masyarakat. Saat ini perusahaan telah memiliki jaringan distribusi yang tersebar luas di dalam dan luar negeri. Strategi dalam rangka meningkatkan dan memenangkan daya saing dalam hal penyediaan dan pelayanan barang dan jasa di pasar, perusahaan ini kemudian menerapkan konsep logistik Supply Chain Management (SCM), konsep SCM diterapkan dengan cara mengintegrasikan dan memperkuat seluruh elemen rantai pasok. Implementasi konsep ini secara internal perusahaan adalah dengan pendirian sebuah Plant yaitu Plant SCM Department. Plant SCM Department secara internal perusahaan adalah pengintegrasian dari beberapa department didalam lingkungan perusahaan (WH-Raw Material, WH-Finished goods, PPIC, SAD, Purchasing) ke dalam satu kesatuan menejemen yaitu SCM Department, dan disertai dengan penguatan jaringan dan kerjasama dengan pihak eksternal perusahaan yaitu pemasok (supplier) dan distributor sebagai proses pengintegrasian secara tidak langsung.
Divisi Warehouse–Finished Goods (WH – FG) merupakan salah satu elemen penting dalam SCM Department Plant. Divisi WH–FG secara operasional merupakan penghubung langsung antara perusahaan dengan distributor dalam hal proses dan layanan pengiriman (Delivery Procces and Service). Selain itu, Divisi WH–FG juga merupakan area proses kerja dalam hal penyimpanan, penempatan, pengalokasian, penanganan produk jadi (Finished Goods) dari Departemen Produksi (Production Plant) sebelum barang tersebut dikirim ke Distributor. Secara umum Divisi WH–FG melakukan beberapa kegiatan berkaitan dengan operasionalnya, yaitu ;
a. Penerimaan dan pencatatan secara aktual barang jadi dari Departemen Produksi (Receiving).
b. Penempatan barang jadi di area WH–FG berdasarkan tata letak penempatan dan pengkategoriannya.
c. Penanganan selama di area untuk mendukung optimalisasi area penempatan (Racking), proses FIFO, dan kemudahan pengambilan untuk mempercepat proses dan waktu muat pengiriman (loading time delivery).
Divisi Warehouse-Finished Goods (WH–FG) dalam menjalankan kegiatan operasionalnya berorientasikan pada tujuan pencapaian Level Service delivery pada alur rantai pasok logistic perusahaan. Untuk mengukur tingkat keberhasilan atau pencapaian level service delivery pada divisi WH–FG, maka SCM Departement membuat tolak ukur keberhasilan ke dalam sebuah bentuk Key Performace Indicator Department (KPI Department). Adapun KPI itu sendiri merupakan indikator–indikator (tolak ukur) yang dibuat oleh perusahaan (SCM Department) dalam mengukur keberhasilan–keberhasilan setiap divisi. Adapun tolak ukur pencapaian tersebut dirumuskan ke dalam KPI WH – FG DIVISION SCM Departement Plant. Selain sebagai kunci tolak ukur pencapaian Level Service delivery , KPI ini juga dibuat sebagai acuan perbaikan yang dilakukan secara terus menerus (Continual Improvment)Secara operasional Divisi Warehouse-Finished Goods (WH–FG), terdapat dua buah indikator pencapaian divisi dalam menjalankan fungsi operasionalnya. Dua buah indikator pencapaian ini erat kaitannya dengan proses pencapaian Level Service Delivery, yaitu :
| a) | Keakuratan stock (stock accuracy), yaitu kesesuaian jumlah persediaan barang jadi (finished goods inventory) yang terdata pada sistem informasi stok dengan jumlah persediaan aktual di warehouse area. Keakuratan stok penting peranannya untuk memastikan ketersediaan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan pada jumlah dan waktu yang tepat. Keakuratan stok juga merupakan indikator keberhasilan Divisi WH–FG dalam menjalankan fungsi operasional dan administratif secara baik. |
| b) | Just In Time–Distribusi (JIT–Distribusi), yaitu upaya yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat pelayanan pendistribusian dan pengiriman barang kepada pihak distributor dengan skala percepatan waktu muat (loading time) barang ke dalam Truck pihak Ekspedisi (transportation). |
Guna mengetahui bagaimana penerapan dan pengaruh keakuratan stok (stock accuracy) , Just In Time – Distribusi secara operasioal pada Divisi WH – FG SCM Department Plant PT. Softex Indonesia berperan terhadap tingkat pencapaian Level Service Delivery, maka atas dasar hal tersebut penulis melakukan sebuah penelitian dengan judul : “ ANALISA SISTEM INFORMASI MONITORING STOCK ACCURACY DAN JUST IN TIME-DISTRIBUSI WAREHOUSE FINISHED GOODS SUPLLY CHAIN MANAGEMENT DEPARTEMENT PLANT PADA PT. SOFTEX INDONESIA”.
Perumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian KKP ini antara lain :
1. Bagaimana pengaruh keakuratan stok (stock accuracy) pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia ?
2. Bagaimana pengaruh Just In Time–Distribusi pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia ?
Ruang Lingkup
Divisi Warehouse-Finished Goods (WH – FG) sebagai bagian dari Manajemen persediaan. Operasional Divisi WH–FG yang berorientasikan pada pencapaian Level Service Delivery dilakukan dengan mengarahkan pelaksanaan fungsi operasional dan administratif secara berhasil, yaitu dengan mampu menjaga tingkat keakuratan stock (stock accuracy) dan Just In Time-Distribusi.Pada laporan kulia kerja praktek ini hanya membahas tentang stock (stock accuracy) dan Just In Time-Distribusi. Berikut ini raung lingkupnya :
1. Penerimaan Barang
-Penerimaan barang hasil produksi
-Penerimaan barang supplier lokal
-Penerimaan barang supplier import
2. Pengeluaran Barang
-Pengeluaran barang lokal
-Pengeluaran barang eksport
3. Administrasi
-Meliputi input data ke system, inventory control, dan pengolahan data.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
| 1. | Untuk mengetahui sistem stock accuracy pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia. |
| 2. | Untuk mengetahui Just In Time–distribusi, meningkatkan tingkat pelayanan pendistribusian dan pengiriman barang kepada pihak distributor secara cepat dan akurat. |
Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian yang dilakukan, diharapkan mampu memberikan manfaat diantaranya :
| 1. | Bagi Penulis | |
| a. | Sarana untuk menerapkan teori Manajemen operasional dan ilmu pengetahuan lainnya yang telah diperoleh selama kuliah dan dapat menambah ilmu dan wawasan tentang keduanya. | |
| b. | Melatih penulis berfikir kritis dan sistematis dalam menghadapi masalah yang terjadi. | |
| 2. | Bagi PT. Softex Indonesia | |
| a. | Sebagai bahan informasi bagi perusahaan agar dapat menggunakan hasil analisa sebagai bahan masukan pertimbangan bagi perusahaan. | |
| b. | Sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan yang diambil khususnya dalam upaya pencapaian target operasional. | |
| 3. | Bagi Pembaca | |
| a. | Sebagai bahan referensi bagi pembaca dan peneliti selanjutnya, agar diharapkan dapat dikembangkan oleh peneliti selanjutnya. | |
| b. | Untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas penulisan dalam membuat karya tulis. | |
Metodologi Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan KKP ini, ada beberapa metode yang penulis gunakan diantaranya :
Metode Pengumpulan Data
| a. | Observasi |
| Observasi yang dilakukan dengan cara mendatangi PT. Softex Indonesia untuk mengetahui secara langsung dan melakukan pencatatan terhadap unsur-unsur yang diteliti serta menganalisa suatu sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui elemen-elemen sistem tersebut. | |
| b. | Wawancara |
| Metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan keterangan mengenai data suatu hal dengan cara wawancara atau tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait di perusahaan tersebut. | |
| c. | Studi Pustaka |
| Penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan permasalahan yang akan di teliti penulis mendapatkan data dengan cara membaca buku – buku atau literatur – literatur yang ada, merangkum dan mengutip data sebagai acuan penulis. |
| BAB I | PENDAHULUAN |
| Bab ini menguraikan tentang penjelasan secara umum mengenai latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan. | |
| BAB II | LANDASAN TEORI |
| Bab ini menguraikan tentang kutipan-kutipan para ahli di bidannya masing-masing dan konsep sistem yang dipakai oleh penulis. | |
| BAB III | ANALISA SISTEM YANG BERJALAN |
| Bab ini menguraikan tentang sejarah singkat, struktur organisasi perusahaan, Tugas-tugas berdasarkan struktur, dan analisa-analisa yang lainya. | |
| BAB IV | PENUTUP |
| Berisikan tentang kesimpulan hasil KKP dan juga saran-saran yang diberikan sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan dimasa yang akan datang. | |
| DAFTAR PUSTAKA | |
| DAFTAR LAMPIRAN |
BAB II
LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Berikut ini adalah beberapa definisi sistem menurut beberapa ahli, di antaranya:
Sistem (system) dapat didefiniskan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. “Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.
(Mustakini, 2009:34) Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar.
Yakub (2012:1) berkata bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.
McLeod, Jr dalam Prasojo. (2011:152) berkata, “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
Moekijat dalam Prasojo (2011:152) berkata, “Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.”
Elemen-elemen Sistem
Menyatakan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, antara lain :
1. Komponen (Components)Komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsitem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan
2. Batas Sistem (Boundary)Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung (Interface)Merupakan media penghubung antar subsitem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung di samping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem–subsistem menjadi satu kesatuan.
5. Tujuan, tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
6. Masukan, masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud maupun yang tidak berwujud adalah informasi.
7. Proses, proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai.
8. Keluaran, keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain.
9. Mekanisme pengendalian dan umpan balik, mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), sedangkan umpan balik ini digunakan mengendalikan masukan maupun proses. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak (abstract system) yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan Yang Maha Esa.
b. Sistem fisik (physical system) yaitu merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.
c. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Mode System) Sistem alamiah (alamiah system) yaitu sistem yang tertjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia (human model system) yaitu sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antar manusia dengan mesin.
d. Sistem tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)Sistem tertentu melibatkan operasi sistem yang sudah dapat diduga dengan pasti, dapat dideteksi dan dapat diramalkan hasil keluaranya, contohnya adalah sistem komputer dimana tingkah lakunya dapat diatur dengan baris-baris program yang dijalankan.Sistem Tak Tentu (probabilistic system) yaitu sistem yang tidak dapat diprediksikan kejadianya, misalnya kejadian-kejadian dimasa yang akan datang merupakan hal rahasia dan tidak dapat diprediksikan karena menyangkut probabilitas.
e. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Opened System)Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak terpengaruh atau tidak terganggu oleh lingkungan luarnya, karena bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luarnya. Walaupun tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah sistem relatif tertutup (relatively closed system).Sistem terbuka merupakan sistem yang bekerja karena pengaruh dari pihak luarnya, oleh karena itu perlu adanya sistem yang dapat menjaga agar pengaruh tersebut hanya berupa pengaruh yang baik saja
Konsep Dasar Informasi
Definisi Data
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item. McLeod berkata dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 5) “Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”.Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
1. Teks, merupakan sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.
2. Data yang terformat, yaitu data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
3. Citra (image), merupakan data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil ronsten, dan tanda tangan.
4. Audio, yaitu data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
5. Video, merupakan data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.
Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Sehingga informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuan.
McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 8) berkata Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:“Informasi yaitu data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti”
Kualitas Informasi
Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 9) Kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung dari tiga hal yaitu accurate, timelinness, dan relevance.
a. Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda.
b. Tepat Waktu (timeliness) Informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
c. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak informasi.
Nilai Informasi
Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakuan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost).
Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Nilai suatu infomasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa apabila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang informasi tersebut. Informasi yang dapat mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan dapat dikatakan informasi tersebut memiliki nilai yang tinggi. Sebaliknya apabila informasi tersebut kurang memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan, maka informasi tersebut dikatakan bernilai rendah.
Nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:
1. Kemudahan dalam memperolehInformasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.Sifat luas dan kelengkapannya Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
2. Ketelitian (accuracy)Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
3. Kecocokan dengan pengguna (relevance)Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
4. Ketepatan waktu (Timeliness)Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
5. Kejelasan (clarity)Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
6. Fleksibilitas/ keluwesannyaNilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
7. Dapat dibuktikanNilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
8. Tidak ada prasangkaNilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
9. Dapat diukurInformasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
Mutu Informasi
Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang/tidak terolahnya sebagian data.
4. Pemeriksaan/pencatatan data yang salah.
5. Dokumen induk yang salah.
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
7. Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.
Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.
b. Pemeriksaan internal dan eksternal.
c. Penambahan batas ketelitian data.
d. Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Istilah teknologi dan sistem informasi dapat digunakan secara informal tanpa mendefinisikan istilah tersebut. Penerapan sistem informasi pada prinsipnya lebih rumit, hal tersebut dapat dipahami dengan baik dengan melihat perspektif teknologi yang berada dalam suatu organisasi.
Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sedangkan Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon dalam Jogiyanto, mendefinisikan bahwa ”Sistem informasi secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan dengan mengumpulkan atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh suatu tingkatan manajemen merupakan aplikasi dari Sistem Manajemen Informasi.
Berdasarkan kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa ”Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang saling berhubungan dengan pengumpulan informasi, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan kembali informasi tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”.
Komponen Sistem Informasi
Jogiyanto berkata dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 20) Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block, blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan basis data (database block).
1. Blok Masukan (Input Block)Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi. juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukan.
2. Blok Model (Model Block)Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
3. Blok Keluaran (Output Block)Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.
Analisis Sistem
Definisi Analisis Sistem
Informasi di dalam suatu organisasi sangatlah penting dan tidak dapat dikesampingkan keberadaannya, oleh karena informasi dapat membuat suatu organisasi meraih tujuan dari didirikannya organisasi tersebut. Dengan informasi suatu organisasi dapat menyelesaikan masalah yang dihadapinya dan dengan informasi juga suatu organisasi dapat mengontrol semua aktifitas yang ada di dalamnya.
Organisasi dapat menyelesaikan masalah yang dihadapinya apabila mendapatkan informasi yang benar dan tidak dibuat-buat. Oleh karena itu setiap informasi tidaklah dapat langsung digunakan sebelum dikoreksi terlebih dahulu tingkat kebenarannya. Dikarenakan hal itu maka timbullah sistem informasi sebagai jawaban dari kekhawatiran penyampaian informasi yang salah.Dapat ditarik kesimpulan bahwa, analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah dengan mempelajari suatu sistem informasi untuk merancang sistem baru atau melakukan perbaikan-perbaikan dari sistem informasi yang berjalan.
Tahap –tahap Analisis Sistem
Tahap dari analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap-tahap selanjutnya. Pada analisa sistem dikenal beberapa tahap yaitu: (Wahana Komputer, 2010:27)
a. Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut.
b. Memahami cara kerja sistem.
c. Melakukan analisa.
d. Melaporkan hasil analisa sistem.
UML ( Unified Modeling Language )
Definisi UML (Unified Modelling Language)
Nugroho berkata (2010:6), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa pemodelan yang digunakan untuk visualisasi sebuah sistem software yang terkait dengan objek.
Konsep Pemodelan Menggunakan UML
Nugroho berkata (2010:10), Sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang mempersentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu: klasifikasi struktural (structural classification), perilaku dinamis (dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).
Definisi Bangunan Dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)
Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu:(Nugroho 2010: 24)
a. Sesuatu (things) Ada 4 (empat) things dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:
1. Structural things Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.
2. Behavioral things Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.
3. Grouping thingsMerupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.
4. Annotational thingsMerupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML). Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:
1. Kebergantungan Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
2. Asosiasi Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.
3. Generalisasi Merupakan hubungan di mana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas ke bawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.
4. Realisasi Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek. <p>b. DiagramsSetiap sistem yang kompleks seharusnya bisa dipandang dari sudut yang berbeda-beda sehingga kita bisa mendapatkan pemahaman secara menyeluruh. Untuk upaya tersebut, UML menyediakan sembilan jenis diagram yang dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya statis atau dinamis. Kesembilan jenis diagram dalam UML itu adalah:
1. Diagram KelasDiagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.
2. Diagram ObjekDiagram ini bersifat statis yang memperlihatkan objek-objek serta relasi-relasi antar objek. Diagram objek memperlihatkan instansiasi statis dari segala sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas.
3. Use case DiagramDiagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas).
4. Sequence DiagramDiagram ini bersifat dinamis. Diagram urutan merupakan diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.
5. Collaboration DiagramDiagram ini bersifat dinamis. Diagram kolaborasi adalah diagram interaksi yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan (message)
.6. Statechart DiagramDiagram ini bersifat dinamis. Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem; memuat state, transisi, event, serta aktifitas.
7. Activity DiagramDiagram ini bersifat dinamis. Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem.
8. Component DiagramDiagram ini bersifat statis yang memperlihatkan organisasi serta kebergantungan pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.
9. Deployment DiagramDiagram ini bersifat statis yang memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (saat run-time). Diagram ini memuat simpul-simpul (node) beserta komponen-komponen yang ada di dalamnya.
Keakuratan Jumlah Persediaan (Stock Accuracy)
Ishak (2010:159) mengemukakan :” persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource)”. Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut seperti produksi, pemasaran, dan didistribusikan. Tujuan manajemen persediaan adalah untuk menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan ( Heizer dan Rander 2011:82).
Alasan utama keberadaan persediaan sebagai sumber daya yang menganggur adalah karena sumber daya tersebut tidak dapat didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan, sehingga untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Kumalaningrum, dkk (2011:144) menjelaskan fungsi persediaan pada kegiatan operasional sebagai berikut :
a. Untuk memisahkan berbagai bagian dari proses produksi.
b. Untuk mengklasifikasi aktivitas perusahaan dari permintaan yang fluktuatif dan menyediakan barang yang akan ditawarkan kepada konsumen tertentu.
c. Untuk mendapatkan manfaat dari quantity discount yang ditawarkan supplier.
d. Untuk melindungi kenaikan harga barang karena dampak inflasi.
Berdasarkan jenis barang dalam sistem persediaan dapat dikelompokan menjadi:
a. Persediaan bahan mentah (raw material) ,yaitu persediaan terhadap bahan baku yang akan digunakan sebagai materi dasar produksi.
b. Persediaan barang dalam proses (work-in-process), yaitu persediaan bahan baku oleh perusahaan, namun belum sepenuhnya selesai (not completed) karena masih menunggu proses produksi selanjutnya.
c. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan terhadap barang- barang yang sepenuhnya telah selesai dilakukan proses produksi.
Berdasarkan sistem persediaan yang digunakan, dapat dikelompokan menjadi :
a. Sistem persediaan independen, yaitu sistem persediaan, dalam hal jumlah persediaan dipengaruhi oleh kondisi pasar dan tidak dipengaruhi oleh kebutuhan akan proses produksi di suatu perusahaan.
b. Sistem persediaan dependen, yaitu sistem persediaan, dalam hal permintaan terhadap item produk tertentu tergantung atau dipengaruhi oleh permintaan terhadap satu atau lebih item produk lainnya dalam sistem persediaan.
Persediaan menurut fungsinya, dapat dibagi menjadi beberapa kategori:
a. Persediaan pengaman, persediaan ini digunakan untuk memberikan perlindungan terhadap ketidakpastian pasokan/permintaan, sedangkan persediaan siklus adalah persediaan untuk memenuhi skala ekonomis. Biasanya persediaan pengaman berkontribusi terbesar terhadap volume persediaan yang harus disimpan. Selain disebabkan oleh faktor ketidakpastian, skala ekonomis juga menjadi bahan pertimbangan.
b. Persediaan antisipasi, persediaan ini digunakan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan yang bersifat musiman (seasonal). Biasanya ini dipacu oleh bulan kampanye atau masa promosi oleh bagian marketing dan sales sehingga kenaikan penjualan di atas rata–rata, atau terkait dengan peristiwa–peristiwa lainnya.
c. Persediaan in transit, ini adalah persediaan baik berupa bahan baku (raw material) maupun produk jadi yang sedang dalam proses pengiriman (transportasi), baik dari supplier ke manufaktur/pabrik maupun dari pabrik ke distributor.
d. Persediaan siklus, sering dikenal dengan working stock. Ini adalah persediaan yang ada dan tersimpan digudang berdasarkan permintaan normal. Dalam persediaan ini, tidak termasuk persediaan pengaman, antisipasi dan in transit. Persediaan siklus ini dipengaruhi skala ekonomis terkait dengan pemenuhan permintaan pelanggan. Tujuan adanya penentuan jumlah persediaan independen dimaksudkan untuk:
pertama, menjamin kelancaran aktivitas bisnis organisasi (menjaga agar tidak terjadi out–of–stoc, dan kedua, jumlah persediaan ditentukan sedemikian rupa agar total biaya persediaan optimal (minimal). Untuk menentukan jumlah persediaan, perusahaan perlu mengetahui inventory record yaitu informasi jumlah persediaan yang saat ini ada di gudang (on–hand inventory) dan skedul penerimaan barang (estimated time arrival). Pada estimated time arrival , perusahaan sudah melakukan pemesanan barang, tetapi aktualnya belum menerima barang yang dipesan. Seorang manajer dalam rutinitas operasional dapat melakukan metode pencatatan persediaan (tracking method) dengan cara berikut ini:
a. Memberikan tanggung jawab kepada karyawan tertentu untuk mencatat persediaan awal dan persediaan akhir setiap shift kerja maupun harian.
b. Menyediakan kartu persediaan pada setiap item produk.
c. Melakukan pencatatan berkala (mingguan atau bulanan).
d. Menggunakan sistem komputerisasi untuk mencatat persediaan setiap transaksi penjualan.
Kebijakan–kebijakan persediaan yang baik tidak ada artinya jika manjemen tidak mengetahui jumlah persediaan yng tersedia secara akurat. Heizer dan Render (2011:86) mengemukakan :
”Akurasi dari catatan (Stock accuracy) adalah sebuah unsur kritis dalam sistem produksi dan persediaan”. Dengan adanya keakurasian catatan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada barang–barang yang diperlukan dalam persediaan. Keakurasian pencatatan persediaan memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan secara tepat mengenai pemesanan, penjadwalan, dan pengiriman. Untuk menjamin akurasi, pencatatan arus masuk dan keluar barang harus baik, yang didukung dengan keamanan ruang penyimpanan. Sebuah ruang penyipanan yang tertata dengan baik akan memiliki akses yang terbatas, housekeeping yang bagus, dan area penyimpanan yang menyimpan persediaan dalam jumlah yang tetap. Wadah–wadah , rak–rak , dan bagian–bagian akan diberi label secara akurat.
Suatu perusahaan walaupun suatu perusahaan telah membuat usaha–usaha besar untuk mencatat persediaan-persediaan secara akurat, catatan-catatan ini harus diverifikasi dengan proses audit berkelanjutan yang sering dikenal sebagai perhitungan siklus (cycle counting).
Perhitungan siklus menggunakan klasifikasi persediaan yang dikembangkan melalui analisis ABC (Analys Base Costing), dengan prosedur–prosedur penghitungan siklus, barang–barang dihitung, catatan–catatan diverifikasi, dan ketidakakuratan didokumentasikan secara periodik. Kemudian, penyebab ketidakakuratan dilacak dan diambil tindakan perbaikan yang tepat untuk menjamin integritas sistem persediaan. Untuk melakukan kontrol terhadap keakurasian jumlah persediaan manjemen persediaan melakukan kegiatan monitoring baik berupa kegiatan cycle counting ataupun stock of name. Cycle counting dilakukan secara random tanpa harus menghitung semua inventori dalam gudang, dan bisa dilakuan secara harian, perhitungan secara siklus juga memiliki beberapa keuntungan,yaitu:
a. Menghindarkan penutupan dan interupsi produksi yang diperlukan untuk inventarisasi tahunan.
b. Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan.
c. Audit akurasi persediaan dilakukan oleh pegawai yang terlatih.
d. Memungkinkan penyebab kesalahan dapat diidentifikasi dan tindakan penanggulangan dapat diambil.
e. Menjaga akurasi catatan–catatan persediaan.
Sedangkan stock of name dapat dilakukan dengan melibatkan pihak independen seperti auditor internal dan menghitung semua item. Untuk stock of name terdapat dua metode baik yaitu single blind (peghitungan hanya satu kali dan oleh satu pihak) dan double blind (dua kali oleh dua pihak untuk cross checking). Audit dibutuhkan untuk memastikan keamanan (maintaning safety), kepatuhan pada aturan yang ada (compliance to security regulations), menggiatkan kegiatan perbaikan terus–menerus (continous improvement) dan memfasilitasi perubahan–perubahan yang terjadi.
Kontrol yang dilakukan terhadap jumlah persediaan ini juga bermanfaat untuk mengidentifikasi dan mencegah terjadinya pencurian (pilferage) dan kerusakan (damage). Stock accurate atau Inventory shrinkage Rate adalah KPI indicator yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kehilangan inventory sepanjang proses produksi atau operasional (Gasversz 2013:290).
Terdapat banyak alasan karena kehilangan inventory seperti: kerusakan, kesalahan administrasi, kesalahan penempatan barang, kebusukan barang–barang yang tidak tahan lama disimpan, penyusutan, pencurian dll.
Just In Time-Distribusi
Ishak (2010:189) mengemukakan: “Just In Time (JIT) merupakan integrasi dari serangkaian aktivitas desain untuk mencapai volume produksi tinggi dengan menggunakan minimum persediaan untuk bahan baku, Work in Process (WIP), dan produk jadi”.
Menurut Gaspersz (2011:231) mengemukakan bahwa : “Just In Time (JIT) harus dipandang sebagai sesuatu yang lebih luas daripada sekedar suatu program pengendalian inventori, JIT adalah suatu filosofi yang berfokus pada upaya untuk menghasilkan produk dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan konsumen pada tempat dan waktu yang tepat”.
Sementara Sumarsan (2013 :193) mengemukakan ; “Just In Time JIT merupakan suatu filosofi tepat waktu yang memusatkan pada aktivitas yang diperlukan oleh segmen–segmen internal lainnya dalam suatu organisasi dan berbagai unsur praktik??.
Heizer dan Render (2011:314) mengemukakan ;” Just In Time (JIT) adalah pendekatan berkelanjutan dan penyelesaian masalah secara paksa yang berfokus pada keluaran dan pengeluaran persediaan”. Dengan menyelesaikan masalah secara paksa yang berpusat pada keluaran dan persediaan yang lebih sedikit, JIT menyediakan strategi yang kuat untuk meningkatkan berbagai operasi bisnis.
Berdasarkan teori yang ada Just In Time (JIT) dapat diartikan sebagai suatu filosofi yang mengupayakan dan mengarahkan pencapaian ketepatan waktu pada setiap aktivitas operasioal dalam perusahaan guna tersedianya produk dalam jumlah yang sesuai, pada tempat dan waktu yang tepat.
Berkaitan dengan perbaikan berkesinambungan (Heizer & Render : 2009:314) mengemukakan bahwa :” filosofi yang melandasi Just In Time (JIT) adalah perbaikan berkesinambungan dan penyelesaian masalah. Sistem JIT dirancang untuk memproduksi dan mengantarkan barang saat mereka dibutuhkan.
JIT berkaitan dengan kualitas dalam tiga hal.” yaitu : JIT memangkas biaya kualitas. Hal ini terjadi karena rework, scrap, investasi persediaan, dan biaya akibat barang yang rusak berkaitan langsung dengan persediaan yang ada. Karena dengan penerapan JIT berarti hanya terdapat sedikit persediaan, biayanya juga menjadi lebih rendah. Selain itu persediaan menyembunyikan kualitas yang buruk, sementara JIT segera menyingkap kualitas yang buruk.JIT meningkatkan kualitas. Karena mempersingkat lead time, JIT juga menjaga bukti kesalahan tetap baru dan membatasi jumlah sumber kesalahan yang potensial. Oleh karena itu JIT menciptakan sebuah sistem peringatan akan adanya permasalahan kualitas, baik dalam perusahaan maupun dengan pihak penjual.
Kualitas yang lebih baik berarti persediaan yang lebih sedikit, serta sistem JIT yang lebih baikdan mudah digunakan. Tujuan memiliki persediaan adalah melindungi kegiatan produksi yang buruk yang disebabkan oleh kualitas yang tidak dapat diandalkan. Jika kualitasnya konsisten, maka JIT membuat perusahaan dapat mengurangi semua biaya yang terkait pada persediaan.Just In Time (JIT) adalah suatu sistem persediaan yang banyak mendapat perhatian pada dua dekade. Dalam JIT persediaan diusahakan seminimum yang diperlukan untuk menajaga tetap berlangsungnya produksi. Bahan/ barang harus tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat saat diperlukan, serta dengan spesifikasi mutu yang tepat sesuai dengan dikehendaki. Metode JIT akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila produk yang dibuat hanya memiliki sedikit variasi / jenis, serta lokasi pemasok secara fisik berada tidak jauh dari perusahaan / pelanggan.
Penyimpanan dalam sistem Just In Time (JIT) dianggap sebagai sebuah pemborosan (waste) karena tidak memberikan nilai tambah pada produk, oleh karena itu penyimpanan perlu diminimumkan atau dihilangkan melalui perbaikan terus–menerus (continous improvement). Nilai tambah produk merupakan kata kunci dalam JIT, nilai tambah produk diperoleh hanya melalui aktivitas aktual yang dilakukan langsung pada produk, tidak melalui: pemindahan, penyimpanan, penghitungan dan penyortiran produk. Karena proses–proses tersebut akan menjadi biaya yang dikeluarkn yang merupakan bagian dari pemborosan (waste). Pandangan JIT adalah jangan membuang–buang waktu dengan hanya menyortir bagian–bagian yang baik dari yang jelek atau bagian–bagian yang memenuhi syarat dari bagian yang tidak memenuhi syarat, tetapi pergunakanlah waktu itu untuk memperbaiki bagian–bagian yang jelek atau tidak memenuhi syarat itu.
Pada dasarnya filosofi JIT bertujuan untuk Pengurangan pemborosan dan kelebihan penggunan sumber daya untuk sebuah kegiatan proses produksi dan kegiatan untuk melayani pelanggan.Untuk keberhasilan penerapan sistem JIT, maka perlu dilakukan penekanan aspek–aspek pokok sebagai berikut :
a. Semua aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah terhadap produk atau jasa harus dihilangkan.
b. Bermitra, yaitu perusahaan mengembangkan hubungan yang baik dengan pihak–pihak yang berkepentingan (stakeholders) para pekerja, pelanggan, pemasok, manajemen, dan pemegang saham.
c. Adanya komitmen dari manajemen puncak untuk selalu meningkatkan mutu yang lebih tinggi, sehingga produk cacat da rusak sedapat mungkin menjadi atau mendekati nol.
d. Menekankan pada penyederhanaan aktivitas dan menggunakan sumber daya yang tepat untuk sebuah proses dan kegiatan.
e. Perbaikan yang terus menerus (continous improvement) terhadap efisiensi proses. Perbaikan secara terus menerus ini diharapkan dapat diperoleh setiap detik, sehingga walaupun hanya sedikit perbaikan pada satu unit tetapi sangat besar efek bagi perusahaan secara keseluruhan.
f. Perspektif jangka panjang merupakan aspek yang penting pada sistem JIT. Dengan adanya minat perusahaan untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus akan menghasilkan pencapaian yang luar biasa.
g. Menghilangkan atau mengurangi pemborosan pada proses produksi. Pengurangan pemborosan ini sebagai hasil dari : produksi yang berlebihan, proses menunggu, proses pindah dan transport, proses yang tidak bernilai tambah, stok yang tidak berfungsi, proses dan kegiatan yang tidak perlu dan barang cacat.
h. Untuk mengurangi pemborosan digunakan konsep 5S yaitu: Seiri–Ringkas (pemilahan), Seiton–Rapi (penataan), Seiso Resik (pembersihan), Seiketsu–Rawat (pemantapan), Shitsuke–rajin (pembiasaan).
Sumarsan (2013:200) menjelaskan bahwa, dalam kaitannya dengan pengiriman (Delivery) atau pendistribusian (Distribution) maka Sistem distribusi Just In Time (JIT) memiliki banyak kesamaan dengan unsur-unsur yang terdapat pada sistem pembelian JIT, kecuali perusahaan menjadi penjual (pemasok) untuk perusahaan lain. Beberapa aspek yang terdapat dalam sistem distribusi JIT adalah :
-Melakukan perjanjian jangka panjang dengan pelanggan untuk memberikan produk dan jasa dengan mutu yang tinggi, waktu pengiriman yang tepat waktu dan harga yang kompetitif.
-Menjual kepada jumlah pelanggan yang kecil dibandingkan dengan jumlah pelanggan pada sistem tradisional, hal ini untuk mengurangi penjualan kepada pelanggan yang tidak menguntungkan dan mengurangi biaya sumber daya yang digunakan untuk melakukan pelayanan dan negosiasi dengan pelanggan serta mengurangi biaya yang tak terduga.
-Menambah jumlah frekuensi penjualan perusahaan dengan mngurangi jumlah pengiriman produk dan jasa kepada pelanggan.• Pengiriman produk tepat pada saat pelanggan membutuhkan.
-Menekankan pada sisa persediaan barang jadi yang minimum atau bersaldo nol.
-Mengurangi biaya gudang atau biaya persediaan (rusak, cacat, kedaluarsa) dengan jumlah persediaan bahan baku yang bersaldo nol.
-Mengurangi kegiatan dan biaya yangtidak bernilai tambah. Beberapa ukuran yang digunakan dalam distribusi Just In Time (JIT) yaitu:
-Tingkat kepuasan pelanggan.
-Jumlah keluhan pelanggan.
-Persentase pengiriman tepat waktu.
-Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan pelanggan, dalam kaitannya dengan kegiatan aktivitas warehouse finished goods ini berhubungan dengan waktu muat.Kemitraan Just In Time (JIT) bertujuan untuk mendukung aktivitas pengadaan yang dapat dikombinasikan dengan berbagai aktivitas pengiriman, pergudangan, dan persediaan untuk membentuk suatu sistem logistik.
Tujuan manajemen logistik (logistics management) adalah mencapai efisiensi operasi melalui integrasi aktivitas pengdaan, pemindahan, dan penyimpanan bahan (Heizer dan Render 2011:27).
Ketika biaya transportasi dan persediaan cukup besar, baik pada sisi input maupun output dari proses produksi maka penekanan pada logistik diperlukan. Kemitraan Just In Time (JIT) dapat didukung dengan sistem distribusi seperti truk, sebagian besar barang produksi diangkut oleh truk–truk. Salah satu kelebihan yang dimiliki oleh truk adalah fleksibilitas pengirimannya.
Program JIT berupaya meningkatkan perhatian pada pengendara truk untuk mengambil dan mengirim barang tepat waktu, tanpa kerusakan, serta dengan pekerjaan administrasi yang baik dan biaya rendah.
BAB III
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN3.1. Gambaran Umum Perusahaan3.1.1. Sejarah Singkat PerusahaanPT. Softex Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur penyediaan produk dan jasa kesehatan serta perawatan pribadi (disposable hygiene product) yang meliputi: popok bayi (baby diapers), pembalut wanita (sanitary napkin), dan popok orang dewasa (adult diapers). Perusahaan ini berdiri pada tanggal 15 Oktober 1976 dengan nama awal PT. Mozambique yang beralamat di Jl. Liberia No.2, Kecamatan Tambora Jakarta Barat. Pada tahap awal pendirian, perusahaan memproduksi produk pembalut wanita (sanitary napkin) untuk sehabis bersalin (melahirkan) dengan merek Desly dan merek Softex Poly Bags yang diproduksi menggunakan 1 buah mesin merek Bikoma buatan Jerman. Perkembangan selanjutnya perusahaan terus melakukan perbaikan dan kemajuan. Khususnya pada proses produksi, hal ini ditandai dengan perubahan proses packaging yang semula dilakukan secara manual menjadi otomatis packaging. Semakin berkembangnya perusahaan yang diikuti dengan penambahan mesin produksi, maka hal tersebut membuat lokasi yang ada tidak memungkinkan untuk terus dipergunakan sehingga peusahaan harus mengalami tiga kali perpindahan lokasi pabrik, yaitu:Tahun 1981 : Perusahaan pindah lokasi ke komplek industri Gajah Tunggal di Tangerang, tepatnya bersebrangan dengan Poltek Gajah Tunggal yang disertai dengan pergantian nama perusahaan menjadi PT.Softex Indonesia. Perubahan nama tersebut bertujuan membawa suatu misi untuk memperkaya persamaan kehidupan Wanita Indonesia.Tahun 1985 : Dengan perkembangan lanjutan perusahaan kembali melakukan perpindahan lokasi ke bangunan baru yang lokasinya masih di komplek industri Gajah Tunggal, tepatnya bersebelahan dengan PT. Gajah Tunggal Prakarsa (GT PRAKARSA/KANSAI). Tahun 1995 : Terakhir, dengan perkembangan berkelanjutan tiada henti perusahaan berpindah lokasi ke lokasi yang sampai sekarang berdiri, yaitu tepatnya depan pabrik PT. Gajah Tunggal-Plant E dan PT. Bando Indonesia (masih dalam lingkungan komplek industri Gajah Tunggal).Proses berpindah-pindahnya lokasi pabrik ini juga diakibatkan oleh perkembangan perusahaan yang berlangsung terus-menerus, yaitu dengan adanya penambahan dan pembaharuan mesin-mesin. Dimana, berawal dari mesin yang non-otomatis ke mesin yang semi-otomatis dan hingga sekarang menjadi mesin yang otomatis.Dekade tahun 80-an dengan pesatnya perkembangan yang dialami, perusahaan saat itu menjadi pionir dan menguasai pangsa pasar produk pembalut wanita (sanitary napkin). Namun, dekade 90-an dengan ketatnya kompetensi pada lini produk ini, perusahaan menduduki peringkat dua dibanding kompetitornya. Keberhasilan perusahaan mendapatkan kembali kepercayaan konsumen, didukung dengan semua lini produk yang berkualitas, infrastruktur pabrik yang modern, manajemen dan tim yang kuat serta didukung dengan kegiatan pemasaran yang bergam maka di tahun 1997 PT.Softex Indonesia berhasil mendapatkan sertifikasi Quality Management System (ISO 9001). Perkembangan yang berkelanjutan yang dilakukan oleh perusahaan ditandai pula dengan bermunculannya merek-merek produk dari lini produk yang diproduksi oleh perusahaan. Merek-merek ini tidak hanya sebagai wujud diversifikasi produk tetapi juga merupakan bagian pembentukan brand image perushaan. Sejumlah terobosan baru yang di lakukan oleh PT.Softex Indonesia pada tahun-tahun berikutnya membuat brand image perusahaan bangkit kembali. Di tahun 2006 perusahaan berhasil mendapatkan penghargaan Indonesian Best Brand Award (IBBA) dengan pencapaian produksi 30 miliar pembalut wanita (sanitary napkin) selama perkembangan perusahaan 30 tahun, dengan konsentrasi market utama perusahaan berada di 12 kota besar di Indonesia dengan total market produk sekitar 1,5 Miliar pertahun. Pertengahan tahun 2008 PT. Softex Indonesia melakukan ekspansi area pabrik dengan mendirikan Softex Plant.2 yang lokasinya berdampingan dengan Softex Plant.1. Adapun tujuan dari ekspansi tersebut dikhususkan untuk area gudang barang jadi (warehouse-finished goods area) dengan tujuan memperkuat jaringan distribusi dengan mempercepat proses distribusi unuk memenuhi permintaan pasar yang semakin besar akan produk-produk PT.Softex Indonesia.Pertengahan Tahun 2010, sebagai sebuah wujud eksistensi perusahaan yang terus berkembang dan mengalami kemajuan masa ke masa, perusahaan melakukan perubahan logo dari logo lama. Logo baru perusahaan ini merupakan wujud dari karakter perusahaan yang professional dan solid, yang mampu berevolusi dari era 1970 – sampai saat ini dan masa yang akan datang.Perubahan Logo perusahaan merupakan wujud eksistensi perusahaan yang mampu berevolusi dari masa ke masaGAMBAR 3.1. Logo perusahaanAwal Tahun 2012 untuk mendukung ekspansi pasar wilayah Indonesia bagian Timur, PT. Softex Indonesia mendirikan pabrik baru di daerah Sidoarjo-Jawa Timur yaitu PT.Softex Indonesia Plant Sidoarjo. Berdirinya pabrik di Sidoarjo merupakan bagian dari rencana strategis perusahaan dalam meningkatkan persaingan guna memenuhi permintaan dan kebutuhan pasar.3.1.2. Visi, Misi Perusahaan :A. Visi Sebelum tahun 2015 1) PT. Softex Indonesia akan menjadi mitra konsumen di bidang produk dan jasa kesehatan serta perawatan pribadi yang paling dikagumi, dapat diandalkan, serta inovatif, di Indonesia khususnya dan di Negara-negara berkembang lainnya pada umumnya, yang senantiasa konsisten dalam menciptakan produk-jasa-kualitas sesuai dengan segmen pasar yang dituju, melalui proses perbaikan yang berkesinambungan. 2) PT. Softex Indonesia akan menjadi pemain Tiga Besar di Indonesia dibidang produk disposable hygiene (popok bayi (baby diapers), pembalut wanita (sanitary napkin), dan popok orang dewasa (adult diapers)) B. Misi Menyediakan produk dan jasa kesehatan serta perawatan pribadi yang lengkap, berkualitas tinggi dan bernilai sesuai tahap kehidupan konsumen, guna memperbaiki kesejahteraan sekaligus meningkatkan kualitas hidup keluarga Indonesia khususnya, dan semua orang di belahan dunia lain, saat ini dan untuk generasi mendatang pada umumnya.3.1.3. Struktur OrganisasiStruktur organisasi dalam perusahaan memegang peranan yang penting karena dengan adanya struktur organisasi segala aktivitas atau kegiatan operasional perusahaan dapat terperinci sesuai dengan bidang dan tugasnya masing-masing. Pelaksanaannya akan jauh lebih efektif dan efisien serta lebih mudah untuk dilakukan pengawasan. Adanya strutur organisasi yang baik dalam suatu perusahaan maka akan memperoleh suatu gambaran yang jelas wewenang, fungsi serta tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing karyawan. Organisasi dapat terbentuk apabila memenuhi persyaratan yaitu minimal terdiri dari dua orang atau lebih dan mempunyai kerjasama serta tujuan yang sama pula. Semua anggota yang ada dalam perusahaan harus dapat bekerja sama dengan baik serta melakukan aktifitasnya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.GAMBAR 3.2. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN DAN FUNGSIONAL OPERASIONAL DIVISI WAREHOUSE-FINISHED GOODS (WH-FG)3.1.4. Tugas dan Tanggung Jawab Uraian tugas yang ada pada PT. Softex Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Company Head Company Head bertugas untuk memilih dan mengangkat Direksi. Di samping itu Company Head juga mempunyai wewenang yaitu: a. Memberhentian Dewan Komisaris atau Dewan Direksi yang melakukan kesalahan atau melalaikan tugas. b. Menentukan kemana arah perseroan. 2. Assistant Company Head Assistant Company Head bertugas sebagai wakil Company Head untuk menjalankan tugas dan wewenangnya di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut: a. Menyampaikan kepada organisasi pentingnya memenuhi pelanggan serta undang-undang dan peraturan. b. Memastikan tujuan mutunya ditetapkan dan mempelajari, merevisi dan menyetujui rencana anggaran perusahaan. c. Melakukan tinjuan manajemen. d. Memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi. e. Mengawasi secara menyeluruh dan memastikan bahwa pelaksanaan semua kegiatan perusahaan dilakukan, rencana jangka pendek dan jangka panjang, program dan prosedur yang telah ditetapkan. 3. Head of Marketing Head of Marketing bertanggung jawab dalam penetapan harga jual untuk semua produk, mengatur strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan. 4. Head of Bussines Development Head of Bussines Development bertanggung jawab dalam mengembangkan bisnis perusahaan. 5. Head of Supply Chain Management (SCM) Head of Supply Chain Management (SCM) bertanggung jawab dalam penerapan strategi manajemen rantai pasok, yang merupakan integrasi arus suplai sampai proses distribusi berkaitan dengan logistik. 6. Head of Finance Accounting Head of Finance Accounting mempunyai tugas dan tanggung jawab membantu perusahaan dalam hal pemodalan dan keadaan perusahaan, mengadakan pembukuan penjualan dan pembelian serta menjalankan administrasi gaji dan upah. 7. Plant Head Manager Plant Head Manager Seorang yang mempunyai jabatan tertinggi di palnt/plant manajer yang bertanggung jawab sebagai General Manajer Production. Mempunyai fungsi mengawasi, mengontrol, dan menjaga proses produksi agar target produksi yang diinginkan perusahaan tercapai. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain :a. Mengawasi jalanya proses operasional pabrik agar sesuai dengan rencana kerja yang telah disusun. b. Mengawasi jalanya proses operasional pabrik agar spesifikasi produk memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan lain yang telah ditetapkan. c. Menentukan kebutuhan bahan baku, bahan pembantu, mesin-mesin yang akan digunakan dan lain-lain yang diperlukan, untuk menghasilkan jenis produk tertentu dalam jumlah tertentu. d. Menandatangani surat keputusan pengangkatan dan pencabutan surat keputusan pengangkatan dari tingkat kepala departemen sampai dengan tingkat kepala bagian dan jabatan-jabatan tertentu di bawah tingkat kepala departemen. e. Mengawasi dan memeriksa rencana pelaksanaan dan jadwal produksi dari masing-masing bagian untuk memastikan apakah rencana dan jadwal tersebut sesuai dengan rencana produksi yang telah ditetapkan. f. Mempelajari laporan-laporan dari masing-masing departemen agar dapat segera mengetahui apabila terdapat hal-hal yang dapat mengganggu keseimbangan operasional pabrik. g. Mengembangkan, merumuskan dan mengatur pelaksanaan program-program dan rencana kerja untuk meningkatkan kemampuan operasional pabrik.8. Head of HRGA Head of HRGA mempunyai dua fungsi tugas dan bertanggung jawab, sebagai Human Resource Development (HRD) bertugas dan bertanggung jawab terhadap pengadaan dan perekrutan sumber daya manusia (karyawan) serta pengembangannya untuk kepentingan perusahaan. Dan sebagai General Affairs bertugas menjaga kelancaran proses pengolahan data kebenaran hasil pengolahan data serta memelihara jaringan komputer agar beroperasi dengan baik.Terkait dengan operasional divisi Warehouse-Finished Goods (WH-FG), divisi ini merupakan bagian dari manajemen rantai pasok (Supply Chain Management)9. Manager Logistic Manager Logistik bertugas memastikan tersedianya raw material untuk kebutuhan produksi, serta menentukan estimasi tentang jumlah permintaan barang, jumlah persediaan yang saat ini ada di gudang (stock on hand) dan besarnya pesanan yang harus dilakukan untuk setiap periode pemesanan, serta waktu atau periode setiap kali dilakukan pemesanan barang.10. Assistant Manager LogisticA. Fungsi Utama JabatanMembuat perencanaan strategi Warehouse Finished Good Division dan bertanggung jawab terhadap stock accuracy dan ketersediaan barang. B. Tanggung Jawab 1) Memastikan Actual barang sesuai dengan administrasi, baik secara Quantity maupun jenis produk. 2) Memastikan prosedur telah di jalankan oleh masing – masing bagian dengan baik dan benar. 3) Terjaminnya sistem penanganan yang efesien untuk menghindari keruskan barang serta pemborosan waktu. 4) Memastikan personil yang menggunakan alat bantu (Forklift, Handlift dan sebagainya) dapat mengoprasikan dan memelihara alat tersebut dengan baik dan benar C. Tugas-Tugas Pokok 1) Memastikan Aktual barang sesuai dengan administrasi, baik secara Quantity maupun jenis produk 2) Memastikan prosedur telah di jalankan oleh masing – masing bagian dengan baik dan benar 3) Terjaminya system penanganan yang efisien untuk menghindari kerusakan barang serta pemborosan waktu 4) Memastikan personil yang menggunakan alat bantu (Forklift,Handlift dan sebagainya) dapat mengoprasikan dan memelihara alat tersebut dengan baik dan benar.D. Wewenang 1) Memberikan penilaian objektif untuk setiap personil yang berada dalam tanggung jawabnya. 2) Memberikan teguran ataupun peringatan kepada personil yang berada dalam tanggung jawabnya bila melanggar prosedur sesuai dengan aturan yang berlaku. 3) Bertanggung jawab penuh seluruh kegiatan gudang jadi. 4) Menjaga dan memonitoring kesehatan dan keselamatan kerja pesonil gudang jadi.11. Warehouse Supervisor A. Fungsi Utama Jabatan Membuat perencanaan strategi Warehouse Finished Good Division dan bertanggung jawab terhadap keakuratan stok dan ketersediaan barang, dan proses pengiriman. B. Tanggung Jawab 1) Memastikan Aktual barang sesuai dengan administrasi, baik secara Quantity maupun jenis produk. 2) Memastikan prosedur telah di jalankan oleh masing – masing bagian dengan baik dan benar. 3) Terjaminnya sistem penanganan yang efesien untuk menghindari keruskan barang serta pemborosan waktu.4) Memastikan personil yang menggunakan alat bantu (Forklift, Handlift dan sebagainya) dapat mengoprasikan dan memelihara alat tersebut dengan baik dan benar C. Tugas-Tugas Pokok 1) Memastikan Aktual barang sesuai dengan administrasi, baik secara Quantity maupun jenis produk 2) Memastikan prosedur telah dijalankan oleh masing–masing bagian dengan baik dan benar 3) Terjaminya sistem penanganan yang efisien untuk menghindari kerusakan barang serta pemborosan waktu 4) Memastikan personil yang menggunakan alat bantu (Forklift,Handlift dan sebagainya) dapat mengoprasikan dan memelihara alat tersebut dengan baik dan benar D. Wewenang Memberikan penilaian objectif untuk setiap personel yang berada dalam tanggung jawanya. 12. Warehouse Administration A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan akurasi entri data dan mendistribusikannya. B. Tanggung Jawab Utama 1) Memastikan penerimaan dokumen dari departemem terkait sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 2) Memastikan penyimpanan file dokumen sudah sesuai dengan yang ditetapkan. 3) Memastikan mendistribusikan dokumen sudah sesuai dengan yang ditetapkan 4) Melakukan entri data dengan akurasi. 5) Melakukan Fungsi administrasi yang terkait dengan tugas dan tanggung jawab sebagai Administrasi. C. Tugas-Tugas Pokok 1) Memastikan penerimaan dokumen dari departement terkait sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan. 2) Memastikan penyimpanan file dokumen sudah sesuai dengan yang ditetapkan. 3) Memastikan mendistribusikan dokumen sudah sesuai dengan yang di tetapkan. 4) Melakukan entri data dengan acurasi. D. Wewenang 1) Mengontrol ketersediaan picklist 2) Memberikan informasi kepada pihak S.A.D berkaitan dengan pengiriman barang. 3) Mengatur dan melakukan pangilan terhadap expedisi menggunakan pengeras suara. 4) Menentukan nomor pintu loading untuk diinformasikan ke checker dan loader. 5) Melaporkan ketidak sesuaian prosedur kepada kepala bagian.13. Warehouse Inventory Controler A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan proses inventory berjalan dengan baik dan benar. B. Tanggung Jawab Utama a) Memastikan proses inventory berjalan dengan baik dan benar b) Membuat laporan dan mendokumentasi hasil inventory. C. Tugas-Tugas Pokok a) Memastikan proses inventory berjalan dengan baik dan benar. b) Membuat laporan dan mendokumentasikan hasil inventory. D. Wewenang a) Mengusulkan adjustment untuk stok yang ada variance b) Mengontrol layout gudang penyimpanan c) Mengusulkan fasilitas penunjang proses inventory stock. d) Memberikan saran atau informasi kepada bagian picker, receiving, atau loader untuk pengelompokan sesuai katagori produk. 14. Checker A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan pengecekan pengeluaran dan penerimaan barang dengan baik dan benar.B. Tanggung Jawab Utama a) Memastikan penerimaan dokumen (Picklist/Surat Jalan) sudah sesuai dengan tujuan pengiriman Expedisi. b) Memastikan barang yang dikirim sudah sesuai dengan permintaan Picklist c) Memastikan penerimaan barang dari supplier sudah sesuai dengan aktual barang di check atau diterima. C. Tugas-Tugas Pokok a) Memastikan penerimaan dokumen (Picklist/surat Jalan) sudah sesuai dengan tujuan pengiriman Expedisi. b) Memastikan barang yang dikirim sudah sesuai dengan permintaan picklist. c) Memastikan penerimaan barang dari supplier sudah sesuai aktual barang dicheck atau diterima D. Wewenang a) Mengatur pemakaian loading dan unloading yang akan digunakan kepada pihak expedisi b) Mengatur kegiatan loading dan unloading serta memberikan intruksi kepihak bongkar muat barang. c) Mengusulkan fasilitas penunjang untuk kelancaran proses loading dan unloading.15. Loader A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan proses loading, unloading sesuai dengan prosedur. B. Tanggung Jawab Utama a) Memastikan penerimaan dokumen (Picklist) sudah sesuai dengan tujuan pengirim dan expedisi. b) Memastikan barang yang di loading sudah sesuai dengan permintaan picklist c) Memastikan pengiriman dan penyimpanan barang sesuai dengan Fifo d) Memastikan mengoprasikan dan merawat Forklift sudah dijalankan dengan baik dan benar. C. Tugas-Tugas Pokok a) Memastikan penerimaan dokumen (Picklist) sudah sesuai dengan tujuan pengiriman dan expedisi b) Memastikan barang yang di loading sudah sesuai dengan permintaan picklist. c) Memastikan barang yang di loading sudah sesuai dengan permintaan picklist. d) Memastikan mengoprasikan dan merawat forklift sudah dijalankan dengan baik dan benar. D. Wewenang a) Mengontrol ketersediaan picklist dan expedisi. b) Memberikan saran dan rekomendasi kepada bagian terkait dan atasan yang berhubungan dengan pengiriman barang. c) Mengontrol alat bantu forklift. d) Memberikan rekomendasi kepada atasan untuk melakukan pergantian sparepart forklift yang sudah mendekati kerusakan sebelum terjadi kerusakan yang lebih parah.16. Picker A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan melakukan penyimpanan dan pengambilan barang sesuai dengan layout dan katagori produk B. Tanggung Jawab Utama a) Memaxsimalkan kapasitas penyimpanan dalam racking. b) Menaikan, menurunkan barang sesuai katagori produk, Iayout dan FIFO c) Mengurangi terjadinya kerusakan barang. d) Mengoperasikan, merawat serta memelihara alat bantu Forklift. C. Tugas-Tugas Pokok a) Memaksimalkan kapasitas penyimpanan dalam racking. b) Menaikan, menurunkan barang sesuai katagori produk, layout dan FIFO c) Mengurangi terjadinya kerusakan barang. d) Mengoperasikan, merawat serta memelihara alat bantu forklift. D. Wewenang a) Mengontrol area kerja, layout dan racking b) Mengatur penempatan barang sesuai kepentingan gudang c) Menegur dan melaporkan bila ada terjadi penyimpangan yang dilakukan oleh bagian lain. d) Memberikan rekomendasi kepada atasan untuk perbaikan penyimpanan barang. e) Mengusulkan penggantian spear part forklift yang sudah mendekati kerusakan, untuk memperlancar operasional.17. Receiver A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan penerimaan barang dari produksi sudah sesuai dengan Quantity, SKU, dan Status B. Tanggung Jawab Utama a) Memastikan barang yang diterima dari produksi sesuai dengan tag yang berisi Qty, SKU, Part Number dan Collor Tag b) Melakukan penarikan barang yang sudah dilakukan pengecekan yang dilakukan pihak divisi WH FG dengan Team IFS c) Melakukan penyimpanan barang hasil produksi. d) Menyiapkan ketersediaan pallet kosong untuk kebutuhan. e) Menjaga kebersihan dan kerapihan area kerja. C. Tugas-Tugas Pokok a) Memastikan barang diterima dari produksi sesuai dengan tag yang berisi Qty, SKU, Part Number dan Collor Tag. b) Melakukan penarikan barang yang sudah dilakukan pengecekan yang dilakukan pihak divisi WHFG dengan team IFS c) Melakukan penyimpanan barang hasil produksi. d) Menyiapkan ketersediaan pallet kosong untuk kebutuhan. e) Menjaga kebersihan dan kerapihan area kerja. f) Mengoperasikan merawat dan menjaga alat bantu forklift D. Wewenang a) Melakukan komunikasi dengan pihak produksi dengan team IFS mengenai penerimaan hasil produksi. b) Mengontrol area kerja, serah terima barang di racking , layout. c) Mengatur penempatan barang sesuai kepentingan gudang d) Menegur dan melaporkan bila ada terjadi penyimpangan yang dilakukan oleh bagian e) Mengusulkan rekomendasi kepada atasan untuk perbaikan penyimpanan barang. f) Memgusulkan pergantian sparepart forklift yang sudah mendekati kerusakan untuk memperlancar operasional. 18. General Service A. Fungsi Utama Jabatan Memastikan kebersihan gudang barang jadi B. Tanggung Jawab Utamaa) Memastikan seluruh kebersihan kerapihan sudah dijalankan dengan baik dan benar. b) Memastikan menggunakan dan menjaga alat yang digunakan c) Melakukan fungsi general service yang terlampir dengan fungsi dan tanggung jawab. d) Melakukan penggantian repack produck yang rusak kemasan. C. Tugas-Tugas Pokok Memastikan seluruh kebersihan kerapihan sudah dijalankan dengan baik dan benar D. Wewenang a) Mengontrol kebersihan area kerja gudang jadi. b) Menegur dan pelaporkan penyimpangan prosedur yang dilakukan oleh pihak internal maupun external kepada atasan2.2. Analisa Batasan SistemSistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem. Prosedur dalam proses transaksi adalah salah satu tugas administrasi, dimana di dalam menjalankan sistem transaksi berhubungan dengan beberapa bagian lain yang berperan sebagai kesatuan luar (external entity).Melihat permasalahan yang ada pada PT. Softex Indonesia, mengenai sistem yang berjalan maka penulis membatasi permasalahan pembuatan usulan sistem iventory yang dapat mengimplementasikan suatu data yang terintegrasi dengan baik dan benar dan pembuatan laporan yang menghasilkan suatu laporan yang akurat yang dapat menghemat waktu dan tenaga pada saat penerimaan barang, penempatan barang, ketepatan waktu pengiriman barang ke distributor secara cepat dan akurat dan permintaan laporan stock accuracy serta dapat memberikan hasil laporan yang lebih cepat pada saat pembuatan laporan stock accuracy.2.3. Urutan Prosedura. Proses Penerimaan Barang ProduksiBarang yang sudah diproses oleh produksi menjadi barang jadi (Finish Good) diterima oleh Receiver dan Adm. Produksi untuk dilakukan pengecekan barang agar sesuai dengan Standar Operasional Prosedur perusahaan, barang tersebut ditempatkan di area gudang jadi (Racking), barang yang sudah ditempatkan di gudang jadi lalu barang tersebut diinput ke dalam sistem.b. Proses Pengeluaran barangDiawali dengan adanya PO (Purchase Order) dari pihak sales ke SAD setelah itu SAD mengcreate picklist dan mencetaknya kemudian diberikan kepada admin gudang untuk dilakukan loading atau pengeluaran barang ke distributor yang dilakukanoleh loader dan checker untuk kemudian dibuatkan surat jalan dan diberikan kepada pihak expedisi untuk bukti pengiriman ke distributor.2.4. Sistem Yang Berjalan2.4.1. Use Case Diagram Sistem Yang BerjalanGambar 3.3 Use Case Diagram Sistem yang berjalan Saat iniBerdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem yang berjalan saat ini terdapat Keterangan : a. 1 sistem yang mencakup seluruh proses Penerimaan dan Pengeluaran Barangb. 8 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Receiver, Adm Produksi, SAD, Adm Gudang, Checker, Loader, SPV / Asst Mgr, Expedisi / Customer.c. 11 use case yang biasa dilakukan oleh actor tersebut2.4.2. Analisa Sistem yang berjalan pada Activity DiagramActivity diagram data transaksi menggambarkan behavior/kebiasaan kegiatan pada sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu:1. Activity Diagram Penerimaan Barang Produksi Gambar 3.4 Activity Diagram Penerimaan Barang Produksia. 1 initial node sebagai yang mengawali objek.b. 4 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebutc. 1 activity final node menjelaskan bahwa objek dibentuk.d. 1 Vertical Swimlane objek yang berbentuk kotak2. Activity Diangram Pengeluaran Barang Gambar 3.5 Activity Diagram Pengeluaran Baranga. 1 initial node sebagai yang mengawali objek.e. 13 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebutf. 1 activity final node menjelaskan bahwa objek dibentuk.g. 1 Vertical Swimlane objek yang berbentuk kota.2.5. Permasalahan2.5.1. Analisa PermasalahanDari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis adalah sebagai berikut:1. Sistem yang digunakan oleh perusahaan atau yang sedang berjalan masih belum memenuhi kebutuhan yang diperlukan oleh user, dikarnakan kebutuhan yang diinginkan user tidak dapat dipenuhi oleh sistem yang sedang berjalan.2. Masalah yang timbul pada sistem lama atau yang sedang berjalan yaitu masih bayak pengolahan data yang dilakukan secara manual, maka hasil yang diperoleh terlihat lambat, kurang efisien, menyita waktu serta kurang akurat.3. Tidak adanya penomeran pada racking yang ada digudang mengakibatkan berpengaruhnya terhadap lambatnya pengeluaran barang kepihak distributor atau Just In Time-Distribusi.2.6. Kekurangan Sistem yang BerjalanDalam sistem Stock Accuracy yang berjalan pada PT. Softex Indonesia Divisi Warehouse Finished Goods memiliki kekurangan, yaitu:Dalam pembuatan laporan yang diberikan masih belum akurat dikarenakan penginputan sistem secara manual menggunakan Open Office yang mengakibatkan laporan tersebut kurang akurat karena banyaknya data yang disimpat mengakibatkan lamanya proses pada saat permintaan laporan stock yang sudah dicheck fisik dan sistemnya.Sistem yang sudah ada atau yang sedang berjalan belum maxsimal dikarenakan belum adanya pengelompokan terhadap penempatan barang di racking secara sistem yang dapat mempengaruhi dari kecepatan waktu pengiriman keditributor (Just In Time-Distribution) secara tepat dan akurat.2.7. Analisa KontrolSistem yang berjalan pada PT. Softex Indonesia khususnya pada divisi Warehouse Finished Good tentang stock accuracy masih manual karena dalam pengolahan datanya disimpan dalam program Open Office yang masih manual tersebut, sehingga banyak data yang hilang dikarenakan tempat penyimpanan yang kurang teratur. Untuk penempatan racking pun masih tidak beraturan yaitu tidak sesuai dengan kelompok-kelompok yang bisa mempermudah pengambilan barang pada saat loading yang mengakibatkan keterlambatannya pengiriman ke distributor yang disebut Just In Time-Distribusion.2.8. Analisa Waktu dan Tenagaa. Analisa Waktu• Penginputan barang : 2 Menit• Pengecekan Barang Produksi : 1 Menit• Penempatan Racking : 15 Menit• Pembuatan Picklis : 10 Menit• Proses Loading : 35 Menit• Pembuatan D.O / Surat Jalan : 10 Menit• Laporan Stock Accuracy : 20 Menitb. Analisa Tenaga• Penginputan barang : 1 Orang• Pengecekan Barang Produksi : 1 Orang• Penempatan Racking : 3 Orang• Pembuatan Picklis : 1 Orang• Proses Loading : 2 Orang• Pembuatan D.O / Surat Jalan : 1 Orang2.9. Konfigurasi Sistem1. Spesifikasi perangkat keras / hardwareo Procesor : (WYSE) Intel (R) Xeon (R) CPU o Memory : 250 GBo Monitor : 17 incio Mouse : Optiko Keyboard : Ps 2o Printer : Laser Jet, Dot Matrik2. Spesifikasi perangkat lunak / softwareo Windows Servero IFS (Industrial and Financial Systems)o Microsoft Office2.10. Analisa KebutuhanBerdasarkan hasil analisis penulis dapat mengetahui bahwa kebutuhan sistem saat ini adalah perlu adanya sebuah aplikasi yang dapat menampung semua data stock secara detail serta mempermudah proses pengolahan data yang tersimpan dalam sebuah database yang terintegrasi dengan aplikasi yang dimaksud. Hal ini diharapkan dapat mempermudah kinerja sistem dalam menghasilkan laporan yang akurat dan tepat, adapun penghematan waktu pada saat pengambilan barang pada racking yang sudah dikelompokan dan sudah masuk kedalam sistem.
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan Berdasarkan Analisis Sistem
Kesimpulan Berdasarkan analisis sistem informasi monitoring Stock Accuracy dan Just In Time-Distribusi Divisi Warehouse Finished Good Supply Chain Management Departement Plant Pada PT. Softex Indonesia yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Keakuratan stok (stock accuracy) pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia berpengaruh pada pencapaian Level Service Delivery, faktanya data stock yang dihasilkan belum akurat sehingga menyebabkan dalam proses laporan yang dihasilkan belum akurat karena terkadang ada kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan dengan data yang sebenarnya, Berdasarkan hal tersebut penulis simpulkan bahwa sistem yang sedang berjalan belum memenuhi kebutuhan user.
2. Pengaruh Just In Time–Distribusi pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia adalah kecepatan pada pendistribusian barang, kecepatan pada saat pengambilan barang dan ketepatan pada melakukan proses pengeluaran barang dengan maksismal dan tidak ada kesalahan pada pengeluaran barang ke distributor untuk pencapaian Level Service Delivery pada divisi Warehouse Finished Goods.
Saran-Saran
Dengan melihat kesimpulan yang ada maka penulis ingin memberikan saran-saran yang sesuai dengan apa yang penulis telah alami selama menyelesaikan laporan KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) ini, adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Diperlukan pengembangan sistem yang mencakup untuk proses masuk dan keluarnya barang yang mampu mengintegrasikan datanya dengan baik agar tidak melakukan penginputan data secara manual dan laporan yang dihasilkan akan lebih akurat dan efisien dalam segi waktu dan tenaga.
2. Untuk bisa memaksimalkan pengeluaran barang kedistributor dan mempercepat proses pengeluaran barang dan mempermudah pengambilan barang di area gudang maka dari itu perlu diciptakanya sistem baru yang bisa memaksimalkan Just In Time-Distribusi (JIT) ke pihak distributor dengan menggunakan sistem penomeran pada racking pada saat penginputan barang produksi.
