BAB III MAGICS

BAB III

PEMBAHASAN DAN ANALISA MASALAH

3.1 Analisa Organisasi

3.1.1 Gambaran Umum Perguruan Tinggi Raharja

Dengan semakin maraknya perguruan-perguruan Tinggi di daerah Tangerang khususnya dalam bidang komputer ternyata hal tersebut masih belum bisa memenuhi kebutuhan masyarakat dalam memperoleh data secara terkomputerisasi di setiap bidang.

Dunia komputer dan alat-alat canggih serta otomatis lainnya dalam dunia perkantoran, baik instansi pemerintah maupun swasta sangat cepat sekali perkembangannya, sehingga selalu berubah setiap saat. Oleh karena itu Perguruan Tinggi Raharja dalam pendiriannya mempunyai misi untuk untuk ikut membantu program pemerintah dalam upaya mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia serta meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam menghadapi era globalisasi.

Telah menjadi tekad para pendiri Perguruan Tinggi ini untuk membantu pemerintah dan masyarakat kota Tangerang dalam pendiran Perguruan Tinggi Raharja yang di selenggarakan oleh Yayasan Nirwana Nusantara (YRI) yang didirikan pada tahun 2001 dan merupakan pendidikan yang terbaik dalam bidang pendidikan komputer.

3.1.2 Sejarah Singkat Perguruan Tinggi Raharja

Perguruan Tinggi Raharja bermula dari sebuah lembaga kursus komputer yang bernama LPPK (Lembaga Pendidikan dan Penelitian Komputer) Raharja yang terletak di Jl. Gatot Subroto km.2 Harmoni Mas Cimone Tangerang.

LPPK Raharja diresmikan pada tanggal 3 Januari 1994 oleh bapak walikota Tangerang Drs. H. Zakaria Mahmud, Raharja telah terdaftar pada Depdiknas Kotamadya Tangerang dengan nomor 201/PLSM/02.4/L.93. Lembaga inilah yang mempelopori penggunaan operating system windows dan aplikasinya diwilayah Tangerang dan sekitarnya, hal tersebut mendapat respon positif dan jumlah peminatnya pun meningkat pesat seiring dengan kerjasama yang di lakukan oleh lembaga ini dengan sekolah Lanjutan Tingkat Atas yang ada di Tangerang.

Karena semakin pesatnya perkembangan dan pertumbuhan akan komputerisasi dan meningkatnya peminat masyarakat Tangerang maka pada tanggal 24 Maret 1999 LPPK Raharja berkembang menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Raharja Informatika yang diresmikan melalui surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 56/D/O/1999 yang diserahkan langsung dari Bapak Prof. Dr. Udju D. Rusdi selaku Koordinator KOPERTIS wilayah IV Jawa Barat kepada ketua yayasan Nirwana Nusantara Ibu Kasarina Sudjono. Pada tanggal 2 Februari 2000 dengan menyelenggarakan jurusan Manajemen Informatika.

Pada tanggal 2 Februari 2000 AMIK Raharja Informatika menjadi satu-satunya perguruan tinggi yang menjalankan studi formal untuk program Diploma I (DI) dengan memberikan gelar Ahli Pratama dan Program Diploma II (DII) dengan memberikan gelar Ahli Muda dan Diploma III (DIII) dengan memberikan gelar Ahli Madya kepada lulusannya, sesuai dengan surat keputusan Koordinator Perguruan Tinggi Swasta wilayah IV Jawa Barat dengan Nomor 3024/004/KL/1999.

Kemudian pada tanggal 7 September 2000 sesuai dengan surat keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Nomor 354/Dikti/Kep/2000 menambah 2 program yakni D3 Teknik Informatika dan D3 Komputer Akuntasi.

Kini AMIK Raharja Informatika mempunyai 3 (tiga) program studi Diploma III dengan jurusan Manajemen Informatika (MI), Teknik Informatika (TI), dan Komputer Akuntansi (KA) yang masing-masing jurusan memberikan gelar Ahli Madya (A.md), Ahli Muda (AM), Ahli Pratama (AP) kepada lulusannya.

Pada tanggal 20 Oktober 2000 dalam usahanya untuk meningkatkan mutu dan kualitas dari pada lulusan AMIK RAHARJA INFORMATIKA meningkatkan statusnya dengan membuka Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) RAHARJA. Dengan surat keputusan Nomor 42/01/YNN/PR/II/200. ketua Yayasan Nirwana Nusatara mengajukan permohonan pendirian STMIK RAHARJA kepada Mendiknas KOPERTIS Wilayah IV jawa barat dengan 3 (tiga) program studi SI Jurusan Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika (TI), dan Sistem Komputer (SK), hal tersebut telah mendapat tanggapan dari Direktur Jendral Pendidikan Tinggi dengan surat keputusan Nomor 5706/D/T/2000. Tidak hanya sampai disini, dalam rangka meningkatkan mutu dan kualitas lulusan RAHARJA sesuai dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Raharja, bahwa dalam kurun waktu tidak lebih dari 5 tahun sudah berdiri Universitas RAHARJA.

Pada saat ini, Perguruan Tinggi Raharja pun telah meningkatkan mutu dan kualitasnya melalui sertifikat Akreditasi, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Pada tanggal 5 April 2006 dengan sertifikat Akreditasi Nomor 00117/Ak-1-DIII-03/DFXMEI/IV/2002 yang berisi Badan Akreditasi nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Manajemen Informatika di AMIK Raharja Informatika Terakreditasi B.
2. Pada tanggal 4 Mei 2006 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 08479/Ak-X-SI-001/CAGTLF/V/2006 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa studi Strata 1 Teknik Informatika di STMIK Raharja terakreditasi B.
3. Pada tanggal 11 Mei 2006 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 08523/Ak-X-S1-002/CAGSIM/V/2006 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Strata 1 Sistem Informasi di STMIK Raharja terakreditasi B.
4. Pada tanggal 3 Agustus 2007 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 006/BAN-PT/AK-VIII/DPI-III/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Manajemen Informatika di AMIK Raharja Informatika terakreditasi B.
5. Pada tanggal 25 Agustus 2007 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 019/BAN-PT/AK-X/SI/VIII/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program Strata 1 Sistem Komputer di STMIK Raharja terakreditasi B.
6. Pada tanggal 29 Desember 2007 sesuai surat keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 017/BAN-PT/AK-VII/Dpl-III/XII/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Teknik Informatika di AMIK Raharja Informatika dengan terakreditasi B.
7. Pada tanggal 18 Januari 2008 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 019/BAN-PT/AK-VII/Dpl-III/I/2008 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma Tiga Komputerisasi Akuntansi di AMIK Raharja Informatika terakreditasi A.
8. Pada tanggal 08 Juli 2011 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 010/BAN-PT/Ak-XIV/S1/VII/2011, menyatakan bahwa Program Studi Sarjana Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Raharja, Tangerang terakreditasi B.
9. Pada tanggal 23 September 2011 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 025/BAN-PT/Ak-XIV/S1/IX/2011, menyatakan bahwa Program Studi Sarjana Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Raharja, Tangerang terakreditasi B.

1. Jurusan / Program Studi pada STMIK Raharja

2. Jurusan / Program Studi pada AMIK Raharja Informatika

3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja, yaitu sebagai berikut :

a. Presiden Direktur

Wewenang :

1. Menyelengarakan program kerja yang berpedoman pada visi, misi, fungsi dan tujuan pendirian Perguruan Tinggi Raharja. 2. Menyelenggarakan kegiatan dan pengembangan pendidikan, penelitian serta pengabdian pada masyarakat. 3. Menyelenggarakan kegiatan pengembang administrasi. 4. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang menunjang terwujudnya Tri Darma Perguruan Tinggi.

Tanggung Jawab : Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kadapa masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.

b. Pembantu Direktur I (Bidang Akademik)

Wewenang : 1. Menjalankan program kebijaksanaan akademik. 2. Mengawasi dan membina serta mengembangkan program studi sesuai kebijaksanaan yang telah digariskan. 3. Membina dan mengembangkan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 4. Mengadakan afiliasi. 5. Membina dan mengembangkan kelembagaan.

Tanggung Jawab : Membantu ketua dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

c. Pembantu Direktur III (Bidang Administrasi Umum)

Wewenang : 1. Melaksanakan dan mengelola seluruh kegiatan administrasi dan keuangan. 2. Mambina dan mengambangkan kepegawaian. 3. Mengadakan sarana dan prasarana kepegawaian.

Tanggung Jawab : Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan dan administrasi.

d. Pembantu Direktur III (Bidang Kemahasiswaan)

Wewenang : 1. Membina kegiatan kemahasiswaan. 2. Membina kehidupan mahasiswa dalam kampus sehingga dapat mengambangkan penalaran. 3. Membina dan mengawasi kegiatan lembaga mahasiswa serta unit kegiatan lembaga mahasiswa serta unit kegiatan khusus akademik.

Tanggung Jawab : Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang kemahasiswaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

e. Asisten Direktur Akademik

Wewenang : 1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan proses belajar-mengajar. 2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya. 3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya. 4. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya. 5. Mengusulkan pada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan. 6. Memberikan sanksi kepada steff binaanya yang melanggar tata tertib karyawan. 7. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan pengangkatan dan pemberhentian dosen.

Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas penyusuna JRS yang efektif dan efisien, pengimplementasian pelaksanaan proses belajar mengajar, kemajuan kualitas pelayanan akademik yang berkesinambungan, dan kelancaran proses belajar mengajar.

f. Kepala Jurusan

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang perubahan mata kuliah dan materi kuliah yang dianggap telah kadaluarsa bahkan perubahan kurikulum jurusan.
2. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pengadaan seminar, pelatihan, penambahan kelas perkuliahan, pengangkatan dosen baru dan pemberhentian dosen.
3. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang kenaikan honor binaannya.
4. Memberikan kebijakan administratif seperti cuti kuliah, perpindahan jurusan, ujian susulan, dan penbukaan smester pendek.
5. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pembukaan peminatan / konsentrasi baru dalam jurusannya.
6. Member sanksi Akademik kepada mahasiswa yang melanggar tata tertib Perguruan Tinggi Raharja.

Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengimplementasian kurikulum, SAP dan bahan ajar, monitoring kehadiran dosen dalam perkuliahan, jam konsultasi dan tugas-tugas yang disampaikan ke dosen, terlaksananya penelitian, seminar, pembinaan prestasi akademik mahasiswa, dan peningkatan jumlah mahasiswa dalam jurusannya.

g. Asisten Direktur Finansial

Wewenang : 1. Mengusulakn kepada Direktur atas prosedur pembuatan budget pada setiap bagian dan pelaksanaan pamakaian dana. 2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor, pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya. 3. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya dan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas penyusunan budgeting pada setiap bagian, dan tersedianya dana atas budget yang telah disetujui. 2. Bertanggung jawab atas kemajuan kualitas pendanaan aktifitas yang berkesinambungan. 3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

h. Layanan Keuangan Mahasiswa (LKM)

Wewenang : 1. Mengusulkan prosedur layanan keuangan kepada Asisten Direktur Finansial. 2. Mengusulkan tentang unit baru yang dibutuhkan kepada Asisten Direktur Finansial.

Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas kelancaran proses penerimaan keuangan mahasiswa. 2. Bertanggung jawab atas penagihan tunggakan mahasiswa.

i. Asisten Direktur Operasional (ADO)

Wewenang : 1. Mengusulkan kepada Direktur atas prossedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar. 2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya. 3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkaan dan pemberhentian staff binaannya. 4. Memberikan kebijaksanaan pelaksanaan layanan pada bidangnya. 5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan. 6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas penyusunan kalender akademik tahunan. 2. Bertanggung jawab atas pengimplementasian pelaksanaan dan kualitas pelayanan yang berkesinambungan pada bidangnya. 3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

j. Registrasi Perkuliahan dan Ujian (RPU)

Bagian registrasi perkuliahan dan ujian terdiri dari dua bagian antara lain :

a. Layanan Registrasi Mahasiswa (LRM)

Wewenang : 1. Berwenang memberikan kebijakan yang berhubungan dengan proses registrasi mahasiswa. 2. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya. 3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan. 4. Mengusulkan kepada ADO untuk pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.

Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi POM mulai dari persiapan hingga pada penutupan setiap smesternya. 2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi batal tambah dan jumlah mahasiswa yang melakukan POM 3. Bertanggung jawab atas seluruh informasi mengenai registrasi mahasiswa.

b. Perkuliahan dan Ujian (PU)

Wewenang : 1. Mengusulkan kepada ADO atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar serta kebijakan yang diambil 2. Mengusulkan kepada ADO tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya. 3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang dianggap telah melanggar tata tertib karyawan. 4. Mengusulkan kepada kepala jurusan untuk kelas perkuliahan yang dapat dibuka.

Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pendokumentasian perkuliahan dan ujian.

3.1.4 Visi, Misi dan Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

1. Visi Perguruan Tinggi Raharja

Visi Perguruan Tinggi Raharja adalah menjadi perguruan tinggi swasta yang secara berkesinambungan meningkatkan kualitas pendidikannya, memberikan pelayanan dalam menciptakan sumber daya manusia yang tangguh, memiliki daya saing tinggi dalam era kompetisi globalisasi, terutama dibidang teknologi informasi dan komputer. Menjadikan pribadi raharja sebagai sumber daya manusia terampil dan ahli, mampu bersaing dalam dunia bisnis maupun non bisnis, menghasilakan tenaga intelektual dan professional, serta mampu berkembang dalam cakrawala yang lebih luas.

2. Misi Perguruan Tinggi Raharja

1. Menyelenggarakan pendidikan komputer (Sistem Informasi, Teknik Informatika dan Sistem Komputer) yang menghasilkan lulusan bermoral, terampil, dan kreatif serta memiliki daya saing tinggi di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.
2. Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan guna menghasilkan keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan akademis dengan kebutuhan pembangunan sosial-ekonomi dan industri Indonesia, serta mengantisipasi semakin maraknya globalisasi kehidupan masyarakat.
3. Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada masyarakat melalui inovasi di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat bagi kemajuan bangsa Indonesia, khususnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.

3. Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

1. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan akademik dan dapat menerapkan, mengembangkan serta memperluas informatika dan komputer secara profesional.
2. Menghasilkan lulusan yang mampu mengadakan penelitian dalam bidang informatika dan komputer, yang hasilnya dapat diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di lapangan.
3. Menghasilkan lulusan yang mampu mengabdikan pengetahuan dan keterampilannya dalam bidang informatika dan komputer secara profesional kepada masyarakat.

3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.1.1. Ruang Lingkup Perguruan Tinggi Raharja

Ruang lingkup untuk menganalisa sistem kuota dosen pembimbing adalah pada sistem manajemen pelayanan dan administrasi pada divisi akademik (administrasi dosen dan Kepala Jurusan), divisi Operasi (penjadwalan perkuliahan, administrasi mahasiswa dan layanan informasi mahasiswa), Keuangan dan Pengadaan (administrasi keuangan mahasiswa, dan pengadaan barang).

3.1.2. Struktur Organisasi

Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka – kerangka hubungan diantara fungsi, bagian – bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu oragnisasi.Sama halnya dengan Perguruan Tinggi Raharja yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut.

3.1.1. Wewenang dan Tanggung Jawab Tiap Departemen

Seperti halnya di dalam sebuah perusahaan, Perguruan Tinggi Raharja di dalam manajemen akademiknya terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas dan kewajiban dalam menyelesaikan semua pekerjaannya.

Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja, yaitu sebagai berikut :

1. Presiden Direktur

Wewenang :

1. Menyelenggarakan program kerja yang berpedoman pada visi, misi, fungsi dan tujuan pendirian Perguruan Tinggi Raharja.
2. Menyelenggarakan kegiatan dan pengembangan pendidikan, penelitian serta pengabdian pada masyarakat.
3. Menyelenggarakan kegiatan pengembangan administrasi.
4. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang menunjang terwujudnya Tri Darma Perguruan Tinggi.

Tanggung Jawab :

Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.

2. Direktur

Wewenang :

1. Merupakan wakil presiden direktur
2. Ikut membantu presiden direktur dalam berbagai kegiatan

3. Pembantu Direktur I (Bidang Akademik)

Wewenang :

1. Menjalankan program kebijaksanaan akademik.
2. Mengawasi dan membina serta mengembangkan program studi sesuai kebijaksanaan yang telah digariskan.
3. Membina dan mengembangkan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
4. Mengadakan afiliasi.
5. Membina dan mengembangkan kelembagaan.

Tanggung jawab :

Membantu ketua dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

4. PembantuDirekturII (BidangAdministrasiUmum)

Wewenang :

1. Melaksanakan dan mengelola seluruh kegiatan administrasi dan keuangan.
2. Membina dan mengembangkan kepegawaian.
3. Mengadakan sarana dan prasarana kepegawaian.

Tanggung jawab :

Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan dan administrasi.

5. PembantuDirekturIII (BidangKemahasiswaan)

Wewenang :

1. Membina kegiatan kemahasiswaan.
2. Membina kehidupan mahasiswa dalam kampus sehingga dapat mengembangkan penalaran.
3. Membina dan mengawasi kegiatan lembaga mahasiswa serta unit kegiatan khusus akademik.

Tanggung jawab :

Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang kemahasiswaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

6. AsistenDirekturAkademik

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar.
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
4. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.
7. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian dosen.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab atas penyusunan JRS yang efektif dan efisien, pengimplementasian pelaksanaan proses belajar mengajar, kemajuan kualitas pelayanan akademik yang berkesinambungan, dan kelancaran proses belajar mengajar.

7. KepalaJurusan

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Assisten Direktur Akademik tentang perubahan mata kuliah dan materi kuliah yang dianggap telah kadaluarsa bahkan perubahan kurikulum jurusan.
2. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang kenaikan honor dosen binaannya.
3. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pengadaan seminar, pelatihan, penambahan kelas perkuliahan pengangkatan dosen baru dan pemberhentian dosen.
4. Memberikan kebijakan administratif Akademik seperti cuti kuliah, perpindahan jurusan, ujian susulan, dan pembukaan semester pendek.
5. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pembukaan peminatan/konsentrasi baru dalam jurusannya.
6. Memberikan sanksi Akademik kepada mahasiswa yang melanggar tata tertib Perguruan Tinggi Raharja.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengimplementasian kurikulum, SAP dan bahan ajar, monitoring kehadiran dosen dalam perkuliahan, jam konsultasi dan tugas-tugas yang disampaikan ke dosen, terlaksananya penelitian, seminar, pembinaan prestasi akademik mahasiswa dan peningkatan jumlah mahasiswa dalam jurusannya.

8. AsistenDirekturFinansial

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pembuatan budget pada setiap bagian dan pelaksanaan pemakaian dana.
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor, pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
3. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya dan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan budgeting pada setiap bagian, dan tersedianya dana atas budget yang telah disetujui.
2. Bertanggung jawab atas kemajuan kualitas pendanaan aktifitas yang berkesinambungan.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

9. Layanan KeuanganMahasiswa(LKM)

Wewenang :

1. Mengusulkan prosedur layanan keuangan kepada Asisten Direktur Finansial
2. Mengusulkan tentang unit baru yang dibutuhkan kepada Asisiten Direktur Finansial.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kelancaran proses penerimaan keuangan mahasiswa
2. Bertanggung jawab atas penagihan tunggakan mahasiswa.

10. Asisten Direktur Operasional (ADO)

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
4. Memberikan kebijaksanaan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab  :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan kalender akademik tahunan.
2. Bertanggung jawab atas pengimplementasian pelaksanaan dan kualitas pelayanan yang berkesinambungan pada bidangnya.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

11. Registrasi PerkuliahandanUjian(RPU)

Bagian registrasi perkuliahan dan ujian terdiri dari dua bagian antara lain:

1. Layanan Registrasi Mahasiswa (LRM)

Wewenang :

1. Berwenang memberikan kebijakan yang berhubungan dengan proses registrasi mahasiswa.
2. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan
4. Mengusulkan kepada ADO untuk pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi POM mulai dari persiapan hingga pada penutupan setiap semesternya.
2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi batal tambah dan jumlah mahasiswa yang melakukan POM.
3. Bertanggung jawab atas seluruh informasi mengenai registrasi mahasiswa.

 

2. PerkuliahandanUjian (PU)

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada ADO atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar serta kebijakan yang diambil.
2. Mengusulkan kepada ADO tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang dianggap telah melanggar tata tertib karyawan.
4. Mengusulkan kepada kepala jurusan untuk kelas perkuliahan yang dapat dibuka.

Tanggung Jawab :

Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pendokumentasian perkuliahan dan ujian.

3.2. Analisa Sistem Berjalan

Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem informasi untuk memperoleh informasi tentang jadwal kegiatan kampus di Perguruan Tinggi Raharja seperti Seminar dan Workshop, Pensi, Jadwal Ujian, dan lain-lain, ternyata sistem yang berjalan masih belum optimal.

Karena data yang masih belum terintegrasi dengan database serta masih banyak mahasiswa/i Perguruan Tinggi Raharja yang belum mengetahui adanya Green Documentation untuk menunjang informasi jadwal kegiatan kampus terkini di Perguruan Tinggi Raharja.

Sedangkan bagi mahasiswa/i yang sudah mengetahui keberadaan Green Documentation harus membuka RWW (Raharja Wide Web) terlebih dahulu, baru kemudian membuka Green Documentation. Green Document itu sendiri adalah sistem yang dapat memberikan informasi kepada mahasiswa.

3.3.1. Prosedur Sistem Yang Berjalan

Mahasiswa/i yang ingin mengetahui jadwal kegiatan kampus terkini harus membuka RWW terlebih dahulu, baru kemudian membuka Green Documentation.

3.3.2. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Green Documentation Perguruan Tinggi Raharja digambarkan dengan menggunakan Use Case Diagram.

Berdasarkan Gambar 3.2. Use Case Diagram sistem Green Doc, terdapat:

1. Use Case Lihat Green Doc

Actor : Visitor Main success scenario : Visitor yang bisa terdiri dari mahasiswa, dosen atau admin melihat Green Doc.

2. Use Case Update Green Doc

Actor : Admin Main success scenario : Admin meng-update Green Doc dengan melakukan tambah data, edit data ataupun hapus data.

3.3.3. Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Activity Diagram ini untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.

Berdasarkan Gambar 3.3. Activity Diagram Green Doc terdapat :

1. Initial Node, sebagai objek yang diawali

2. 3 Action yang mencerminkan eksekusi dari sistem Green Doc, yaitu Membuka halaman Green Doc, Lihat Green Doc, dan Action

3. Final State, sebagai objek yang diakhiri

3.3.4. Sequence Diagram Sistem yang Berjalan

Dari keterangan di atas dapat digambarkan dengan sequence diagram mengenai penggunaan Green Doc, sehingga dengan diagram ini dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi di dalam sistem Green Doc.

Berdasarkan Gambar 3.4. Sequence Diagram Green Doc terdapat :

1. 1 Lifeline antarmuka yang berainteraksi dengan Aktor.

2. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu User.

3. 4 message yang menjadi spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi yang dilakukan oleh User.

3.4. Konfigurasi Sistem

Di dalam membuat analisa program untuk penulisan laporan Skripsi, penulis menggunakan komputer dengan konfigurasi minimal sebagai berikut:

1. Spesifikasi Hardware

• Processor : Intel (R) Atom (TM) CPU N570

• Monitor : 14”

• Mouse : Standard Optic

• RAM : 2,00 GB

• Hardisk : 160 GB

• Printer : Canon

2. Aplikasi yang digunakan

• Microsoft Office 2007

• Microsoft Word 2007

• Adobe Dreamweaver CS5

• Adobe Photoshop CS3

3.5.1. Analisa Permasalahan

Di dalam penelitian yang sedang dilakukan ini dalam sistem informasi jadwal kegiatan kampus ditemukan beberapa masalah yang dihadapi dalam menjalankan sistem informasi yang sedang berjalan yaitu:

1. Belum terintegrasinya data-data informasi tentang jadwal kegiatan kampus dalam sebuah database.

2. Minimnya mahasiswa/i Perguruan Tinggi Raharja yang mengetahui dan mengakses Green Documentation untuk mendapatkan informasi tentang jadwal kegiatan kampus.

3. Sistem informasi yang berjalan saat ini umumnya hanya ditujukan untuk staff Perguruan Tinggi Raharja saja.

3.5.2. Analisa Kebutuhan

Sistem informasi mempunyai peranan penting dalam menyediakan informasi bagi mahasiswa. Informasi yang didapat berguna sebagai dasar pendukung aktivitas kampus. Pada sistem yang telah berjalan ini, pelaksanaanya belum sepenuhnya diketahui oleh seluruh mahasiswa dan belum mendapat hasil yang maksimal sehingga masih kurang sempurna. Terkadang hanya ada beberapa mahasiswa yang mengetahui dan mengakses sistem informasi tentang jadwal kegiatan kampus terkini. Untuk menghindari kekurangan tersebut maka dibuatlah perancangan sistem dengan menggunakan aplikasi yang dapat memberikan informasi jadwal kegiatan kampus terkini yang disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswa/i Perguruan Tinggi Raharja, selain itu juga dapat memberikan informasi serta terdistribusi dengan baik dan merata kepada seluruh mahasiswa/i.

3.5.3. Proses Pencapaian

Berdasarkan penelitian dari analisa kekurangan dan kebutuhan media informasi untuk jadwal kegiatan kampus di Perguruan Tinggi Raharja saat ini, sistem yang berjalan belum dapat diimplementasikan secara efisien sehingga memberikan lternative pemecahan masalahnya dengan cara: <p>1. Dapat menciptakan suatu aplikasi tentang jadwal kegiatan kampus yang lebih efektif, efisien dan tentunya akurat.

2. Dapat memaksimalkan media informasi perihal penyampaian kegiatan-kegiatan kampus ter-update, sehingga seluruh mahasiswa/i Perguruan Tinggi Raharja dapat mengetahui jadwal pasti perihal event yang akan diselenggarakan.

3. Adanya tempat penyimpanan data event-event, baik yang sudah terlaksana maupun yang akan dilaksanakan, agar pencarian data lebih mudah, dan tidak terjadi kehilangan data.

3.5.4. Usulan Prosedur yang Baru

Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan aplikasi tools Blueprint untuk menggambarkan diagram rancangan sistem.

3.5.5. Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan, dan kebutuhan pengguna sistem yang belum terpenuhi.

Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap I

3.5.6. Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan lagi dengan menggunakan metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi:

Elisitasi Tahap II

<p style="text-align: right;">M : Mandatory

D : Desirable

I : Inessential

3.5.7. Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML.

3.5.8. Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar untuk membangun sistem MAGICS. Berdasarkan Elisitasi Tahap III di atas, dihasilkan requirement final draft yang diharapkan dapat mempermudah penulis dalam membuat suatu sistem dokumentasi untuk seluruh civitas akademik Perguruan Tinggi Raharja.

Final Draft Elisitasi

3.5.5 Final Elisitasi Yang Diusulkan

1. Functional Analisa Kebutuhan

Pembahasan detail functional final elisitasi di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sebelum adanya sistem yang diusulkan, adalah sebagai berikut :

1. “Menampilkan tampilan home MAGICS yang mencerminkan media pendokumentasian kampus”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya menggunakan GreenDoc yang hanya dapat di akses oleh server kampus pada URL www.stmik-raharja.com, namun pada GreenDoc tidak terdapat upload video dan audio. GreenDoc hanya dapat menampilkan gambar saja dan hanya dikelola oleh satu bagian saja (Humas). Selain itu pribadi Raharja jarang mengakses dan mengetahui GreenDoc.

2. “Fasilitas menu search untuk memudahkan pencarian file”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya menggunakan GreenDoc tidak ada fasilitas search sehingga membutuhkan banyak waktu dalam proses pencarian data secara cepat, karena harus mengscroll data yang begitu banyak.

3. “Terdapat menu upload untuk proses pengunggahan file”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat menu button untuk mengupload gambar, namun hanya menggunakan script HTML untuk proses upload gambar dan gambar tersebut harus terdapat dalam server kampus.

4. “Terdapat icon playing highlight videos dan images pada halaman home MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat highlight image yang mempercantik tampilan karena tampilan sebelumnya hanya berupa table dalam sebuah website, sehingga informasi yang ditampilkan bersifat monoton.

5. “Terdapat menu profile untuk mengidentifikasi profile member MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat menu profile pada admin maupun user.

6. “Menu button people untuk mengetahui para member MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat menu button people karena hanya satu admin yang menggunakan GreenDoc.

7. “Menampilkan list latets news untuk pembacaan berita utama”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya terdapat berita mengenai kegiatan kampus namun sulit dalam pencarian karena harus menggunakan scroll.

8. “Menampilkan list video channel untuk pengkategorian pengunggahan video”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat list video channel yang memudahkan pencarian file berdasarkan kategori.

9. “Terdapat featured audios yang dapat diplay secara cepat”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat audio namun hanya terdapat image.

10. “Terdapat topic popular media dan popular tags pada home MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat topic popular media dan popular tags sehingga tidak dapat mengetahui file mana yang paling banyak diview.

2. Non Functional Analisa Kebutuhan

Pembahasan detail non functional final elisitasi di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sebelum adanya sistem yang diusulkan, adalah sebagai berikut :

1. “Minimal terdapat 100 member MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat member, namun hanya terdapat admin sebagai aktor dalam sistem tersebut.

2. “Terdapat minimal 5 petunjuk penggunaan MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya sistem tidak terdapat petunjuk penggunaannya, sehingga kurangnya informasi dalam penggunaan sistem tersebut.

3. “Penambahan kategori video channels”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat kategori video channels, karena sistem tersebut hanya dalam bentuk gambar saja.

4. “Terdapat minimal 2 laporan statistik”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat statistik suatu kegiatan yang sudah berjalan.

5. “Kegiatan activated member MAGICS”.

Deskripsi sebelumnya :

• Pada sistem pendokumentasian sebelumnya tidak terdapat kegiatan mengaktivasi member, karena dalam sistem tersebut hanya terdapat admin yang terlibat dalam sistem tersebut.

Contributors

Nofia